Aveți grijă de copia linkului scrisorii. Corespondența electronică. Cinci modalități de a convinge instanța să o accepte ca probă. Câmpurile „To”, „Cc”, „Bcc”

Scrisorile de cerere sunt o parte integrantă, importantă și necesară a corespondenței de afaceri. Pe de o parte, acestea sunt anchete diplomatice și diplomatice cu privire la problemele curente, pe de altă parte, sunt un instrument pentru atingerea anumitor obiective ale destinatarului. Scopul oricărei scrisori de solicitare este de a induce destinatarul anumite acțiunisolicitat de autorul scrisorii. Cum scrieți o scrisoare de solicitare pentru a vă apropia cât mai mult de un răspuns pozitiv?

Orice scrisoare de cerere trebuie să constea dintr-o justificare bine gândită și o declarație clară a cererii. În plus, puteți utiliza tehnici care cresc eficacitatea scrisorii.

Pasul 1. Pe cine candidați?

Contactați destinatarul personal, mai bine - după nume și patronimic:

"Dragă Ivan Ivanovici!", "Dragă domnule Ivanov!"

În primul rând, vă exprimați respectul față de destinatar și, în al doilea rând, o solicitare adresată unei persoane specifice îi impune acesteia responsabilitatea punerii în aplicare a acesteia. Există situații când o solicitare este adresată unei echipe sau unui grup de oameni. În acest caz, este de asemenea de dorit să personalizați apelul cât mai mult posibil:

« dragi colegi! "," Dragi manageri! "," Dragi angajați! "," Dragi angajați service personal!»

Pasul 2. De ce mă contactați?

Complimentează destinatarul. Când complimentezi destinatarul, răspunzi la întrebarea sa: "De ce îmi pui această întrebare?" Recunoaște-i realizările sau calitățile personale din trecut.

„Sunteți întotdeauna gata să ascultați și să găsiți cea mai bună modalitate de a rezolva problema aproape toți cei care s-au orientat către dumneavoastră. Și, trebuie să-ți dau credit, ai ajutat foarte mult. "

„Ești expertul principal în domeniu ...”.

„Ați ajutat multe persoane să rezolve cele mai dificile probleme din domeniu ...”.

Această tehnică va permite destinatarului să privească cererea mai îndeaproape și să încerce să găsească o oportunitate de satisfacție fii ea.

Un compliment este adecvat atunci când vine vorba de solicitări non-standard, când trebuie să câștigați asupra destinatarului, atunci când trebuie să acordați atenție anumitor merite și calități necesare și importante pentru a vă îndeplini solicitarea.

Este foarte important să nu traversăm linia dintre un compliment și o lingușire nepoliticoasă. Fi sincer.

Etapa 3. Justificarea cererii

Orice solicitare trebuie să fie justificată de ce faceți această solicitare. Puneți destinatarul în contextul problemei dvs.

În această etapă, trebuie să alegeți cele mai importante trei argumente pentru destinatar. Cel mai bine este să aranjați argumentele în conformitate cu schema: puternic - mediu - cel mai puternic.

Cererile au diferite niveluri de dificultate, astfel încât destinatarul nu este întotdeauna interesat să îndeplinească solicitările cuiva. El trebuie să fie convins că îndeplinirea cererii are beneficii potențiale:

Adresați-vă destinatarul

Oferiți să implementați o oportunitate atractivă pentru el, legată de îndeplinirea cererii dvs.:

„În orice moment, oameni întreprinzători, de afaceri, au căutat nu numai să obțină succes material, ci și să-și lase amprenta în istoria Patriei, să fie amintiți pentru fapte bune și să obțină respect”.

« Activitatea de succes a oricărei comunități profesionale este, în primul rând, înțelegere și sprijin din partea Sindicatelor prietenoase, participarea la activități comune și proiecte».

« Desigur, obiectivul tău cel mare este un oraș curat și confortabil pentru oameni.».

Sau sună o problemă care este foarte relevantă pentru destinatarul tău:

„Voi, în calitate de stăpân înțelept al orașului, sunteți probabil îngrijorați de plimbările dezordonate ale copiilor vârste diferite în locuri improprii pentru acest lucru, ceea ce duce la accidente rutiere mai frecvente și la o creștere a criminalității pentru copii ".

"Departamentul dvs. a primit cereri mai dese pentru probleme non-core, ceea ce necesită mult timp de lucru neprețuit".

Afișați cum cererea dvs. vă poate ajuta să realizați oportunitatea:

« Și astăzi, când țara noastră se bazează pe tineri, este dificil să găsești o cauză mai necesară și sfântă decât să ajute bărbați și femei tinere din familii defavorizate. Există cei din orașul nostru care oferă deja o astfel de asistență - sub auspiciile primăriei, centrul nostru caritabil „Moștenirea” operează pe donații de la cetățeni, predând meșteșugurilor populare dificile pentru adolescenți ».

Sau pentru a rezolva problema:

"Dotarea unor locuri specializate pentru distracția copiilor de diferite vârste va ajuta la reducerea nivelului infracțiunilor pentru copii și la minimizarea accidentelor rutiere care implică copii."

Descrieți semnificația cererii

Atunci când nimic nu poate oferi destinatarului sau în contextul cererii date, acesta este necorespunzător, atunci este mai bine să îl actualizați pe destinatar. Aici trebuie să descrieți situația atât de pe cât este necesar pentru a înțelege relevanța cererii și importanța implementării acesteia. Semnificația cererii trebuie descrisă astfel încât „să ia sufletul”. Dacă cererea nu aparține categoriei „sentimentale”, atunci trebuie să arătați destinatarului relația de cauzalitate, ceea ce va permite destinatarului să îndeplinească cererea.

„De la (data), conform contractului de închiriere nr. X, chiria pentru 1 m2 este de 20 USD. într-o zi. În ultimele trei luni, a existat o scădere a activității de tranzacționare din cauza instabilității economice și a tulburărilor sociale. Profitul mediu de tranzacționare este de 10 dolari. pe zi, ceea ce nu este suficient nici pentru a plăti chiria. Dacă nu se iau măsuri, atunci antreprenorii privați vor fi obligați să își închidă puncte de vânzareceea ce vă poate afecta în mod negativ veniturile. "

Astfel, trebuie să lămuriți destinatarului că îndeplinirea cererii are perspectiva de a primi beneficii materiale sau materiale.

Pasul 4. Declarația cererii

Când destinatarul este pregătit, puteți declara solicitarea reală. Textul cererii trebuie să fie suficient de concis și extrem de clar. În niciun caz nu trebuie să existe ambiguitate sau subestimare în ea. De exemplu, dacă vorbim despre reducerea chirii, atunci este important să indicăm la ce nivel:

„Vă rugăm să reduceți nivelul chirii până când situația se va stabiliza la 5 dolari. pe m2 pe zi ".

Dacă vorbim despre furnizarea de servicii, atunci specificați solicitarea cât mai specific posibil, indicând datele dorite, problema prețului, etc.:

« Pentru a echipa un atelier de olărit, aveți nevoie de un cuptor ceramic - vă rugăm să ne ajutați în achiziționarea acestuia. Costul cuptorului cu instalația este de 998 mii de ruble».

În acest exemplu, nu este în întregime clar ce fel de asistență este necesară destinatarului. Mai bine să vă rog să fiți mai specific: „Vă rugăm să ne ajutați să achiziționați un cuptor pentru arderea ceramicii prin transferul a 333 mii USD în contul companiei pentru producția și instalarea cuptoarelor”.

Orice ai solicita, destinatarul trebuie să știe exact când, ce, cât și la ce preț vrei să primești. O cerere generalizată riscă să fie respinsă din cauza faptului că destinatarul nu are întotdeauna timpul și dorința de a face față detaliilor. În plus, riscați să nu obțineți ceea ce doriți, transferând inițiativa destinatarului.

De exemplu, antreprenorii privați au scris o scrisoare solicitând o reducere a chirii, dar nu au indicat la ce nivel vor să reducă chiria:

„Vă cerem să reduceți nivelul chirii până când stabilizarea situației”.

Drept urmare, aceștia au primit o reducere a chirii, dar nesemnificativă (cu 1% din disponibil). Astfel, cererea lor a fost acceptată, dar puțin schimbată în poziția inițiatorilor scrisorii.

În unele cazuri, textul cererii poate fi cu caractere aldine pentru a-l evidenția în text, dar nu folosiți excesiv această tehnică.

Pasul 5. Rezumați-vă cererea.

Repetați solicitarea dvs. și subliniați cum va beneficia destinatarul dacă cererea este îndeplinită. Cererea ar trebui să fie ușor modificată. Cel mai bun mod este să construiți o propoziție conform schemei: „Dacă îndepliniți solicitarea, veți fi fericiți”.

„Dacă ne întâlniți la jumătatea drumului și reduceți chiria pentru o perioadă în timp ce situația din regiune se stabilizează, veți putea nu numai să economisiți mai mult de 150 de locuri de muncă, dar și să nu suportați pierderi globale din cauza absență completă chirie ".

Dar pot exista și alte opțiuni:

„Poți fi sigur că fiecare rublu din donațiile tale caritabile va merge într-o cauză bună și va ajuta copiii aflați într-o situație dificilă să devină cetățeni demni”.

„Puteți fi sigur că zâmbetul fiecărui copil vă va oferi satisfacție morală din munca grea, iar eforturile și eforturile dvs. sunt o investiție în cetățeni demni și fericiți de viitorul apropiat.”

Principalul lucru este să repetați sensul cererii și beneficiile îndeplinirii acesteia. Beneficiile nu trebuie să fie tangibile. Amintiți-vă că destinatarul este o persoană, iar sentimentele nu îi sunt străine.

EXEMPLU:

A fost

A devenit

„Vă întrebăm cu drag, II. Ivanov, organizează o întâlnire a solicitanților cu directorul general al companiei tale. Vom fi recunoscători pentru asistență.

Cu respect și recunoștință,

Directorul Centrului de Ocupare

P.P. Petrov "

„Dragă Ivan Ivanovici!

Compania dvs. participă la câțiva ani la programul de orientare profesională pentru solicitanți, ajutându-i să își aleagă profesia.

În calitate de manager de resurse umane, sunteți interesat de formarea profesioniștilor și suntem pregătiți să îi ajutăm pe școlari să înceapă să pregătească maeștrii meșteșugului lor. Astăzi profesia de manager este una dintre cele mai răspândite, însă mulți solicitanți nu au o idee clară despre sensul acesteia.

În acest sens, vă rugăm să organizați o întâlnire a directorului general cu solicitanții pe 23 martie, la ora 15.00, pe baza companiei dumneavoastră.

După ce le-ai povestit băieților despre secretele profesiei de azi, pui mâine bazele formării adevăraților profesioniști. Poate că în câțiva ani vor fi câțiva dintre ei cei care îți vor aduce compania la un nou nivel de dezvoltare.

Cu respect și recunoștință,

Directorul Centrului de Ocupare

P.P. Petrov "

Și nu uitați de designul scrisorii - aceasta este „fața” organizației. Dacă inițiatorul scrisorii de solicitare este o organizație, atunci o astfel de scrisoare este întocmită pe o antet semnată de către șef sau de o persoană autorizată. Dacă o persoană privată, atunci este suficient să respectați regulile de bază în aranjarea elementelor scrisorii. Aceste detalii sunt foarte importante din punct de vedere juridic și psihologic pentru destinatar și pentru formarea imaginii corecte a expeditorului.

-
-	Trimiteți sute de propuneri de afaceri, cereri și alte scrisori de afaceri în fiecare zi, dar nu obțineți rezultatul dorit cu mesajul dvs.? Nu știi cum să-i amintești blând și politicos destinatarului obligațiile sale? Atunci, instruirea online te va ajuta cu siguranță. „Abilități de scriere în afaceri”! Îl poți transmite oricând oră convenabilă de .	-	-
-

Ce este e-mailul? În lumea modernă a afacerilor, acestea sunt:

Fata ta. Cu ajutorul e-mailului puteți crea o imagine pozitivă în ochii contrapartidei sau puteți strica prima impresie.
Instrumentul tău de lucru. Multă comunicare cu lumea exterioară se întâmplă prin e-mail. Prin urmare, având o bună comandă a acestui instrument, vă puteți face viața mai ușoară.
O distragere puternică. Lumea de afară încearcă să te atragă, să te distragă și să te conducă în rătăcire prin e-mail.

Din aceste poziții, să privim lucrările cu e-mail. Să începem simplu.

Proiectarea scrisorii

Folosesc clientul de e-mail Mozilla Thunderbird, așa că îl voi folosi ca exemplu. Să creăm o nouă scrisoare și să mergem de sus în jos în lista câmpurilor.

La care. Copie. Copie ascunsă

Cineva poate nu știe, dar „To” al Mozilla poate fi schimbat în „Cc” sau „Bcc”.

La care: scriem destinatarul principal sau mai mulți destinatari despărțiți prin punct și virgulă.
Copie: scriem cuiva care ar trebui să citească scrisoarea, dar de la care nu așteptăm un răspuns.
Copie ascunsă: scriem celui care ar trebui să se familiarizeze cu scrisoarea, dar ar trebui să rămână necunoscut de restul destinatarilor. Este potrivit în special pentru trimiterea în masă a scrisorilor de afaceri, cum ar fi notificările.

Gresit în trimiterea în masă, specificați destinatarii prin câmpurile „Cc” sau „Către”. De câteva ori pe an, primesc scrisori în care sunt înscriși 50–90 de destinatari în câmpul „Cc”. Există o încălcare a vieții private. Nu toți beneficiarii dvs. trebuie să știe cu cine altcineva lucrați pe un subiect similar. Este bine dacă sunt oameni pe care îi cunoașteți. Ce se întâmplă dacă lista include companii concurente care nu se cunosc între ele? Cel puțin, trebuie să fiți pregătit pentru explicații inutile, cel mult, pentru a încheia cooperarea cu una dintre ele. Nu face asta.

Subiectul scrisorii

Importanța subiectului este adesea scrisă (uneori în mod sensibil) în blogurile lor corporative de către servicii de corespondență profesionale. Dar cel mai des vorbim despre scrisori de vânzări, unde subiectul rezolvă problema „e-mailul trebuie să se deschidă”.

Discutăm corespondența de afaceri zilnică. Aici tema rezolvă problema „scrisoarea și autorul acesteia ar trebui identificate ușor și apoi găsite”. Mai mult, sârguința ta se va întoarce la tine sub formă de karma a numeroase scrisori de răspuns, doar cu prefixe Re: sau FWD, printre care va trebui să căutați scrisoarea dorită pe subiect.

Douăzeci de scrisori este volumul unei corespondențe de o zi a unui manager de mijloc. Nu vorbesc deloc despre antreprenori și proprietarii de afaceri, numărul lor de scrisori uneori scade la scara de timp de 200 sau mai mult pe zi. Prin urmare, încă o dată: nu trimiteți e-mailuri cu un subiect gol.

Deci, cum să formulăm corect subiectul?

Greșeala nr. 1 : numai numele companiei din subiect. De exemplu, „Sky” și asta este. În primul rând, cu siguranță nu sunteți una dintre companiile dvs. care comunică cu această omologă. În al doilea rând, un astfel de subiect nu aduce niciun sens, deoarece numele companiei dvs. este deja vizibil de la adresă. În al treilea rând, ghiciți cum va arăta propria dvs. căsuță poștală cu această abordare a corespondenței? Ceva de genul.

Este convenabil să căutați astfel de subiecte?

Greșeala nr. 2 : un titlu aprins, de vânzare. Este minunat dacă știi să scrii titluri ca acesta. Dar este potrivit să folosiți aceste abilități în corespondența de afaceri? Amintiți-vă scopul obiectului unei scrisori de afaceri: nu pentru a vinde, ci pentru a furniza identificarea și căutarea.

Textul scrisorii

Există multe ghiduri de scriere pentru diferite ocazii. De exemplu, Maxim Ilyakhov, Alexander Amzin și alți maeștri ai cuvântului au o mulțime de lucruri utile. Vă sfătuiesc să citiți articolele lor cel puțin pentru a îmbunătăți alfabetizarea generală și pentru a îmbunătăți stilul general de scriere.

În procesul de scriere a unei scrisori, trebuie să luăm în mod constant mai multe decizii.

O întrebare de amabilitate ... La începutul scrisorii, poți să te estompezi prin amabilități sau chiar tandrețe, în spiritul „Draga mea Rodya, de mai bine de două luni încoace, nu am mai vorbit cu tine în scris, din care eu însumi am suferit și nici nu am dormit altă noapte gândindu-mă”. Este foarte politicos și foarte costisitor, atât în \u200b\u200bceea ce privește timpul pentru a compune o astfel de introducere, cât și pentru timpul interlocutorului pentru a o citi. Este o corespondență de afaceri, nu-ți amintești? Nu un eseu al genului epistolar pentru competiție și nu o scrisoare către mama lui Raskolnikov, ci corespondența de afaceri.

Respectăm timpul nostru și cel al destinatarului!

Are sens să te prezinți și să reamintești circumstanțele cunoașterii numai în prima scrisoare trimisă după o întâlnire trecătoare la expoziție. Dacă aceasta este o continuare a cooperării sau a corespondenței actuale, în prima scrisoare a zilei scriem: „Bună ziua, Ivan”, în a doua și următoarele: „Ivan,…”.

Recurs ... Am fost întotdeauna îngrijorat de cine să contacteze într-o scrisoare, dacă există mai mulți destinatari. Am scris recent o scrisoare către trei fete pe nume Anna. Fără nicio ezitare, am scris „Hello, Anna” și nu am luat baie de aburi. Dar acest lucru nu este întotdeauna cazul.

Ce se întâmplă dacă există trei sau chiar șapte destinatari și nu au același nume? Le puteți enumera pe nume: „Bună ziua, Rodion, Pulcheria, Avdotya și Pyotr Petrovich”. Dar este lung și necesită timp. Puteți scrie: "Bună ziua, colegi!"

Pentru mine, folosesc regula pentru a-l referi pe nume celui care se află în câmpul „Către”. Iar celor care sunt în copie, nu aplicați deloc. Această regulă vă permite, în același timp, să determinați mai precis (unul!) Destinatarul scrisorii și scopul acestei scrisori.

Citare ... Adesea, corespondența este un lanț de scrisori cu întrebări și răspunsuri - într-un cuvânt, un dialog. Se consideră o formă bună să nu ștergeți istoricul corespondenței și să vă scrieți răspunsul în partea de sus a textului citat, astfel încât, revenind la această corespondență într-o săptămână, puteți citi cu ușurință dialogul de sus în jos în datele descendente.

Din anumite motive, setarea implicită în Mozilla este „Plasați cursorul după textul citat”. Vă recomand să o schimbați în meniul „Instrumente” → „Opțiuni cont„→„ Compilare și adresare ”. Ar trebui să fie așa.

Scopul scrisorii . Scrisori de afaceri sunt de două tipuri:

când informăm pur și simplu interlocutorul (de exemplu, un raport asupra lucrărilor efectuate timp de o lună);
și când vrem ceva de la interlocutor. De exemplu, astfel încât el să aprobe factura atașată pentru plată.

De regulă, există mai multe scrisori solicitante decât cele raportate. Dacă dorim să obținem ceva de la interlocutor, este foarte important să spunem acest lucru într-o scrisoare cu text simplu. Un apel la acțiune ar trebui să fie însoțit de un apel de nume și urmat de ultima propoziție din scrisoare.

Gresit : "Porfiry Petrovich, știu cine a ucis-o pe bătrână".

Dreapta : "Porfiry Petrovich, am bătut moartea bătrânei, vă rog, luați măsuri pentru arestarea mea, m-am săturat să sufăr!"

De ce ar trebui să corespundă pentru tine ce să faci cu această scrisoare? La urma urmei, el poate lua o decizie greșită.

Semnătură în text ... Ea trebuie să fie. Mai mult decât atât, toți clienții de poștă vă permit să configurați auto-substituția unei semnături, de exemplu, clasicul „Cu sinceritate,…”. În Mozilla, acest lucru se face în Instrumente → Setări cont.

A scrie sau nu a scrie contacte în semnătură este treaba personală a tuturor. Dar dacă sunteți în vreun fel legat de vânzări - asigurați-vă că scrieți. Chiar dacă afacerea nu are loc pe baza rezultatelor comunicării, în viitor veți găsi cu ușurință contactele de la semnătură.

În sfârșit, încă o caracteristică a corpului scrisorii pentru acei interlocutori cărora nu le place (nu poate, nu vrea, nu are timp) să vă răspundă la scrisori. Precizați implicit în textul scrisorii. De exemplu, „Porfiry Petrovich, dacă nu veniți să mă arestați înainte de 12:00 vineri, atunci mă consider amnistiat”. Desigur, termenul limită trebuie să fie real (nu ar trebui să trimiteți textul din exemplu vineri, la ora 11:50). Destinatarul trebuie să fie capabil să citească și să decidă asupra scrisorii tale. Această „tăcere” vă scutește de responsabilitatea pentru nerespectarea interlocutorului. Ca întotdeauna, utilizarea acestei caracteristici trebuie abordată cu înțelepciune. Dacă o persoană răspunde la scrisorile dvs. la timp și în mod regulat, un astfel de ultimatum poate, dacă nu-l jigni, atunci să-l încordeze puțin sau să conducă la o decizie de a nu răspunde la scrisoare chiar acum, dar să te facă să aștepți vineri.

investiţii

Scrisorile sunt adesea cu atașamente: CV-uri, oferte comerciale, estimări, programe, scanări de documente - un instrument foarte convenabil și, în același timp, o sursă de erori populare.

Greşeală : dimensiune imensă de atașament. Adesea se primesc e-mailuri cu atașamente de până la 20 MB. De regulă, acestea sunt scanări ale unor documente în format TIFF, cu o rezoluție de 600 dpi. Programul de corespondență va îngheța aproape cu siguranță timp de câteva minute, în încercări zadarnice de a descărca o previzualizare a acestui atașament. Și Dumnezeu i-a interzis destinatarului să încerce să citească această scrisoare pe un smartphone ...

Personal, șterg imediat astfel de scrisori. Nu doriți ca scrisoarea dvs. să ajungă în coșul de gunoi înainte de a fi citită? Verificați dimensiunea atașamentului. Se recomandă să nu fie mai mult de 3 MB.

Ce se întâmplă dacă depășește?

Încercați să reconfigurați scanerul la un alt format și rezoluție. De exemplu, în PDF și 300dpi, se obțin scanări destul de citibile.
Gândiți-vă la programe precum WinRar sau 7zip. Unele fișiere sunt perfect comprimate.
Ce se întâmplă dacă atașamentul este imens și nu îl poți comprima? De exemplu, o bază de date contabilă aproape goală cântărește 900 MB. Depozitarea de informații în cloud va ajunge la salvare: Dropbox, Google Drive și altele asemenea. Unele servicii, cum ar fi Mail.ru, convertesc automat atașamente uriașe în link-uri la stocarea în cloud. Dar prefer să îmi administrez singur informațiile stocate în cloud, așa că nu salut automatizarea de la Mail.ru.

Și încă o recomandare deloc evidentă despre investiții - lor nume ... Trebuie să fie inteligibil și acceptabil pentru destinatar. Odată într-o companie ne pregăteam ofertă comercială pe nume ... să fie Fyodor Mikhailovici Dostoievski. Am primit o scrisoare de la manager cu o propunere de proiect pentru aprobare, iar atașamentul include un fișier numit „ForFedi.docx”. Cu managerul care mi-a trimis acest lucru, a avut loc un dialog de genul:

Stimate manager, sunteți gata personal să abordați acest lucru la o persoană respectată si il numesti in fata Fedya?

Cumva nu, persoană respectată, toată lumea îl numește pe nume și patronimic.

De ce ai numit atașamentul "ForFedi"? Dacă îl trimit chiar acum, credeți că va cumpăra topoare de la noi pentru acest CP?

Urma să redenumesc mai târziu ...

De ce să pregătiți o bombă de timp - respingerea unui potențial client - sau să faceți singuri munca suplimentară de redenumire a unui fișier? De ce nu numiți imediat atașamentul corect: „Pentru Fedor Mikhailovich.docx” sau chiar mai bine - „KP_Nebo_Topory.docx”.

Deci, avem mai mult sau mai puțin sortate cu e-mailul ca „față”. Să trecem la privirea e-mailului ca instrument munca eficientă și vorbește despre distragerea lui.

Lucrul cu scrisori

Email-ul este o distragere puternică. La fel ca în cazul oricărei distrageri, e-mailul trebuie tratat prin întărirea regulilor și implementarea unui program de lucru.

Cel puțin, trebuie să dezactivați TOATE notificările cu privire la sosirea poștei. Dacă clientul de e-mail este configurat în mod implicit, veți fi anunțat cu un semnal sonor, iar pictograma de lângă ceas va clipi și va fi afișată o previzualizare a scrisorii. Într-un cuvânt, ei vor face totul pentru a te îndepărta mai întâi de lucrările dureroase și apoi te vor cufunda în abisul scrisorilor necitite și a trimiterilor nevăzute - la o oră sau două de la viață.

Cineva are o putere de voință puternică care le permite să nu fie distras de notificări, dar oameni normali mai bine să nu ispiti soarta și să le oprești. În Mozillla Thunderbird, acest lucru se realizează prin meniul „Instrumente” → „Opțiuni” → „General” → „Când apar mesaje noi”.

Dacă nu există notificări, cum să înțelegeți că a ajuns o scrisoare?

Foarte simplu. Dumneavoastră, în mod conștient, alocați timp pentru a analiza e-mail, pentru a deschide clientul de poștă și pentru a vedea toate mesajele necitite. Acest lucru se poate face de două ori pe zi, de exemplu, la ora prânzului și seara, sau în timpul opririi forțate, de exemplu, în blocajele de trafic.

Întotdeauna întrebat, ce se întâmplă cu orele de reacție și e-mailurile urgente? Îți răspund: nu ai scrisori urgente pe mail. Cu excepția cazului în care lucrați în departamentul de asistență pentru clienți (un astfel de departament are propriile sale reguli pentru a lucra cu poștă).

În cazul în care există scrisori urgente, expeditorul vă va informa despre alte canale - telefon, SMS, Skype. Apoi veți merge în mod deliberat în clientul de poștă și veți procesa e-mailul urgent. Toți gurii de gestionare a timpului (de exemplu, Gleb Arkhangelsky cu „Drive Time”) declară standardul pentru a răspunde la e-mail până la 24 de ore. Aceasta este o regulă normală de formă bună - nu vă așteptați răspunsuri instantanee de la interlocutor prin e-mail. Dacă există o scrisoare urgentă, notificați-o prin canale de comunicare mai rapide.

Așadar, am oprit notificările și acum activăm clientul de poștă conform programului nostru.

Ce ar trebui să facem când am mers la căsuța poștală și am început să facem activități numite „parse email”? Unde este începutul și sfârșitul acestei lucrări?

Am auzit multe despre sistemul de inbox zero, dar, din păcate, nu am întâlnit o singură persoană care îl folosește. A trebuit să-mi reinventez roata. Există articole pe acest subiect despre Lifehacker. De exemplu, " ". Mai jos voi vorbi despre sistemul de inbox zero în interpretarea mea. Aș fi recunoscător dacă gurii GTD ar verifica comentariile, ar adăuga sau îmbunătăți sistemul descris.

Este important să înțelegeți și să acceptați faptul că e-mailul nu este un programator sau o arhivă pentru activități. Prin urmare, folderul Inbox ar trebui să fie întotdeauna gol. Dacă ați luat analiza de pe curierul de intrare, nu vă opriți și nu vă distrageți nimic până nu goliți acest folder.

Ce să faci cu e-mailurile din căsuța de e-mail? Trebuie să parcurgeți fiecare literă secvențial și să o ștergeți. Da, doar selectați și apăsați Ștergeți de pe tastatură. Dacă nu vă puteți aduce pentru a șterge scrisoarea, va trebui să decideți ce să faceți cu ea.

Îi poți răspunde în trei minute? Trebuie să-i răspund? Da, este necesar, iar răspunsul nu va dura cel mult trei minute, apoi răspunde imediat.
Trebuie să răspundeți, dar pregătirea răspunsului va dura mai mult de trei minute. Dacă utilizați un planificator de sarcini care vă permite să convertiți un e-mail într-o sarcină, transformați-vă e-mailul într-o sarcină și uitați de el o perioadă. De exemplu, folosesc serviciul Doit.im absolut minunat. Vă permite să generați o adresă personală de e-mail: îi trimiteți o scrisoare și se transformă într-o sarcină. Dar dacă nu aveți un programator de sarcini, transferați scrisoarea în subfolderul "0_Run".
După un răspuns rapid la o scrisoare, transformând-o într-o sarcină sau o simplă familiarizare, trebuie să decideți ce să faceți cu acest mesaj în continuare: ștergeți sau trimiteți-l într-una dintre dosare pentru stocarea pe termen lung.

Acestea sunt dosarele pe care le am pentru stocarea pe termen lung.

0_Run. Nu am un astfel de dosar, dar dacă nu aveți un planificator, repet, puteți pune scrisori aici care necesită un studiu detaliat. Acest folder trebuie, de asemenea, curățat în mod regulat, dar cu o abordare atentă la un moment special alocat.
1_Ref. Aici am pus scrisori cu informații de referință: scrisori de bun venit cu autentificări de la diverse servicii web, bilete pentru zborurile viitoare și așa mai departe.
2_Projects. Arhiva de corespondență a partenerilor și proiectelor cu care există o relație curentă este stocată aici. Desigur, un folder separat este creat pentru fiecare proiect sau partener. În dosarul unui partener, am pus scrisori nu numai de la angajații săi, ci și scrisori de la angajații „Raiului” legate de acest partener. Foarte convenabil: dacă este necesar, toate corespondențele din proiect sunt la îndemână în câteva clicuri.
3_Museum. Aici arunc acele scrisori care sunt păcat de șters, iar beneficiile acestora nu sunt evidente. De asemenea, folderele cu proiecte închise din „2_Projects” migrează aici. Într-un cuvânt, primii candidați la ștergere sunt păstrați în „Muzeul”.
4_Documents. Iată scrisori cu mostre electronice de documente care pot fi utile în viitor pentru contabilitate, de exemplu, declarații de reconciliere din partea clienților, bilete pentru călătorii. În multe privințe, folderul are ceva în comun cu folderele „2_Proiecte” și „1_Sprav”, în el sunt stocate doar informații contabile, iar informațiile de gestionare sunt stocate în folderul „2_Proiecte”. În „4_Documente” - informații moarte și în „2_Proiecte” - în viață.
5_Knowledge. Aici adaug doar mesaje foarte utile la care vreau să revin după un timp pentru inspirație sau găsirea de soluții.

Există și alte setări ale clientului de poștă care sunt importante pentru funcționarea acestui sistem. În primul rând, în mod implicit, Thunderbird are marcată caseta de selectare Marcare mesaje ca citit. Prefer să o fac în mod deliberat, așa că caseta nu mai este! Pentru a face acest lucru, accesați meniul „Instrumente” → „Opțiuni” → „Avansat” → „Citiți și afișați”.

În al doilea rând, folosim filtre ... Anterior, am aplicat în mod activ filtre care trimiteau automat scrisori către folderele corespunzătoare, pe baza adresei expeditorului. De exemplu, scrisorile unui avocat au fost mutate în folderul „Avocat”. Am refuzat această abordare din mai multe motive. Primul: scrisorile unui avocat în 99% din cazuri se referă la un proiect sau partener, ceea ce înseamnă că acestea trebuie mutate în dosarul acestui partener sau proiect. În al doilea rând, am decis să adaug conștientizare. Voi trebuie să decideți unde ar trebui să fie stocată o anumită scrisoare și este mai convenabil să căutați mesaje neprocesate într-un singur loc - în căsuța de e-mail. Acum folosesc filtre numai pentru clasificarea literelor automate obișnuite din diverse sisteme în foldere, adică litere care nu necesită să iau decizii. Filtrele din Mozilla Thunderbird sunt configurate în meniul „Instrumente” → „Filtre mesaje”.

Deci, cu o abordare corectă, e-mailul ar trebui să dureze între 10 și 60 de minute pe zi, în funcție de volumul corespondenței.

Da, și încă un lucru. Ați dezactivat deja notificările despre noile e-mailuri, nu? ;)

Majoritatea clienților de e-mail, inclusiv Gmail, Mail.ru, Microsoft Outlook, Mozilla Thunderbird, vă permite să introduceți mai mulți destinatari Copie(pe limba engleza abreviere adoptată SS), sau Bcc (CCB). ÎN Copii destinatarii pot vedea adresele altor persoane. În cel de-al doilea caz, identitatea destinatarilor suplimentari este ascunsă.

Adăugați adresa destinatarului

Pentru a specifica destinatarul (sau destinatarii) unui e-mail, introduceți adresa de e-mail în câmp La care (Apoi):

Unii clienți de e-mail vă permit să introduceți pur și simplu un nume de utilizator într-un câmp care este completat automat de program.

Dacă utilizați acest câmp pentru a trimite e-mailuri către mai multe persoane, fiecare va putea vedea o listă completă de alți destinatari.

Cum se creează o copie a unui e-mail

Camp CC sau Copie este utilizat pentru schimbul de e-mailuri într-un mod mai indirect decât un câmp La care... Dacă sunteți în dvs. e-mail nu contactați persoana directă, dar ar dori ca această persoană să urmeze discuția într-un fir de scrisori sau să fie pur și simplu conștientă de acest subiect, câmpul Copiear fi o opțiune excelentă. Destinatarul care se află Copii scrisori, primește o scrisoare necitită în cutia poștală, ca cea care a fost plasată pe câmp La care; singura diferență este pentru cine adresați prima dată scrisoarea din corpul e-mailului. În lumea profesională, trimiterea la Copii este utilizat foarte pe scară largă și servește la informarea colegilor despre diferite evenimente și subiecte.

Puteți enumera destinatarii de e-mail pur și simplu introducând lista de adrese din câmp Copiecare este de obicei chiar sub câmp La care... Toți cei din acest lanț de destinatari vor putea vedea numele și adresele de e-mail ale tuturor celorlalți destinatari:

Cum se creează un e-mail Bcc

Fiecare client de e-mail (Gmail, Outlook, Mozilla Thunderbird, Yahoo, etc.) permite expeditorului unei scrisori să ajungă la un număr mare de oameni, fără să le dezvăluie informațiile altor utilizatori din lanțul de e-mail. Această funcție se numește CCA sau Copie ascunsă... Puteți ascunde destinatarii introducând adresele lor în câmp Copie ascunsă în loc să folosească câmpuri La care și Copie:

Puteți utiliza această caracteristică atât pentru e-mailuri individuale, cât și pentru grup. Acest lucru este util mai ales dacă doriți să păstrați contactele private, să le protejați de spam și e-mailuri nesolicitate sau pur și simplu dacă nu doriți ca destinatarii dvs. să știe cine a primit același mesaj.

Camp Copie ascunsă nu este întotdeauna disponibil în mod implicit pentru toți clienții de e-mail. De exemplu, în perspectivă Va trebui să mergi la Parametriipentru a accesa setarea; în Thunderbird va trebui să selectați această funcție din meniul derulant; în Gmail trebuie să apăsați butonul Copie și Copie ascunsă; în Windows Live Mail Va trebui să apăsați tastele în același timp Alt + B.

Imagine: © Gazduire Web - Unsplash.com

Scrisorile unei persoane inteligente reflectă caracterul celor cărora li se adresează.

[Lichtenberg Georg Christoph]

Scrieți scrisorile pe care doriți să le primiți.

[Aforism antic]

Scrierea este un argument puternic în lumea afacerilor.

[Bekhtereva Victoria]

1. De ce au standarde corporative uniforme în corespondența de afaceri?

E-mailul este un atribut obligatoriu comunicare de afaceri orice companie. Aproape că nu există companii care nu utilizează e-mailul. Dar pune-ți următoarele întrebări:

Aveți vreodată senzația că atunci când trimiteți un e-mail unui coleg, aveți senzația că trimiteți un e-mail către o gaură neagră și este posibil să nu vi se răspundă pur și simplu
Când angajații se sună între ei și cer să citească urgent un e-mail, iar acest lucru se întâmplă toată ziua
Când nu îți poți da seama exact ce vor de la tine într-un e-mail
Când probleme complexe și dificile atunci când se discută e-mail înec în marea de informații, detalii și problema nu este rezolvată

Dacă aceste întrebări sunt relevante pentru dvs., atunci puteți cumpăra foarte mult timp în fiecare zi prin implementarea regulilor uniforme pentru corespondența prin e-mail. În acest articol vom vorbi despre eticheta de afaceri.

2. Șapte reguli principale ale eticii corespondenței în afaceri

Să divizăm condiționat regulile corespondenței de afaceri privind regulile eticiiși reguli de comunicare și schimb de informații.

Normele de comunicare sunt reglementate de regulile pentru schimbul de informații în cadrul proceselor și proiectelor de afaceri. Le vom dedica un articol separat. Normele de etică modelează stilul relațiilor interne ale angajaților companiei și influențează inevitabil formarea imaginii companiei tale între parteneri. De exemplu, recent de la unul dintre partenerii noștri, am primit o scrisoare care începe cu cuvintele „Bună după-amiază, Bekhterev”. Cum credeți, am reușit în cooperare?

Pentru a nu „pierde fața” companiei, efectuând corespondență de afaceri, este necesar să respectați „regulile de aur” ale eticii corespondenței de afaceri:

Începem întotdeauna o scrisoare cu un apel
Obiectul scrisorii trebuie să fie obligatoriu
Înainte de trimitere este necesar să verificați ortografia, punctuația, erorile de vorbire
Litera ar trebui să fie structurată (Fără apă!)
Litera trebuie să conțină o formulare corectă
Dacă trimitem atașamente într-o scrisoare, atunci asigurați-vă că scrieți că există fișiere atașate (o astfel de mutare vă va ajuta să evitați situațiile când trimiteți o scrisoare, dar fișierul nu este atașat; destinatarul, după ce a citit scrisoarea și nu a găsit documentul atașat, vă poate răspunde rapid și vă va scrie că atașat documentele pe care le-ați indicat în scrisoare lipsesc).
Nu ștergem niciodată o conversație. Unul dintre cele mai importante puncte. Istoricul mesajelor nu trebuie niciodată șters, deoarece o scrisoare este un document. Dacă este necesar, trebuie să puteți ridica întotdeauna istoricul corespondenței. Radislav Gandapas, de exemplu, a inclus chiar și o solicitare de a nu șterge istoricul corespondenței din semnătura sa.

3. Tipuri de scrisori

Există multe clasificări diferite, propunem să diferențiem litere în funcție de structura de proiectare:

Scrisoare de comunicare (scrisoare de refuz, scrisoare de cerere, scrisoare de recunoaștere, scrisoare de scuză etc.)
Scrisoarea de aprobare

Scrisoare de comunicare

În acest tip de scrisori, includem toate tipurile de scrisori pe care un angajat le folosește în timpul activităților sale profesionale.

Structura scrisorii

Litera nu ar trebui să fie într-un singur text. Ar trebui să fie clar structurat și bine scris, astfel încât destinatarul să nu piardă din vedere informațiile importante. Structura scrisorii este formată din componente clare:

Subiectul scrisorii

Subiectul scrisorii ar trebui să conțină o acțiune specifică pe care o așteptați din partea respondentului: „să cadă de acord asupra unui contract”, „sugerați întrebări pentru examinare”, „trimiteți un raport” etc.

Dacă trimiteți documente, subiectul ar trebui să aibă o formulare clară a documentelor care sunt conținute în atașamentul scrisorii.

De ce este important să avem linia de subiect corectă?

Este foarte ușor să găsiți litera necesară pe subiectul scrisorii în fluxul zilnic de informații. Nici o scrisoare nu se va pierde.

Notă: dacă trimiteți o scrisoare în cadrul companiei, atunci subiectul scrisorii este întocmit conform unui standard dat, dacă trimiteți o scrisoare în afara companiei, atunci este recomandabil să emiteți subiectul în conformitate cu șablonul: Numele companiei: scopul scrisorii.

Cu cât este mai constructiv în corpul scrisorii, cu atât mai bine! Una dintre abilitățile cheie de corespondență de afaceri pe care ar trebui să le dezvolți la angajați este capacitatea de a-ți articula clar și concis punctul.

P.S. Dacă, atunci când compunem o scrisoare, menționăm un fapt din scrisoarea interlocutorului - aceasta trebuie citată, separând-o prin culoare sau font.

Semnătura corporativă

Modelul de design al semnăturii corporative trebuie să fie același pentru toți angajații companiei.

Semnătura trebuie să conțină toate datele cheie ale destinatarului, astfel încât, dacă este necesar, destinatarul scrisorii să vă poată contacta cu ușurință.

Cu respect,

Numele complet, poziția.

P.S. Dacă dorim o relație caldă cu un partener / client, atunci ar trebui să emitem o semnătură personală. Oricine este încântat să primească o scrisoare cu o atitudine personală, chiar și în corespondență formală.

Semnătura personală se referă întotdeauna la corpul scrisorii. Exemplu: O zi bună / Mulțumesc / M-am bucurat să vorbesc azi / Vă mulțumesc pentru timpul acordat pe o problemă atât de importantă / Bună ziua familiei și copiilor etc.

A copia

Completați câmpurile „To” și „Cc”, pentru a nu trimite accidental o scrisoare când încă nu este gata.

Care este diferența dintre câmpurile „To” și „Cc”?

În câmpul „Spre”, introducem adresa persoanei care trebuie să efectueze o acțiune.

În câmpul „Cc” introducem adresa unei persoane care ar fi de folos să se familiarizeze cu conținutul scrisorii.

P.S. Experiența noastră a dovedit că câmpul Cc este foarte util. Dacă negociem cu un angajat obișnuit, discutăm chestiuni importante, dar nu primim răspunsuri la merit și la timp, atunci merită să fie introduse într-o copie a scrisorii din partea directorului sau a unui manager superior, imediat ce corespondența va începe constructiv.

Din păcate, în multe companii nivelul cultură corporatistă nu până la reper, ca urmare a apariției unor situații atunci când un angajat își poate face treaba bine, este nevoie de un control strict din partea echipei de conducere.

De asemenea, în Outlook există o funcție precum „Bcc” - un instrument important care vă permite să informați părțile interesate despre scrisoare, dar nu jenați destinatarul că scrisoarea nu i se adresează singur!

Scrisoarea de aprobare

Un tip important de scrisoare care vă permite să rezumați rezultatele ședinței, să formulați acorduri în scris, să indicați momentul finalizării și să clarificați: ambele părți au înțeles corect ce trebuie să realizeze?

Este util să întocmim asemenea scrisori după o întâlnire, negocieri și întâlniri pentru a avea acorduri scrise și o viziune unificată a punerii în aplicare a acestora.

Structura scrisorii:

Salutări, adresă și recunoștință pentru participanții la discuții.
Repetarea scopului reuniunii la care au fost încheiate acordurile.
O listă a tuturor problemelor care au fost discutate, coroborat cu deciziile luate asupra acestora și numirea unei persoane responsabile de executare.
Captarea ideilor care nu necesită o implementare urgentă pentru istorie.
Întrebare destinatarilor: Se ia în considerare totul? Există comentarii și completări?

De exemplu:

Proiectarea scrisorii

Font

Tipul literei ar trebui să fie uniform, italica poate fi evidențiată în text puncte cheie, titluri, dar asigurați-vă că respectați un singur stil de design.

P.S. Trebuie să ne amintim întotdeauna că cuvintele scrise cu majuscule sunt percepute ca crescând tonul. Trebuie evitate.

Paragraf

Este recomandabil să aranjați fiecare gând separat într-un paragraf separat pentru a face textul mai ușor de perceput.

zimțuire

Paragrafele nu trebuie să se îmbine între ele. Pentru a face scrisoarea mai lizibilă, indentarea trebuie să fie după salut, înainte de fiecare alineat și înainte de semnătură:

Pentru a face scrisoarea vizuală să pară mai atractivă, este mai bine să plasați legături în corpul scrisorii în hyperlinkuri:

Stil de scriere

Vă invităm la o clasă de master de Sergey Bekhterev.

Câștigă cel puțin 1 oră de timp liber zilnic cu acest antrenament!

La clasa de master veți învăța:
✓ Cum să gestionați sarcinile astfel încât toate sarcinile să fie finalizate 100% și la timp
✓ Cum să pregătiți eficient și să desfășurați întâlniri
✓ Cum să organizezi activitatea productivă a angajaților într-un singur birou

magician_roman • Conceptul de „copie oarbă”, învățând să nu faci lucruri stupide

În mod surprinzător, multe persoane, atunci când li se cere să trimită o scrisoare mai multor persoane simultan, enumerează pur și simplu adresele din câmpul „Către”, acest lucru este normal când această scrisoare este adresată colegilor sau prietenilor, dar atunci când trimiteți scrisori unui grup de clienți, în acest fel îi arătați tuturor adrese și alți destinatari, dezvăluind de fapt baza de adrese.

Este suficient ca oricare dintre clienți să transmită această scrisoare concurentului dvs. și contactele dvs. vor curge imediat.

Ciudat, dar mulți departe de oamenii proști sunt surprinși să afle că, dacă trebuie să trimiteți o scrisoare către mulți destinatari, astfel încât aceștia să nu știe unii despre alții, atunci există un câmp „Bcc” pentru asta.

De exemplu, pentru mail.ru va arăta astfel:

Și din nou pe scurt: adrese indicate în „cui” - toată lumea poate vedea cui i-ați trimis scrisori, indicate în „copie orb de carbon” - toată lumea crede că scrisoarea este numai pentru el.

Și fiecare destinatar va primi o scrisoare unde se va afla în câmpul „către” numai adresa lui ... Pentru alte programe, dacă nu puteți găsi unde să specificați copia orb, atunci vă rugăm să vă arate cineva. Un alt punct mic, este necesar să specificați o adresă în câmpul „la”, majoritatea programelor sau serverelor de poștă nu vă vor permite să trimiteți o scrisoare fără acest parametru.

Așadar, atunci când vine vorba despre trimiterea unei oferte, știri către un grup de clienți - aici practica de a utiliza o copie blindă este lipsită de ambiguitate, trebuie să vă ascundeți adresa de bază. Moment interesant cu trimiterea unei scrisori către colegii tăi, ei recomandă aici să acționeze în funcție de situație, de exemplu, trimiterea unei scrisori prin care să ceară sugestii (de exemplu, pentru a îmbunătăți serviciul pentru clienți) și dacă fiecare coleg vede că alte persoane au primit aceeași scrisoare, atunci cel mai probabil nu vor răspunde - se bazează pe alții, deci trebuie să utilizați o copie blindă. Dacă această misiune este îndeplinită, de exemplu, o indicație a „cui” a șefului colegului dvs. va face pur și simplu minuni, iar misiunea dvs. va fi îndeplinită.

O întrebare separată cu furnizorii. Pe de o parte, indicarea tuturor destinatarilor din copie trebuie să arate furnizorului că aveți de ales și el trebuie să vă ofere preturi bune... Pe de altă parte, managerul care a primit scrisoarea dvs., văzând că aceasta a fost trimisă nu numai la el, este probabil să reacționeze la solicitarea dvs. „cool”. Personal, după părerea mea, cred că în cazul furnizorilor, trebuie să folosești o copie blindă, cel puțin pentru a proteja secretele comerciale, dar mai probabil pentru relații bune cu managerul furnizorului.

Puteți citi un caz recent de eroare de specialitate, atunci când toți destinatarii au văzut alți destinatari: Prindeți pe toți cei din această chat, chiar au fost oameni solizi acolo - directorii, dar încă mulți au primit spam în schimb.

Ei bine, ca întotdeauna, discuțiile în comentarii sunt binevenite.

Ar putea fi util să citiți: