Cum să ții cont de riscuri atunci când organizezi un mare eveniment - lecții ale festivalului sporturilor aeriene. Măsuri de răspuns și prevenire a riscurilor Riscuri la organizarea de evenimente

Managementul riscului evenimentelor

Acest capitol va fi plin de pesimism și neîncredere. Dar pentru a fi un optimist și a avea încredere în toată lumea, trebuie să ai grijă de totul din timp și să previzi totul.

Orice eveniment este un proces complex asociat cu interacțiunea unui număr mare de oameni și tehnologie, o minge de interese și obligații. Acesta este un sistem complex. Și, ca în oricare sistem complex, ceva ar putea merge prost.

Mai mult, ceva ÎNTOTDEAUNA merge prost (bine, aproape întotdeauna).

Cineva întârzie, se grăbește, face ceva greșit. În cel mai important moment, echipamentul se defectează, forțe puternice interferează, interferează cu evenimentul, dispare persoana cea mai necesară etc. Organizarea unui eveniment poate fi uneori similară cu construcția unei traversări de ponton sub bombardament constant. Uneori - la un azil de nebuni sub soarele vesel de martie. Asta e.

Principalul lucru este că toate aceste probleme, probleme, probleme și dezastre complete nu sunt vizibile pentru Client. Și cu atât mai mult, nu l-au deranjat în niciun fel.

În plus!

Un bun organizator este obligat să prevadă toate situațiile adverse posibile și să se pregătească pentru rezolvarea lor în cel mai profesionist mod.

Sfântul tău este apostolul Iuda Tadeu. El este sfântul patron al faptelor fără speranță, un mijlocitor în fapte imposibile și situații limită. Dacă știi să te rogi, roagă-te lui.

Organizarea evenimentului este oarecum asemănătoare cu începutul cărții „Moby Dick”. Acolo, echipajul vasului de balene va naviga. Timp de doi ani practic nu vor mai avea ocazia să reînnoiască stocurile, să repare defecțiunea etc. Prin urmare, iau cu ei tot ce le trebuie, cu o marjă, în condițiile în care lucrurile se rup, se rup, se uzează etc. sunt de rezervă. perechi de șosete, tigăi... Evenimentele sunt organizate cam în același mod. Este important să prevăd totul, să fii coroziv, atent, scrupulos, să planifici totul cu atenție și să nu uiți nimic.

Principalele riscuri

Riscul principal este asociat cu nerespectarea cu dvs propriul plan ... Se poate dovedi că un scenariu bine conceput, sisteme de măsuri pentru prevenirea problemelor etc., pur și simplu nu vor fi implementate de subalternii tăi.

Pentru a preveni acest lucru, este necesar să se confirme din partea fiecărui membru al echipei că este familiarizat cu procedura și regulile stabilite, precum și cu ce responsabilitate are pentru nerespectarea acestora.

Sunt riscurile asociate cu participanții... La evenimente, adulții cu educatie inalta deseori încep să se comporte ca niște copii. Se pierd în trei camere și nu găsesc o toaletă (deși au călătorit jumătate din lume și știu să navigheze în împrejurimi necunoscute), își pierd intens propriile lucruri, iau accidental străini etc., etc. Aceasta nu este vina lor. , deci acest factor trebuie luat de la sine înțeles și luat în considerare în muncă.

Calitati cerute unui organizator de evenimente:

calm. Ești pregătit pentru orice, toate opțiunile sunt calculate și știi cum să te comporți. Și echipa ta știe;
atentie. Puterea lucrurilor mici este că există multe dintre ele. Nu trece cu vederea nimic.
prietenie. Orice s-ar întâmpla, oaspeții tăi sunt clienții tăi și trebuie să-i tratezi cât mai prietenos posibil;
inventivitate. Chiar dacă nu ai pregătit o opțiune pentru situația actuală, trebuie să fii ferm convins că vei găsi rapid o soluție acceptabilă;
competență. Cunoașterea evenimentului dumneavoastră și a tuturor părților sale constitutive, experiența, atenția ar trebui să convingă Clienții, clienții că veți rezolva orice problemă. Și trebuie să crezi și tu;
"paranoia". Fii mereu atent.

Focalizare specială - „paranoia”... Ea te va salva. Să începem cu legile lui Murphy: „Dacă se poate întâmpla o problemă, se va întâmpla cu siguranță. Dacă se pot întâmpla mai multe necazuri, acestea se vor întâmpla în cea mai nefavorabilă secvență”.

Accepta asta - asta este normalîn afacerea noastră. În sensul că aceasta este norma.

Împărțiți-vă evenimentul în elementele sale constitutive. Gândește-te și fă-ți un plan ce să faci dacă fiecare dintre aceste elemente cade. Unu, al doilea, al treilea, doi la rând. Cel mai incredibil lucru se poate întâmpla. Gândește-te la ce vei face în diferite situații.

Găsi elementul cheie(sau mai multe) din evenimentul tău, care poate strica TOTUL. Aproape întotdeauna există unul. Pregătiți-vă mai ales pentru acest lucru, verificați și verificați totul, astfel încât acest lucru să nu se întâmple.

Trebuie să aveți un plan de rezervă pentru fiecare dintre posibile probleme... Cel puțin psihologic, trebuie să fii pregătit pentru orice. Este posibil ca planul dumneavoastră de salvare să nu compenseze pierderile, dar evenimentul nu va eșua complet. Într-o zi, această abordare - pregătirea unei alternative - te va salva. Acesta este profesionalismul.

Riscuri computerizate atunci când organizați un eveniment, merită luat în considerare separat.

Se știe că tehnologia este predispusă la defecțiuni - în consecință, se poate rupe în timpul unui eveniment. Este posibil ca computerul să înghețe. Se poate dovedi că programul dvs. nu funcționează sau programul cerut de prezentator nu a fost instalat. Pentru a evita acest lucru, utilizați copierea duplicată. Copiați toate datele de care aveți nevoie (liste, prezentări etc.) pe CD, memorie flash și aveți un computer de rezervă cu dvs.

La birou, pentru a reduce riscul de pierdere a datelor, instalați un server unde vor fi stocate toate datele despre evenimente și copiați în mod regulat acolo toate informațiile necesare și legate de eveniment. Dacă computerul cuiva se defectează, îți vei pierde locul de muncă într-o singură zi (dacă faci copii de siguranță ale datelor în fiecare zi).

Avem un set de rezervă din echipamentul necesar, pe care l-am dus „inutil” la fiecare eveniment major timp de câțiva ani. Și la una dintre conferințe computerul nostru sa ars chiar în timpul prezentării. A scânteit, a făcut fum și totul s-a oprit. Ce sa fac? Tocmai am înlocuit computerul. Aveam o rezervă. Pe acesta au fost consemnate toate prezentările necesare, în special prezentarea vorbitorului, în timpul discursului căruia s-a produs incidentul. Managerul nostru era în hol și a raportat ce sa întâmplat la „masa de rezolvare a problemelor” prin walkie-talkie. A durat câteva minute să se schimbe, prezentatorul a ratat doar câteva diapozitive. De zece ani nu s-a întâmplat nimic de acest fel. Dar când s-a întâmplat, eram pregătiți. Sunt mândru de asta.

Marja de siguranță a evenimentului

Gătește întotdeauna Planul b... În unele cazuri, când probabilitatea situatie anormala mare, notează planul B și discută-l cu echipa ta, exersează implementarea lui, pregătește și scrie un scenariu alternativ pentru planul B.

Luați în considerare cine poate lua decizii operaționale. Dacă desfășurați un eveniment, nu puteți fi peste tot în același timp - și poate fi necesară o acțiune urgentă undeva. Delegați autoritate (mai ales atunci când este nevoie de o decizie urgentă) și responsabilitate. Aceasta este cheia succesului și puterii evenimentului tău.

Multe dintre aceste decizii vor avea implicații financiare pentru evenimentul dumneavoastră, iar acest lucru trebuie înțeles dinainte. Dacă managerul, fiind la fața locului, a luat o decizie care a presupus cheltuieli, atunci nu i se poate reproșa asta, și cu atât mai mult cu amendă. Dacă ai delegat autoritate unei persoane în care ai încredere, trebuie să crezi că a luat cea mai bună decizie pe care a putut-o lua în acele condiții, având informațiile pe care le avea.

Probabil sună intimidant, dar delegarea... singura cale fii flexibil în luarea deciziilor și acționează cât mai repede posibil.

În cele din urmă, stabiliți o limită financiară pentru responsabilitate și delegare.

Luați în considerare duplicarea funcțiilor pe tot parcursul proiectului. Fiecăruia dintre noi se poate întâmpla ceva neașteptat și poate fi necesară o înlocuire temporară. Lăsați fiecare membru al echipei să aibă unul sau doi substudenți care sunt cel puțin în schiță generală sunt conștienți de sarcinile și problemele existente în acest domeniu de lucru și, dacă este necesar, vor putea înlocui un coleg cu pierderi minime. Lăsați ca substudiu să nu poată înlocui complet persoana potrivita(acest lucru nu este necesar), dar el va putea susține procesul evenimentului și întreaga mașină nu se va bloca.

Valorificați-vă experiența: documentați-o și împărtășiți-o cu alți angajați, astfel încât aceștia să o poată obține corect din prima încercare. Este uimitor cât de des se repetă situațiile și problemele.

Experiența este o oportunitate acum de la prima încercare de a face totul corect.

Cel mai bun compliment pe care l-am auzit:
"Evenimentele tale sunt plictisitoare. Ceva ca Lexus. Totul funcționează ca un ceas, nimic nu se strică și arată grozav."

Lasă-ți evenimentele să fie atât de „plictisitoare” pentru participanți.

Etică

Un exemplu de risc intern. Este corect ceea ce faci? Dacă nu știi dacă te descurci bine sau nu, aplică clasicul test de etică folosit în Occident.

Înainte de a face cutare sau cutare acțiune, imaginează-ți că decizia ta, de care acum te îndoiești, va fi publicată mâine pe prima pagină în cel mai important ziar pentru tine (Vedomosti, Moskovsky Komsomolets, Ussuriysky Rabochy - ce pentru cel mai important lucru). Dacă sunteți pregătit pentru ca această acțiune a voastră să fie publicată, faceți-o, dacă nu sunteți pregătit, nu.

Testul nu garantează că acțiunile tale vor fi recunoscute ca fiind etice de către alții. Dar cel puțin tu însuți te vei considera o persoană decentă.

Riscurile contractantului

În filmul Ronin, Robert De Niro joacă rolul unui agent foarte experimentat. Personajul lui cumpără arme de la comercianți ilegali. Se întâlnesc într-un loc pustiu, comerciantul numără banii și se oferă să ridice marfa din apropierea punctului de întâlnire - sub pod. Eroul lui De Niro spune: „Nu voi merge, lasă-i să vină aici”. De ce? „Dacă situația este îndoielnică, nu poate exista nicio îndoială”, a spus el. Într-adevăr, era o capcană sub pod. Au început să tragă în eroul De Niro și colegii săi, dar precauția unui mercenar cu experiență a salvat situația, au sărit din capcană, primind atât arme, cât și bani. Dacă mergea, ar fi fost împușcați. Dar oferta i s-a părut puțin dubioasă...

Același lucru este și cu alegerea contractanților. Dacă vezi că un fleac, un detaliu nu ți-a plăcut și te-a făcut să te îndoiești, cel mai probabil te îndoiești pe bună dreptate, iar firma are câteva probleme fundamentale.

Dacă o companie de curierat trimite o ofertă la tarife ieftine pentru livrarea corespondenței dvs., dar nu poate trimite un acord în timpul zilei, ceva nu este în regulă cu ea.
Dacă cartea de vizită a reprezentantului tipografiei este încrețită în mâinile lor, ceva este în neregulă cu ei.
Dacă nu poți ajunge la persoana de care ai nevoie timp de câteva zile, ceva nu este în regulă cu el.

Odată o companie ne-a abordat cu o ofertă de cooperare. A fost foarte tentant, dar în scrisoarea trimisă de potențiali parteneri s-au făcut erori gramaticale: la listarea Clienților companiei, numele unuia dintre mărcile lumii a fost scris greșit. Ni s-a părut ciudat că cineva poate face o asemenea greșeală și am refuzat să lucrăm cu ei. Da, pe această bază. Au fost și alte motive, dar nu ne-au confirmat decât îndoielile.

Un an mai târziu, soarta ne-a adus împreună cu această companie la unul dintre evenimentele de parteneriat. HM… Comunicare personala a confirmat că am avut dreptate înainte...

Contabilitatea volumului comenzilor

Verificați cu atenție facturile emise de către contractori și furnizori de servicii. Adesea, articolele de care nu aveți nevoie sunt incluse în factură: închirierea de camere inutile de care nu aveți nevoie, pauze inutile de cafea, exces de mâncare, personal sau echipamente inutile. Toate acestea umflă costurile evenimentului și nu adaugă nicio valoare. Pur și simplu nu veți folosi serviciile plătite. Uneori, acest lucru se face doar automat: contractantul va factura pachetul de servicii fără a aprofunda ceea ce aveți nevoie. Adesea apar greșeli obișnuite. Dar plătești pentru greșelile altora...

O astfel de situație nu este neobișnuită. Sunteți de acord (cu un restaurant, catering, hotel etc.) cu privire la plata unei mese tip bufet în funcție de cantitatea reală de alcool consumată. Iar la sfârșitul serii, primești o notă care depășește așteptările tale.

De exemplu, se comandă 80 de sticle și există un acord că dacă se beau 50, atunci nota va fi doar pentru 50. Dar la sfârșitul serii se dovedește că se beau 75-80.

Mișcarea corectă este să le ceri să-și imagineze sticle goale cu dopuri de plută. În caz contrar, se poate dovedi că sticlele deschise vor merge pur și simplu acasă la personalul de service. Mai mult, este mai bine să avertizați în prealabil compania de service că se va face plata pentru sticlele goale cu dopuri de plută.

Știind că sunteți serios și intenționați să controlați costurile vă poate ajuta să depășiți tentația de a suprataxa.

Dacă, în urma citirii acestei cărți, poți evita să plătești pentru cel puțin două sticle de vin în plus, cartea a dat deja roade pentru tine.

Legile privind managementul riscurilor: timp și prezență

Este posibil ca oamenii să nu vină la eveniment, chiar dacă au confirmat că vor veni de o sută de ori.

Oamenii pot veni la un eveniment fără măcar să vă anunțe că vor veni.

Oamenii întârzie la evenimente (inclusiv vorbitori).

Nu toată lumea se gândește la program când încep să vorbească în microfon. Dar toată lumea te va învinovăți dacă nu a fost urmată (toată lumea, inclusiv vorbitorii de la punctul anterior).

Sfaturi scrise cu sânge pe peretele centrului de convenții

Aveți o listă cu toate persoanele cheie cu numerele lor de telefon mobil la eveniment.

Ai cu tine telefon mobil.

Aveți cu dvs. un telefon mobil încărcat și un încărcător.

Trebuie să aveți bani pe factura de telefon mobil (adică să nu fie oprit).

Cel mai bine este să ai la tine și cardul de plată expres al operatorului.

Anti furt

Din păcate, există întotdeauna o mulțime de oportunități pentru furturi mici și mici fraude la evenimente. Rețineți că furtul mic nu este atât de inofensiv pe cât pare. Dacă pierzi ceva pentru 100 USD pe lună, atunci până la sfârșitul anului pierderea totală va fi de 1200 USD, ceea ce nu este atât de puțin. Ai putea să cumperi un computer sau să pleci în vacanță.

În primul rând, este necesară contabilitatea stocurilor.

Echipa dvs. ar trebui să aibă o persoană care este personal responsabilă pentru siguranța inventarului (sau cel puțin pentru contabilizarea la timp). Ar trebui să aibă o listă cu toate echipamentele pe care le aduceți la eveniment. Cât echipament a mai rămas, aceeași sumă ar trebui să se întoarcă. După eveniment, el își compară lista cu ceea ce este disponibil. Datorită acestui fapt, aveți informații în timp real despre pierderi. Puteți găsi sau cumpăra articolele de care aveți nevoie înainte de următorul eveniment.

Aproximativ aceeași schemă ar trebui să funcționeze pentru fișe valoroase. Dacă la eveniment au fost pregătite 100 de cadouri și au fost 98 de invitați, atunci două cadouri trebuie returnate la biroul companiei (dacă nu se ia o altă decizie).

Acolo unde este posibil, numerotați sau etichetați echipamentul pe care îl duceți la evenimente, de la un proiector la o foarfecă. Aveți pe proiector un autocolant cu adresa și numărul dvs. de telefon. Dacă dispare accidental (de exemplu, antreprenorii îl iau împreună cu alte echipamente), iar oamenii cinstiți îl găsesc, le va fi mai ușor să vă returneze proprietatea. În orice caz, nu se va putea spune că nu au văzut unde trebuie returnat acest proiector (un computer, o platformă portabilă, o cutie cu documente importante etc.). De asemenea, dacă numele companiei sau numele proprietarului este scris vizibil pe capsatoare și foarfece, va fi dificil să le recunoaștem ca fără proprietar.

Dacă membrii văd că tratați acest lucru ca pe o resursă specială, atunci nu vă vor trata inventarul ca pe un „cadou nerostit”.

Dacă distribuiți, de exemplu, calculatoare participanților la seminar, aceștia vor fi foarte tentați să „uite” să returneze calculatorul frumos și atât de util organizatorilor. Cineva poate să nu facă față acestei tentații, mai ales dacă i se asigură anonimatul. Nimeni nu va verifica genți și genți. Cum putem ajuta clienții noștri să acționeze cinstit? Numerotați calculatoarele și, la înscriere, scrieți aceste numere în fața numelor participanților. Înțelegerea faptului că este ușor să găsești pe cineva care a uitat să returneze calculatorul din înregistrări ajută foarte mult să fii exact. Dacă persoana nu s-a întors, s-a înșelat într-adevăr și vă puteți aminti foarte politicos acest lucru ca pe o neînțelegere ușoară. Chiar dacă trebuie să-mi amintești de zece ori.

Ideea principală: gândiți-vă cum să creați condiții, un mediu în care furtul și pur și simplu pierderile vor fi reduse.

Aceste măsuri nu te vor salva de oamenii cu adevărat necinstiți care sunt hotărâți să-ți fure ceva. Dar acestea vor ajuta la evitarea cheltuielilor inutile în majoritatea cazurilor.

Escroci și privitori

La unele evenimente, va trebui să vă pregătiți pentru sosirea escrocilor sau a privitorilor. De exemplu, multe expoziții sunt vizitate de „vânători de suveniruri”, cărora li se mai numesc și „aspiratoare” – pentru că se plimbă prin stand, adunând pixuri, broșuri, genți etc. De obicei acești oameni sunt ușor de identificat: nu sunt foarte bine îmbrăcați, ochii lor se îndreaptă, nu există nicio „legendă” inteligibilă de ce au nevoie de broșurile și suvenirurile tale. Ei doar îi întreabă sau încearcă să le ia fără comentarii. De multe ori, din păcate, aceștia sunt pensionari care pur și simplu nu au ce face și și-au ales singuri o astfel de ocupație. Pregătește-ți însoțitorii standului cum să reacționeze la astfel de oameni. Sunt necesare politețe și fermitate.

Escrocii merg și la diverse conferințe, banchete și recepții - spre deosebire de oamenii „aspiratoare” cu o „legendă” clară. De obicei, aceștia se prefac a fi jurnaliști, angajați ai marilor organizații și agenții guvernamentale - Duma de Stat, unele ministere. Sunt bine îmbrăcați și continuă cu încredere.

Poți afla cine se află în fața ta doar prin experiență (la evenimentele noastre, unii oameni s-au familiarizat deja, iar în detrimentul „vremurilor” îi recunoaștem pe acești oameni și numim imediat securitate) - fie prin semne indirecte și deci nesigure .

De exemplu, acești oameni pot pretinde că s-au înregistrat, s-au acreditat la evenimentul tău, dar din anumite motive nu au fost incluse în listă. Sau că organizarea lor este solidă și nu se înscrie la evenimente, ci pur și simplu trimite un angajat care „va analiza și evalua situația, relevanța subiectelor” sau așa ceva. De fapt, sunt interesați de posibilitatea de a mânca și de a bea gratuit la o masă de tip bufet, de a face rost de niște suveniruri (adică să te jefuiască pentru o sumă mică). Poate altceva, nu știu. Interesant este că, în ciuda faptului că sunt escroci, se pot comporta ca niște participanți ideali: pun întrebări, participă activ la discuții etc.

Comportamentul unor astfel de oameni este bine descris în comedia Wedding Crashers. Doi tineri învață despre nunțile viitoare (pregătește-te: află despre rudele tinerilor) și vin ca invitați. În același timp, sunt cei mai buni invitați: se joacă cu copiii, fac toasturi minunate... În film, scopul lor este să seducă fetele tinere care se află într-o stare romantică sub influența unei nunți. La urma urmei, o nuntă este și un eveniment.

Cereți unui vizitator ciudat o carte de vizită. Poate un pașaport.

Uită-te la ce e-mail este scris pe cartea de vizită: dacă este înregistrat pe o găzduire gratuită, întreabă de ce compania nu a putut furniza un e-mail corporativ.

Adresa poștală și numărul de telefon al orașului sunt înregistrate pe cartea de vizită? Dacă nu, aceasta nu este o companie serioasă.

Direct de la biroul de înregistrare, sunați la numărul de telefon specificat, întrebați ce fel de organizație este și dacă o astfel de persoană lucrează acolo, a fost trimis la acest eveniment?

Suntem vizitați în mod regulat de o persoană care se prezintă ca asistent al unui deputat al Dumei de Stat. Inutil să spun că nu lucrează în Duma de Stat, am sunat și verificat, așa că acum îl scoatem cu securitate.

Dacă o persoană nu are o carte de vizită, poți doar să spui cu încredere că în fața ta se află un străin care îi cere să creadă și să dea ceva din munca ta (suveniruri, pliante, prânzuri sau gustări și orice este potrivit pentru participanții la evenimentul dvs.).

Repet: tot ce s-a spus este fundamental pentru evenimentele la care participanților li se oferă ceva care are valoare materială, de exemplu, în timpul conferințelor, banchetelor, recepțiilor. Pe evenimente de masă cel mai probabil nu vei avea o astfel de problemă.

Asigurări și probleme juridice

În unele cazuri, evenimentele sunt asociate cu un risc pentru proprietatea sau sănătatea participanților. Pentru a evita eventualele complicații, merită să vă asigurați evenimentul sau o parte a acestuia.

De exemplu, pe petrecere corporativă sau la vacanta de iarna unii dintre oaspeții tăi merg la patinaj. Există o oarecare posibilitate ca cineva să fie rănit. Este patinajul care ar putea fi asigurat.

În cazul probabilității de accidente sau răniri, asigurați-vă că o ambulanță este de serviciu în timpul evenimentului dumneavoastră.

De asemenea, fiți conștienți de problemele legate de drepturile de autor pentru muzică, videoclipuri și fotografii. Orice fotografie are un proprietar, iar dacă decizi să o folosești fără permisiune, acesta are dreptul de a te da în judecată.

Se fac excepții pentru organizațiile non-profit și caritabile.

Riscuri financiare și modalități de neutralizare a acestora

În unele cazuri, trebuie să plătiți pentru participarea la eveniment. Atunci există riscul ca unul dintre participanți să vină și să nu plătească.

Dacă lucrezi într-un magazin și ai vândut un televizor pe credit, atunci s-ar putea să nu fii deosebit de îngrijorat dacă Clientul nu plătește. Un angajat al departamentului de lucru cu debitorii îl va contacta, iar în cel mai extrem caz, televizorul va fi pur și simplu luat înapoi.

Serviciul este intangibil – nu vă veți putea recupera locul de muncă după încheierea evenimentului – iar riscul de neplată în domeniul organizării de evenimente este foarte semnificativ.

Prin colectare creanțe de încasat se ocupă atât de departamente speciale din companii și bănci, cât și de companii specializate pentru care aceasta este afacerea principală. Există multe metode de lucru cu debitorii, există literatură despre asta, există seminarii care predau această muncă (în compania noastră, de exemplu, există cel puțin cinci seminarii diferite pe această temă). Deci nu există limită pentru perfecțiune, iar acest subiect este unul dintre preferatele mele. Dar din moment ce această carte este despre altceva, voi vorbi doar foarte pe scurt, în termeni cei mai generali, despre cele mai elementare puncte.

Principiul CCL... Aceasta înseamnă: Call-Call-Letter (apel-apel-scrisoare). Adică, trebuie să repeți foarte persistent și constant despre ceea ce datorezi (persoană sau companie).

Dacă este posibil, personalizați debitorul. Nu ar trebui să te adresezi întreprinderii într-un mod abstract, ci unei anumite persoane anume: să fie persoana care a fost la evenimentul tău, contabilul companiei, șeful.

Scrieți-vă un memoriu, în care reflectați procedura care începe dacă Clientul nu plătește la timp.

În ziua în care plata ar trebui să fie primită, scrieți o scrisoare prin e-mail că plata nu a fost primită.
În a treia zi - sunați și amintiți-vă personal.
În a cincea zi - sunați, reamintiți, cereți o explicație.
În a zecea zi - scrieți o revendicare scrisă conform șablonului numărul 1: moale, dar decisiv.
În a douăsprezecea zi - sunați și aflați cum evoluează cererea.
În a douăzecea zi - scrieți o plângere scrisă folosind șablonul nr. 2: mai dur.

Gândește-te la motivele care sunt importante pentru debitorul tău și încearcă să le influențezi treptat.

De exemplu, dacă nu ați obținut o soluție la problema la nivelul participantului, oferiți-vă să transferați soluția problemei la nivelul managementului companiei. În unele cazuri, pentru un participant (angajat al companiei), aceasta poate deveni o complicație inutilă în relațiile cu managementul (pur și simplu le este frică de el) și va depune toate eforturile pentru a nu aduce acest lucru.

Sau promiteți că toate celelalte probleme de cooperare între companii vor fi oprite până când această problemă va fi rezolvată cu o sumă mică. A te îndoi de mic înseamnă a te îndoi de mare; Poate că această plată va arăta, ca un test de turnesol, dacă merită să coopereze cu o companie care a început să se confrunte cu dificultăți financiare.

Scrisoare de garantie... Uneori, participanții refuză să plătească, negând că au fost la eveniment. Pentru a evita acest lucru, cereți tuturor participanților pentru care plata nu a sosit să semneze o scrisoare de garanție că plata va fi efectuată.

A pregati scrisori de garanțieîn avans. Având în mâini acest document, veți putea contacta atât compania, cât și personal participantul care și-a pus semnătura.

Faceți din aceasta o regulă pentru toți participanții care trebuie să plătească. Și nu-i lăsați fără semnătură. Dacă o persoană nu își poate semna promisiunile de a plăti, știe dinainte că te înșală.

Desigur, există excepții de la fiecare regulă. Să nu existe excepții de la această regulă.

Editura:	„Mann, Ivanov și Ferber”
Anul publicării:	anul 2006
ISBN:	5-902862-14-0
Volum:	320 s.

O SA INVETI:

de ce trebuie să gestionați riscurile;
ce cinci pași sunt necesari pentru a gestiona riscul;
cum să înveți să gestionezi riscurile.

Managementul riscului este necesar atunci când trebuie să luăm decizii complexe: în etapele dezvoltării produsului, când studiem fezabilitatea efectuării modificărilor, investigam abaterile, organizam un spațiu de lucru sau decidem asupra posibilității de a combina schema de producție a diferitelor medicamente etc., - de fapt, acolo unde există o problemă de a alege dintre mai multe opțiuni și unde nu există cerințe clare, fără ambiguitate. Tehnologia de management al riscului este necesară într-o situație în care există incertitudine și incertitudine.

În niciun caz, managementul riscului nu trebuie să se opună cerințelor actuale de reglementare. Este imposibil de fundamentat caracterul neobligatoriu al implementării normelor legislative prin evaluarea riscurilor. Procesul de management al riscului este sursa cerințelor. Istoria cunoaște multe exemple când ar fi posibil să evităm situațiile periculoase dacă am fi mai bine cu ele. stăpânit... Există, de asemenea, multe evoluții în practica farmaceutică din care s-au învățat lecții.

Așa au apărut regulile GMP 1. Aceste reguli sunt doar un program de minimizare a riscurilor cunoscute asociate cu producerea de medicamente. Prevenirea contaminării încrucișate, confuziei sau substituirii, igiena și auto-evaluarea, alegerea unei strategii de control al calității și menținerea unui sistem de calitate sunt doar câteva dintre exemplele clasice din domeniul managementului riscului.

Mulți manageri cred că pot vedea imaginea completă a proceselor lor chiar și fără tehnologii suplimentare și simt intuitiv riscurile pentru calitatea produselor lor. Într-adevăr, managerii profesioniști și talentați au o intuiție extraordinară. Numai că este puțin probabil să fie congenital. Poate fi dezvoltat folosind o metodologie de management al riscului. La urma urmei, intuiția este o analiză subconștientă a diferitelor opțiuni pentru dezvoltarea anumitor evenimente. Inclusiv cele periculoase. Acesta este răspunsul la trei întrebări cheie: ce se poate intampla; dacă se întâmplă acest lucru, care vor fi consecințeleși din cauza ce se poate intampla asta? O bună intuiție este o evaluare „spontană” a riscurilor de către o persoană individuală. Iar aplicarea conștientă a procesului de management al riscului este un obiectiv cultură corporatistă, slab dependent de factori subiectivi. Mai mult, este o tehnologie replicabilă și ușor diseminată.

Identificarea și evaluarea riscurilor de calitate nu funcționează de la sine. Rezultatul managementului riscului este selectarea și implementarea unei strategii de control al riscurilor semnificative. Sarcina nu este de a juca la nesfârșit diverse scenarii, nu de a evita responsabilitatea, ci de a lua decizii corecte, echilibrate, uneori chiar riscante, dar conștient riscante.

Riscurile legate de calitatea produselor sunt riscuri ale consumatorilor. Producătorul medicamentului, titularul autorizației de introducere pe piață și organisme guvernamentale reglementarea circulației medicamentelor sunt responsabile față de pacient de eficacitatea și siguranța produselor introduse pe piață.

Securitatea se bazează pe abordări moderne la managementul riscurilor. Managementul riscului este linia de apărare. Se pare că singura modalitate de a asigura siguranța pacienților este implementarea unui sistem eficient de management al riscului de calitate. Acesta este un element al responsabilității noastre față de societate. Pacientul are nevoie de garanții privind eficacitatea și siguranța produselor pe care le ia.

Securitatea nu înseamnă că nu există pericol. O stare de siguranță este atunci când știm ce, din punctul nostru de vedere, pot apărea evenimente periculoase și ce impact vor avea acestea asupra calității muncii și produselor noastre și, ca urmare, asupra consumatorului nostru. Siguranța ar trebui asigurată nu prin recurgerea la interdicții, ci prin dezvoltarea unor proceduri eficiente. Chiar dacă nu avem posibilitatea de a preveni apariția unei situații periculoase, noi, cel puțin, ne vom putea pregăti pentru aceasta, ne vom gândi în prealabil la măsurile de prevenire și depășire a consecințelor, vom avertiza pe toată lumea despre prezența unui pericol grav, de exemplu, prin descrierea acestuia în instrucțiuni.

Pericolul este măsurat prin riscuri, care variază ca importanță. Pentru a înțelege ce riscuri necesită noastre atentie speciala, acestea trebuie evaluate adecvat. Dacă nu studiezi natura riscuri posibileși ascunde-te în spatele sloganului: „NU este permis niciun risc!” - nu vom putea înțelege de ce acest sau acela risc poate fi realizat și, în consecință, este puțin probabil să putem reduce probabilitatea apariției acestuia. Rămâne doar să spui: „Îmi pare rău, s-a întâmplat!” Riscurile trebuie gestionate sistematic și profesional. Aceasta este o competență integrală și necesară a oricărui manager de orice nivel la orice întreprindere.

Uneori se aude părerea că managementul riscului este doar un nume captivant și o tehnologie incredibil de dăunătoare, aplicabilă doar persoanelor din fotolii. Nu este deloc așa. Personalul oricărui departament poate fi împărțit condiționat în două categorii: manageri și interpreți.

Antreprenorii execută lucrări în baza cerințelor stabilite. Cu toate acestea, managerii stabilesc cerințe pentru efectuarea unei astfel de lucrări, ținând cont de normele legislative, prescriu algoritmi și creează condiții, apoi controlează calitatea performanței lor. În cele mai multe cazuri, antreprenorul nu are nevoie de o evaluare a riscurilor. Liderii au nevoie de ea. Este nevoie atunci când sunt forțați să ia decizii importante și dificile în fața incertitudinii. De exemplu, nu există cerințe legale sau aceste cerințe sunt enunțate fără algoritmi specifici pentru implementarea lor, sau există mai multe opțiuni de implementare, dar nu există nicio certitudine care opțiune să alegeți. Managerii sunt responsabili pentru rezultatele nu numai ale muncii lor, ci și ale muncii executantului. Și cu cât este mai mare incertitudinea cauzată de incertitudine, cu atât este mai mare responsabilitatea pentru consecințele implementării deciziei. Pe baza modului în care managerul gestionează riscurile, se poate trage o concluzie despre profesionalismul său. Dacă un lider aplică cu pricepere această metodologie, el apare ca o persoană perspicace, cu o logică clară și o intuiție remarcabilă.

Acestea sunt calitățile pe care le dezvoltă tehnologia de management al riscului. În plus, un astfel de lider înțelege că greșeala executorului este adesea cauzată de neglijența liderului său, care se manifestă prin faptul că nu a evaluat pe deplin toate amenințările posibile. Iar cei care cred că toate riscurile sunt la fel de periculoase sau inacceptabile, adică imposibile, pur și simplu nu sunt capabili să ia decizii.

Drept urmare, o fac la întâmplare, folosind metoda lor preferată „poke” sau transferă responsabilitatea deciziei asupra altuia, de exemplu, același interpret. E mai usor. Practica de a face doar ceea ce este necesar și numai așa cum este înțeles este în mod inerent defectuoasă. De acord, adesea ne aflăm în situații în care este dificil și uneori înfricoșător să luăm o decizie și există un sentiment de incertitudine și imprevizibilitate cu privire la modul în care va afecta calitatea produsului și, prin urmare, siguranța pacientului. Și atunci poate părea că riscurile sunt ceva care nu depinde de noi. Sau, invers, vom deveni prezumți să credem că am eliminat complet riscul.

Cu toate acestea, în realitate, acesta nu este cazul. Orice abatere, eșec în funcționarea sistemului sau a echipamentului de inginerie, o afirmație sau un semnal despre un efect secundar al medicamentului este un risc realizat. Desigur, pur și simplu nu puteți înregistra abateri și probleme emergente, confirmând astfel fiabilitatea proceselor dumneavoastră. Acesta este un bluff! Există și vor exista întotdeauna riscuri. Principalul lucru este să vedem amenințările la timp și să calculam „circumstanțele neprevăzute” în care aceste amenințări pot fi realizate, să înțelegem ce putem face pentru a preveni acest lucru și cum să acționăm dacă se întâmplă. Faceți tot ce depinde de noi și fiți pregătiți pentru orice dezvoltare a evenimentelor.

Merită să depui mult efort acolo unde te poți descurca cu bani puțini? Dacă decizia ta se bazează pe o cerință de reglementare și ai încredere în ea - nu, nu ar trebui. Nu este necesară evaluarea riscurilor aici. Cu toate acestea, dacă vă aflați într-o situație dificilă, trebuie să înțelegeți posibilele amenințări și consecințele acestora, să calculați dinainte cum să acționați în acest sau acel curs al evenimentelor și să fiți pregătit pentru orice.

Managementul riscului îmbunătățește predictibilitatea și certitudinea, ceea ce ne oferă un sentiment de încredere. Desigur, aceasta este o abordare care oferă suficientă protecție consumatorului, care, la rândul său, nu interferează cu obținerea de profit și nu încetinește dezvoltarea întreprinderii.

Principiile de bază ale managementului riscului de calitate în industria farmaceutică sunt stabilite în orientările ICH Q9, al căror text a fost inclus în cadrul european GMP din 2008: mai întâi în apendicele 20 și apoi în partea 3 a GMP. Necesitatea managementului riscului este documentată în diferite ghiduri emise de agențiile de reglementare, comunitățile profesionale (de exemplu, ISPE, PDA, IEST) și organizatii medicale in jurul lumii. Această metodologie se bazează pe cunoștințele și experiența acumulate în tari diferite... Cu toate acestea, în Rusia există încă dispute cu privire la cât de corectă este această metodologie. Percepția sa eronată a dus deja la excluderea textului ICH Q9 din GOST R 52249-2009 cu o formulare „criminală”: „ Acest text este formulat vag și nu este potrivit pentru aplicație practică ". De ce nu este potrivit? Modelul procesului de management al riscului prezentat în ICH Q9 (Figura 1) este simplu și, cel mai important, orientat către implementare (Figura 2).

Figura 1. Procesul tradițional de management al riscului de calitate (în conformitate cu ghidurile ICH Q10) al modelului prezentat în ICH Q9

Desigur, în managementul riscului, ca în orice tehnologie, există suficiente nuanțe și detalii. Pentru a utiliza corect această tehnologie, este necesar să creeze standarde și proceduri interne, a antrena lideri și experți implicați, exercita o supraveghere constanta pentru calitatea evaluării.

Încercările de a exclude tehnologia de management al riscului din procesul eficient de luare a deciziilor sunt absurde. Este inacceptabil să eliminați pur și simplu procesul de management al riscului din standarde doar pentru că autorul standardului național nu înțelege metodologia acestuia. Nu poți merge la extreme și să dai vina pe tehnologia managementului riscului pentru redundanță, incorectitudine sau subiectivitate.

Decizia oricărei persoane este de natură subiectivă. Trebuie să lupți nu cu subiectivitate, ci cu nepăsare în luarea deciziilor. Evaluarea riscurilor nu ar trebui să se bazeze pe presupuneri, ci pe realizări științifice moderne, fapte cunoscute, luând în considerare baza experimentală etc. Toate lacunele în cunoștințe și date ar trebui, de asemenea, atribuite o categorie aparte risc, așa-zisul informatie lipsa.

De asemenea, metodologia de management al riscului nu poate fi ridicată la statutul de „cerință de reglementare”. Tehnicile de luare a deciziilor, prin definiție, nu pot fi. Este același lucru cu a forța pe toată lumea să gândească și să acționeze conform aceluiași șablon, ceea ce este pur și simplu inacceptabil și, în plus, periculos! Managementul riscurilor nu are ca scop ocolirea cerințelor de reglementareși nu este o cerință directă de reglementare(vezi Secțiunea 1 Partea 1 GMP). Regulile GMP declară necesitatea managementului riscului doar pentru a sublinia importanța lor primordială și relația cu sistemul calității și regulile de producție și control al calității adecvate a medicamentelor.

Schema 2. Algoritm de management al riscului pentru calitate. Bazat pe modelul ICH Q9

Reglementările GMP necesită o evaluare a riscurilor atunci când există incertitudine. Analiza versiunii europene a GMP confirmă că necesitatea unei evaluări a riscurilor este prescrisă numai în următoarele situații:

dacă în timpul cercetării abaterii este imposibil să se stabilească adevărata cauză a apariției acesteia (partea 1, paragraful 1.4 (XIV)). Apoi este necesar să se selecteze cauza cea mai probabilă folosind metode deductive sau inductive de management al riscului;
în etapa de luare a unei decizii cu privire la posibilitatea combinării producției de diferite medicamente la o singură unitate de producție (partea 1, clauza 5.9);
să creeze un program de prevenire a contaminării încrucișate (partea 1, clauzele 5.18, 5.19);
la organizarea proceselor de ambalare (partea 1, clauza 5.44);
la luarea deciziilor cu privire la posibilitatea prelucrării sau reprocesării produselor substandard (partea 1, clauzele 5.62, 5.63);
atunci când se decide cu privire la posibilitatea reluării circulației mărfurilor a tuturor sau a unei părți a produselor returnate (partea 1, clauza 5.65);
atunci când se justifică sfera muncii de validare (Anexa 15).

Cu alte cuvinte, atunci când este nevoie de a lua decizii dificile. Și, rețineți, soluții care nu intră în conflict cu cerințele de reglementare.

Din eficacitatea liderului decizii de management depind atât funcţionarea cu succes cât şi supravieţuirea întreprinderii. De asemenea, este necesar să se țină cont de faptul că, pe lângă avantaje evidente procesul de management al riscului are deficiențe serioase (Tabelul 1).

tabelul 1

Avantajele și dezavantajele unui proces de management al riscului de calitate

Declarația sarcinii este, de asemenea, incorectă în esență - pentru a exclude numai riscurile care sunt indicate în documentele de reglementare. Repet: reguli este un fel de percepție medie a riscurilor cunoscute. Fiecare producție are specificul ei, iar cerințele de reglementare nu țin cont de el.

De asemenea, nu trebuie să te străduiești pentru control total. Este important pentru noi să putem identifica cele mai periculoase riscuri și să dezvoltăm măsuri adecvate și în timp util pentru a le gestiona. Chiar și în cea mai ambițioasă evaluare, pot fi identificate zeci, chiar sute de riscuri diferite. Acest lucru poate fi confuz pentru orice specialist, deoarece nu este clar ce să facă cu ei și ce să abordeze în primul rând. Desigur, ar fi bine să elimini toate riscurile, dar de cele mai multe ori este imposibil să faci asta. Resursele noastre, cum ar fi bani gheata sunt întotdeauna limitate, așa că trebuie să acordăm prioritate.

Este intuitiv clar că unele riscuri necesită soluții prioritare, iar unele nu sunt în general interesante pentru noi. Pentru a determina acțiunile prioritare, este doar necesar să se stabilească elementele de risc - nivelul impactului acestuia și probabilitatea implementării. Dacă se realizează un pericol, acesta poate avea un impact diferit, care determină în mare măsură gravitatea riscului, la fel cum o evaluare a probabilității unui anumit eveniment negativ ne poate spune multe și ne poate predetermina percepția asupra securității.

A-priorie, risc- aceasta este o combinație între probabilitatea apariției unui anumit pericol și severitatea prejudiciului pe care îl provoacă. Nu există nicio eroare metodologică aici. Într-adevăr, valorile diferite ca semnificație sunt înmulțite și se trage o concluzie din rezultat. Atunci când se folosesc două criterii de evaluare a riscului, nu vorbim despre medierea acestuia.

Probabilitatea este luată în considerare pentru a întrerupe evenimente incredibile, ireale. O altă întrebare este că prioritizăm în continuare în funcție de nivelul impactului lor.

Eroarea metodologică constă în faptul că unii critici ruși nu țin cont de principala axiomă a managementului riscului: severitatea vătămării are o prioritate mai mare față de probabilitate.

Prin urmare, dacă, de exemplu, luăm în considerare un exemplu cu un avion care a pus dinții pe muchie, o eroare poate fi considerată o gradare incorectă a riscului atunci când se utilizează cuantifica... Luați în considerare două evenimente folosind o scală de cinci puncte (de la 1 la 5).

Primul. Eveniment nepericulos - sosirea întârziată a aeronavei (gravitatea vătămării egală cu 1), dar adesea repetată (probabilitate egală cu 5).

Al doilea. Un eveniment periculos este un accident de avion (gravitatea vătămării este de 5), dar extrem de rar (probabilitatea este de 1).

Într-adevăr, înmulțirea coeficienților de greutate dă aceeași cifră 5, dar în același timp nu egalizează semnificația acestora.

Primul eveniment este un risc nesemnificativ, dar al doilea eveniment poate fi clasificat ca un risc semnificativ (datorită faptului că severitatea coeficientului de vătămare depășește un anumit prag prestabilit, de exemplu, 2), ceea ce înseamnă că va necesita atenția noastră deosebită. și dezvoltarea unui program de control al acestui risc, asigurând monitorizarea constantă a eficacității acestuia. Programul de control al riscurilor poate fi diferit - de la o singură acțiune la un plan cuprinzător separat.

Încorporarea procesului de management al riscului în viata de zi cu ziîntreprinderea nu necesită investiții și nu presupune introducerea unor sisteme și modele complexe. Este suficient să faci doar cinci pași.

Primul pas este să înveți să vezi și să identifici clar pericolele (amenințările). Adesea facem asta empiric, îndrăznesc să spun, inconștient. Acest lucru nu este suficient. A identifica pe deplin riscurile înseamnă a ține cont de toți parametrii acestora.

Al doilea pas- trebuie să învățați cum să creați profile de risc, adică să determinați sistematic toate riscurile inerente obiectului evaluării noastre (întocmește un protocol de evaluare a riscurilor). Acest lucru este important pentru că este util să gestionezi riscurile „la fața locului”, dar nu suficient.

Sarcină al treilea pas este să înveți cum să stabilești care riscuri trebuie tratate mai întâi. Pentru a face acest lucru, trebuie să fiți capabil să analizați riscurile, să stabiliți priorități.

Pentru implementare cu succes al patrulea pas este necesară selectarea și implementarea strategiilor de gestionare a riscurilor semnificative. Aici este important să înțelegem ce acțiuni specifice trebuie să luăm pentru a câștiga mai mult și/sau a pierde mai puțin.

Și, în sfârșit al cincilea pas- să învețe cum să creeze o „pernă de siguranță” optimă, adică să elaboreze un plan de acțiune în cazul în care se realizează unul sau altul risc. Scopul acestui pas este de a vă pregăti pentru orice dezvoltare a evenimentelor și de a avea întotdeauna un plan „B”. Aceștia sunt pași de bază care se aplică în orice situație, în orice afacere și la orice nivel al ierarhiei întreprinderii. Modelul prezentat în ICH Q9 este utilizat în majoritatea țărilor din întreaga lume. Un model similar este prezentat în standardul de bază ISO 31000 2. Astăzi, pentru a implementa procesul de management al riscului în practică companii farmaceutice există o bază metodologică serioasă, care s-a dezvoltat activ încă din anii 60 ai secolului trecut. Sunt cunoscute peste 100 de metode de evaluare a riscurilor. În ghidurile ICH Q9 sunt declarate doar șase dintre cele mai comune instrumente (Tabelul 2), în ISO 31000 sunt descrise 31 de metode, sunt chiar mai multe în viață. Cu toate acestea, acest lucru nu înseamnă că toată lumea ar trebui să fie folosită. Trebuie să alegeți singur acele instrumente de evaluare a riscurilor cu care puteți lucra și în care veți avea încredere. Principalul lucru este că sunt clare pentru tine.

masa 2

Rezumatul metodelor de evaluare a riscurilor ICH Q9

Instrument de evaluare a riscurilor	Specializare	Detaliul evaluării	Complexitate	dezavantaje
PHA - Analiza preliminară a riscurilor				Trebuie să fii capabil să prezici amenințările. Nu vă permite să stabiliți relații între diferite amenințări
HAZOP - Analiza de risc și oportunitate				Necesită multe informații despre subiectul evaluării. Evaluează amenințările prin componente/elemente fără a face legătura cu alte componente/elemente
HACCP - Analiza pericolelor și puncte critice de control		Variat		Nu este potrivit pentru evaluarea relației dintre eșecuri și cauzele acestora. Nu permite evaluarea riscurilor asociate obiectelor/sistemelor
FMEA - Analiza modurilor și efectelor de defecțiune				Nu este foarte util pentru evaluarea retrospectivă a riscului. Nu stabilește o relație între eșecuri/amenințări și cauzele acestora
FTA - Fault Tree Analysis				Poate fi monoton și lung
RRF - clasificarea și screening-ul riscurilor				Nu este potrivit pentru evaluarea retrospectivă a riscurilor. De puțin folos pentru un număr mic de amenințări identificate

Astfel, învățarea gestionării riscului în mod profesional necesită practică și experiență. Desigur, acest lucru necesită efort și timp. Mai întâi într-o măsură mai mare, apoi într-o măsură mai mică. Principalul lucru este să începeți să introduceți treptat tehnologia de gestionare a riscurilor în munca dvs. Pentru a face acest lucru, nu trebuie să alocați nicio zi specială, să așteptați un eveniment sau o stare de spirit. Gestionând riscurile, ne asigurăm calitatea muncii noastre și, dimpotrivă, asigurând calitatea, gestionăm riscurile. Rezultatul managementului riscului este o garanție a calității produselor dumneavoastră, respectarea cerințelor de reglementare, un profit stabil și, prin urmare, o garanție a stabilității noastre. Viața modernă este insistent exigent!

Pe. din engleza Grupul de companii VIALEK

1 GMP (Good Manufacturing Practice) - corect Stagiu(standard pentru un sistem de management al producției). - Aproximativ. ed.

Organizarea evenimentelor este dificilă și uneori imprevizibilă. În aproape toate cazurile, apar situații când ceva nu merge conform planului și scapă de sub control. Există multe riscuri asociate cu organizarea de evenimente și despre ele vom vorbi în acest articol.

Personal

Oamenii sunt întotdeauna o sursă de risc. Chiar dacă lucrezi cu profesioniști, nu ar trebui să excluzi factorul uman. Prezentatorul s-ar putea îmbolnăvi, vorbitorii de la eveniment s-ar putea să nu vină, chelnerii s-ar putea să nu poată face față muncii. Ar trebui să aveți întotdeauna telefoanele oamenilor care pot veni rapid și pot salva situația. Numerele de găzduire, serviciile de urgență și de livrare a alimentelor nu vor fi niciodată redundante și, în unele cazuri, vor ajuta la salvarea întregului eveniment de la eșec.

Echipamentul se poate rupe

Vă rugăm să rețineți că camera foto sau camera foto ar putea să rămână fără baterie, computerul sau proiectorul ar putea să nu mai funcționeze sau curentul electric se poate opri complet. Asemenea situații trebuie întotdeauna prevăzute. Monitorizați cu atenție munca antreprenorilor dvs., verificați toate echipamentele în avans, aveți întotdeauna câteva cabluri și prelungitoare în stoc. Nu stii niciodata in ce moment poate fi nevoie de ele, dar in caz de forta majora te vor ajuta foarte mult.

Înainte de eveniment în sine, verificați cu proprietarii site-ului dacă există un generator de rezervă. Dacă nu, atunci trebuie să aflați despre disponibilitatea persoanelor care pot rezolva rapid problemele.

Vorbitori la conferințe

Verificați dinainte vorbitorii invitați pentru prezența experienței de vorbire în public, altfel vă puteți găsi într-o situație în care discursul devine un eșec din cauza lipsei de experiență a vorbitorului. În acest caz, repetițiile dinaintea evenimentului te vor salva, ceea ce te va ajuta să pregătească un difuzor neexperimentat pentru scenă și să te salveze de situații neprevăzute.

Schimbarea bruscă a vremii

Există întotdeauna posibilitatea ca în cel mai neașteptat moment să plouă sau o furtună. Și trebuie să fii pregătit pentru asta. Gândește-te dinainte ce vei face în acest caz, unde vor trebui să meargă invitații evenimentului. Dacă începerea evenimentului depinde de vreme, atunci trebuie să vă gândiți la cât timp poate fi amânat începutul, ce puteți ocupa în acest moment oamenii care s-au adunat pentru începutul vacanței.

Este posibil ca oaspeții să nu se comporte conform planului

În planul managerului evenimentului, tot ceea ce ar trebui să se întâmple la eveniment este clar precizat: când următorul vorbitor iese la conferință sau când vine timpul pentru o „surpriză” pentru oaspeții vacanței. Uneori, oaspeții pot să nu acorde atenție solicitării de a merge undeva, deoarece sunt prea pasionați de conversație, strică accidental decorarea cheii și așa mai departe. Prin urmare, trebuie să rețineți că acest plan este doar în fața dvs. și oaspeții nu se gândesc la momentul și la cât de complicat este organizat evenimentul la care au venit.

Material pregatit:

Evenimente grozave. Tehnologii și practică de management al evenimentelor. Şumovici Alexandru Viaceslavovici

Principalele riscuri

Riscul principal este asociat cu neîndeplinirea propriului plan. Se poate dovedi că un scenariu bine conceput, sisteme de măsuri pentru prevenirea problemelor etc., pur și simplu nu vor fi implementate de subalternii tăi.

Pentru ca acest lucru să nu se întâmple, este necesar să se confirme din partea fiecărui membru al echipei că este familiarizat cu procedura și regulile stabilite, precum și cu ce responsabilitate îi poartă pentru nerespectarea acestora.

Sunt riscurile asociate cu participanții. La evenimente, adulții cu o diplomă de facultate încep adesea să se comporte ca niște copii. Se pierd în trei camere și nu găsesc o toaletă (deși au călătorit jumătate din lume și știu să navigheze în împrejurimi necunoscute), își pierd intens propriile lucruri, iau din greșeală străini... Aceasta nu este vina lor, așa că asta factorul trebuie să fie considerat de la sine înțeles și luat în considerare în muncă.

Calitati cerute unui organizator de evenimente:

– calm. Ești pregătit pentru orice, toate opțiunile sunt calculate și știi cum să te comporți. Și echipa ta știe;

– atentie. Puterea lucrurilor mici este că există multe dintre ele. Nu trece cu vederea nimic.

– prietenie. Orice s-ar întâmpla, oaspeții tăi sunt clienții tăi și trebuie să-i tratezi cât mai prietenos posibil;

– inventivitate. Chiar dacă nu ai pregătit o opțiune pentru situația actuală, trebuie să fii ferm convins că vei găsi rapid o soluție acceptabilă;

– competență. Cunoașterea evenimentului dumneavoastră și a tuturor părților sale constitutive, experiența, atenția ar trebui să convingă Clienții, clienții că veți rezolva orice problemă. Și trebuie să crezi și tu;

– "paranoia". Fii mereu atent.

Un accent special este „paranoia”. Ea te va salva. Să începem cu legile lui Murphy: „Dacă pot apărea probleme, se vor întâmpla cu siguranță. Dacă pot apărea mai multe necazuri, acestea se vor întâmpla în cea mai nefavorabilă secvență.”

Acceptați-l - ASTA ESTE NORMAL în afacerea noastră. În sensul că aceasta este norma.

Găsi elementul cheie(sau mai multe) din evenimentul tău, care poate strica TOTUL. Aproape întotdeauna există unul. Pregătiți-vă mai ales pentru acest lucru, verificați și verificați totul, astfel încât acest lucru să nu se întâmple.

Trebuie să aveți un plan de urgență pentru fiecare problemă potențială. Cel mai puţin din punct de vedere psihologic trebuie să fii pregătit pentru orice. Este posibil ca planul dumneavoastră de salvare să nu compenseze pierderile, dar evenimentul nu va eșua complet. Într-o zi, această abordare - pregătirea unei alternative - te va salva. Acesta este profesionalismul.

Riscuri computerizate atunci când organizați un eveniment, merită luat în considerare separat.

La birou, pentru a reduce riscul de pierdere a datelor, instalați un server unde vor fi stocate toate datele despre evenimente și copiați în mod regulat acolo toate informațiile necesare și legate de eveniment. Dacă computerul cuiva se defectează, veți pierde date într-o singură zi (dacă faceți copii de rezervă zilnic).

Avem un set de rezervă de echipament necesar, pe care l-am transportat „fără sens” la fiecare eveniment major timp de câțiva ani. Și la una dintre conferințe computerul nostru sa ars chiar în timpul prezentării. A scânteit, a făcut fum și totul s-a oprit. Ce sa fac?

Tocmai am înlocuit computerul. Aveam o rezervă. Pe acesta au fost consemnate toate prezentările necesare, în special prezentarea vorbitorului, în timpul discursului căruia s-a produs incidentul. Managerul nostru era în hol și a raportat ce sa întâmplat „masei de rezolvare a problemelor” prin walkie talkie. A durat câteva minute să se schimbe, prezentatorul a ratat doar câteva diapozitive.

De zece ani nu s-a întâmplat nimic de acest fel. Dar când s-a întâmplat, eram pregătiți. Sunt mândru de asta.

Din cartea Logistica: note de curs autorul Mishina Larisa Alexandrovna

PRELEȚARE Nr. 10. Riscuri în logistică 1. Esența și conținutul, tipurile de riscuri În orice implementare practică sistem logistic, de la procesul de mișcare a mărfurilor până la procesele de mutare a comenzilor în spațiul pieței, acoperă un număr mare de aspecte diverse, munca

Din cartea Fundamentele managementului de proiect autorul Vasili Presnyakov

Din cartea Managementul inovației: tutorial autorul Mukhamedyarov A.M.

Din cartea Plan de afaceri 100%. Strategie și tactici afaceri eficiente autorul Abrams Rhonda

Din cartea Lucrează ca spioni autorul Carlson J.K.

Riscuri de cost Cele mai multe dintre aceste riscuri sunt rezultatul erorilor și omisiunilor făcute în planificare și tehnică

Din cartea Managementul de proiect de la A la Z autorul Newton Richard

Riscuri de protecție a prețurilor. Proiectele pe termen lung vor trebui să prevadă măsuri pentru a face față schimbărilor de preț - de obicei creșteri, iar la revizuirea prețurilor, evitați utilizarea unei sume mari pentru a acoperi toate creșterile de preț.

Din cartea Informatizarea afacerilor. Managementul riscurilor autorul Avdoșin Serghei Mihailovici

Riscuri tehnice Riscurile tehnice sunt problematice și pot duce adesea la închiderea proiectului. Ce se întâmplă dacă sistemul sau procesul nu funcționează? Planurile de urgență sau planurile de rezervă sunt făcute acolo unde există

Având o listă de lucrări, aranjați-le în ordine inversă logică, din ziua evenimentului viitor până în prezent.

Enumerați datele cheie. Acestea sunt un fel de puncte de control - puncte de control, în care se verifică cât de cu succes este executat planul. La aceste date cheie ar trebui să aibă loc principalele evenimente pentru pregătirea evenimentului.

Verificați cum datele se încadrează în calendar, luați în considerare sărbători, weekend-uri etc. Vedeți cum se încadrează datele în planurile companiei în ansamblu.

Arată-ți planul colegilor, contractorilor (toată sau acea parte care îi privește) și fă ajustările indicate de aceștia.

Planul este gata, continuați cu implementarea lui.

Consolidarea componentelor planului într-un singur întreg. De asemenea, este important ca componentele să fie conectate între ele. O parte a echipei nu trebuie să o depășească pe cealaltă. În unele cazuri sunteți implicat în pregătirea unui singur eveniment, în altele sunteți responsabil pentru mai multe evenimente în diferite etape de pregătire. Dacă o persoană nu știe că alte acțiuni depind de acțiunile sale, atunci s-ar putea să nu realizeze importanța muncii, măsura responsabilității sale și să rateze ceva undeva sau, dimpotrivă, să alerge înainte.

De exemplu, vorbești cu un designer și îi spui marți, pe 1, că trebuie să faci un layout pentru broșura, să zicem, joi, pe 3. Designerul spune: „Oh, kay.” Broșura are toate materiile prime și pare să fie suficient timp pentru a finaliza sarcina. În acest moment... Sunteți de acord cu tipografia că vineri dimineața, 4, veți va avea un aspect și tu

gata să o trimită la tipărire. Tipografia pregătește, planifică timpii de încărcare mașină de imprimat, ora la centrul de repro pentru separari, etc. Daca pierdeti timpul, acesta va fi dat altui client si va trebui sa intrati din nou in coada.

Tipografia promite că va tipări broșurile în patru zile lucrătoare, adică vineri seara, pe 11, vei avea carnet. Este normal, pentru că luni, 14, se deschide expoziția ta, unde ai cumpărat un stand și ai plătit 5000 de dolari pentru el, ai convenit să te întâlnești cu câțiva clienți foarte importanți, ai angajat personal de promovare pentru a distribui broșuri... Toți acești bani se irosesc dacă proiectantul nu a finalizat lucrarea la timp. Dar el nu o face

știe cât de importantă este această zi... Dându-și seama că trebuie să facă acest aspect și munca a zece persoane depinde de viteza acesteia și de bugetul este de zece ori mai mare decât costul muncii sale, interpretul își tratează munca mai responsabil, el înțelege motivația și înțelege de ce li se cere să o predea astăzi, și nu altă zi.

Unele părți ale evenimentului (de exemplu, ceremoniile de deschidere și de închidere) vor trebui gândite și scrise în fiecare secundă, indicând care acțiuni au loc în același timp, care sunt semnalul pentru alte acțiuni etc.

De asemenea, atunci când elaborezi un astfel de plan, trebuie să fii atent pentru ca planul tău să fie înțeles de alți oameni. Verificați cât de clar explicați totul. De exemplu, după ce ați vorbit despre planul dvs., cereți echipei să scrie un scenariu. Și apoi compară-l cu propria ta versiune.

Probleme

Managementul riscului evenimentelor

Principalul lucru este că toate aceste probleme, probleme, probleme și dezastre complete nu sunt vizibile pentru participanți. Si cu atat mai mult nu i-au deranjat in niciun fel Mai mult!

Un bun organizator este obligat să prevadă toate situațiile adverse posibile și să se pregătească pentru rezolvarea lor în cel mai profesionist mod.

Organizarea evenimentului este oarecum asemănătoare cu începutul cărții „Moby Dick”. Acolo, echipajul vasului de balene va naviga. Timp de doi ani, practic nu vor avea ocazia să reînnoiască stocurile, să repare defecțiuni etc. Prin urmare, iau cu ei tot ce le trebuie, cu o marjă, în condițiile în care lucrurile se rup, se rup, se uzează. Au de rezervă perechi de șosete, tigăi și multe altele... Evenimentele sunt organizate cam în același mod. Este important să prevăd totul, să fii coroziv,

atent, scrupulos, planificand totul cu atentie si fara a uita nimic.

Principalele riscuri

Riscul principal este asociat cu neîndeplinirea propriului plan. Se poate dovedi că un scenariu bine conceput, sisteme de măsuri pentru prevenirea problemelor etc., pur și simplu nu vor fi implementate de subalternii tăi.

Sunt riscurile asociate cu participanții. La evenimente, adulții cu o diplomă de facultate încep adesea să se comporte ca niște copii. Se pierd în trei camere și nu găsesc o toaletă (deși au călătorit jumătate din lume și știu să navigheze în împrejurimi necunoscute), își pierd intens propriile lucruri, iau din greșeală străini... Aceasta nu este vina lor, așa că asta factorul trebuie să fie considerat de la sine înțeles și luat în considerare în muncă.

Calitati cerute unui organizator de evenimente:

Liniște sufletească. Ești pregătit pentru orice, toate opțiunile sunt calculate și știi cum să te comporți. Și echipa ta știe; Atenție. Puterea lucrurilor mici este că există multe dintre ele. Nu trece cu vederea nimic.

Prietenie. Orice s-ar întâmpla, participanții sunt oaspeții tăi și trebuie să-i tratezi cât mai prietenos posibil; Inventivitate. Chiar dacă nu ai pregătit o opțiune pentru situația actuală, trebuie

fii ferm convins că vei găsi rapid o cale de ieșire acceptabilă; Competență. Cunoașterea evenimentului dumneavoastră și a tuturor părților sale constitutive, experiență, atenție

trebuie să convingă pe toată lumea că vei rezolva orice problemă. Și trebuie să crezi și tu;

"Paranoia". Fii mereu atent.

Un accent special este „paranoia”. Ea te va salva. Să începem cu legile lui Murphy: „Dacă pot apărea probleme, se vor întâmpla cu siguranță. Dacă pot apărea mai multe necazuri, acestea se vor întâmpla în cea mai nefavorabilă secvență.”

Acceptați-l - ASTA ESTE NORMAL în afacerea noastră. În sensul că aceasta este norma.

Trebuie să aveți un plan de urgență pentru fiecare problemă potențială. Cel puțin, din punct de vedere psihologic, trebuie să fii pregătit pentru orice. Lasă-ți planul de salvare

nu compensează pierderile, dar evenimentul nu va eșua complet. Într-o zi această abordare

- pregătirea unei opțiuni de rezervă - vă va salva. Acesta este profesionalismul.Riscuri computerizate atunci când organizați un eveniment, merită luat în considerare separat.

La birou, pentru a reduce riscul de pierdere a datelor, instalați un server unde vor fi stocate toate datele despre evenimente și copiați în mod regulat acolo toate informațiile necesare și legate de eveniment. Dacă computerul cuiva se defectează, veți pierde date într-o singură zi (dacă faceți copii de rezervă zilnic).

Erori de eveniment

Cele mai multe greșeli stupide sunt făcute de organizatori chiar la începutul evenimentului și chiar la sfârșit.

În ceea ce privește începutul, cel mai adesea defectele sunt asociate cu faptul că nu a fost suficient timp pentru pregătire (literal câteva minute) și, prin urmare, apar diferite suprapuneri. Reteta pentru a scapa de ele doar in planificare corectăși pregătirea la timp. După ce evenimentul a început și toți cei prezenți au fost atrași în ritmul lui, greșelile

devine mai mic; organizatorii au senzația că totul merge bine și cel mai dificil lucru este în urmă. Și acesta este, de asemenea, un moment foarte periculos. Oamenii se relaxează, ceea ce înseamnă că greșelile sunt din nou posibile.

Dacă sunteți responsabil de eveniment, asigurați-vă că totul decurge deosebit de bine la final, pentru ca personalul să fie deosebit de adunat și atent. Un sfârșit strălucit al evenimentului va ajuta să lase o impresie strălucitoare.

Marja de siguranță a evenimentului

Pregătește întotdeauna un plan B. În unele cazuri, când probabilitatea unei situații neobișnuite este mare, notează planul B și discută-l cu echipa ta, exersează implementarea lui, pregătește și scrie un scenariu alternativ pentru planul B.

Multe dintre aceste decizii vor avea implicații financiare, iar acest lucru trebuie înțeles. Dacă managerul, fiind la fața locului, a luat o decizie care a presupus cheltuieli, atunci nu i se poate reproșa asta, și cu atât mai mult cu amendă. Dacă ai delegat autoritate unei persoane în care ai încredere, trebuie să crezi că a luat cea mai bună decizie pe care a putut-o lua în acele condiții, având informațiile pe care le avea.

Probabil sună dur, dar delegarea este singura modalitate de a fi flexibil în luarea deciziilor și de a acționa cât mai repede posibil.

Luați în considerare duplicarea funcțiilor pe tot parcursul proiectului. Fiecăruia dintre noi se poate întâmpla ceva neașteptat și poate fi necesară o înlocuire temporară. Fiecare membru al echipei să aibă unul sau doi substudenți care, cel puțin în termeni generali, sunt conștienți de sarcinile și problemele existente în acest domeniu de lucru și, dacă este necesar, vor putea înlocui un coleg cu pierderi minime. Lăsați substudentul să nu poată înlocui complet persoana necesară (acest lucru nu este necesar), dar el va putea sprijini procesul evenimentului și întreaga mașină nu se va bloca. Valorificați-vă experiența: documentați-o și împărtășiți-o cu alți angajați, astfel încât aceștia să o poată obține corect din prima încercare. Este uimitor cât de des se repetă situațiile și problemele.

Experiența este o oportunitate acum de la prima încercare de a face totul corect.

Cel mai bun compliment pe care l-am auzit:

„Evenimentele tale sunt plictisitoare. Ceva ca Lexus. Totul funcționează ca un ceas, nimic nu se sparge și arată grozav.”

Lasă-ți evenimentele să fie atât de „plictisitoare” pentru participanți.

Etică

Un exemplu de risc intern. Este corect ceea ce faci? Dacă nu știi dacă te descurci bine sau nu, aplică clasicul test de etică folosit în Occident. Înainte de a face cutare sau cutare acțiune, imaginează-ți că decizia ta, de care te îndoiești acum, mâine va fi publicată pe prima pagină în cea mai importantă pentru tine

Ar putea fi util să citiți: