Raport: Principiile autogestionării. Universitatea de Stat de Presă din Moscova Metode de autogestionare

Autogestionarea este o condiție prealabilă pentru succesul personal și profesional

„Timpul este capitalul cel mai limitat, iar dacă nu poți

pentru a dispune de ea, nu vei putea dispune de nimic altceva”.

P. Drucker

Timpul este aceeași resursă ca și oamenii, materiile prime, resursele financiare. Caracteristica sa cea mai importantă este irevocabilitatea - nu poate fi acumulată, transferată, împrumutată, de aceea este important să înveți cum să-l folosești cu beneficii maxime. Nu degeaba se spune: timpul este bani. Acestea nu sunt doar cuvinte.

Într-adevăr, dacă, de exemplu, un angajat și-a gestionat greșit timpul, termenii contractului nu au fost îndepliniți la timp, compania va trebui să plătească o amendă pentru a compensa pierderile asociate cu timpul de nefuncționare. Succesul fiecărui lider depinde nu numai de valoarea materială și economică, ci și de modul în care gestionează cel mai de preț bun - timpul. Liderul trebuie să-și folosească în mod conștient și sistematic timpul pentru a atinge scopul.

Autogestionarea (sau managementul timpului) este o tehnică de utilizare corectă a timpului. Autogestionarea vă ajută să faceți treaba cu costuri mai mici, să organizați mai bine munca (prin urmare să obțineți rezultate mai bune), să reduceți volumul de muncă și, ca urmare, să reduceți graba și stresul. Renumitul specialist în management Alain McKenzie a argumentat: „Nu este nimic mai ușor decât să fii ocupat. Și nu este nimic mai dificil decât a fi eficient.”

Autogestionarea este o utilizare consecventă și direcționată metode eficiente lucrează în practică zilnică, cu utilizarea optimă a resurselor pentru a-și atinge propriile obiective. Autogestionarea vă permite să parcurgeți eficient toate etapele unei căi de succes către obiectiv, și anume:

Decideți ce doriți să realizați;

Creează-ți propria viziune asupra succesului;

Folosiți metoda „salturi mari”;

Credeți că succesul va veni;

Concentrați-vă asupra obiectivelor care duc la succes;

Nu vă pierdeți inima când eșuați.

Autogestionarea are un set de reguli și funcții. Să le notăm pe cele principale.

1... Stabilirea obiectivelor... Acesta este un proces temporar, deoarece în timpul activității întreprinderii poate deveni clar că anumiți parametri s-au schimbat, ceea ce duce la necesitatea revizuirii obiectivului. Pentru autogestionare, este fundamental să fii conștient de unde vrea să meargă angajatul și unde nu vrea să meargă (ci unde vor alții să-l aducă). Una dintre regulile managementului eficient spune: „Succesele accidentale sunt frumoase, dar nu sunt garantate. Succesele planificate sunt mai bune pentru că sunt gestionate și se întâmplă mai des.”

Merită să se stabilească un obiectiv pe termen scurt în concordanță cu atingerea unui obiectiv global pe termen lung.

2. Planificare. Se urmărește să asigure utilizarea rațională a celei mai valoroase resurse – timpul. Cu cât timpul este mai bine planificat, cu atât mai bine poate fi folosit în interesele personale și profesionale ale liderului. Planificarea ca parte integrantă a sarcinilor și a regulilor de autogestionare înseamnă pregătirea pentru implementarea obiectivului. Planificarea muncii zilnice, a sarcinilor pe termen mediu și lung înseamnă, de asemenea, economisirea de timp, obținerea succesului și mai multă încredere în sine.

Principalul avantaj care vine din programarea muncii este că timpul de programare câștigă în timp. General experienta practicaîn producție arată că o creștere a timpului de planificare duce în cele din urmă la economii de timp în general.

3... Reguli de bază de planificare a timpului:

3.1. Raport (60:40). Experiența arată că cel mai bine este să întocmești un plan doar pentru o anumită parte a timpului de lucru (na 60%). Managerul își petrece aproximativ jumătate din ziua de lucru în afara locului de muncă, deoarece munca necesită interacțiune cu oamenii, schimb de informații. Ar trebui să alocați întotdeauna un anumit procent din timp ca rezervă pentru vizitatori neaștepți, apeluri telefonice, urgențe sau ca urmare a subestimării duratei a ceva.

3.2. Regularitate - consistență - consistență. Trebuie să lucrezi la planuri de timp în mod regulat și sistematic, ducând constant munca începută până la sfârșit.

3.3. Planificare realistă. Trebuie să planificați doar un astfel de volum de sarcini pe care angajatul le poate face față efectiv.

3.4. Umplerea timpului pierdut. Este mai bine să umpleți pierderea de timp, dar oportunitatea imediat, de exemplu, este mai bine să lucrați o dată mai mult seara decât să compensați pierderea cu o zi înainte în cursul zilei următoare.

3.5. Remedierea rezultatelor în loc de acțiuni. Este necesar să se fixeze rezultatele sau scopul în planuri, și nu orice acțiuni, astfel încât eforturile să fie inițial direcționate direct către atingerea scopului. Acest lucru va ajuta la evitarea activităților neplanificate.

3.6. Termen limita. Pentru a evita amânarea și amânarea cauzelor, este necesar să se stabilească termene precise pentru toate tipurile de activități.

3.7. Coordonarea în timp a diferitelor planuri. Pentru a-și implementa cu mai mult succes planurile în viață, angajatul trebuie să le coordoneze cu planurile altor persoane (șef, subordonați, colegi).

4. Luarea deciziilor. Luarea deciziilor permite alegerea priorităților și sarcinilor. A lua o decizie înseamnă a acorda prioritate. Principala problemă a managerilor este că încearcă să facă prea multă muncă deodată și să-și disipeze eforturile pe sarcini separate, adesea nesemnificative, dar aparent necesare.

Ordinea de executare a sarcinilor poate fi determinată folosind următoarele criterii și metode:

Principiul Pareto (raport 80:20). Pe baza acestui model, putem concluziona despre situația de lucru a managerului: în procesul de lucru, 20% din timp este alocat pentru a obține 80% din rezultate. Aceasta înseamnă că nu ar trebui să abordați imediat cel mai ușor, cel mai interesant sau care necesită cel mai puțin timp. Este necesar să abordăm întrebările în funcție de semnificația și importanța lor;

Prioritizare cu Analiza ABC. Tehnica acestei analize se bazează pe faptul că procentele lucrurilor mai importante și mai puțin importante în total rămân neschimbate. Cu ajutorul literelor „A”, „B” și „C” toate lucrările sunt împărțite în trei grupe în funcție de importanța lor (cel mai important, important și nesemnificativ (mai puțin important)). Analiza ABC se bazează pe trei modele:

Sarcinile critice reprezintă aproximativ 15% din numărul total de cazuri cu care se ocupă un manager. Contribuția acestei sarcini la atingerea scopului final este de aproximativ 65%;

Sarcinile importante reprezintă aproximativ 20% din numărul total de cazuri, a căror semnificație este de asemenea de aproximativ 20%;

Sarcinile mai puțin importante și neesențiale reprezintă aproximativ 65% din toate cazurile, iar importanța lor este de doar aproximativ 15%.

Pentru a aplica analiza ABC, trebuie să urmați aceste reguli: Faceți o listă cu toate sarcinile viitoare;

Organizează-le și prioritizează-le în funcție de importanța lor;

Sarcinile care rămân sunt supuse realocării obligatorii:

Dwight D. Eisenhower Accelerated Analysis (Președintele SUA 1953-1961). Acest principiu este un ajutor simplu atunci când trebuie să decideți rapid ce sarcină să îi acordați prioritate. Prioritățile sunt stabilite în funcție de criterii precum urgența și importanța cazului. Toate cazurile sunt împărțite în 4 grupe:

1) urgente (chestiuni importante) - acestea trebuie efectuate chiar de lider;

2) urgente (chestiuni mai puțin importante) - trebuie delegate;

3) mai puțin urgente (sarcini importante) - nu trebuie finalizate imediat, dar trebuie să le faceți singur;

4) mai puțin urgente (sarcini mai puțin importante) - vă puteți abține de la a le îndeplini.

Delegarea este o activitate managerială cheie... Delegarea în sens general înseamnă transferul sarcinilor către subordonatul său din sfera de activitate a managerului însuși, dar în același timp șeful își păstrează responsabilitatea conducerii, care nu poate fi delegată. Transferul unei sarcini sau activități poate fi efectuat pe termen lung sau să fie limitat la comenzi unice. Refuzul de a delega duce la o suprasolicitare a managerului, reduce timpul necesar îndeplinirii sarcinilor sale imediate. Delegarea îl ajută pe manager să elibereze timp pentru o sarcină mai importantă și să reducă volumul de muncă, precum și să promoveze utilizarea cunoștințelor și aptitudinilor profesionale ale angajaților și are un efect pozitiv asupra motivației angajaților. Pentru a realiza cu succes delegarea, este necesar să selectați angajații potriviți, să distribuiți clar zona de responsabilitate, să coordonați execuția sarcinii atribuite și să monitorizați procesul de lucru și rezultatele și să preveniți o încercare de inversare sau următoarea delegație. La fel de important este să stimulezi și să consiliezi subordonații, să-i evaluezi. Lucrările de rutină, activitățile specializate, problemele private și lucrările pregătitoare ar trebui delegate. În niciun caz nu ar trebui să delegeți astfel de muncă precum stabilirea unui obiectiv, gestionarea angajaților și o sarcină cu risc ridicat.

5. Implementare si organizare. Permite intocmirea unei rutine zilnice si organizarea procesului de lucru in vederea atingerii unui scop stabilit. Organizarea zilei tale de lucru ar trebui să respecte principiul de bază: „Munca trebuie să mă supună, și nu invers”. Există 23 de reguli care pot fi împărțite în 3 grupuri: reguli pentru începutul zilei, partea principală a zilei și sfârșitul zilei.

Reguli de început de zi:

1) începe ziua cu o dispoziție pozitivă;

2) începe munca, dacă este posibil, în același timp;

3) reexaminarea planului de zi întocmit cu o zi înainte;

4) primul - sarcini cheie;

5) procedați fără să vă legănați;

6) conveniți asupra planului zilei cu secretarul (el va lucra mai eficient și va putea proteja managerul de obstacole inutile);

7) dimineața să se ocupe de chestiuni complexe și importante, pentru că mai târziu managerul este de obicei ocupat cu treburile curente.

Regulile principale ale zilei:

1) pregătirea logică a muncii;

2) influenţează stabilirea termenilor în propriul interes;

3) reverificarea întregii game de lucrări în ceea ce privește necesitatea lucrărilor separate;

4) respinge o problemă suplimentară urgentă care apare;

5) evitați acțiunile impulsive neplanificate;

6) pauză la timp și menține un ritm măsurat;

7) efectuați mici sarcini omogene într-o serie (în timp ce pregătirea se efectuează o singură dată și pentru un anumit timp managerul este angajat în activități omogene; datorită continuității și concentrării asupra procesului, se economisește timp;

8) a finaliza rațional ceea ce a început (distragerea atenției și următoarea revenire la muncă necesită ceva timp, prin urmare, munca începută trebuie fie să fie finalizată până la sfârșit, fie întreruptă la momentul potrivit);

9) utilizați intervale de timp neplanificate pentru activități pregătitoare sau de rutină;

10) lucrați contraciclic (adică la începutul zilei este mai oportun să faceți cele mai importante sarcini, iar într-o perioadă mai agitată - lucruri mai puțin importante);

11) găsește-ți un timp liniștit pentru a te recupera;

12) controlează timpul și planurile.

Regulile zilei de închidere:

1) finalizați mica afacere începută;

2) control asupra rezultatelor și autocontrol;

3) faceți un plan pentru ziua următoare;

4) fiecare zi ar trebui să aibă propriul punct culminant.

6. Control... Controlul asupra rezultatelor servește la îmbunătățirea și, în mod ideal, la optimizarea procesului de lucru. Toate funcțiile de autogestionare de mai sus nu vor fi atât de eficiente dacă nu se efectuează controlul corespunzător. Controlul acoperă trei sarcini:

Înțelegerea condiției fizice;

Comparația dintre planificat și realizat;

Corectarea abaterilor stabilite.

Trebuie să vă verificați în mod regulat, la intervale regulate, planurile și organizarea muncii, să vă analizați activitățile și timpul și să întocmiți o listă a obstacolelor zilnice. Controlul asupra rezultatelor muncii ar trebui, în orice caz, efectuat după finalizarea sarcinii. Oricine vrea să se descarce cu adevărat nu poate renunța la autocontrol.

7. Informare și comunicare... Aceasta este o fază critică, deoarece toate celelalte faze au nevoie de ea. Zilnic, liderul este bombardat cu un flux de informații cu care trebuie să se ocupe. V viata reala managerul procesează mult mai multe informații decât este necesar pentru munca eficienta... Pentru a-și economisi timpul, managerul trebuie să dezvolte o abordare rațională a primirii, procesării și utilizării informațiilor.

Oamenii de afaceri se plâng adesea că există doar 24 de ore într-o zi. Este pur și simplu imposibil să ai timp pentru tot ce este planificat într-o zi, chiar dacă negociezi prin apeluri conferință și te machiezi în timp ce te afli într-un blocaj de trafic. În plus, negocierile și machiajul nu au întotdeauna succes. Oricine poate fi acuzat pentru eșec. Și poți învăța autogestionarea, adică arta de a-ți gestiona timpul și resursele eficienta maxima... Apoi se dovedește că în timpul zilei există timp nu numai pentru somn, ci chiar și pentru sport și recreere.

Astăzi mulți oameni știu sau cel puțin au auzit despre ce este autogestionarea. Mulți sunt, de asemenea, de acord că a vă gestiona, timpul și resursele este util și corect. Dar din anumite motive, acei oameni care întârzie mereu, nu știu care dintre cele douăzeci de cazuri să apuce, sunt încă mai mult decât punctuali și încrezători. Acești nefericiți găsesc întotdeauna o mulțime de motive pentru care nu au timp să facă nimic și, cel mai important, nu vor să învețe să facă bine. Dar, după cum se dovedește, acestea sunt doar mituri care sunt desființate de specialiști la fel de ușor pe cât sunt inventate de cei care nu vor să se controleze.

Mitul numărul 1. „Autogestionarea este necesară doar pentru manageri. Când voi deveni șef, voi învăța.”

Nu o vei face dacă nu schimbi această convingere. La urma urmei, obiectivul principal al autogestionării este să profitați la maximum de propriile capacități, să vă gestionați în mod conștient cursul vieții și să depășiți circumstanțele externe, adică să obțineți rezultate și să vă îmbunătățiți calitatea vieții.

Prin urmare, autogestionarea este importantă nu numai pentru un angajat obișnuit al companiei, ci și pentru orice persoană în principiu. Autogestionarea vă permite să vă atingeți obiectivele în viață și să simțiți că viața nu trece. Autogestionarea ca set de instrumente este importantă pentru toți cei care doresc să obțină succes în viață, indiferent de statutul lor. Cu toate acestea, pentru managerii de top, auto-managementul este și mai important, deoarece atingerea obiectivelor sale de către companie depinde de munca lor.

Autogestionarea este adesea percepută ca respectarea strictă a unui program care trebuie încă gândit și elaborat. Așadar, lipsa de claritate în acțiunile lor este explicată de mulți ca lipsă de dorință de a se supune programului, mai ales când vine vorba de lucrul în afara biroului, freelancer. Dar autogestionarea implică mai mult decât planificarea timpului. Autogestionarea este capacitatea de a te gestiona pe tine însuți, de a conduce procesul de management în sensul propriu în sens larg cuvinte - în timp, spațiu, comunicare, lumea afacerilor. A fi organizat, fie că este în împrejurimi sau în timpul tău, înseamnă să fii pregătit. Acest lucru vă permite să vă simțiți colectați, să aveți controlul asupra situației, să fiți gata să folosiți toate oportunitățile disponibile și să faceți față oricăror surprize și surprize.

Mitul numărul 2. „Auto-gestionarea ar trebui folosită numai atunci când este necesar - atunci când rulați un proiect complex sau lucrați într-un mod de urgență. Nu am nevoie de el oricând”

Această afirmație nu este în întregime adevărată, fie și doar pentru că dobândirea oricărei abilități provoacă la început o scădere a productivității. Astfel, perioada unui proiect complex nu este cea mai bună perioadă pentru a experimenta. În mod ideal, autogestionarea este un obicei și un stil de viață. Dar nu toată lumea este pregătită pentru asta. Autogestionarea poate fi folosită într-adevăr ca un set de instrumente în timpul unui proiect complex sau situație de urgență. Dar dacă te ajută să obții rezultate în cele mai dificile situații, de ce să nu-l folosești mereu?

În plus, merită luat în considerare faptul că autogestionarea este o abilitate care nu poate fi dobândită instantaneu la momentul potrivit. Este ca și cum ai cunoaște o limbă străină: ori vorbești chineză, ori nu, și nu trebuie să te gândești că atunci când te întâlnești cu un chinez, vor curge un discurs competent. Și așa cum limbajul este uitat fără practică, autocontrolul se pierde dacă nu este folosit.

Mitul numărul 3. „Auto-gestionarea este imposibil de învățat”

După cum a spus eroina Leah Akhedzhakova în filmul „Office Romance”: „Chiar și un iepure poate fi învățat să fumeze, și cu atât mai mult pentru o persoană rezonabilă,” nimic nu este imposibil.” Experții vă asigură că puteți învăța autogestionarea cu ajutorul unor cursuri speciale sau pe cont propriu. Cursurile sunt mai potrivite pentru formarea angajaților companiei, care se desfășoară cel mai bine într-un format corporativ, pentru a nu crea o diviziune artificială a angajaților. Și cu siguranță poți învăța autogestionarea pe cont propriu citind cărțile relevante, atât teoretice, care descriu standarde și tehnici, cât și biografii și autobiografii ale unor oameni grozavi, care descriu poveștile oamenilor care au obținut rezultate remarcabile.

Trebuie amintit că autogestionarea este un lucru foarte personal. Dintre zecile de sfaturi sugerate, o persoană ar trebui să le ridice doar pe cele care sunt potrivite pentru el și să le facă să funcționeze pentru el. A învăța să gestionezi timpul nu este o sarcină pentru o persoană slabă.

Mitul numărul 4. „Doar că nu mă pot convinge să fiu mai organizată”.

În acest caz, „nu pot” este egal cu „nu vreau”. În timp ce blugii se potrivesc greu, dieta va fi amânată „până luni”. Când blugii se desfac la cusături la un eveniment responsabil, dieta va începe chiar de acolo și nu va părea atât de dureroasă. De asemenea, concedierea din cauza unei alte nerespectări a tuturor termenelor limită poate fi o motivație excelentă pentru a face auto-management. Dar, desigur, nu merită să conduci la asta. Mai bine găsești motivația mai devreme.

Unde să o găsesc? Pentru început, răspunde la întrebarea: „Îmi place ceea ce fac?” Dacă răspunsul este nu, nu vei găsi motivație. Dar „fulcrul” poate fi găsit, de exemplu, amintindu-ți ceea ce ți-a plăcut întotdeauna sau a lucrat cel mai bine. Construirea de sine este posibilă doar prin dezvoltarea competențelor „favorite”. Se mai poate întâmpla: ceea ce ți-ai dori cu adevărat să faci, nu știi cum să faci. În acest caz, cel mai probabil va trebui să începeți de la pozițiile de start. Dar uneori este mai eficient să găsești resursele pentru reorientare în timp ce rămâi acolo unde ești. În acest caz, planificați-vă saptamana de lucru astfel incat sa aiba cel putin 10 ore pe care le poti dedica exclusiv tie.

Autogestionarea vă ajută nu numai să vă atingeți obiectivele de afaceri, ci și să găsiți timp pentru dvs. Dorința de a face sport, de a desen, de a merge în Madagascar, de a vedea mai des prietenii, adică de a-ți găsi timp pentru activitățile preferate și de odihnă, nu este o motivație suficientă pentru asta? La fel și dorința, de exemplu, de a-i face mamei tale un cadou scump de la primul salariu mare, care cu siguranță va deveni așa atunci când vei învăța să te gestionezi eficient.

Cunoștințele și abilitățile de autogestionare sunt esențiale pentru cei care caută un loc de muncă în procesul de angajare și în alte etape de dezvoltare a carierei. Servicii de management al personalului de stat si organizatii comerciale ar trebui să acorde mai multă atenție dezvoltării abilităților de autogestionare ale angajaților în procesul de management al carierei. Antrenamentele și jocurile de afaceri, în timpul cărora studenții dobândesc și îmbunătățesc abilitățile practice de auto-management, sunt recunoscute ca forma optimă de educație. În plus, este necesar să se caute noi tehnologii informaționale intensive pentru implementarea procesului educațional.

Este sigur să spunem că abilitățile de autogestionare îi vor ajuta pe oameni să nu facă greșeli în alegerile lor profesionale și să atingă anumite înălțimi în carieră.

Autogestionarea este una dintre cele mai importante condiții pentru obținerea succesului. Învățând cum să-ți gestionezi corect timpul, vei putea lucra mai eficient pentru a-ți atinge obiectivele.

Definiția autogestionării

La întrebarea care resursă din viața umană este cea mai limitată, mulți răspund incorect. Nu sunt bani sau alte bunuri, ci timp. Numai învățând cum să-l distribui corect pentru a efectua anumite acțiuni, te poți apropia cât mai mult de atingerea obiectivelor tale.

Autogestionarea este o tehnică care implică o utilizare rațională (numită și managementul timpului). Această tehnică vă permite să obțineți rezultate mai bune cu mai puțin stres. Vorbim și despre aplicarea în muncă a unor metode eficiente care economisesc resurse.

Dacă luăm în considerare scopul auto-gestionării, atunci acesta este de a valorifica la maximum toate resursele disponibile și de a reduce timpul petrecut pentru efectuarea anumitor operațiuni.

Esența autogestionării poate fi exprimată în următoarele prevederi:

  • definirea obiectivelor (acestea trebuie să fie cu siguranță realiste și, de preferință, specifice);
  • crearea unei imagini a succesului în mintea ta (include aici mediul și alte puncte);
  • utilizarea tehnicii „salturilor mari”, care presupune o trecere rapidă la acțiuni specifice;
  • încredere în sine necondiționată și atingerea succesului;
  • concentrarea pe obiectivele principale și filtrarea pe cele secundare;
  • capacitatea de a se menține în mână și de a începe din nou acțiuni în cazul unei experiențe proaste.

Putem spune că în acest moment autogestionarea este o necesitate obiectivă nu doar pentru liderii de afaceri, ci și pentru orice altă persoană care dorește să-și folosească timpul eficient și să reușească să facă cât mai multă muncă. Ar trebui să devină un fel de obicei, care se realizează prin munca pe termen lung asupra sinelui, dezvoltarea perseverenței, precum și capacitatea de a gândi rațional.

Funcții de autogestionare

Rezolvând anumite sarcini zilnic, uneori nu ne gândim la faptul că facem auto-gestionare. Cu toate acestea, pentru a obține rezultate cu adevărat semnificative, este important să abordăm acest proces în mod conștient și consecvent. Se pot distinge următoarele funcții de autogestionare:

  • stabilirea obiectivelor (trebuie să înțelegeți clar rezultatul final în termeni reali, pe care ați dori să îl obțineți ca urmare a activităților dvs.);
  • întocmirea unui plan (elaborarea unei „foai de parcurs” detaliate care să-ți determine pașii pe drumul către obiectivele stabilite);
  • luarea deciziilor (fiecare pas este insotit de prezenta mai multor alternative, din care trebuie sa faci o alegere);
  • organizarea timpului și spațiului dvs. de lucru (trebuie să vă dezvoltați un program de lucru convenabil pentru dvs. și să îl respectați în mod clar, fără a fi distras de activitățile străine);
  • autocontrol constant (este important să se analizeze conformitatea rezultatelor obținute cu cele planificate, nu numai la etapele finale, ci și intermediare de lucru);
  • stabilirea de canale de comunicații și informare (aceasta este poate una dintre cele mai importante funcții, care este strâns interconectată cu toate celelalte).

Funcțiile de mai sus din secvența specificată pot fi, de asemenea, percepute ca etape de autogestionare. Este demn de remarcat importanța excepțională a fiecăruia dintre ele și, prin urmare, este inacceptabil să treci peste cutare sau cutare articol. Este important să înțelegeți că, în ciuda faptului că la prima vedere pare dificil și, de asemenea, necesită mult timp, în timp, aceste acțiuni vor deveni automate. Rețineți că autogestionarea nu este doar o responsabilitate, ci un obicei de a fi un lider eficient și de succes.

Care este motivul nevoii de autogestionare a capului?

Conceptul de autogestionare și-a primit dezvoltarea datorită faptului că nu fiecare persoană știe să-și organizeze corect. timp de muncă si spatiu. Ca urmare, unele obiective rămân de neatins. Astfel, pot fi identificați următorii factori care împiedică succesul, necesitând necesitatea unui astfel de fenomen precum autogestionarea managerului:

  • incapacitatea de a-și petrece în mod rațional timpul și resursele fizice;
  • lipsa unor priorități clare atât în ​​viață, cât și în afaceri;
  • incapacitatea de a-și defini propriile obiective;
  • înghețarea activității de auto-dezvoltare (după ce a atins un anumit nivel, o persoană consideră că autoeducația ulterioară este nepotrivită și, prin urmare, începe să rămână în urmă cu tendințele în afaceri);
  • lipsa abilităților în luarea deciziilor de management;
  • utilizarea unei abordări pragmatice a rezolvării problemelor și a incapacității de a aplica metode creative;
  • incapacitatea de a comunica cu oamenii, precum și de a exercita o influență și presiune adecvată asupra lor;
  • lipsa de cunoștințe în domeniul activităților de management;
  • incapacitatea de a gestiona subordonații și de a-și organiza eficient munca;
  • devotamentul de timp și atenție insuficientă atât pentru propria pregătire, cât și pentru pregătirea angajaților;
  • lipsa competențelor în domeniul formării unei echipe de lucru eficient (vorbim nu doar despre selecția personalului, ci și despre plasarea acestora în locuri de muncă).

Trebuie remarcat faptul că autogestionarea managerului este importantă nu numai în contextul realizărilor sale personale în carieră, ci și pentru a asigura munca de succes intreprinderea in ansamblu. Doar un manager eficient poate conduce o organizație și angajații săi spre succes. Doar o persoană care a învățat să se gestioneze eficient pe sine și timpul său va putea face față unei organizații mari.

Esența automotivării

Autogestionarea și automotivarea sunt unele dintre cele mai importante puncte nu numai în munca unui lider, ci și în Viata de zi cu zi o persoană care se străduiește să obțină succes. Este important nu doar să înveți să-ți gestionezi timpul, ci și să-ți dezvolți o dorință interioară de a munci, condiționată de anumite stimulente. Funcția de automotivare nu trebuie subestimată. Uneori, o persoană poate fi neliniștită atunci când alții nu cred în succesul său sau îi subestimează în mod deliberat demnitatea. Același mecanism te îndeamnă la acțiune ulterioară indiferent de circumstanțele externe.

Succesul real poate fi atins doar dacă activitățile tale sunt însoțite de mecanisme precum autogestionarea și automotivarea. Cel mai cale rapidă a te încuraja înseamnă a-ți asculta stimulii interiori. Așadar, acordați atenție nevoilor dumneavoastră fiziologice. Pentru a-i satisface pe cei mai mulți dintre ei, cu siguranță vei avea nevoie de anumite fonduri care pur și simplu nu pot fi obținute dacă stai inactiv retele sociale sau vizionarea de programe de televiziune.

Nevoile de nivel superior sunt securitatea și încrederea în viitor. Deci, o persoană are nevoie în mod constant de locuințe, îmbrăcăminte, divertisment, precum și de o anumită rezervă de fonduri pentru a satisface alte nevoi. Puterea motivației depinde doar de cât de sus este ștacheta. Să locuiești într-un apartament închiriat sau în propria casă, să te îmbraci în piață sau într-un magazin de marcă, să te relaxezi într-o clădire sau în stațiuni prestigioase, să aloci o sumă mică sau un capital impresionant pentru viitor - puterea stimulentelor interne va depinde de tine. aspiratii.

În ciuda faptului că mulți neagă influența opiniei publice, uneori este principalul factor de automotivare. Deci, de exemplu, o persoană poate merge la muncă pentru a nu fi considerată un vagabond și, în același timp, să se mulțumească cu o poziție scăzută și medie. salariile... Pentru unii oameni, automotivarea îi determină să promoveze în mod activ scara carierei, obținând un statut social ridicat, precum și venituri în numerar semnificative.

Astfel, automotivarea se bazează pe nevoile persoanei, care sunt descrise de piramida lui Maslow. Nevoile fiziologice sunt la nivelul de jos, de bază. După ce sunt complet mulțumiți, există dorința de a simți încredere în viitor, putere de poziție și securitate. De asemenea, fiecare persoană caută să ocupe o anumită poziție socială și să-și creeze o opinie adecvată despre sine.

Tehnica de autogestionare

Metodele de autogestionare pot fi împărțite în mai multe categorii:

  • Metodă management organizatoric implică planificarea activităților ulterioare pe baza analiză obiectivă situatia actuala. Vorbim atât de factori interni cât și externi.
  • Metoda de autoreglare a stresului este de a învăța să reziste influențelor negative externe, menținând în același timp echilibrul psihologic și performanța.
  • Antrenamentul autogen este una dintre principalele proceduri pe care se bazează autogestionarea. Pe scurt, poate fi descrisă ca autohipnoză și încredere în propriile forțe și abilități.
  • Meditația este adesea folosită pentru a restabili rapid puterea și echilibrul emoțional între munca obositoare.

Putem spune că autogestionarea este o muncă continuă asupra sinelui. Nu este vorba doar de formarea anumitor abilități profesionale și de capacitatea de a-și petrece timpul de lucru în mod eficient. Aceasta înseamnă, de asemenea, să lucrezi la propriul tău psihic. Drept urmare, o persoană trebuie să devină încrezătoare în sine, precum și să învețe să-și mențină calmul în situații stresante.

Managementul de sine

Tehnologia de autogestionare este o anumită secvență de etape care este în consonanță cu obiectivele sale principale. În primul rând, trebuie să decideți asupra obiectivului, precum și asupra criteriilor care vor indica realizarea acestuia. Pentru a face acest lucru, este necesar să se analizeze în mod clar starea actuală a lucrurilor, după care vor deveni evidenti indicatori reali realizabili în viitor. Este important ca rezultatul final să aibă un fel de expresie clară (de exemplu, cantitativă).

În următoarea etapă, este necesar să se acorde atenție factorului de informare care este necesar pentru a realiza obiectivul autogestionării. Datele pot proveni atât din surse interne, cât și din surse externe. În același timp, ele trebuie să fie relevante (adică să corespundă imaginii reale a ceea ce se întâmplă).

Planificarea este dezvoltarea unui algoritm clar de acțiuni pentru atingerea obiectivelor stabilite. În același timp, este important să se prevadă eventualele fluctuații în mediul intern sau extern pentru a determina algoritmi alternativi care să evite consecințele negative și condițiile de criză.

Luarea deciziilor este una dintre cele mai importante etape ale autogestionării. Organizarea acestui proces ar trebui să fie dată Atentie speciala... Trebuie create condiții de muncă confortabile, precum și furnizarea completă de informații, astfel încât acțiunile să fie semnificative și consecvente situatia actuala cazuri.

Pentru implementare eficientă deciziile luate este important să se asigure un mediu de lucru confortabil. În acest caz, trebuie respectate atât caracteristicile fiziologice, cât și cele psihologice. Sarcinile cheie trebuie implementate independent, în timp ce sarcinile minore pot fi delegate subordonaților.

În toate etapele de lucru, trebuie efectuată o monitorizare continuă a rezultatelor obținute pentru respectarea celor planificate. Acest lucru vă va permite să identificați abaterile în timp și să răspundeți în consecință.

timpul de lucru

Principiile autogestionării pot fi descrise după cum urmează:

  • Doar 60% din timpul de lucru ar trebui să facă obiectul unei planificări clare și distribuției operațiunilor. Totodată, restul de 40% ar trebui să rămână neocupat în caz de circumstanțe neprevăzute, negocieri urgente, precum și contacte atât în ​​interiorul organizației, cât și în afara acesteia. În plus, lucrurile pe care le-ai planificat, pur fizic, pot dura mai mult timp.
  • Planificarea timpului de lucru nu trebuie să fie o singură dată. acest lucru trebuie efectuate regulat și sistematic. În plus, puteți face în mod constant ajustări la programul de acțiune dezvoltat.
  • Țintele ar trebui să fie realiste și dezvoltate pe baza capacităților reale ale fiecărei persoane în parte. Ca bază, puteți lua indicatorii de raportare ai perioadelor anterioare sau calcule speciale.
  • Pentru o autogestionare eficientă, un astfel de concept precum compensarea pierderii de timp joacă un rol important. Înseamnă că dacă ai o „fereastră” astăzi, atunci este mai bine să o cheltuiești pe o parte din sarcinile programate pentru mâine.
  • La intocmirea unui raport privind munca depusa, inregistrati nu numarul de actiuni efectuate, ci rezultatele obtinute in termeni reali. Acest lucru va ajuta la crearea unei imagini obiective a implementării planului.
  • Pentru ca lucrările să fie finalizate la timp, este important ca planurile să fie clar coordonate în timp. Este indicat să finalizați lucrarea puțin mai devreme decât termenul limită pentru a putea face ajustările necesare.
  • Dacă planurile sunt întocmite la diferite niveluri (director, manageri de linie, subordonați), atunci acestea trebuie coordonate în timp.

Beneficii de autogestionare

Autogestionarea eficientă oferă multe beneficii atât liderilor organizației, cât și persoanelor implicate în orice alt domeniu de activitate. Acestea sunt următoarele aspecte pozitive:

  • o reducere semnificativă a costurilor de timp, precum și a altor resurse pentru efectuarea anumitor lucrări;
  • organizarea unui mecanism eficient activitatea muncii, care oferă rezultate economice și alte rezultate mai mari decât în ​​condiții normale;
  • lipsa situațiilor stresante care sunt asociate cu graba din cauza fricii de a nu putea termina munca la timp;
  • dacă munca este efectuată eficient, precum și în termenele stabilite, atunci aduce satisfacție morală atât managerilor, cât și subordonaților acestora;
  • dacă travaliul are un rezultat vizibil, atunci acesta este un fel de motivație pentru acțiuni active ulterioare;
  • cu fiecare pas clar planificat, nivelul de profesionalism și calificări crește;
  • în procesul de auto-gestionare, cauți scurtături pentru a atinge obiective care anterior necesitau o perioadă semnificativă de timp pentru a le atinge.

Este de remarcat faptul că timpul alocat planificării și organizării muncii se amortizează pe deplin nu numai prin rezultatele finale ale activității, ci și prin abilitățile dobândite în gestionarea resurselor proprii.

Componentele autogestionării

Sistemul de autogestionare presupune o combinație a unui număr de elemente interconectate care asigură o organizare eficientă a fluxului de lucru. Se pot distinge următoarele componente principale:

  • managementul timpului presupune determinarea corectă a proporțiilor de muncă și odihnă, precum și repartizarea duratei fiecăreia dintre operațiuni;
  • managementul financiar constă în determinarea resurselor gratuite, precum și a celor care trebuie utilizate pentru atingerea scopului;
  • managementul comunicarii inseamna cautarea de legaturi si surse de informatii atat in mediul intern cat si in cel extern;
  • managementul spațiului de lucru implică organizare corectă locul de muncă în conformitate cu cerințele ergonomice și alte cerințe.

Trebuie remarcat faptul că autogestionarea este un proces complex și, prin urmare, trebuie abordat într-o manieră cuprinzătoare. Dacă una sau mai multe componente sunt ratate, în plan apar așa-numitele blocaje, care pot afecta negativ calitatea lucrării, precum și momentul finalizării acesteia. Pregătirea pentru a efectua un anumit flux de lucru necesită un efort și poate dura ceva timp, care ulterior se va răsfrânge cu rezultate.

concluzii

Unul dintre conditiile necesare munca de succes și eficientă este autogestionarea. Constă în capacitatea de a aloca în mod corespunzător resursele disponibile, inclusiv cele temporare. Trebuie remarcat faptul că destul de des acest concept este echivalat cu managementul timpului. Și acest lucru nu este surprinzător, deoarece capacitatea de a-ți organiza corect ziua de lucru este cea care determină viteza și calitatea atingerii obiectivelor. În acest moment, având în vedere ritmul modern de viață, precum și nivelul concurenței, auto-managementul devine o necesitate obiectivă pentru acei oameni care sunt concentrați pe rezultate.

Trebuie menționat că funcțiile de autoguvernare corespund în mare măsură funcțiilor de conducere. În primul rând, trebuie să dezvoltați un obiectiv care va determina direcția în care trebuie să vă mișcați. În plus, este detaliat prin întocmirea unui plan. Implementarea acestuia reprezintă adoptarea consecventă a lanțului, precum și organizarea fluxului de lucru. Dacă vorbim despre o întreprindere, atunci ar trebui stabilite legături de comunicare între toate diviziile acesteia. Și nu uitați de o astfel de funcție precum controlul, care poate fi nu numai finală, ci și intermediară.

Este important să acordați atenție nu numai managementului, ci și automotivării. Pentru a înțelege, la atingerea anumitor obiective, merită studiat. Baza sa o constituie nevoile fiziologice. Acestea sunt alimente, îmbrăcăminte și așa mai departe. După ce a furnizat minimul necesar, o persoană se gândește cum să se simtă în siguranță. Ideea aici este să aveți încredere în viitor (cel mai adesea înseamnă bunăstare financiară). Cea mai înaltă categorie de nevoi care motivează o persoană să muncească este statutul social.

În munca sa zilnică, un manager alocă mult timp și energie în îndeplinirea sarcinilor de rutină: participarea la întâlniri, instruirea subordonaților, pregătirea și citirea rapoartelor, răspunsul la apeluri telefonice, vizualizarea E-mailși corespondența curentă, monitorizarea și evaluarea performanței subordonaților etc. Aceste cazuri, dintre care multe nu au fost planificate în prealabil, umplu ziua de lucru, iar managerul trebuie doar să reacționeze la ele și să nu devanseze evenimentele. În astfel de condiții, probabilitatea erorilor este mare: prioritățile sunt selectate incorect, problemele secundare nu sunt delegate, are loc o orientare către procesul de activitate, mai degrabă decât spre rezultat.

Toate responsabilitățile curente, de rutină ale unui lider pot fi aplicate cu proceduri raționale, metode încercate și testate pentru a elimina cauzele timpului pierdut și pentru a ajuta liderul să atingă obiectivele companiei mai rapid și mai rentabil.

Autogestionarea este utilizarea de proceduri raționale, metode eficiente de lucru în viața de zi cu zi, activitati curente pentru a vă folosi cât mai bine timpul. Scopul principal al autogestionării este de a-ți maximiza potențialul atât la locul de muncă, cât și în viața personală, depășind circumstanțele adverse și gestionându-ți în mod conștient viața.

Autogestionarea vă permite să obțineți următoarele beneficii:

1) a lucra cu mai puțin timp și efort;

2) organizare mai bună forță de muncă și rezultate mai bune;

3) mai puțină grabă și stres;

4) satisfacție mai mare față de munca prestată;

5) motivare mai mare pentru munca managerului și a angajaților;

6) volum de muncă mai mic;

7) creșterea calificărilor managerului și personalului;

8) atingerea obiectivelor profesionale și personale în cel mai scurt mod posibil.

Este necesar să începeți autogestionarea cu o analiză a stilului de lucru practicat, cu un inventar al timpului dvs. Se desfășoară pe parcursul a mai multor zile lucrătoare (de obicei o săptămână) pentru a determina motivele deficitelor de timp emergente.

În prima etapă, se întocmește o listă de inventar a tuturor activităților în care este implicat managerul:

1) analiza activităților și a consumului de timp;

2) o foaie de „obstacole în timpul zilei”, pauze în muncă.

A doua etapă este analiza inventarului timpului din punctul de vedere al punctelor forte și slabe ale liderului. Pentru a face acest lucru, este necesar să analizați munca efectuată în timpul săptămânii în funcție de următoarele criterii:

Și - munca era necesară? (da; nu. Răspunsul „nu” trebuie introdus și în coloanele „B” și „C”).

B - investiția de timp a fost justificată? (Nu chiar). Î - a fost stabilit în mod deliberat intervalul de timp pentru a face munca? (Nu chiar).

1) durata totala munca zilei corespunzătoare (OTP);

2) durata muncii, pentru care șeful a dat răspunsul „nu” (PA, PB, PV);

3) rapoarte:

a) PA / OPD x 100%;

b) PB / OPD x 100%;

c) PV / OPD x 100%.

Dacă se dovedește că mai mult de 10% din activitățile liderului au fost opționale, atunci aceasta înseamnă că liderul are probleme cu delegarea problemelor și stabilirea priorităților.

Dacă în mai mult de 10% din cazuri timpul pierdut a fost prea mare, atunci managerul ar trebui să analizeze motivele acestei cheltuiri excesive (poate autodisciplină slabă, tehnici iraționale etc.)

Dacă în mai mult de 10% din cazuri momentul executării lucrării a fost determinat spontan, atunci managerul are probleme cu planificarea orelor de lucru (întocmirea planurilor pentru ziua, pregătirea pentru muncă etc.).

A treia etapă este prelucrarea datelor din tabelul „Fișa de interferență în timpul zilei” în vederea identificării cauzelor acestora.

2. Simptomele și cauzele organizării iraționale a muncii managerilor

Identificați primele cinci cauze ale pierderilor temporare recurente. Să notăm cele mai semnificative scurgeri de timp:

1) stabilirea obiectivelor neclare;

2) lipsa priorităților în afaceri;

3) încercarea de a face prea multe odată;

4) planificarea defectuoasă a zilei de lucru;

5) dezorganizare personală, birou de scris „copășit”;

6) lipsa de motivatie (atitudine indiferenta fata de munca);

7) apeluri telefonice perturbatoare;

8) vizitatori neplanificați;

9) informații incomplete, tardive;

10) incapacitatea de a spune nu;

11) lipsa de autodisciplină;

12) întâlniri prelungite;

13) graba, nerăbdare;

14) lipsa de comunicare (comunicare) sau feedback slab;

15) discuții pe subiecte private;

16) incapacitatea de a delega afaceri etc.

3. Instrumente de autogestionare: „curba vieții”, serii cronologice pentru ierarhizarea obiectivelor vieții, analiza punctelor tari și a punctelor slabe, prioritizarea folosind analiza ABC și principiul lui Eisenhower

Funcțiile autogestionării, ca și orice proces de management, sunt planificarea (stabilirea obiectivelor personale și profesionale, elaborarea planurilor pentru activitățile lor), organizarea (întocmirea unei rutine zilnice și organizarea unui proces personal de muncă în vederea atingerii obiectivelor stabilite), motivare (încurajarea de a se angaja în activități care vizează atingerea scopurilor stabilite), control (autocontrol și control al rezultatelor, dacă este necesar - ajustarea obiectivelor).

Stabilirea obiectivelor înseamnă privirea în viitor, orientarea și concentrarea forțelor asupra a ceea ce trebuie realizat, a rezultatelor. Obiectivele ar trebui să aibă o ierarhie, un scop superior și subobiective, obiective intermediare pe drumul spre cel principal. Obiectivele trebuie descrise cu acuratețe.

Pentru a face acest lucru, este util să trasăm o „curbă a vieții” în care sunt marcate succesele și eșecurile din trecut și succesele dorite în viitor. „Curba” vieții ar trebui să reflecte:

1. Cum a decurs viața ta până acum?

2. Care au fost cele mai mari succese ale tale? Unde au fost înfrângerile în domeniul profesional? Personal?

3. Cum îți imaginezi viitorul?

4. Până la ce vârstă ai vrea să trăiești?

5. Ce altceva vrei să realizezi?

6. Ce lovituri ale destinului și al înfrângerii sunt posibile?

Punctul în care se află persoana este marcat pe curbă, iar cuvintele cheie care descriu succesele sau eșecurile corespunzătoare sunt scrise lângă punctele extreme ale „curbei vieții”. În continuare, sunt formulate cinci obiective cele mai importante pe care o persoană dorește să le atingă până la sfârșitul vieții, iar aceste obiective sunt diferențiate în funcție de criterii de timp. În acest caz, este necesar să se țină cont de persoanele din mediul apropiat (parteneri, copii, părinți, prieteni, șef), deoarece evenimentele din viața lor trebuie luate în considerare. O serie de timp poate fi compilată pentru a găsi obiective personale.

Apoi notați pe o foaie separată de hârtie toate obiectivele dorite pentru viitorul apropiat și îndepărtat:

1) obiective pe termen lung - linii directoare pentru ceea ce o persoană dorește să realizeze în viață;

2) obiective pe termen mediu - rezultate specifice pe care o persoană dorește să le atingă în următorii 5 ani;

3) obiective pe termen scurt – rezultate specifice pe care o persoană dorește să le atingă în următoarele 12 luni. Împărțiți obiectivele formulate în personale și profesionale. Stabilirea obiectivelor implică fixarea termenelor limită și a rezultatelor.

După ce ţi-ai pus întrebări despre personal şi scopuri profesionale este necesar să se identifice mijloacele de realizare a acestora. Pentru a face acest lucru, trebuie să vă determinați punctele forte și punctele slabe. În acest scop, poți să apelezi din nou la „curba vieții” și să analizezi motivele succesului și eșecului. În același timp, este important să se stabilească acele abilități, cunoștințe, experiență care au condus la rezultatul corespunzător. Acestea pot fi cunoștințe speciale (cunoștințe de producție, management, erudiție generală), calități personale (intenție, sociabilitate, echilibru, inițiativă, persistență, tact), abilități intelectuale (creativitate, intuiție, gândire logică, prudență), etc. Abilitățile de analiză vor vă permit să determinați potențialul pe care îl are o persoană și care trebuie dezvoltat pentru a-și atinge obiectivele.

În același timp, ar trebui să vă cunoașteți slăbiciunile pentru a evita acțiunile care pot contribui la manifestarea unor astfel de calități, sau pentru a lua măsuri pentru a scăpa de aceste neajunsuri. A-ți cunoaște slăbiciunile înseamnă a-ți întări punctele forte.

Cunoașterea punctelor forte și a punctelor slabe (ce pot eu?) Va determina mijloacele de atingere a obiectivelor (personale, financiare, resurse de timp). În această etapă, ar trebui găsit un răspuns la întrebarea: „Ce începe în mod specific o persoană?” Pentru aceasta se intocmesc planuri pentru atingerea obiectivelor stabilite. Din planurile de viață urmează planurile pe termen lung anuale, trimestriale, lunare, deceniale, care se concretizează în planurile de afaceri ale zilei. Programarea timpului aduce câștig de timp.

Un plan de zi este cel mai important pas în planificarea timpului și atingerea obiectivelor. Atunci când faceți planuri, este necesar să prioritizați scopurile și obiectivele. Pentru a ilustra acest principiu simplu, este adesea citat poveste faimoasă numită „Consiliul de 25.000 USD”.

Charles M. Schwab, în ​​calitate de președinte al Bethlem Steel, l-a provocat pe Yves Lee, un consilier antreprenorial, cu o provocare neobișnuită: „Arată-mi cum îmi pot folosi mai bine timpul. Dacă reușiți, vă voi plăti orice taxă rezonabilă.” Lee ia oferit lui Schwab o bucată de hârtie și a spus: „Faceți o listă cu cele mai importante lucruri pe care trebuie să le faceți mâine și numărați-le în funcție de importanță. Începeți cu problema #1 mâine dimineață și lucrați la ea până când o rezolvați. Apoi verificați din nou prioritățile pe care le-ați setat încă o dată și treceți la # 2, dar nu mergeți mai departe până când nu ați terminat și acea treabă. Apoi treceți la numărul 3 și așa mai departe. Chiar dacă nu vă puteți finaliza întregul plan pentru ziua respectivă, nu este o tragedie. Până la sfârșitul zilei, cel puțin cele mai importante sarcini vor fi finalizate înainte de a petrece timp pe sarcini de importanță mai mică. Cheia succesului este să faceți următoarele în fiecare zi: să verificați de două ori importanța relativă a sarcinilor care urmează, să luați decizii cu privire la priorități, să faceți o listă a acestora, să o reflectați în planul zilei și să rămâneți la ea. Să fie o parte obișnuită a fiecărei zile de lucru. Dacă ești convins de valoarea acestui sistem, „transmite-l” angajaților tăi. Încercați atât cât credeți de cuviință, apoi trimiteți-mi un cec pentru suma pe care credeți că valorează sistemul.”

Câteva săptămâni mai târziu, Schwab ia trimis lui Lee un cec de 25.000 de dolari. Mai târziu a spus că această prelegere pe care a auzit-o a fost cel mai plin de satisfacții pe care l-a învățat în timpul conducerii sale.

Beneficiile muncii prioritizate.

1. Lucrează la cazuri cu adevărat importante și dificile.

2. Rezolvarea problemelor în conformitate cu urgența acestora.

3. Concentrarea pe îndeplinirea unei singure sarcini.

4. Eliminați lucrurile care pot fi făcute de alții. Implicații pozitive ale prioritizării muncii.

1. Termenele sunt respectate.

2. Există mai multă satisfacție din ziua de muncă și din rezultatele muncii.

3. Subordonații și colegii sunt mai mulțumiți.

4. Reușește să evite conflictele și supraîncărcările stresante.

Metode precum principiul Pareto, analiza ABC și principiul lui Eisenhower sunt folosite pentru a prioritiza cazurile importante.

Principiul Pareto (raport 80: 20) afirmă, în general, că într-un anumit grup sau set, părțile mici individuale prezintă o semnificație mult mai mare decât aceasta corespunde relativelor lor. gravitație specificăîn acest grup. În ceea ce privește utilizarea rațională a timpului, aceasta înseamnă că dacă toate funcțiile de muncă sunt luate în considerare din punctul de vedere al criteriului eficacității lor, rezultă că 80% din rezultatele finale sunt atinse în doar 20% din timpul petrecut. , în timp ce restul de 20% din rezultatele finale „absorb” 80% din timpul de lucru. Acestea sunt doar numeroase probleme secundare.

Prin urmare, nu ar trebui să le abordezi mai întâi pe cele mai ușoare, mai interesante sau solicitante. costuri minime timp de afaceri. Problemele ar trebui rezolvate în conformitate cu importanța și semnificația lor.

Aplicarea principiului Pareto se concretizează în analiza ABC (Fig. 5). Aici, toate sarcinile sunt împărțite în categorii ABC în conformitate cu ponderea lor în rezultatul final.


Orez. 58. Analiza ABC


Analiza ABC se bazează pe următoarele modele:

3. Sarcinile mai puțin importante și nesemnificative (categoria B), dimpotrivă, reprezintă 65% din numărul total de sarcini, dar au o semnificație intrinsecă nesemnificativă în treburile managerului - doar 15%.

Conform concluziilor analizei ABC, se recomanda ca pentru cele mai importante, adica cele care aduc cel mai mare rezultat, cazurile A sa fie luate in primul rand, pentru a asigura cea mai mare parte a efectului de ansamblu cu ajutorul câteva acțiuni. Aceste cazuri nu sunt supuse realocării. Următoarea sarcină cea mai importantă B reprezintă, de asemenea, o parte semnificativă a rezultatului total. Ele pot fi parțial încredințate altora. Sarcinile B mai puțin importante, dau un rezultat în general mic. Ele trebuie realocate și reduse.

Generalul american Dwight D. Eisenhower a oferit un instrument simplu pentru prioritizarea sarcinilor. Conform regulii sale, prioritățile sunt stabilite în funcție de criterii precum urgența și importanța cazului.

În funcție de gradul de urgență și importanța sarcinilor, există patru posibilități de evaluare și implementare a acestora:

1. Probleme urgente / importante. Acestea ar trebui făcute imediat și de unul singur.

2. Chestiuni urgente/mai puțin importante. Aici există pericolul de a cădea sub „tirania” grabei și, ca urmare, de a se preda complet soluționării acestei sarcini, pentru că este urgentă. Dar nu este atât de important, nu necesită calități speciale pentru a-l realiza, așa că trebuie delegat.

3. Sarcini mai puțin urgente / importante. Nu trebuie făcute urgent, pot aștepta. Dificultatea poate apărea atunci când aceste sarcini devin urgente și trebuie rezolvate de către lider cât mai repede posibil... Prin urmare, este necesar să se stabilească un termen limită pentru finalizarea sarcinii sau să se verifice de două ori gradul de importanță și să-l încredințeze în totalitate sau parțial angajaților.

4. Chestiuni mai puțin urgente/mai puțin importante. Aceste cazuri sunt adesea așezate pe birou, care este deja plin de hârtii. Astfel de sarcini necesită adesea un coș de gunoi.

4. Delegarea: sensul, regulile, motivele rezistenței subordonaților și conducătorilor

Delegarea este un instrument bun pentru a gestiona eficient timpul unui manager. Delegarea este înțeleasă ca transferul de sarcini către un subordonat din sfera managerului. Odată cu sarcina de lucru, pentru implementarea acesteia, trebuie delegată autoritatea și responsabilitatea pentru sarcină.

Autoritate - dreptul limitat de a utiliza resursele unei organizații și de a direcționa eforturile unora dintre angajații acesteia pentru a îndeplini o sarcină. Acest drept are de-a face cu luarea deciziilor pentru îndeplinirea unei sarcini. Puterile sunt delegate functiei, nu persoanei care o ocupa. Ele sunt întotdeauna limitate. Limitele autoritatii sunt determinate de proceduri, reguli, descrierea postului sau transmis oral unui subordonat.

Responsabilitate - obligația de a îndeplini sarcinile și de a fi responsabil pentru soluționarea satisfăcătoare a acestora. Angajatul este responsabil pentru rezultatele sarcinii persoanei care îi deleagă autoritatea. Trebuie subliniat faptul că este delegată doar responsabilitatea funcțională pentru rezolvarea unei sarcini specifice, iar responsabilitatea managerială pentru conducere nu poate fi delegată, ea rămâne a șefului.

Delegarea înseamnă întotdeauna auto-descărcare și câștig de timp pentru a îndeplini sarcini cu adevărat importante din categoria A. Reguli de bază pentru delegare:

1) selectarea angajaților potriviți;

2) repartizarea sferei de responsabilitate;

3) delegarea sarcinii de lucru integral.

Acest lucru crește responsabilitatea pentru implementarea sa, creează stimulente suplimentare pentru a lua inițiativa și facilitează monitorizarea rezultatelor; asigurarea echilibrului de putere și responsabilitate; coordonarea executării sarcinilor atribuite.

Stimularea, instruirea și consilierea subordonaților. Aceștia trebuie să aibă informațiile necesare pentru a-și înțelege sarcina și rezultatele așteptate la timp pentru a primi răspunsuri la întrebările emergente Necesar: controlul procesului de lucru și al rezultatelor acestuia; suprimarea încercărilor de inversare sau delegare secvențială; evaluarea si remunerarea.

Pentru subordonați, delegarea presupune și responsabilități specifice: să desfășoare în mod independent activitățile delegate și să ia decizii pe propria răspundere; informați managerul în timp util și în detaliu, informați-l despre toate cazurile neobișnuite; își coordonează activitățile cu colegii și se ocupă de schimbul de informații; îmbunătățirea calificărilor pentru a îndeplini cerințele.

În primul rând, sunt supuse delegării: muncă de rutină, activități de specialitate, probleme private și lucrări pregătitoare.

Funcții ale unui manager precum stabilirea de obiective, formularea unei strategii, monitorizarea performanței subordonaților, gestionarea angajaților și a motivației acestora, sarcini de importanță deosebită, sarcini cu un grad ridicat de risc, chestiuni neobișnuite, excepționale, probleme urgente care nu lasă timp. pentru explicație și reverificare nu fac obiectul delegării.

Există motive pentru care managerii pot fi reticenți în a delega autoritatea, iar subordonații pot fi reticenți în a-și asuma responsabilitatea suplimentară. Primele sunt:

1) încrederea managerului că va face treaba mai bine și mai rapid decât angajații săi și, prin urmare, va economisi timp;

2) lipsa capacității de conducere, necunoașterea problemelor, ignorarea a ceea ce poate și ar trebui să fie delegat angajaților și cum să facă acest lucru;

3) Lipsa de încredere în subordonați și lipsa de dorință de a-și asuma riscuri;

4) Teama că subalternii vor face treaba mai bine decât liderul (competiția subordonaților);

5) Volumul de muncă excesiv (vizitatori, telefoane, întâlniri etc.), care nu lasă timp pentru explicarea sarcinilor delegate și monitorizarea executării acestora. Subordonații evită delegarea din următoarele motive:

1) lipsa de cunoștințe și deprinderi, lipsa de încredere în abilitățile lor, care se exprimă în frica de responsabilitate;

2) teama de critici pentru greseli;

3) Lipsa puterilor necesare rezolvarii problemei (lipsa de informatii, resurse, putere);

4) Subordonatului nu i se oferă niciun stimulent pentru a-și asuma responsabilitatea suplimentară;

5) Un volum mare de muncă sau un subordonat crede că așa este.

Delegarea este principala metodă de descentralizare a managementului într-o organizație. Descentralizarea oferă o serie de beneficii.

1. Deciziile se iau la nivelul corespunzător, adică acolo unde apar probleme.

2. Cresterea flexibilitatii, adaptabilitatii organizatiei.

3. Se creează o motivație suplimentară pentru angajații de la nivelurile inferioare ale ierarhiei.

4. Promovează dezvăluirea inițiativei, independenței, abilităților subordonaților.

5. Cunoștințele profesionale și experiența angajaților sunt mai bine folosite, competența acestora crește.

6. Autodescărcarea liderului are loc pentru îndeplinirea sarcinilor importante ale grupului A.

Managementul de sine- este o organizație prin conducerea activităților proprii; utilizarea consecventă și intenționată a metodelor eficiente de lucru în practica de zi cu zi cu utilizarea optimă a resurselor lor pentru a-și atinge propriile obiective.

Autogestionarea, sau autogestionarea, este gestionarea personală a propriei persoane. Autoguvernarea eficientă este legată atât de natura umană, cât și de organizare, managementul social... Scopul autogestionării poate fi considerat auto-îmbunătățire, în special dezvoltarea capacității de autocontrol pentru gestionarea situațiilor de viață.

Autocontrolul efectiv este un moment cheie în procesul de auto-management, oferind o oportunitate de auto-realizare.

Dacă un manager are probleme în mod constant (conceptul lui E. Bern și T . Harris), acesta este un semn sigur al lipsei de autogestionare. Principalele probleme ale autogestionării sunt exprimate în următoarele:

- responsabilitate excesivă din cauza numărului mare de obligații, care decurg din incapacitatea de a spune „nu” și conduc la pierderea controlului asupra situației;

lipsa realizării de sine depline din cauza muncii de rutină zilnică, efectuarea de lucrări care nu fac parte din responsabilitățile managerului (munca altcuiva), lipsa de dorință de a schimba situația;

  • - dezorganizare (incapacitatea de a se gestiona, controlul timpului);
  • - stres (încălcarea termenelor de îndeplinire a sarcinilor, neîndeplinirea sarcinilor suplimentare, iritabilitate și irascibilitate constantă, lipsă de entuziasm la locul de muncă);

decizii eronate (transformarea vinei asupra circumstanțelor și altora ca nedorință de a-și recunoaște vinovăția); nerezolvarea problemelor; abuzul de alcool ca o modalitate de a scăpa de realitatea plictisitoare etc.;

- dezorientare față de obiectiv (lipsa scopului în viață și dorința de succes), a face o muncă care nu aduce plăcere și alte tipuri de autoînșelăciune.

Abilitățile manageriale cheie bazate pe autogestionare sunt prezentate în tabel. 18.1.

La nivelul practicii zilnice, capacitatea de autogestionare este capacitatea managerului de a asigura și menține:

sănătatea fizică, care depinde de absența obiceiurilor proaste;

  • - energie si vitalitate;
  • - abordare calmă și echilibrată a muncii, a vieții personale etc.;
  • - capacitatea de a face față stresului; utilizarea eficientă a timpului.

Principiile de bază ale autogestionării includ spontaneitatea, „imersia” sistemului, orientarea auto-organizarii, sprijinirea resurselor, intensitatea conceptului, virtualitatea, complementaritatea autogestionării.

Spontaneitate. Principiul este fundamental și asigură apariția efectului în condițiile sistemelor controlate; necesită certitudine în comportamentul managerilor și oferă oportunități favorabile pentru implementarea în practică a funcțiilor de autoguvernare.

„Imersiunea” sistemului. Efectul de auto-organizare, auto-dezvoltare apare numai în așa-numitele sisteme imersate în propriile lor Mediul externşi depinde de starea resurselor necesare şi de caracteristicile relaţiilor corespunzătoare şi din punct de vedere al accesului la acestea. În plus, numărul de stări pentru formarea oricăror sisteme poate fi limitat de următoarele rezultate finale: pentru

Tabelul 18.1. Abilități-cheie și limitări potențiale ale autogestionării afective conform lui M. Woodcock și D. Francis

Abilități cheie de autogestionare

Limitări potențiale ale autogestionării eficiente

1. Abilitatea de a se gestiona pe sine (gestionarea timpului, abilităților, energiei, a face față stresului)

1. Incapacitatea de a se gestiona singur

2. Valori personale rezonabile, clare sau adecvate realităţilor moderne

2. Valori personale neclare (lipsa unor temeiuri solide pentru judecăți și următoarele acțiuni, nepregătirea pentru inovații)

3. Obiective personale clare (claritate despre viața personală și de afaceri, obiective realiste în viață)

3. Obiective personale vagi care conduc la subestimarea alternativelor reale atunci când faceți alegeri

4. Permanent crestere personala(receptiv la inovație și oportunitate)

4. Autodezvoltare oprită, lipsă de „creștere peste sine”, ceea ce duce la transformarea vieții de gheață într-o rutină

5. Abilități de rezolvare a problemelor (prezența competențelor în elaborarea strategiilor de rezolvare a problemelor moderne)

5. Lipsa de creativitate, lipsa de gândire creativă

6. Capacitate mare influențați-i pe alții pentru a-și asigura sprijinul, participarea și influența în luarea deciziilor creative

6. Incapacitatea de a influența oamenii (interacțiunea necesită perseverență, flexibilitate, capacitatea de a se exprima și de a-i asculta pe ceilalți; dacă nu este cazul, atunci managerul începe să-i învinovățească pe alții, să intre în conflict și succesul îl părăsește)

7. Cunoștințe moderne despre abordările de management

finalizarea lucrărilor, pentru „acasă”; pentru intimitate. Imersia permite, de asemenea, să apară efecte de auto-organizare.

Orientarea auto-organizarii. Principiul nu garantează stabilitatea proceselor de autoformare, deoarece dezvoltă paralelismul: a lucra; asupra ta (războaie, familie, viață personală).

Suport de resurse. La implementarea acestui principiu, trebuie luate în considerare câteva puncte: în primul rând, autogestionarea, crearea unui sistem orizontal specific, ar trebui să-i dea autodeterminare, de exemplu. managerul este obligat să devină observator pentru o perioadă; în al doilea rând, un sistem specific rezolvă problema de a se asigura cu resurse și servicii; în al treilea rând, sistemul practic, după ce și-a realizat sarcinile interne, este capabil să finalizeze o anumită lucrare fără a-și face griji cu privire la rezultatele finale.

Capacitatea conceptului. Acest principiu reprezintă un ansamblu de următoarele prevederi: prezența obligatorie a flexibilității, asociativitatea construcției compoziționale, păstrarea intervenției ierarhice, autocontrolul sistemelor.

Virtualitate. Crearea pe baza auto-organizării de noi obiecte de autogestionare.

Complementaritatea autogestionării se manifestă în dezvoltarea guvernării democratice şi în implementarea principiului auto-organizării.

Astfel, aspectele de sistem ale autogestionării constau în fundamentarea fenomenului de autoorganizare ca o nouă calitate în managementul descentralizat, și mai ales în autoguvernare.

Autogestionarea este organizarea de către conducător a propriilor activități; utilizarea consecventă și intenționată a metodelor eficiente de lucru în practica de zi cu zi, cu utilizarea optimă a resurselor lor pentru a-și atinge propriile obiective.

Autogestionarea sau autogestionarea este gestionarea personală a propriei persoane. Autoguvernarea eficientă este asociată atât cu natura umană, cât și cu organizarea, managementul social. Scopul autogestionării poate fi considerat auto-îmbunătățire, în special dezvoltarea capacității de autocontrol pentru gestionarea situațiilor de viață.

Autocontrolul efectiv este un moment cheie în procesul de auto-management, oferind o oportunitate de auto-realizare.

Dacă un manager are în mod constant probleme (conceptul lui E. Bern și T. Haris), atunci acesta este un semn sigur al lipsei de autogestionare. Principalele probleme ale autogestionării sunt exprimate în următoarele:

  • 1. responsabilitate excesivă din cauza unui număr mare de obligații, care decurg din incapacitatea de a spune „nu” și conduc la pierderea controlului asupra situației;
  • 2. lipsa realizării de sine depline din cauza muncii de rutină zilnică, munca care nu face parte din responsabilitățile managerului (munca altcuiva), lipsa de dorință de a schimba situația;
  • 3. dezorganizare(incapacitatea de a se gestiona, controlul timpului);
  • 4. stres(încălcarea termenelor de îndeplinire a sarcinilor, neîndeplinirea sarcinilor suplimentare, iritabilitate și irascibilitate constantă, lipsă de entuziasm la locul de muncă);
  • 5. decizii eronate(transformarea vinei asupra circumstanțelor și altora, ca lipsă de dorință de a-și recunoaște propria vinovăție); nerezolvarea problemelor; abuzul de alcool ca o modalitate de a scăpa de realitatea plictisitoare etc.;
  • 6. dezorientare cu privire la scop(lipsa scopului în viață și străduința pentru succes), a face o muncă care nu aduce plăcere și alte tipuri de autoînșelăciune.

Se disting următoarele abilități manageriale cheie bazate pe autogestionare (Tabelul 18.1-1).

Tabelul 18.1-1

Abilități cheie și limitări potențiale ale autogestionării eficiente de M. Woodcock și D. Francis

Abilități cheie de autogestionare

Limitări potențiale ale autogestionării eficiente

1. Abilitatea de a se gestiona pe sine (gestionarea timpului, abilităților, energiei, a face față stresului)

1. Incapacitatea de a se gestiona singur

2. Valori personale rezonabile, clare sau adecvate realităţilor moderne

2. Valori personale neclare (lipsa unor temeiuri solide pentru judecăți și următoarele acțiuni, nepregătirea pentru inovații)

3. Obiective personale clare (claritate despre viața personală și de afaceri, obiective realiste în viață)

3. Obiective personale vagi care conduc la subestimarea alternativelor reale atunci când faceți alegeri

4. Creștere personală continuă (receptivitate la inovație și oportunitate)

4. Autodezvoltare oprită, lipsă de „creștere peste sine”, ceea ce duce la transformarea vieții de afaceri într-o rutină

5. Abilități de rezolvare a problemelor (prezența competențelor în elaborarea strategiilor de rezolvare a problemelor moderne)

5. Lipsa de creativitate, lipsa de gândire creativă

6. Capacitate ridicată de a influența pe alții pentru a le asigura sprijinul, participarea și influența în luarea deciziilor creative, creative

6. Incapacitatea de a influența oamenii (interacțiunea necesită perseverență, flexibilitate, capacitatea de a se exprima și de a-i asculta pe ceilalți, dacă nu este cazul, atunci managerul începe să-i învinovățească pe alții, să intre în conflict și succesul îl părăsește)

7. Cunoștințe moderne despre abordări ale managementului.

Vezi paragraful 4 de mai sus.

La nivelul practicii zilnice, capacitatea de autogestionare este capacitatea managerului de a asigura și menține:

  • 1. sănătatea fizică, care depinde de absența obiceiurilor proaste;
  • 2. energie și vitalitate;
  • 3. abordare calmă și echilibrată a muncii, a vieții personale etc.;
  • 4. capacitatea de a face față stresului;
  • 5. utilizarea eficientă a timpului.

Principiile de bază ale autogestionării includ: spontaneitatea; „Imersie” a sistemului; orientarea auto-organizarii; suport de resurse; capacitatea de concept; virtualitate; complementaritatea autogestionării.

Spontaneitate... Principiul este fundamental și asigură apariția efectului în condițiile sistemelor controlate. Luarea în considerare a acestui principiu necesită certitudine în comportamentul managerilor și oferă oportunități favorabile pentru implementarea în practică a funcțiilor de autoguvernare.

„Imersiunea” sistemului... Efectul auto-organizarii, autodezvoltarii apare numai in sistemele asa-numitele „cufundate” in mediul lor extern si depinde de starea resurselor necesare si de caracteristicile relatiilor corespunzatoare si in ceea ce priveste accesul la acestea. În plus, numărul de stări pentru formarea oricăror sisteme poate fi limitat de următoarele rezultate finale: finalizarea lucrării; pentru acasa"; pentru intimitate. Imersiunea oferă și posibilitatea apariției efectului de autoorganizare.

Orientare spre autoorganizare... Principiul nu garantează stabilitatea proceselor de autoformare, deoarece dezvoltă paralelismul: a lucra; asupra ta (acasa, familie, viata personala).

Suport de resurse... La implementarea acestui principiu, trebuie luate în considerare câteva puncte: în primul rând, autogestionarea prin crearea unui sistem orizontal specific ar trebui să-i dea autodeterminare, de exemplu. managerul este obligat să devină observator pentru o perioadă; în al doilea rând, un sistem specific rezolvă problema de a se asigura cu resurse și servicii; în al treilea rând, sistemul practic, după ce și-a realizat sarcinile interne, este capabil să finalizeze o anumită lucrare fără a-și face griji cu privire la rezultatele finale.

Capacitatea conceptului... Acest principiu este un set de următoarele prevederi: disponibilitatea obligatorie a flexibilității; asociativitatea construcției compoziționale; menținerea intervenției ierarhice; autocontrolul sistemelor.

Virtualitate... Crearea pe baza auto-organizării de noi obiecte de autogestionare.

Complementaritatea autogestionării se manifestă în dezvoltarea guvernării democratice şi în implementarea principiului auto-organizării.

Astfel, aspectele de sistem ale autogestionării constau în fundamentarea fenomenului de autoorganizare ca o nouă calitate în managementul descentralizat, și mai ales în autoguvernare.

 

Ar putea fi util să citiți: