Proiect de proiecte finalizate. Crearea unui nou proiect în MS Project. Cum să faci planuri în MS Project

INTRODUCERE

BAZELE MANAGEMENTULUI DE PROIECTE

TEHNICA DE PLANIFICARE

INSCRIEREA UNUI PROIECT

1 Enunțarea problemei și definirea rolurilor

2 Creați etape și sarcini

3 Determinarea duratei sarcinilor

4 Determinarea secvenței sarcinilor

5 Modelarea resurselor

6 Alocarea resurselor sarcinilor

7 Planifică cu buget

MANAGEMENTUL RISCURILOR

1 Riscuri și muncă indirectă

2 Managementul riscului

CONCLUZIE

BIBLIOGRAFIE

INTRODUCERE

Tehnologiile informatice devin din ce în ce mai mult un factor care determină succesul rezolvării a numeroase sarcini, atât de producție, cât și de non-producție.

Sarcinile de planificare și management de proiect stau la baza, de calitatea implementării căreia depinde succesul întregii soluții.

Managementul proiectelor este arta si stiinta de a organiza, planifica si conduce diverse procese, care, de regula, au caracteristici individuale, in conditii de resurse umane, materiale si de timp limitate.

Un proiect este înțeles ca aproape orice activitate care vizează atingerea obiectivelor stabilite cu cea mai mare eficiență posibilă.

Pentru a facilita procesul de management al proiectului, o mare varietate de metode, abordări și sisteme de management au fost dezvoltate și continuă să fie dezvoltate și modernizate.

V termen de hârtie discută bazele teoretice și descrie procesul de creare a unui proiect într-unul dintre cele mai comune și ușor de utilizat sisteme de management de proiect - Microsoft Project.

Scopul principal al lucrării este de a studia caracteristicile sistemului MS Project și de a dezvolta propriul proiect pe baza acestuia.

Sarcina principală a lucrării este dezvoltarea unui proiect formal pentru crearea unui birou de traduceri tehnice.

1. BAZELE MANAGEMENTULUI DE PROIECTE

Un proiect este o întreprindere temporară concepută pentru a crea produse sau servicii unice.

Proiectul are o serie de caracteristici inerente, care au determinat care, se poate spune cu siguranță dacă tipul de activitate analizat aparține proiectelor:

· Temporalitate - orice proiect are un interval de timp clar (acest lucru nu se aplică rezultatelor sale); in lipsa unui astfel de cadru, activitatea se numeste operatie si poate dura cat se doreste.

· Produse, servicii, rezultate unice - proiectul trebuie să genereze rezultate, realizări, produse unice; în caz contrar, o astfel de întreprindere devine producție în serie.

· Dezvoltare secventiala – orice proiect se dezvolta in timp, trecand prin etape sau etape definite anterior, dar in acelasi timp intocmirea caietului de sarcini al proiectului se limiteaza strict la continutul stabilit la etapa de start.

În ciuda faptului că rezultatul final al proiectului trebuie să fie unic, acesta are o serie de caracteristici comune cu procesul de producție:

· Realizat de oameni;

· Limitat de disponibilitatea resurselor;

· Planificat, executat și gestionat.

Definiția unui proiect nu include activități operaționale. Dar adevărul este că și activitățile operaționale pot fi privite ca un proiect, inclusiv în Microsoft Project, de exemplu, un plan de lucru trimestrial pentru un atelier de producție pentru produse de serie. Timp limitat? Da. Există o unicitate a rezultatului? Da deoarece rezultatul este unic în ceea ce priveşte caracteristica temporală a realizării sale. Beneficiați de considerație activitati de operare il ai ca proiect? Da, folosind această abordare, puteți introduce instrumente de planificare a proiectelor și puteți obține un control mai mare asupra muncii trimestriale.

Fiecare proiect este caracterizat de un ciclu de viață, pe baza căruia o abordare standard management de proiect, vezi figura 1.1.

Figura 1.1. Ciclu de viață proiectul

2. TEHNICA DE PLANIFICARE

Etapa de planificare este una dintre cele mai importante. În această etapă se stabilesc sarcinile, bugetul și calendarul proiectului. Destul de des, planificarea este înțeleasă doar ca programarea muncii, trecerea cu vederea managementul resurselor, bugetarea, programarea necesarului de materiale, mașini și mecanisme etc.

O tehnică completă de planificare include următorii pași și secvența, vezi figura 2.1:

) Definirea scopului proiectului și descrierea acestuia. Destul de des, proiectele încep fără obiective clare și măsurabile.

) Determinarea etapelor tehnologice (etape de lucru). Pentru proiect trebuie selectată tehnologia de implementare, care determină etapele dezvoltării proiectului. Unul dintre greșeli tipice planificarea este inconsecvența planului cu ciclul tehnologic.

) Pentru etapele tehnologice, este necesară definirea unei liste de sarcini, indicarea succesiunii acestora și a duratei estimate (în funcție de resursele alocate).

) Este necesar să se convină asupra alocarii resurselor pentru proiect. Trebuie remarcat faptul că toate resursele companiei ar trebui alocate central. Destul de des, apare o eroare de planificare din cauza faptului că unele resurse limitate sunt utilizate simultan în două proiecte diferite. Pentru a rezolva această problemă, toate proiectele din companie trebuie să aibă prioritate.

A) Programul în sisteme precum Microsoft Project este generat automat atunci când sarcinile și resursele sunt definite.

) Dacă stabiliți prețurile pentru resurse umane, mașini, mecanisme și materiale, atunci bugetul poate fi obținut și automat. Una dintre greșelile frecvente este că bugetul nu este verificat în raport cu programul.

) În proiecte mici O condiție prealabilăÎnceputul lucrărilor la proiect este prezența unei sarcini scrise aprobate, buget și program de lucru, care formează documentul oficial „Planul de proiect”. Destul de des, înainte de a începe un proiect, unele dintre aceste documente lipsesc; vom lua în considerare consecințele acestui lucru mai jos. În proiectele mari, este necesară și elaborarea planurilor de gestionare a riscurilor, calității, fluxului de lucru, personalului etc.

De asemenea, trebuie remarcat faptul că procesul de planificare este iterativ. Planul proiectului (cronologie, lista sarcinilor, buget) ar trebui să se modifice atât în ​​funcție de rezultatele execuției proiectului, cât și de rezultatele schimbărilor din mediul proiectului.

Figura 2.1 Procesul de planificare

3. ELABORAREA UNUI PROIECT

Să aplicăm metodologia de mai sus pe exemplul unui proiect pentru a crea un „Centrul lingvistic”. Luați în considerare metode de planificare, tehnici de bugetare folosind resurse umane și materiale.

3.1 Enunțarea problemei și definirea rolurilor

Proiectul ar trebui să înceapă cu o declarație de obiectiv. În acest caz, obiectivul ar trebui stabilit în scris sub formă de indicatori măsurabili.

Documentul „Enunțarea problemei” ar trebui să răspundă la următoarele întrebări:

În ce interval de timp ar trebui atins obiectivul?

Ce condiții sunt disponibile pentru atingerea scopului (buget, resurse, tehnologie)?

Cum se măsoară atingerea obiectivului?

Cum sunt distribuite responsabilitățile și rolurile în proiect (cine este responsabil pentru ce)?

Scopul a acestui proiect este crearea unui birou tehnic de traduceri – „Centrul lingvistic”. Termenul de creare - nu mai mult de 50 de zile. Costurile de creare - nu mai mult de 900 de mii de ruble. Resurse umane- nu mai mult de 12 persoane.

Pentru implementarea proiectului, este necesar să se atribuie rolurile angajaților.

Rolul principal este managerul de proiect - M.N. Alekseeva.

Managerul de proiect determină succesiunea etapelor și sarcinilor din fiecare etapă și durata aproximativă a fiecărei etape și sarcini. Managerul de proiect este responsabil de selectarea personalului pentru „Centrul de Limbi” nou creat.

Curator al proiectului - Rostov E.V.

Curatorul de proiect primește licență de la Ministerul Învățământului General și Profesional pentru „Centrul de Limbi” și asigură managementul de ansamblu al proiectului.

Manageri de proiect - O. V. Ivanov și Obukhov K.K.

Managerii de proiect înregistrează „Centrul de limbi” ca persoană juridică și achiziționează echipamentele necesare.

Angajati - 8 persoane implicate în diferite etape ale proiectului:

IT - specialisti - 4 persoane - dezvoltare companie de publicitate;

· Șoferi 2 - oameni - livrarea de persoane, materiale și fonduri necesare.

Pentru a implementa un proiect în Microsoft Project, trebuie să efectuați următoarea secvență de pași:

Efectuați planificarea.

Calculăm devizul și bugetul.

Optimizați proiectul din punct de vedere al timpului, costurilor și costurilor cu forța de muncă.

Identificați riscurile proiectului.

Închide proiectul.

.2 Crearea reperelor și sarcinilor

Pentru a crea o piatră de referință „Decizia de a începe un proiect”, trebuie să faceți clic pe pictograma „Inserați o etapă”.

Pentru a crea o etapă (sarcină rezumată), trebuie să faceți clic pe pictograma „Inserare etapă”. Rezultatul creării etapelor și sarcinilor proiectului este prezentat în figurile 3.1 și 3.2 ale proiectului.

Microsoft Project 2010 introduce o astfel de inovație precum alegerea modului de programare - manual sau automat.

Figura 3.1. Secvența acțiunilor – etape

Figura 3.2. Secvența de acțiuni - pași și sarcini

· Programarea automată înseamnă că sarcinile de acest tip sunt atribuite utilizând modulul de planificare a proiectului, bazat pe constrângeri, dependențe, calendare de proiect și resurse. Programarea automată a fost găsită în toate versiunile anterioare ale Microsoft Project.

· Programarea manuală înseamnă că sarcinile de acest tip pot fi plasate oriunde în program fără modificarea programului lor în proiect. Ele nu se mișcă deoarece reprezintă informații legate de schimbarea sarcinii, de exemplu. Microsoft Project nu modifică niciodată datele pentru sarcinile programate manual, dar poate emite avertismente dacă există potențiale probleme cu valorile introduse. Puteți modifica parametrii unei sarcini pentru a o programa automat. În acest caz, Project va programa sarcina în funcție de dependențe, constrângeri, calendare și alți factori. Planificarea manuală este de preferat să fie utilizată atunci când datele exacte ale reperelor nu sunt cunoscute și când etapele proiectului nu sunt specifice și/sau nu sunt complet definite.

Pentru a vedea statisticile generalizate pentru proiect, trebuie să activați afișarea sarcinii rezumative (Fișier - Opțiuni - Avansat).

Următorul pas este definirea listei de sarcini, vezi figura 3.2. Pentru a insera o sarcină nouă, în fila „Sarcina”, în secțiunea „Inserare”, faceți clic pe pictograma „Sarcina” și selectați „Sarcina”.

Adăugarea unei noi sarcini la proiect este prezentată în Figura 3.3.

Figura 3.3 Formarea unei liste de sarcini în cadrul fiecărei etape

3.3 Determinarea duratei sarcinilor

Pe baza documentului elaborat de managerul de proiect, este necesară introducerea duratei fiecărei sarcini în coloana „Durată”, vezi figura 3.4.

Figura 3.4 Definirea duratei sarcinii

3.4 Determinarea secvenței sarcinilor

Concentrându-ne pe prioritățile și caracteristicile sarcinilor, definim succesiunea sarcinilor, vezi Figura 3.5. Pentru asta ai nevoie, sau:

Figura 3.5 Determinarea secvenței sarcinilor

1. Selectați două sarcini și faceți clic pe pictograma „Conectați sarcini” din fila „Sarcina” (în mod implicit, sarcinile vor fi legate prin relația „Finish-Start”).

Sau treceți cu mouse-ul peste o sarcină, apăsați butonul stâng al mouse-ului și trageți cursorul peste sarcina la care doriți să legați sarcina selectată (în mod implicit, sarcinile vor fi legate prin linkul Finish-Start).

În detaliile sarcinii, accesați fila „Predecesori” și selectați sarcina care va fi cea anterioară. În această filă, puteți selecta unul dintre cele patru tipuri de comunicare și puteți indica o întârziere sau un client.

Dacă trebuie să schimbați tipul de conexiune existent cu oricare altul, precum și să determinați întârzierea sau avansul, trebuie să mutați cursorul peste conexiunea din diagrama Gantt și să faceți dublu clic pe butonul stâng al mouse-ului.

Pentru a calcula sarcini cu un tip manual, trebuie să faceți clic pe pictograma „Respectați relațiile”, fila „Sarcina” și faceți clic pe pictograma „Calcul proiect” din fila „Proiect”.

Următorul pas este definirea traseului critic al proiectului. Pentru a face acest lucru, faceți clic dreapta pe diagrama Gantt și selectați Show sau Hide Bar Styles - Critical Schedule din meniul drop-down, vezi Figura 3.6.

Figura 3.6 Calculul unui proiect cu sarcini de tip planificare manuală

Proiectul a evidențiat calea critică a proiectului în roșu, adică acele sarcini care îi determină durata. Se mai poate spune că sarcinile aflate pe calea critică nu au rezerve la început și la sfârșit, i.e. orice modificare la începutul, sfârșitul, durata lucrărilor aflate pe calea critică se va reflecta în termenii întregului proiect.

3.5 Formarea resurselor

Resurse, oameni, mașini, echipamente, materiale și articole de cost sunt introduse în vizualizarea fișei de resurse, așa cum se arată în Figura 3.7.

Pentru comoditatea viitoarelor raportări și analize a proiectului din punct de vedere al resurselor, fiecare resursă trebuie să fie asociată unui grup. Numele grupului este creat de utilizator.

Dacă, pe lângă graficul proiectului, trebuie să obțineți bugetul acestuia, trebuie să țineți cont de costul resurselor.

Pentru planificare resurselor de muncă cel mai convenabil este sistemul de costuri bazate pe timp. Acest lucru evită calcule complexe privind costul muncii. Este suficient să convineți o dată asupra costului unei ore de om, apoi să calculați doar intensitatea muncii. De asemenea, este posibilă utilizarea resurselor materiale. Dacă trebuie să modelați costuri în etape, puteți crea, de exemplu, o resursă materială, să specificați grupul „Costuri” și să o atribuiți oricăror sarcini atât în ​​mod fix, cât și în timp.

Figura 3.7. Definirea resurselor proiectului

3.6 Alocarea resurselor sarcinilor

După definirea domeniului sarcinilor și a termenelor limită ale acestora, trebuie să alocați resurse fiecărei sarcini.

Pentru a atribui o resursă unei sarcini, aveți nevoie de:

Accesați fila „Resurse”, faceți clic pe pictograma „Atribuiți resurse”, în fereastra „Alocați resurse”, selectați resursa necesară și faceți clic pe butonul „Alocați” și specificați unitățile de atribuire, dacă este necesar, Figura 3.8.

Accesați detaliile sarcinii, iar în fila „Resurse”, în coloana „Nume resurse”, selectați resursa necesară și specificați unitatea de atribuire, dacă este necesar.

Afișați coloana „Nume de resurse” și în meniul derulant din celulele sarcinii bifați casetele pentru resursele care vor efectua munca.

Figura 3.8 Alocarea resurselor sarcinilor

Ca urmare, după specificarea resurselor, vom primi un program de lucru generat automat. Trebuie menționat că durata muncii depinde nu numai de ordinele directive de sus, ci și de cine acest lucru va efectua.

Se poate dovedi că o anumită resursă este supraîncărcată; pentru a vedea încărcarea, trebuie să comutați la vizualizarea „Foaie de resurse”. Resursa supraîncărcată va fi evidențiată cu roșu. În vizualizarea „Graficul resurselor”, veți vedea în ce moment este supraîncărcată resursa, Figura 3.9.

Figura 3.9 Vizualizarea graficului resurselor

În Microsoft Project 2010, supraîncărcarea poate fi rezolvată în următoarele moduri:

Alinierea (automată sau manuală) a resurselor de încărcare (fila „Resurse”, secțiunea „Aliniere”, pictograma „Opțiuni de aliniere” și „Aliniere toate”).

Alinierea la o anumită resursă (fila „Resurse”, secțiunea „Aliniere”, pictograma „Aliniere resursă”).

Alinierea sarcinilor selectate (fila „Resurse”, secțiunea „Aliniere”, pictograma „Aliniere selectată”).

Deplasarea manuală a sarcinilor în vizualizarea „Group scheduling”, Figura 3.10.

Figura 3.10 Rezolvarea supraîncărcării resurselor

3.7 Planificați cu buget

După atribuirea cotațiilor de resurse, primim automat un plan cu un buget, așa cum se arată în Figura 3.11.

Din acest document sunt vizibili următorii parametri principali ai proiectului:

Durată

Intensitatea muncii

Executori și persoane responsabile

După ce planul de proiect este gata, acesta trebuie aprobat și trebuie creat un plan de bază, vezi Figura 3.12, pentru introducerea ulterioară a informațiilor de performanță în acesta și compararea informațiilor reale cu cele planificate.

Figura 3.11 Plan de proiect cu buget

Figura 3.13 Crearea unei linii de bază

Pentru a estima durata și succesiunea acțiunilor pentru implementarea proiectului, puteți vizualiza programul rețelei. Diagrama rețelei este prezentată în Figura 3.14.

Figurile 3.16 și 3.17 arată un raport de referință în format MicrosoftVisio ca exemplu.

În Figura 3.18, este prezentat raportul de mișcare Bani... Figura 3.19 este un raport privind disponibilitatea resurselor.

Figura 3.14. Programul rețelei de proiect

Figura 3.15. Lista rapoartelor generate automat

De asemenea, este prezentat un raport de sinteză privind costurile forței de muncă și fondurile, vezi figurile 3.20, 3.21 și tabelele 3.1, 3.2.

Figura 3.16. Raportul de referință în MicrosoftVisio

Figura 3.17. Raportul de referință în MicrosoftVisio

Figura 3.18. Situația fluxurilor de trezorerie

Figura 3.19. Raport despre disponibilitatea resurselor

Figura 3.20. Raport de sinteză a lucrărilor

Tabelul 3.1 Raport sumar al muncii

Disponibil din punct de vedere al intensității muncii

Costurile forței de muncă

Disponibilitate rămasă

Costurile efective cu forța de muncă

Muncă

Nealocat

Ivanov O.P.

Alekseeva M.N.

Obukhov K.K.

Rostov E.V.



Angajat 6

Angajat 5

Angajat 3

Angajat 2

Angajat 1

Angajat 8 (sofer)

Angajat 7 (sofer)

Rezultatul muncii

Total general

Figura 3.21. Situația fluxurilor de trezorerie

Tabelul 3.2. Situația fluxurilor de trezorerie

Costuri cumulate


















Total general

4. MANAGEMENTUL RISCURILOR

Destul de des, după proceduri formale de planificare și bugetare, documentele de proiect ajung la coșul de gunoi. Motivul pentru aceasta este că încă de la primii pași ai proiectului pot deveni clare defecte serioase în planificare, se poate constata că planul este supus unor riscuri semnificative. Este necesar să cheltuiți destul munca grea pentru a modifica planul. În această parte ne vom uita la problemele urmăririi proiectelor reale.

4.1 Riscuri și muncă indirectă

La crearea unui proiect, poate apărea următoarea situație:

S-au aprobat termenii și bugetul proiectului, dar problema este că specialiștii IT nu pot începe să-și implementeze etapa, întrucât nu au software licențiat sau nivelul de pregătire nu este suficient. După ce ați analizat situația, puteți planifica o achiziție sau o instruire, apoi puteți trece din nou prin procesul de aprobare a bugetului și a calendarului.

Există un număr infinit de astfel de reaprobări a bugetului și a termenului, dacă nu analizezi cauzele unor astfel de probleme. Acestea merg mult mai adânc decât lipsa specifică de calificare a personalului. Cert este că cea mai mare parte a muncii directe care decurge direct din sarcinile proiectului generează un număr mare de altele indirecte care sunt asociate cu implementarea lor. Problema este că este imposibil să se evalueze cu exactitate compoziția și intensitatea muncii a lucrărilor indirecte. Se pot face doar estimări statistice. Pe de altă parte, munca indirectă se datorează adesea impactului riscurilor asupra proiectului.

Pentru ca munca indirectă să nu strice proiectul, puteți da următoarele recomandări:

Planificați formarea și calitatea. Acest lucru evită riscurile tehnologice tipice.

Investigați riscurile și planificați acțiuni pentru a le preveni.

4.2 Managementul riscului

Riscul de proiect este un eveniment sau o condiție incertă care, dacă apare, ar putea afecta performanța unui proiect.

Studiile au arătat că probabilitatea implementare cu succes un proiect, ai cărui parametri sunt determinați pe baza a ceea ce este de obicei cazul, fluctuează în intervalul 20-38%, prin urmare, luarea în considerare a riscurilor și incertitudinilor este de mare importanță în toate etapele managementului proiectului.

Un proiect este de obicei supus unui număr foarte mare de riscuri, fiind aproape imposibil să se planifice măsuri pentru combaterea tuturor acestora.

Conform teoriei, trebuie să faceți următoarele:

Planificați modul în care va fi efectuat managementul riscului.

Determinarea registrului de riscuri. Este necesar să se efectueze o analiză a proiectului pentru a identifica cauzele riscurilor.

Efectuați analize cantitative (pentru a determina probabilitățile și dimensiunile amenințărilor) și calitative (pentru a construi un arbore de obiective).

Elaborați un plan de răspuns la risc.

Sfaturile teoretice, după cum putem vedea, sunt destul de generale, dar din acestea rezultă concluzii importante:

· Planul poate și ar trebui să facă obiectul unor modificări ca urmare a căutării și eliminării riscurilor;

· Termenii reali de finalizare a proiectului și costul real al proiectului vor fi mai mari decât cele planificate.

Figura 4.2 prezintă mecanismul de management al riscului.

Figura 4.2 Managementul riscului

Pentru a minimiza riscurile, ar trebui să consultați statistici. Este necesar să se calculeze ce tipuri de riscuri provoacă cele mai multe probleme. De regulă, aproximativ 20% dintre riscuri creează 80% din amenințare. Efortul principal ar trebui plătit asupra lor. În proiectul „Centrul lingvistic”, puteți reduce semnificativ riscurile efectuând teste preliminare ale specialiștilor IT pentru cunoașterea domeniului subiectului și verificând disponibilitatea unui software... Determinați calitatea lucrări anterioare pentru implementarea campaniilor publicitare.

Pentru a modela riscurile într-un proiect, este necesar să se dezvolte trei versiuni ale implementării proiectului:

· Optimist, bazat pe estimări optimiste ale parametrilor proiectului și incluzând cele mai probabile evenimente de risc (a căror probabilitate de apariție este mai mare de 90%);

· Cele mai probabile, inclusiv evenimentele de risc pur și simplu probabile (a căror probabilitate de apariție este mai mare de 50%) și estimările uzuale ale parametrilor proiectului;

· Estimări pesimiste, incluzând evenimente de risc semnificative selectate în timpul analizei calitative (a căror probabilitate de apariție este sub 50%) și estimări pesimiste ale parametrilor proiectului.

Deoarece acesta este adesea cazul, evaluările angajaților nu sunt de încredere și este imposibil să aflați întreaga sferă de activitate.

Ieșirea este să folosiți metode de prognoză statistică:

În Microsoft Project, adăugați 30% la durata totală a sarcinilor programate (timp tampon de 30%). Această rezervă este utilizată pentru acoperirea riscurilor.

Folosiți metoda Load Factor (sau cu cât să înmulțiți cuvintele persoanei responsabile cu determinarea datelor). Iată valorile orientative ale coeficientului:

· Înmulțiți cu 2 - o estimare optimistă;

· Înmulțirea cu pi - proiect normal;

· Înmulțiți cu 4-5 - utilizarea tehnologiilor non-standard.

1. Schema de calcul PERT a timpului real. Se întâmplă adesea ca evaluări diferite să ofere intervale de timp diferite; în acest caz, puteți aplica metoda de calcul a termenului real după următoarea formulă:

Termen_Real = (Termen_Optimist + 4 * Termen_Așteptat + Termen_Pesimist) / 6. (1)

Coeficienții (4 și 6) din formula (1) sunt propuși de un grup de experți folosind această tehnologie... Trebuie remarcat faptul că o schemă PERT este eficientă numai dacă există într-adevăr scoruri diferite. Microsoft Project 2010 nu utilizează metoda de calcul PERT.

2. Tehnica Monte Carlo. Sistemele de modelare a riscului bazate pe Monte Carlo sunt mai precise decât PERT (precizia este cu aproximativ 10% mai mare), plus astfel de instrumente vă permit să setați nivelul de risc în proiect.

CONCLUZIE

În această lucrare, a fost elaborat un proiect de creare a unui birou tehnic de traducere - „Centrul de limbi”.

Pentru dezvoltarea proiectului, a fost studiat software MicrosoftProject.

În timpul proiectării au fost identificați executanții proiectului și rolurile acestora, s-au stabilit intervalul de timp al întregului proiect, etapele și sarcinile acestuia în fiecare dintre etape, s-au calculat costurile de muncă și financiare.

Pe parcursul proiectării, s-a acordat atenție evaluării riscului proiectului și au fost indicate modalități posibile de reducere a acestora.

Proiectul formal rezultat îndeplinește pe deplin termenii de referință.

Este important de menționat că a fost dezvoltat doar un proiect formal, implementarea acestuia depinde de numeroși factori, a căror evaluare depășește proiectarea cursului.

Este necesar să înțelegem că implementarea proiectului depinde în mare măsură atât de situațiile din viața reală, cât și de diligența și profesionalismul oamenilor.

financiar tehnic oficial al proiectului

BIBLIOGRAFIE

1. Pyron T. Utilizând Microsoft Project 2002. M .: Dialectics „Williams”, 2003. - 1184 p.

S. Stover Microsoft Office Project 2007. InsideOut M. : „Ecom”, 2008 - 976 p.

3. Singaevskaya GI Project management în Microsoft Project 2007. M .: Dialectics, Williams, 2008 -800 p.

4. Shkryl A. MS Project 2007. Management modern proiecte. SPb.: „BHV-Petersburg

Actualizați:

Caracteristicile descrise în acest articol sunt acum un supliment industrial pentru MS Project pentru organizațiile de construcții.

Aderăm la punctul de vedere că nu este necesară implementarea MS Project Server pentru managementul proiectelor la antreprenorii generali de construcții. Dar, alături de această afirmație îndrăzneață, trebuie prezentată o alternativă. Considerăm că desktopul MS Project, care rulează planificatorul, este un instrument foarte util pentru companiile de construcții și, în loc de server, vă sugerăm să folosiți un super-desktop bazat pe Project care conține suplimente specifice industriei. Acum, întrebările la care trebuie să răspundeți sunt: ​​Cum puteți face proiectul mai eficient în industria construcțiilor? Cum ar trebui să-i extindeți capacitățile?

O aplicație desktop puternică pentru gestionarea proiectelor de construcții, Spider Project, este pe piață de mult timp și trebuie să țineți cont de principalele sale dezavantaje atunci când creați o soluție concurentă. În primul rând, aceasta este complexitatea și inconvenientul interfeței, supraîncărcarea programului cu caracteristici care sunt rar utilizate în practică. Aplicația nu este de înțeles intuitiv pentru managerii începători. De asemenea, merită remarcat capacitățile slabe de comunicare ale Spider.

Dacă completați MS Project cu funcțiile Spider, nu este deloc necesar să implementați toate clopotele și fluierele. Mai bine să folosim populara regulă generală „20/80”, conform căreia 20% din funcțiile programului ne vor oferi 80% din efectul utilizării acestuia. În plus, o încercare de a implementa toate cele mai bune metodologii de management de proiect din mers poate duce la eșecul întregii implementări. Controlul asupra proceselor de management este dobândit treptat.

Ce vom adăuga la MS Project pentru gestionarea proiectelor de construcții

Să descriem pe scurt compoziția soluției noastre pentru antreprenorii generali de construcții bazate pe MS Project.

Interacțiunea cu contractorii

Pentru a face schimb de informații despre proiect cu contractori și subcontractanți, vă sugerăm să utilizați fișiere MS Excel. Acestea pot fi exportate din proiect și importate în proiect atât folosind vrăjitorii de export și import încorporați în MS Project, cât și folosind suplimentul nostru de comunicare PlanBridge.

Documentele de schimb Excel pot fi trimise prin e-mail, dar este și mai convenabil să folosești stocarea în cloud a documentelor SkyDrive, la care poți oferi acces din partea contractorilor. Permite nu numai stocarea documentelor de schimb de date, ci și legarea altor documente legate de proiect la acestea.

Modulul de calcul al resurselor

Cea mai populară adăugare la capacitățile de resurse ale constructorilor de proiecte este planificarea și contabilizarea volumelor fizice. Ar trebui să fie posibilă numirea lui Nat. volum per sarcină ca resursă obișnuită, după care este detaliat conform anumitor standarde, iar din acest motiv, planificatorul primește un program care conține resurse care depind de fizic. volumele. Standarde fizice volumele sunt stocate în directoare, de unde pot fi folosite în mod repetat.

Aceasta este parțial o repetare a funcțiilor programelor estimate, dar acestea au capacități mult mai slabe. programare... Cu toate acestea, capacitatea este necesară prin intermediul popularului format ARPS. Din moment ce normele sovietice de cheltuire a resurselor materiale şi forta de munca(SNiP 5.01.01 - SNiP 5.01.17) și-au pierdut de multă relevanță, estimările sunt principala sursă de date pentru formarea inițială a cărților de referință ale standardelor.

Șabloane pentru blocuri de locuri de muncă

Pe lângă fizică. volume, atunci când planificați proiecte de construcție, este convenabil să reutilizați blocuri întregi de lucru, de exemplu, cum ar fi etapele proces tehnologic... Șabloanele de bloc de lucru sunt fișiere MS Project dezvoltate anterior de companie și asamblate într-o bibliotecă.

Un proiect construit din blocuri se referă la bibliotecă și leagă blocuri de la aceasta la sarcini de nivel superior. Sistemul ar trebui să aibă capacitatea de a scala durata blocului de lucru utilizat în proiect, menținând în același timp costurile cu forța de muncă, costurile și fizice. volumele. Datorită acestui fapt, respectarea datei-țintă este atinsă și astfel se realizează planificarea de sus în jos.

Proiectele de construcție sunt foarte diverse și, prin urmare, nu există nicio garanție că suplimentele MS Project descrise vor fi utilizate în totalitate firme de constructii... În primul rând, acestea ar trebui implementate în industriile în care reglementarea este larg răspândită, iar proiectele sunt adesea tipice, iar volumul de lucru pentru ele este mare. De exemplu, aceasta construcții de drumuriși construcția de infrastructură. Dar chiar dacă organizația a găsit o utilizare doar pentru una dintre componentele soluției noastre, va beneficia de proiectele sale.

Șabloanele sunt concepute pentru a standardiza fișierele de proiect în cadrul unei echipe sau organizații de proiect. Există două tipuri de șabloane în MS Project: fișier Global.mpt și șabloane de fișiere. Fișierul global stochează setările de bază aplicate proiectelor noi. Șabloanele de fișiere sunt proiecte standard păstrate pentru referințe viitoare în scopuri de standardizare.

Fișier global

Fișierul global nu poate fi deschis pentru editare ca un fișier obișnuit - modificările se fac prin intermediul Organizatorului (Ne-am gândit să lucrăm cu Organizatorul în secțiunea „Eliminarea și mutarea vederilor și a componentelor acestora”). Modificările la setările generale se fac făcând clic pe butonul Set as Default din diferitele file ale casetei de dialog Opțiuni.

Discul conține două copii ale fișierului global Global.mpt - una în folderul de instalare MS Project și cealaltă în folderul de lucru al utilizatorului. (Puteți determina locația acestor fișiere utilizând comanda Găsire fișiere din Windows.) Folderul de instalare conține fișierul șablon original care vine cu programul, iar folderul de lucru conține o copie a acestuia, care include toate personalizările pe care le-ați făcut în timp ce lucrați cu programul. Acesta este fișierul pe care programul îl folosește când lucrează.

Dacă ștergeți un fișier global din folderul de lucru al utilizatorului, atunci când MS Project pornește, acesta va plasa automat fișierul din folderul de instalare în el. Prin urmare, pentru a reveni șablonul la „setările inițiale, puteți pur și simplu să ștergeți fișierul de lucru.

Crearea unui șablon de fișier

Șabloanele de fișiere sunt create de utilizator prin salvarea planurilor de proiect în format * .mpt. Orice informație poate fi salvată în șablon: date despre sarcini, resurse și sarcini, setări de vizualizare, macrocomenzi etc. În același timp, la salvarea unui șablon, informații inutile din planul actual(de exemplu, date despre costurile reale cu forța de muncă, care cu siguranță nu vor fi necesare la crearea unor noi proiecte). Prin urmare, la salvarea unui fișier în format șablon, apare o casetă de dialog (Fig. 23.16), în care se stabilește care date din planul curent nu trebuie incluse în șablon.

Orez. 23.16. Definirea datelor care vor fi stocate în șablon

Caseta de dialog conține casete de selectare care, atunci când sunt bifate, definiți tipurile de date care nu sunt incluse în șablon. Caseta de selectare Valorile tuturor liniilor de bază va elimina datele din șablonul viitor. planuri de bază proiect. Prin bifarea casetei de validare Valori reale, veți elimina valorile actuale actuale din planul salvat din șablon. Caseta de selectare Rate resurse determină dacă ratele resurselor sunt salvate în șablon. Datele privind costurile fixe pentru sarcini pot fi eliminate prin bifarea casetei de selectare Costuri fixe și bifarea casetei de selectare Dacă sarcinile au fost publicate pe Microsoft Project Server va exclude sarcinile care publică date din șablon.

De obicei, ratele de resurse sunt incluse în șablon dacă aceleași resurse vor fi utilizate în proiecte care vor fi programate folosind șablonul. În plus, uneori este util să transferați date privind costurile fixe ale sarcinilor, deoarece adesea costurile fixe pentru aceleași sarcini în proiecte similare sunt aceleași. În fig. 23.16 ne transferăm numai la șablon. date despre ratele resurselor.

Creați un fișier dintr-un șablon

Pentru a crea un fișier pe baza unui șablon, utilizați comanda de meniu File V New, iar apoi în panoul de activități din panoul New Project, în secțiunea New from template, selectați un șablon pe baza căruia creați un plan de proiect (fig. 23.17). ).

Orez. 23.17. Panoul de creare a proiectelor

În cazul nostru, lista de șabloane conține fișierul BookProject.mpt pe care l-am creat pentru a pregăti fișierele însoțitoare pentru această carte. Făcând clic pe numele șablonului, se va crea un fișier bazat pe acesta. În plus, în lista de șabloane există un element General Templates (General templates), făcând clic pe care, veți fi dus la o casetă de dialog cu o listă completă de șabloane disponibile pentru utilizare la crearea unui nou fișier (Fig. 23.18) .

Dialogul pentru lista de șabloane este împărțit în două grupuri: prima filă, General, conține o listă de șabloane create de utilizator și un șablon de proiect gol. A doua filă, Șabloane de proiect, prezintă șabloanele incluse în MS Project. Selectând oricare dintre ele și făcând dublu clic pe pictograma acestuia, veți crea un nou proiect pe baza acestuia.

Instrumentele de planificare digitală sunt un subiect peren de controversă. Nu toate programele sunt la fel de utile, dar software-ul necesar poate fi dificil. MS Project este doar asta.

Faceți cunoștință cu Microsoft Project, software sofisticat de management al proiectelor. Ajută managerul în sarcinile curente: planificarea, alocarea resurselor, analiza complexității proiectului. Realizează automat rapoarte și calculează estimări. Dacă îl înțelegi, poate deveni de neînlocuit.

Programul este similar cu MS Excel, dar conține mai multe funcții. Vizual arată astfel: în stânga - un tabel cu date: sarcini, timp și costuri cu forța de muncă. În dreapta - diagrame, de exemplu, o diagramă Gantt.

Cum să faci planuri în MS Project

Creați un nou proiect

Programul are diferite șabloane, de exemplu, Plan de proiect simplu, Lansare de produs nou sau Management agil de proiect. Alegeți o structură potrivită sau deschisă Proiect nou.

Proiect nou înainte de introducerea datelor

Definiți sarcinile

Acestea depind de tipul de proiect. Mai întâi, notați pașii generali, apoi împărțiți-vă în pașii specifici. De exemplu, vom crea un magazin online simplu. Etapele pot fi urmatoarele: analytics, home page, catalog produse, integrare cu servicii de plata si livrare, cont personal.

În panoul de sus, selectați blocul Sarcină și găsiți butonul de activitate Rezumat. Folosiți-l pentru a crea toate etapele generale. Adaugă detalii mai târziu.

Etape generale ale proiectului

Specificați sarcini

Gândiți-vă care vor intra în fiecare etapă. Adăugați-le în tabel folosind butonul + Sarcină. Sau faceți dublu clic pe coloana goală în care doriți să inserați sarcina. Se va deschide această fereastră.

Detalii despre sarcină

În această fereastră, editați detaliile sarcinii. De exemplu, numele sau durata, dacă este deja cunoscută. Când nu există date exacte, bifați caseta din Deviz preliminar. Durata aproximativă a sarcinii va fi afișată în tabel cu un semn de întrebare.

Despre sarcina de agregare a cerințelor

Adăugați sarcini la tabel. Magazinul nostru online va avea următoarele.

Pentru analize:

  1. agregarea cerințelor;
  2. prototipare;
  3. sarcina tehnica;
  4. proiectarea bazei de date.

Pentru pagina principală și catalogul de produse:

  1. proiecta;
  2. aspect;
  3. dezvoltare.

Pentru plata si livrare:

  1. conexiune PayPal;
  2. conexiunea CDEK.

Pentru contul personal:

  1. autorizare;
  2. înregistrare;
  3. recuperare parola;
  4. sistem de bonusuri;
  5. comenzi in asteptare;
  6. personalizare;
  7. integrare cu Axapta.

Descompunerea sarcinilor

Stabiliți durata sarcinilor

Pentru a face acest lucru, în stânga fiecăruia dintre ele există o coloană în care puteți selecta tipul de planificare. Cu automată, programul determină durata sarcinii, cu manuală, schimbați singur datele. Alege-l pe cel potrivit.

Durata sarcinilor

Stabiliți dependențe între sarcini

În timp ce introduceți datele inițiale despre proiect în tabelul din stânga, o diagramă Gantt este construită automat în partea dreaptă. Pentru ca acesta să fie afișat corect, setați dependențele dintre sarcini. De exemplu, pentru a realiza un prototip al unui magazin online, trebuie mai întâi să colectați cerințele. Adică, a treia sarcină a listei depinde de a doua. Programul numerotează automat toate sarcinile pe măsură ce apar.

Adăugați dependențe în grafic Predecesorii... Se va dovedi așa.

Dependențe între sarcini

Alocați resurse

Acum împărțiți sarcinile echipei și reflectați acest lucru în tabel. Există cinci file diferite în colțul din dreapta jos. Diagramă Gantt (veți petrece cea mai mare parte a timpului în ea), Utilizarea sarcinilor, Optimizatorul vizual al resurselor, Fișa de resurse și Raportul.

Selectați Foaia de resurse. În ea, introduceți toți angajații care lucrează la proiect, tarifele acestora pe oră de muncă și programul. Indicați titluri sau prenume dacă mai mulți angajați din echipă ocupă aceeași funcție. Astfel poți evita confuzia.

Să presupunem că echipa are câte un angajat pentru fiecare post. Iată ce se întâmplă.

Fișa de resurse.

Reveniți la fila Diagramă Gantt. Găsiți coloana Resurse și puneți titlurile posturilor în fața fiecărei sarcini.

Într-un proiect de creare a unui magazin online, analistul este responsabil pentru toate sarcinile analitice, designerul este responsabil pentru design, designerul de layout este responsabil pentru buletinul informativ, programatorul este responsabil pentru dezvoltare.

Sarcini cu resurse alocate

Dacă o resursă este supraîncărcată, programul o va afișa: bărbați roșii vor apărea în stânga sarcinii.

Resurse supraîncărcate

Eliminați problema supraîncărcării

Pentru a face acest lucru, accesați Visual Resource Optimizer. Arata cam asa.

 

Ar putea fi util să citiți: