1s sed fluxul de documente corporative. Sistemul electronic de gestionare a documentelor „managementul documentelor corporative” Costul scăzut al licențelor

Nu cu mult timp în urmă, am avut de a face cu EDMS 1C: fluxul de lucru al unuia dintre clienți, situația este dureros tipică:

  • întreprinderea folosește activ 1C, de exemplu, UPP sau ERP nou-angajat, pentru contabilitate și personal, site-ul folosește 1C-Bitrix ca sistem de management
  • sysadmins față de un alt produs 1C,
  • un director comercial fidel 1C datorită francizilor cu cadourile și seminariile lor, desigur FOR. El lucrează cu 1C de mult timp și este obișnuit cu acesta.

Drept urmare, administratorii de sistem mi-au abordat o solicitare pentru a explica managementului de ce nu este necesar să folosești orb platforma 1C pentru tot ceea ce este posibil.

Îmi propun să arunc o privire sobră asupra avantajelor 1C și a lipsei de stive.

Despre EDMS 1C: flux de documente.

1C este cunoscut ca dezvoltator de sisteme de automatizare a întreprinderilor pentru contabilitate, personal, depozit etc.

1C: Flux de documente - produs software firma rusă „1C” pe o platformă tehnologică „1C: Enterprise 8” , proiectat pentru a automatiza fluxul de lucru.

În 1C: Fluxul de documente există următoarele ediții:

  • "1C: Document Flow 8 PROF" este destinat întreprinderilor mici și mijlocii instituții bugetareavând o structură organizațională simplă și un flux de lucru.
  • „1C: fluxul de document 8 CORP” este recomandat să fie utilizat pentru automatizarea instituțiilor bugetare și a întreprinderilor comerciale cu complexe structura organizationala sau flux complex de documente.
  • „1C: Fluxul de document 8 DGU” este produs special pentru instituțiile bugetare mari, cu o structură organizatorică complexă.

Principalele direcții de lucru această decizie - lucrări de birou, flux de documente generale, gestionarea activităților contractuale; arhivă electronică și lucrează cu apeluri.

Avantajele 1C: Fluxul de documente

Atât compania 1C, cât și numeroasele sale francizate vorbesc în principal despre următoarele avantaje ale soluției 1C: Flux de documente:

  • Costul scăzut al licențelor- ediția 1C: fluxul de documente PROF costă de la 36.000 de ruble.
  • Organizarea fluxului de documente într-un timp scurt- totul este inclus, toate funcționalitățile sunt incluse în setul de livrare, ceea ce grăbește semnificativ timpul de lansare a soluției.
  • Rețea de parteneri dezvoltată- peste 10.000 de parteneri permanenți din 600 de orașe din 23 de țări furnizează servicii pentru implementarea și personalizarea programului.
  • - interfața deja cunoscută pentru utilizatorii 1C, inclusiv prezența unui client web și aplicații mobile pentru iPAD și Android.
  • Căutare ușoară pentru orice documente stocate în sistem— cautare rapida documente în absența unui angajat în birou
  • Integrare ușoară cu alte produse 1C- capacitatea de a integra produsele 1C folosite unele cu altele deja în cutie.
  • Publicarea periodică a actualizărilor- funcționalitatea programului este în continuă evoluție, apar funcții noi, apar noi ediții la fiecare șase luni.
  • Ușor de configurat- sistemul este ușor de configurat în funcție de cerințele clientului.

Ei bine, în general, acestea sunt avantaje competitive excelente, care, cu prima abordare, pot convinge într-adevăr o persoană despre alegerea corectă a 1C: Document Management.

Ce avem cu adevărat ...

Și acum realitatea. Dezavantaje ale 1C: flux de documente

Să analizăm fiecare avantaj al 1C: fluxul de documente în ordine.

Costul scăzut al licențelor

Costul scăzut de 1C: Fluxul de documente este un mit, deoarece costul deținerii unui sistem nu este luat în considerare în contextul unei anumite perioade de timp și nu doar a licențelor singure. Este optim să se calculeze costul de proprietate al sistemului în contextul a 3 ani, care include nu numai licențele de server și client pentru configurație și platformă, ci și costul activității unui specialist sau francizat 1C pentru implementare, costul informației și suportului tehnic timp de 3 ani (ITS), suport și soluție probleme de actualizare constantă, timp de întrerupere din cauza actualizărilor constante etc., etc.

După calcularea costului de proprietate timp de 3 ani, se dovedește că soluția bugetară de la 1C pentru automatizarea gestionării electronice a documentelor nu este aceeași.

Rețea de parteneri dezvoltată

Pe site-ul 1C puteți găsi o listă de parteneri autorizați care oferă servicii pentru implementarea 1C: Managementul documentelor în regiunea dvs.

De fapt, pentru a obține statut partener certificat 1C, trebuie să aveți doar 1 specialist în personal, care poate părăsi francizatul dat cu mult timp în urmă, iar francizatul va păstra statutul companiei. În plus, nu este un fapt faptul că este un specialist certificat care va fi implicat în proiectul tău, există multe proiecte și, de obicei, nu există suficienți specialiști. De aceea, de fapt, oricine poate veni la tine, chiar un freelancer care a fost angajat pentru proiectul tău, chiar și un student care a oferit preț scăzutsau 1C-ik universal, care înțelege complexitatea gestionării electronice a documentelor din proiectul dvs.

Majoritatea francizilor sunt excelenți vânzători, dar în ceea ce privește practica de introducere a EDMS și de menținere ulterioară, există în mod clar o lipsă de competență în organizarea gestionării electronice a documentelor, nu există experiență în rezolvarea problemelor non-standard cu EDM, lipsa cunoștințelor legislației ruse și, prin urmare, implementarea cu succes 1C: Fluxul de documente poate fi doar în sectorul IMM-urilor.

Prin urmare, prezența unuia sau altui francizat pe site-ul 1C în lista celor certificate nu este o garanție a succesului proiectului.

Calitatea implementării proiectului și a lucrărilor de întreținere ulterioară nu este controlată de 1C. Prin urmare, serviciul post-vânzare este foarte scăzut și se încheie de fapt doar cu vânzarea de actualizări ale ITS.

All inclusive sau implementare într-un timp scurt

Funcționalitatea versiunii în cutie nu este suficientă pentru a organiza o circulație completă a documentelor electronice și pentru a extinde funcționalitatea, programarea în limbajul 1C va fi necesară.

Rafinarea prin programare mărește mult timpul de implementare nu atât pentru revizuirea în sine, ci pentru procesul de testare a suplimentelor dezvoltate și a configurației în ansamblu.

Ce avem ca rezultat? Este mult mai dificil să mențineți configurația modificată, deoarece cu fiecare actualizare a 1C, va trebui să testați toate evoluțiile suplimentare, inclusiv necesitatea de a „rescrie” funcționalitatea suplimentară.

Simplitatea funcționalității, interfața accesibilă

Interfața platformei 1C este o parabolă în izytsy, chiar și după actualizarea interfeței, interfața de sistem rămâne de neînțeles pentru angajații obișnuiți, departe de contabilitate. Interfața 1C pare prea confuză, parcă complicată. Și o serie de acțiuni simple și obișnuite pentru alte acțiuni EDMS în 1C: fluxul de lucru este clar strâmb sau nu funcționează deloc.

Căutați exemple? Cu plăcere...

Când înregistrați documente, întâlniți, de exemplu, astfel de restricții:

  • nu puteți crea o cartelă legată a unui alt document de intrare de pe cardul unui document de intrare
  • registratorul nu poate vedea cine a aprobat documentul dacă registratorul nu este un participant la procesul „Aprobare”
  • precum și permisiuni ilogice (de exemplu, posibilitatea de a înregistra un document cu statutul „Nu este aprobat”)
  • nu există nicio verificare pentru duplicarea documentelor primite de la persoane juridice
  • verificarea duplicării este implementată în modul manual numai pentru apelurile cetățenilor.

Sistemul de control de execuție are și o serie de caracteristici:

  • în procesul de afaceri „Comanda”, nu puteți adresa o sarcină mai multor executori
  • în procesul de activitate „Execuție”, dacă un utilizator verifică atât calitatea execuției, cât și termenul limită, este necesar să instalați 2 roluri de inspector și controlor și, în consecință, procesul de afaceri va trebui să fie efectuat de două ori
  • nu există nicio prevedere pentru numirea mai multor executori responsabili
  • lucrați cu documente multiple, proiectele de rezoluție nu sunt furnizate.

Ei bine, și alte câteva „caracteristici” ale 1C: Document Flow, care au surprins sincer:

  • Nu există un motor de căutare separat pentru detalii
  • Pentru a înregistra mișcarea unui document de hârtie în cadrul organizației, se poate utiliza „Jurnalul de transfer de documente”, dar toate marcajele privind mișcarea documentului vor trebui făcute manual.
  • Mișcarea documentelor interne între unități structurale chiar și în în format electronic ajunge la un punct mort, tk. drepturile la documentele interne sunt implementate prin foldere, nu există dreptul de a accesa un folder - nu există niciun drept de acces la un document din acest folder
  • Pentru documentele expediate, nu sunt furnizate lucrări cu registrele de expediere externă, tipărirea registrelor poștale, supraimprimarea plicurilor, ca să nu mai vorbim de corespondența pe lot.
  • Funcțiile de lucru cu cazuri de documente sunt reduse la posibilitatea tipăririi unui nomenclator de cazuri și tipărirea documentelor pentru procesarea unui caz pentru transferul acestuia în arhivă. În acest caz, există lacune, de exemplu, documentul "Inventarul intern al cazului" este format cu o coloană goală "Numărul documentului în caz". Alte funcții ale arhivei organizației nu sunt implementate nici în această configurație, nici în alte configurații de 1C.
  • În livrarea standard nu există o contabilitate independentă a proiectelor de documente. Această funcționalitate poate fi configurată suplimentar cu ajutorul revizuirii în timpul implementării.
  • Nu există nicio modalitate de a menține dosarele personale ale utilizatorului.
  • Nu există vizualizatoare încorporate pentru fișierele atașate, faceți clic pe document, se deschide același Word, Adobe Reader etc.
  • Nicio vizualizare a sarcinilor de grup, atribuirea unui executor de către un lider de grup
  • Nu puteți configura completarea obligatorie pentru detalii suplimentare
  • Posibilități slabe pentru setarea numerotării documentelor - nu există o funcționalitate care să vă permită să numerotați documente într-un departament
  • Și cel mai mult gust pe care l-au obținut aproape toți utilizatorii și administratorii 1C: Document Management - drepturile de multe ori se opresc

Și există o mulțime de astfel de imperfecțiuni, inconveniente, acțiuni repetate, clicuri inutile și doar erori în sistem.

Desigur, cei care au lucrat deja cu produse 1C li se va părea foarte cunoscut, ca în vechea glumă despre arici care au injectat, dar au continuat să mănânce cactus ... dar cei care nu au mai lucrat cu 1C înainte, manageri, rechizite de birou, mulți manageri, angajații aceștia sincer îmi pare rău. Eficiența de la locul de muncă va fi scăzută, iar punerea în aplicare a EDMS nu se va face fără conflicte.

Ușor de configurat

În administrarea și întreținerea 1C: Fluxul de documente, nici totul nu este bine

  • O simplă creare a unui utilizator nou este un eveniment întreg care se poate trage pe o oră sau chiar mai mult, deoarece actualizarea are loc în mod discreționar.
  • Drepturile din sistem sunt flexibile, dar dificil de configurat, zboară des și necesită mult timp pentru actualizare. În timpul recalculării, utilizatorii pierd sarcini, în lista ultimelor documente de înregistrare deschise, eroarea „Obiect nu a fost găsit” de multe ori zboară, apar diferite mesaje din seria „Fără drepturi de acces la baza de date”, dacă dorim să verificăm care dintre utilizatori are drepturi de acces și faceți clic pe link „Drepturile de acces”, apoi toți cei care au acces efectiv la document (eroare) nu sunt afișați.
  • Schimbarea drepturilor de acces ale utilizatorului are probleme similare.
  • Ușoritatea integrării 1C diferite nu este la fel de simplă precum 1C în sine, există prea multe DAR, să începem cu cel puțin problema principală - toate 1C integrate între ele trebuie să aibă cele mai recente actualizări, altfel integrarea nu se oprește. Și după ce a actualizat 1C-ki, toate celelalte cad. Consultați secțiunea corespunzătoare.

Se dovedește că deservirea 1C: Fluxul de documente devine profitabil ... corect - pentru 1C: Francizat.

Actualizările 1C reprezintă un dezastru pentru client

Știți cum funcționează programele de la 1C? În cele mai multe cazuri, clientul cumpără unul sau mai multe produse software, constând din platforma în sine și configurație (aplicații pentru această platformă).

În timpul implementării, programatorul ajustează funcționarea acestei configurații la cerințele clientului, finalizează rapoartele, instalează suplimentar. plugin-uri etc.

În același timp, platforma 1C în sine și configurațiile bazate pe aceasta nu sunt atât de stabile, există suficiente bug-uri atât acolo cât și acolo, atât din partea în sine a 1C, cât și din configurațiile și modificările de la francizat.

Pentru a remedia tot felul de erori, trebuie să instalați actualizări pe care 1C le lansează cu o consistență de invidiat de 3-4 ori pe lună, aceiași contabili vor confirma că poreclele 1C sunt invitați frecventi care vin cu actualizări și remedieri, din cauza cărora, ulterior, 1C se prăbușește din nou, conform De 1-2 ori pe săptămână.

În același timp, la actualizare, trebuie să actualizați nu numai componentele utilizate, ci întreaga platformă, chiar acea parte și acele module care nu sunt utilizate de dvs.

În consecință, este necesar să rescrieți setările făcute, să testați sistemul pe cât posibil, inclusiv din cauza noii funcționalități, datorită cărora funcționalitatea scrisă pentru client nu funcționează acum, să repare căderea cheilor de licență 1C, care se încadrează cu o regularitate de invidiat la actualizare etc. etc. Și toate acestea într-un mediu de producție, atunci când sistemul are nevoie de unul funcțional, când stochează un fel de date, când aveți nevoie de un raport operațional sau de a rezolva rapid o problemă, de exemplu, să cadă de acord asupra unui contract, în consecință, utilizatorii sunt obligați să uite de managementul documentelor electronice și să revină la linkul de e-mail + foi de aprobare „alergători”.

Noua actualizare aduce noi bug-uri, motiv pentru care din nou ceva se oprește, trebuie să rescrieți ceva în configurație și setări, să testați, să instalați noi actualizări, în ciuda noilor probleme pe care le aduc și din nou să rescrieți, testați etc. Acesta este cercul vicios, datorită căruia afacerea de francizat 1C a rămas profitabilă atât de mulți ani și a supraviețuit tuturor crizelor posibile din 1998, 2008 și 2015, datorită ecosistemului creat 1C.

Desigur, puteți refuza actualizările la 1C și puteți actualiza doar dacă este necesar pentru actualizări stabile, pe care 1C le mai au, dar ce se întâmplă dacă salariul și personalul stau pe aceeași platformă, care au nevoie de actualizări regulate, de exemplu, la taxe? Puteți refuza complet actualizările și puteți utiliza același SBIS ++ sau KonturExtern pentru raportare și le puteți plăti pentru conectare, tinker cu integrare și export între ele. Dar, din nou, acest lucru va afecta atât costul total de proprietate asupra sistemului, cât și capacitatea de utilizare. Iar departamentul de contabilitate nu va fi mulțumit de această abordare ...

Reluați pe 1C: Flux de documente

Platforma 1C este foarte mare și greoaie, care este concepută pentru a acoperi toate sarcinile posibile ale automatizării întreprinderii: de la contabilitate și personal, producție și depozit, contabilitate pentru clienți, flux de arhivă și documente, etc. La început, această abordare în platformă este admirabilă, dar, așa cum este utilizată, admirația trece rapid.

1C: Managementul documentelor are un viitor? Cu siguranță da, din cauza rețelei uriașe de 1C: Francizatele, care deja „se află” ferm de la întreprinderile mici la întreprinderile mijlocii din țară și CSI. Cred că 1C: Fluxul de documente în viitorul apropiat, în ciuda pâlpâirilor și a blocajelor sale, va putea capta piața EDMS, deplasându-i pe actualii lideri Directum și EOS (EDMS Delo și EOS pentru Sharepoint) și va mușca până la 70% din piața EDMS în următorii 3-5. varsta.

1C: Fluxul de documente este potrivit pentru compania dvs. pe care o decideți. Înainte de a alege 1C: Document Management ca EDMS, studiați recenziile despre platforma în sine, vorbiți despre problemele 1C cu aceiași contabili, întrebați despre frecvența actualizărilor platformei, cât de des vin francizații, studiați amănunțit funcționalitatea și interfața sistemului.

Poate că nu ar trebui să vă păstrați toate ouăle într-un singur coș și să rezolvați toate sarcinile folosind un singur sistem? Piața are acum soluții excelente specializate în gestionarea electronică a documentelor de la alți furnizori, care au fost deja testate de mii de ori.

Postscriptum

Dacă sunteți interesat de caracteristicile 1C și 1C: Flux de documente, vă recomand, de asemenea, să citiți următoarele articole și forumuri:

  • De ce 1C este rău și de ce programatorii 1C sunt atât de neplăcuți Comparați cu 1C

Suntem încrezători în prețurile noastre: dacă vi se pare mai ieftin, vă vom restitui diferența.

Dacă decideți să cumpărați programul 1C EDMS 8 de la noi astăzi este gratuit obține:

    • primele 3 luni de sprijin, consultări și actualizări
    • livrare la Moscova și regiuni
    • instalare

Sistem electronic de gestionare a documentelor 8 (în continuare - 1C SED) Este un produs software care vă permite să desfășurați activități cu diferite tipuri de documentație a companiei. În plus, sistemul face posibilă gestionarea proceselor de afaceri ale întreprinderii și monitorizarea activităților acestora.

Parte 1C SED include mai multe subsisteme:

  • documente reale. Acest subsistem include lucrul cu documentația companiei, care este relevant pentru această etapă Activități;
  • sarcinile angajaților și procesele de muncă. Aici programul creează procesele de afaceri ale companiei, care sunt apoi controlate. Aceasta include, de asemenea, crearea unei matrice de deputați în funcție în absența unui executor, precum și funcția de abordare a sarcinilor bazate pe rol;
  • pregătirea rapoartelor și a statisticilor. Acest subsistem include o listă de rapoarte necesare pentru analiza statistică a documentației, precum și controlul asupra activităților angajaților și implementarea sarcinilor atribuite;
  • prelucrarea automată a informațiilor. Acest subsistem implică mecanisme prin care are loc prelucrarea automată a documentelor. Aceasta include controlul directoarelor cu fișiere, emiterea de periodice către angajații companiei, etc .;
  • arhivare. Aceasta include mijloacele utilizate la lucrul cu arhiva, de exemplu, vizualizarea, emiterea de informații, retragerea unui document, etc;
  • schimb de date. Subsistemul facilitează schimbul de date între părțile componente ale structurii;
  • funcția de administrare. Cu ajutorul acestui subsistem, sistemul este configurat, iar datele personale ale utilizatorilor sunt introduse în el;
  • forum și chat. Acest subsistem contribuie la organizarea echipei și la activitățile acesteia. De asemenea, conține știri despre companie și o listă de link-uri pe Internet care pot fi utile angajaților.

Sistemul funcționează cu procesele de afaceri ale companiei, în timp ce utilizatorii programului pot personaliza aceste procese de afaceri „pentru ei înșiși”, ținând cont de diverse opțiuni și parametri. În plus, programul poate redirecționa automat aceste procese de afaceri către deputații acelor performanți care lipsesc în prezent.

Modulul de raportare include pregătirea tipuri diferite rapoarte, inclusiv statistici privind fluxurile de lucru, urmărirea dinamicii modificărilor fișierelor, disciplina de performanță etc.

Programul permite, de asemenea, utilizatorilor să personalizeze aspectul documentelor, să modifice compoziția detaliilor, fără a apela la configurația tuturor software-urilor 1C Enterprise 8.3.

Principalele avantaje ale sistemului

  • programul este ușor de instalat și utilizat;
  • construirea proceselor de afaceri este posibilă atât în \u200b\u200bmodul normal, cât și prin utilizarea interfeței web;
  • programul este perfect combinat cu alte instrumente software de la compania 1C;
  • datele pot fi ușor modificate;
  • biblioteca care stochează procesele de afaceri este disponibilă publicului și suplimentar.

Produsul software 1MS EDMS permite automatizarea completă a tuturor proceselor la întreprindere, inclusiv emiterea de sarcini către personal, precum și controlul asupra executării acestor sarcini și primirea rapoartelor. În plus, utilizând programul, puteți, de asemenea, automatiza contabilitatea documentelor și înregistrarea acestora în sistem. Programul vă permite să găsiți rapid în baza de date document necesaravând în același timp informații minime.

Caracteristici suplimentare ale programului

Datorită utilizării EDC 1C, puteți crea, de asemenea, diverse șabloane, de exemplu, șabloane de documente care pot fi utilizate în viitor. De asemenea, este posibil să păstrați înregistrări ale documentelor în arhivă, precum și să organizați accesul la ele. Sistemul electronic de gestionare a documentelor folosește 100% capabilitățile platformei 1C, deoarece toate modulele componente ale sistemului sunt create pe baza platformei gestionate „1C: Enterprise 8.2”.

De menționat este faptul că o alternativă la acest program poate fi produsul „1C: Document Management”. Poate fi, de asemenea, utilizat pentru a urmări documentele corporative și pentru a gestiona procesele de afaceri.

Atenţie! KPI pentru 1C Flux de documente
Extensie pentru "1C: Document Flow CORP"

Una dintre cele mai bune sisteme rusești flux de lucru bazat pe „1C: Enterprise 8.3” -EDMS „Fluxul de documente corporative” vă permite să rezolvați eficient problemele automatizării întreprinderilor din Rusia și țările CSI. (se va deschide o fereastră nouă)


Printre avantaje competitive a sistemului electronic de gestionare a documentelor „Gestionarea documentelor corporative” se pot distinge următoarele:

1. Implementare rapidă - instalați și rulați! Instalarea sistemului nu provoacă dificultăți, deoarece sistemul este furnizat ca o configurație standard pentru platforma 1C: Enterprise.

Implementarea și instruirea sunt mult mai ușoare, deoarece în majoritatea cazurilor, personalul întreprinderii este deja familiarizat cu alte programe bazate pe platforma 1C: Enterprise. Utilizatorii simt intuitiv cum să folosească obiectele sistemului, deoarece sunt deja familiarizați cu principiile de bază și interfața 1C: Enterprise.

Manualul de utilizare este furnizat sub formă tipărită și electronică, inclusiv în format MS Word, care facilitează pregătirea instrucțiunilor și completărilor descrierea postului personalul întreprinderii.

2. Subsistem puternic pentru lucrul cu procesele de afaceri. Sistemul „flux de document corporativ” EDMS acceptă proiectarea și editarea proceselor de afaceri folosind un editor vizual. Proiectarea vizuală face posibilă automatizarea aproape a tuturor proceselor de afaceri ale unei întreprinderi simplu și fără programare suplimentară. O bibliotecă de proces de afaceri este acceptată pentru schimbul de procese.



faceți clic pe imagine pentru a-l mări

3. Integrare cu configurații standard „1C”. EDMS „Fluxul de documente corporative” conține instrumente pentru integrarea cu baze de date de informații externe. Integrarea se realizează prin tehnologia DCOM, prin conectarea directă la baza de date, fără a fi necesară combinarea de metadate.

4. Sursă deschisă, schimbabilă! Codul de produs complet deschis și absența protecției hardware oferă comoditate programatorilor și utilizatorilor EDMS „Corporate Document Management”.

Orice specialist cu cunoștințe de 1C: Enterprise poate face întotdeauna modificări ale produsului pentru a satisface cât mai mult nevoile companiei.

„... Atunci când alegem un sistem, am fost ghidați de diferiți parametri, inclusiv posibilitatea construirii arbitrare a proceselor de afaceri, personalizarea flexibilă a documentelor corporative, integrarea cu sistemul de fișiere și mail, capacitatea de a lucra cu EDS, integrarea ușoară cu alte baze de date bazate pe 1C.

Sistemul de gestionare a documentelor "Managementul documentelor corporative" al companiei "Analytics. Proiecte și soluții" ni se potrivește complet .... "

Este un sistem de automatizare a fluxului de documente pentru întreprinderile din diverse domenii de activitate. Sistemul oferă numeroase oportunități de gestionare a documentelor corporative și a proceselor de afaceri, în timp ce angajații întreprinderii pot lucra cu sistemul „Corporate Document Flow” din orice parte a lumii prin intermediul internetului.

EDMS „Flux de documente corporative” construit pe platforma tehnologică „1C: Enterprise 8.2” care utilizează un concept nou, diferit de versiunile anterioare, conceptul de construire a unei interfețe de utilizator. Datorită noii platforme, soluțiile de aplicații create pe baza acesteia pot funcționa nu numai în interior rețele locale, dar și prin internet, folosind canale de comunicare cu viteză mică.

În sistemul „Flux de documente corporative”, toate documentele, cărțile de referință și rapoartele sunt create cu suport complet pentru funcționalitatea „formulare gestionate” furnizate de platforma „1C: Enterprise 8.3”.

Produsul software de gestionare a documentelor corporative este furnizat ca un produs de casă gata pregătit și conține următoarele set de caracteristici:

  • Automatizarea proceselor de afaceri întreprinderi cu procese de afaceri personalizabile;
  • Menținerea unui stoc structurat de informații despre întreprindere;
  • Contabilitatea documentelor în contextul contractelor, grupurilor de lucru, utilizatorilor, proiectelor, nomenclatorul cazurilor, organizațiilor, dosarelor corporative și a altor secțiuni analitice;
  • Menținerea unei arhive de documente și păstrarea evidenței documentelor în locurile fizice de depozitare a acestora;
  • Integrare cu 1C: configurații Enterprise 8.3;
  • Contabilizarea validității documentelor, implementarea acțiunilor automate specificate cu documente după expirarea perioadei de stocare a acestora;
  • Asistență pentru numerotarea documentelor configurabile de către utilizator;
  • Integrare cu MS Office și OpenOffice (inclusiv utilizarea șabloanelor de documente);
  • Opțiuni largi de personalizare aspect documente și procese de afaceri pentru utilizatori fără a contacta dezvoltatorii.

Printre avantajele competitive ale sistemului electronic de gestionare a documentelor „Managementul documentelor corporative” se numără următoarele:

  • Implementare rapidă - puneți-o în funcțiune! Instalarea sistemului nu provoacă dificultăți, deoarece sistemul este furnizat ca o configurație standard pentru platforma 1C: Enterprise. Implementarea și instruirea sunt mult mai ușoare, deoarece în majoritatea cazurilor, personalul întreprinderii este deja familiarizat cu alte programe bazate pe platforma 1C: Enterprise. Utilizatorii simt intuitiv cum să folosească obiectele sistemului, deoarece sunt deja familiarizați cu principiile de bază și interfața 1C: Enterprise. Manualul de utilizare este furnizat sub formă tipărită și electronică, inclusiv în format MS Word, care facilitează pregătirea instrucțiunilor și completările la fișele postului personalului întreprinderii.
  • Subsistem puternic pentru lucrul cu procesele de afaceri. Sistemul „flux de document corporativ” EDMS acceptă proiectarea și editarea proceselor de afaceri folosind un editor vizual. Proiectarea vizuală face posibilă automatizarea aproape a tuturor proceselor de afaceri ale unei întreprinderi simplu și fără programare suplimentară. O bibliotecă de proces de afaceri este acceptată pentru schimbul de procese.

Obiectivele de automatizare a lucrărilor cu documente din diferite întreprinderi pot fi radical diferite ca scară și dinamică. De exemplu, construirea unui sistem de gestionare a documentelor exploatație mare, care a decis să abandoneze complet documentele pe hârtie, implică lansarea unui proiect care este incomparabil la scară și natură cu un proiect pentru implementarea aceluiași sistem, dar la o întreprindere unică mică. Mai mult, în ambele cazuri, putem vorbi despre introducerea „1C: Document Flux 8”.

Un instrument universal în scopul construirii sistemelor electronice de gestionare a documentelor (de asemenea, adesea se utilizează EDMS) la întreprinderile de orice dimensiune - programul 1C Document Management a fost dezvoltat de 1C ca sistem modern ECM (Enterprise Content Management), care, pe lângă documente, ajută la lansarea unui proces complex, monitorizează și gestionează fluxurile de afaceri și organizează munca în comun angajați. Soluția implementează metode dovedite și are o funcționalitate care oferă un ciclu complet de procesare a documentelor la întreprindere.

Funcțional 1C: Document Flux 8 permite:

  • Stocați documentele în mod central și sigur;
  • Înregistrați documentele de intrare și de ieșire;
  • Creează, stochează și prelucrează documente organizatorice, administrative, informaționale, de referință și alte documente interne, contracte, note de serviciu;
  • Obțineți acces online la documente, ținând cont de drepturile utilizatorilor;
  • Stabilirea de lucru în echipă a angajaților cu acord, aprobare și control transparent asupra executării documentelor;
  • Configurare flexibilă de rutare a documentelor, control și analiză a disciplinei performante;
  • Efectuați încărcarea automată a documentelor din e-mail și de la scaner;
  • Urmăriți și controlați timpul de lucru al angajaților.

Există patru opțiuni pentru furnizarea configurației 1C: Fluxul de document 8

  • 1C: flux de document CORP pentru orice întreprinderi cu o structură organizatorică complexă și cu un flux de documente dezvoltat, pe mai multe niveluri.
  • 1C: Fluxul de documente al unei instituții de stat pentru instituțiile de stat (municipale) cu structură complexă și flux de documente dezvoltate.
  • 1C: flux de document PROF pentru întreprinderile mici și instituțiile bugetare, cu o structură organizatorică simplă și documente minime.
  • 1C: Managementul documentelor cu interfață bilingvă: engleză și rusă. Poate fi utilizat în întreprinderi ruse cu filiale sau filiale în străinătate, în întreprinderi rusești cu o proporție semnificativă de angajați străini, precum și în sucursale companii străine in Rusia.

Programul de flux de documente 1C nu are afiliere în industrie. Datorită versatilității sale, fluxul de documente 1C este ușor de configurat și adaptat la specificul unei anumite organizații. Să analizăm mai detaliat funcționalitatea soluției folosind exemplul 1C: CORP Document Flow (versiunea 2.1.11.5).

Funcționalitatea 1C: Fluxul de document 8

Contabilitatea corespondenței de intrare și de ieșire

Programul are o afișare asociată încorporată a documentelor de intrare și de ieșire. Integritatea răspunsurilor este monitorizată, istoricul corespondenței este monitorizat.

Fluxul intern de documente

Note de serviciu, ORD, comenzi, documente de proiect, documente tehnice. Stocarea documentelor interne este organizată într-un jurnal. Este posibilă vizualizarea tuturor documentelor într-o listă continuă.

Figura arată structura folderului - acesta este un rubricator pentru gruparea documentelor interne (prin foldere, pe tipuri de documente, de către contractori, pe categorii, pe proiecte).

Căutare de informații, codare de bare

Programul este capabil să stocheze o cantitate mare de informații. Pentru confortul utilizatorilor, sunt implementate următoarele metode de căutare a datelor:

  • Căutare după rechizite;
  • Căutare în liste (folosind selecții rapide);
  • Căutare text completă;
  • Căutați documente pe hârtie după coduri de bare.

1C: Fluxul de document acceptă imprimarea codurilor de bare direct într-un fișier de documente și imprimarea pe o foaie separată, precum și imprimarea codurilor de bare pe bază de lipici pentru imprimarea pe o versiune de hârtie. Utilizarea unor astfel de tehnologii simplifică foarte mult căutarea documentelor și crearea unei arhive clar structurate: este suficient să citiți un cod de bare cu un scaner pentru a deschide automat o carte de document, sau sarcini de document care există în acest moment.

Programul are capacitatea de a utiliza o semnătură electronică, cu ajutorul căreia puteți aviza carduri de documente, fișiere de atașare, vize de aprobare, rezoluții, decizii de aprobare etc.

Documente contractuale și tot ce are legătură cu acestea

  • Contracte de acord;
  • Controlul sumelor, controlul trecerii documentelor de însoțire din contract;
  • Controlul asupra ciclului de viață al contractului;
  • Primirea copiilor scanate ale originalelor contractelor cu semnături și sigilii.



Fișierele sunt create și editate de angajați zilnic. Colaborarea, munca multi-utilizator este asigurată, mecanismul de control este stabilit ciclu de viață fișiere, link-uri către documente.

Așa-zisul „E-mail de afaceri” din punct de vedere al funcționalității, este similar cu programele de e-mail obișnuite, dar completate cu instrumente utile (mai mult de 40), care simplifică mult munca angajaților. De exemplu, funcția de control „poștă internă - externă” vă permite să vedeți avertizări privind trimiterea de e-mailuri interne la un server extern și să confirmați sau să preveniți imediat această acțiune. Mecanismul este implementat în configurațiile KORP și DGS.

Procese și sarcini de afaceri

Conceptul unei abordări de proces în cadrul programului 1C: Document Flow 8 include nu numai metoda de rutare a documentelor. Procesul de afaceri este, de asemenea, o unitate de contabilitate în jurul căreia se construiește tot ce este asociat cu creșterea eficienței angajaților, transparența și acuratețea executării lucrărilor și, în final, aducerea calității organizației întreprinderii în ansamblu la un nou nivel.

Sarcinile din program sunt formate în cadrul proceselor elementare, distribuite implicit în 6 tipuri:

  • Considerare, al cărui rezultat este declarația șefului rezoluției și returnarea documentului certificat autorului.
  • Execuţie: transferul documentației în curs de dezvoltare către toți utilizatorii, conform listei, precum și persoanei de control pentru efectuarea disciplinei de performanță. Unul dintre utilizatori este numit executor responsabil.
  • Coordonare: Ca parte a acestui proces de afaceri, respondenții selectați fac corecții sau certifică documentația, apoi o returnează inițiatorului pentru a lucra prin rezultate și acțiuni suplimentare.
  • Afirmație: documentul este supus spre aprobare persoanei responsabile desemnate. Rezultatul este o revenire a autorului pentru a face corecții sau pentru a revizui rezoluția.
  • Verifica: documentul este transmis secretarului. Secretarul atribuie un număr de înregistrare, aplică sigiliul organizației și îl transmite corespondentului.
  • Familiarisation permite tuturor celor de pe lista părților interesate să examineze documentul.

Pe baza acestor procese, este posibil să se formeze scheme și rute mai complexe, cu mai multe niveluri, cu diverse tranziții - procese complexe funcționale, cu un nivel nelimitat de cuibărire.


Management de proiect

Acest bloc 1C: Fluxul de documente 8 este necesar pentru a descompune întreaga gamă de documente și cantitatea de muncă a angajaților la proiecte, precum și pentru a ajuta echipele care lucrează la proiecte în probleme administrative și organizatorice și sarcini de control, începând cu menținerea planului de proiect, finalizând cu executarea sarcinilor pentru acest proiect. ... Mecanismul de management al proiectului este implementat în configurațiile KORP și DGU.

Urmărirea timpului

Un bloc funcțional simplu 1C: Document Flow 8, care permite angajaților să înregistreze într-o formă convenabilă și intuitivă problemele cu care s-au ocupat în timpul zilei, precum și cu ce tipuri de muncă au petrecut timp. În acest caz, toate datele despre muncă sunt legate de documente, sarcini, procese și proiecte cu care angajatul a interacționat. Unitatea de prezență a timpului ajută la evaluarea cât de structurată în mod realist timp de muncă angajații, ce procent a fost cheltuit la ședințe și ce procent a fost cheltuit pentru pregătirea și aprobarea documentelor.

Un mecanism mic, dar foarte util, care informează despre absența unui angajat și vă permite să găsiți opțiuni pentru înlocuirea persoanei responsabile în toate etapele procesului sau proiectului, în care interacțiunea cu acesta este implicată.

Controlul disciplinei performante

O funcționalitate importantă încorporată în program este controlul îndeplinirii disciplinei prin sarcini:

  • Controlul calendarului și al sferei de activitate;
  • Urmărirea zilnică a timpului de lucru al angajaților în contextul activității desfășurate (inclusiv automat pe baza sarcinilor finalizate);
  • Analiza costurilor timpului de lucru al angajaților, departamentelor și proiectelor individuale bazate pe rapoarte.

Lucrări clasice de birou

Formularele necesare pentru fluxul de lucru din hârtie sunt deja complet incluse în programul 1C Document de flux, de exemplu, tipărirea unei copertine de caz, un jurnal de transfer și multe altele.

1C: Documentul Flux 8 oferă oportunități complete de înregistrare a evenimentelor, începând cu planul de organizare a unei întâlniri sau a unei reuniuni, încheind cu monitorizarea implementării acelor decizii care au fost luate la acest eveniment. Dacă la un eveniment care a avut loc toate punctele protocolului nu au fost complet dezvoltate sau nu s-au luat decizii cu privire la toate punctele, următorul eveniment va fi afișat în program, în legătură cu precedentul, ceea ce crește transparența și controlul procesului de aprobare. deciziile luate și îmbunătățește disciplina de performanță. Implementat în versiunile KORP și DGU.



cu capacitatea de a se lega de o anumită organizare și de o programare a evenimentelor, îi ajută pe angajați să găsească rapid o cameră în imediata apropiere. Este posibilă vizualizarea spațiilor în plan.

Un instrument încorporat în 1C: Document Flux 8 pentru soluționarea problemelor de muncă de către angajați cu gradul de formalizare acceptat în organizație: de la comunicare informală, inainte de corespondență de afacericare servește la fundamentarea deciziilor și acțiunilor. Mai mult, toate discuțiile de pe forum sunt legate de documente, sarcini, procese. Forumul este ușor de utilizat pentru prima linie de asistență, unde personal cu experiență explicați noilor veniți anumite puncte de lucru. Mecanismul „Forum” este implementat în configurațiile KORP și DGU.

Mecanismul este conceput pentru a diferenția drepturile de acces ale utilizatorilor la baza de date a fluxului de lucru, prin parametri precum politica de acces, folderele și grupurile de lucru.

Alte

  • Direct "în casetă" 1C Gestionarea documentelor este mecanismul de integrare cu alte 13 configurații 1C. În special, este posibil să se integreze cu Configurație ERP printr-un plan de schimb și o integrare perfectă.
  • configurație funcționează pe dispozitive mobile pe platforma Android, IOS, Windows Phone, precum și prin browsere, grație capacităților platformei 1C: Enterprise 8.
  • Personale și generale calendare, în care puteți păstra nu numai înregistrări, ca în MS Outlook, dar și documente și sarcini de utilizator.
  • Personalizarea interfeței - caracteristica standard a 1C: Enterprise, dar în programul 1C: Document Management 8 are o aplicație mai largă, permițând programului să personalizeze toate interfețele, adică să schimbe compoziția detaliilor, să facă liste colorate, să stabilească sortarea, să atribuie compoziția coloanelor etc.

Nu există restricții (cu excepția suportului tehnic corespunzător) pentru implementarea unui program de gestionare a documentelor de la compania 1C: posibilitatea utilizării sale nu depinde de afilierea de către întreprindere a întreprinderii, de structura acesteia, forma organizatorică, tipul activității, numărul de personal etc. Sistemul poate fi configurat și adaptat pentru sarcini specifice și cerințe ale clienților, este ușor stăpânit de utilizatori, iar astăzi există peste 1.700 de implementări reușite ale 1C Document Flow 8 în comerț, servicii, industrie și organizații bugetare.

 

Ar putea fi util să citiți: