Experiență străină în sprijinirea documentației de management. Despre problemele moderne ale suportului documentar al managementului în Federația Rusă. Structura organizatorică a instituţiei de învăţământ preşcolar

1. Automatizarea sistemului de lucru de birou (pe exemplul unei organizații specifice).

2. Analiza documentației și suport informațional al conducerii organizației și elaborarea de propuneri de îmbunătățire a acesteia (pentru un exemplu concret).

3. Analiza documentației principalelor activități ale organizației și direcția de îmbunătățire a acesteia (pe exemplul organizațiilor de orice formă organizatorică și juridică).

4. Analiza standardelor străine care guvernează organizarea și procesele de management al documentelor (în general, folosind exemplul unei anumite țări, sau folosind exemplul unui anumit standard străin sau a unui grup de standarde dintr-o anumită țară).

5. Analiza criteriilor de selecție și evaluarea modernului sisteme automatizate DOW (puteți folosi un exemplu specific).

6. Analiza standardelor internaționale în domeniul managementului documentelor (este posibilă în general pentru sistemele de standardizare internațională ISO, IEC etc., ca exemplu de standard internațional specific sau de grup de standarde internaționale).

7. Analiza cerințelor de reglementare pentru documentarea trecerii serviciului public de stat Federația Rusă.

8. Analiza cerințelor de reglementare pentru organizarea și documentarea trecerii serviciului public de stat al subiectului federației (subiect la alegere).

9. Analiza organizatiei suport de documentare activitățile unei structuri comerciale și îmbunătățirea acesteia (pe exemplul unei structuri comerciale specifice).

10. Analiza formulării documentației suport pentru activitățile unei instituții, organizații și direcția de îmbunătățire a acesteia (pe exemplul unui anumit institutie de stat, organizare).

11. Analiza pieței instituțiilor de învățământ preșcolar automatizat (în Rusia sau în străinătate).

12. Analiza modernului instrumente software utilizate în procesul de creare și gestionare a documentelor.

13. Regulamentul intern al organizării muncii de birou într-o anumită organizație.

14. Probleme de documentare serviciu public a cazacilor ruși în actele juridice de reglementare ale Federației Ruse.

15. Probleme de documentare a activităților aparatului de stat în actele juridice de reglementare ale Federației Ruse.

16. Probleme de documentare a activităților organismelor administrația localăîn actele juridice de reglementare ale Federației Ruse și entităților constitutive ale Federației Ruse.

17. Probleme de documentare și lucru cu documente în actele legislative ale Federației Ruse.

18. Probleme de documentare și lucru cu documente în actele juridice de reglementare ale Federației Ruse privind serviciul public de stat.

19. Probleme de documentare și lucru cu documente în actele juridice de reglementare ale Federației Ruse privind serviciul militar de stat.

20. Întrebări de documentare și lucru cu documente în actele juridice de reglementare ale Federației Ruse cu privire la serviciul de aplicare a legii de stat.

21. Probleme de documentare a creației și activităților societățile pe acțiuniîn actele juridice de reglementare ale Federației Ruse și entităților constitutive ale Federației Ruse.

22. Întrebări privind organizarea muncii cu documente în aparatul de stat în actele juridice de reglementare ale Federației Ruse.

23. Probleme de organizare a muncii cu documente în organele administrației publice locale în actele juridice de reglementare ale Federației Ruse și entităților constitutive ale Federației Ruse.

24. Documentatia suport a activitatilor asociaţiile obşteşti(pentru un exemplu concret).

25. Suport de documentare pentru procedura de certificare pentru un funcționar public al Federației Ruse sau o entitate constitutivă a Federației - în conformitate cu actele juridice de reglementare ale Federației Ruse sau o entitate constitutivă.

26. Suport documentar al conducerii în organe puterea statuluiși management (pe exemplul unei anumite organizații).

27. Suport documentare activitati de management in conditiile de utilizare tehnologie automatizata(pe exemplul unei anumite organizații).

28. Documentarea activităților departamentului de personal și direcția de îmbunătățire a acestuia (pe exemplul unei organizații specifice).

29. Documentarea trecerii serviciului public (pe exemplul unei agenții guvernamentale specifice).

30. Legislativ şi regulament procese birou-muncă (în diferite perioade istorice).

31. Reglementare legislativă și normativă privind documentarea activităților personalului.

32. Reglementarea legislativă a managementului documentelor în Europa de Vest și SUA (opțional).

33. Originea, formarea și dezvoltarea examinării valorii documentelor în munca de birou.

34. Experiență străină în automatizarea gestionării informațiilor documentate.

35. Institutul președinției Federației Ruse (subiectul federației) și suport de informare și documentare a activităților acesteia.

36. Institutul secretariatului în aparatul de stat al Rusiei în secolele XVIII-XIX.

37. Institutul de secretari în aparatul de stat al Rusiei XX - începutul secolelor XXI.

38. Utilizarea de noi tehnologia Informatieiîn suportul de informare și documentare a managementului (pentru un exemplu concret).

39. Cercetări privind crearea de birou „automatizat”, „fără hârtie” (pentru publicații interne și străine).

40. Cercetarea aspectelor organizatorice și juridice ale utilizării documentelor electronice în management.

41. Cercetarea aspectelor tehnologice ale utilizării documentelor electronice în management.

42. Serviciul de personal al unui organism de stat și documentarea trecerii serviciului civil de stat (de aplicare a legii, militar) al Federației Ruse - în conformitate cu actele juridice de reglementare ale Federației Ruse.

43. Standardizarea internațională în domeniul managementului documentelor (istoria problemei, starea actuală a lucrurilor, evoluția procesului).

44. Standardizarea internațională a proceselor informaționale.

45. Locul și rolul clasificatorilor informațiilor tehnice, economice și sociale în documentația managementului (se poate folosi exemplul unei organizații).

46. ​​​​Metodologie de alegere automatizată sistemele de învățământ preșcolar pentru organizație (pentru un exemplu concret).

47. Metodologie administrarea informației ca instrument de construire a sistemului de informare și documentare al unei organizații.

48. Sprijin de reglementare și documentare pentru organizarea și trecerea serviciului public de stat al entității constitutive a Federației Ruse - în conformitate cu actele juridice de reglementare ale entității constitutive a Federației Ruse.

49. Sprijin de reglementare și documentare pentru trecerea serviciului public în Imperiul Rus, Federația Rusă (sau altă țară la alegerea dvs.) - conform actelor juridice de reglementare.

50. Suport normativ și documentar pentru trecerea funcției publice de stat (pe exemplul unui anumit organism de stat).

51. Suport normativ și documentar pentru trecerea serviciului militar federal (pe exemplul unui organism de stat specific).

52. Sprijin de reglementare și documentare pentru trecerea serviciului federal de aplicare a legii (pe exemplul unui anumit organism de stat).

53. Suport organizatoric, juridic și documentar pentru conducerea unei instituții de stat (pentru un exemplu concret).

54. Suport organizatoric, juridic și documentar pentru conducerea unui organism de stat (pentru un exemplu concret).

55. Suport organizatoric, juridic și documentar pentru conducerea unui organism municipal (pentru un exemplu concret).

56. Organizarea funcţiei publice de stat şi administrarea resurselor umaneîn federal agenție guvernamentală sau un organism de stat al unei entități constitutive a federației (folosind exemplul unui organism de stat specific).

57. Organizarea suportului de documentare pentru activitățile serviciului de personal și direcția de îmbunătățire a acestuia (pe exemplul unei organizații specifice).

58. Organizarea suportului de informare și documentare pentru activitățile șefului pe baza utilizării tehnologiilor automatizate.

59. Organizarea puterii reprezentative (legislative) într-o entitate constitutivă a Federației Ruse și susținerea de informare și documentare a activităților acesteia (conform actelor juridice de reglementare).

60. Organizarea muncii biroului unei instituții de stat în perioada sovietică a istoriei naționale.

61. Organizarea activității biroului instituției de stat a Rusiei în secolele XVIII - XIX.

62. Organizarea activității biroului instituției de stat a Rusiei la începutul secolelor XX - XXI.

63. Organizarea managementului documentelor în străinătate (pe perioade, pe țări etc.).

64. Organizarea managementului documentelor în străinătate (țara la alegere).

65. Organizarea managementului documentelor bazată pe tehnologia informației (pe exemplul unei anumite țări, sau comunități de țări - Uniunea Europeană, CIS etc.).

66. Reflectarea problemelor de documentare suport al managementului în periodice.

67. Construirea unei infrastructuri moderne a organizației (pe exemplul unei organizații specifice).

68. Guvernul Federației Ruse (subiectul federației) și sprijin de informare și documentare a activităților sale.

69. Probleme de automatizare a proceselor de documentare în literatura internă și străină.

70. Probleme de îmbunătățire a aparatului de stat al Federației Ruse și a suportului documentar al acestuia.

71. Dezvoltarea sistemelor managementul documentelor electronice organizații (pentru un exemplu specific).

72. Rolul managementului informaţiei în implementarea conceptului de „Guvern electronic”.

73. Îmbunătățirea documentației și a suportului informațional al managementului în contextul utilizării moderne tehnologia calculatoarelor(pentru un exemplu concret).

74. Îmbunătățirea suportului de documentare pentru management cu utilizarea noilor tehnologii informaționale (pe exemplul unei organizații specifice).

75. Analiza comparativa sisteme educaționale preșcolare automatizate.

76. Formarea și dezvoltarea sistemului de documentare (opțional).

Cuvinte cheie: Munca de birou, Managementul resurselor umane, Guvern si administrația municipală, Bazele certificării și standardizării.

Obiectul cercetării îl constituie analiza condițiilor „Experiență străină în organizarea documentației suport de management”. Subiectul cercetării este luarea în considerare a problemelor individuale formulate ca sarcini acest studiu.

Scopul cercetării este de a studia tema „Experiența străină în organizarea suportului documentar pentru management” din punctul de vedere al celor mai recente cercetări interne și externe pe probleme similare.

În procesul de lucru, a fost efectuată o analiză teoretică și metodologică a temei „Experiența străină în organizarea suportului documentației pentru management”, inclusiv aspecte teoretice studiind fenomenul „Experiența străină în organizarea suportului documentației pentru management”, a studiat natura temei „Experiența străină în organizarea suportului documentației pentru management”.

În continuare, a fost realizat un studiu al relevanței „Experienței străine în organizarea suportului documentației pentru management” în condiții moderne, cu implicarea datelor statistice și a publicațiilor științifice din ultimii ani.

În urma studiului, au fost identificate și fundamentate cantitativ modalități specifice de rezolvare a problemei „Experiența străină în organizarea suportului documentației pentru management” inclusiv unele posibilități de rezolvare a problemei „Experiența străină în organizarea suportului documentației pentru management” și tendințele în au fost identificate dezvoltarea temei „Experiența străină în organizarea suportului de documentare pentru management”.

Gradul de implementare - propunerile și activitățile specifice au fost testate în activitățile organizației, care au servit drept bază pentru practica educațională.

Măsurile propuse, cu anumite specificații, pot fi utilizate în activitatea serviciilor de personal ale întreprinderilor rusești.

Implementarea măsurilor propuse permite o înțelegere mai precisă a naturii și a problemelor de actualitate „Experiența străină în organizarea suportului documentației pentru management”.

Trecerea în revistă a surselor pe tema „Experiență străină în organizarea suportului de documentare pentru management”

În lista referințelor utilizate în pregătire a acestei lucrări, sunt prezentate 36 de surse bibliografice. Să caracterizăm câteva dintre ele:

Problema desemnată „Experiența străină în organizarea suportului documentației pentru management” este considerată de M. Yu. Rogozhin în cartea „” publicată în 2009 și care conține 384 de pagini. Din descrierea cărții, se poate concluziona că

De asemenea, problemele de reglementare a problemelor moderne pe tema „Experiența străină în organizarea suportului documentației pentru management” îl privește pe M. Yu. Rogozhin în monografia „Suport de documentare pentru management”. Această carte a fost publicată de editura „Prospect” în anul 2009, conține 0 pagini.

Un manual educațional și practic universal oferă răspunsuri la toate întrebările cheie ale organizării eficiente a suportului documentației pentru managementul (DOW) activităților unei întreprinderi (organizație, instituție). Materialul manualului este prezentat într-o manieră cuprinzătoare, în baza legislației și reglementărilor privind instituțiile de învățământ preșcolar. Locul principal în manual este luat în considerare problemele managementului documentelor (gestionarea documentelor) și activităților de documentare, inclusiv serviciul instituției de învățământ preșcolar, serviciul de personal și departamentul de contabilitate al întreprinderii. Pentru șefii de întreprinderi, adjuncții acestora pentru conducere, angajații instituțiilor de învățământ preșcolar, serviciile de personal și contabilitate, precum și studenții de la specialitatea 350800 „Gestionarea documentelor și suportul documentației de management”.

O serie de probleme de actualitate au fost atinse în cartea „Suport documentar al managementului”. R. Ye. Bulat a determinat relevanța și noutatea acestei teme în cercetarea sa, publicată în 2012 la editura „Business-Press”. Descrierea cărții este următoarea.

Conținutul manualului de instruire corespunde curriculum-ului pentru disciplina „Lucrul de birou în serviciul de personal„inclusă în blocul disciplinelor speciale de specialitatea 080505.65 „Managementul personalului”, precum și al curriculum-ului pentru disciplina „Suport documentativ al managementului personalului”, cuprins în partea de bază a ciclului profesional a ciclului de bază aproximativ. program educațional superior învăţământul profesionalîn direcția de formare „Managementul personalului” - 080400, dezvoltat de UMO a universităților ruse pentru educație în domeniul managementului. Cerințe de reglementare prezentate în publicație (inclusiv cele care au intrat în vigoare în 2012) și instrucțiuni la documentarea activităților de management și introducerea unei abordări sistematice a documentării managementului organizare modernă va fi util atât studenților, absolvenților și profesorilor, cât și practicienilor din domeniul documentării activităților de management.

În plus, la studierea temei „Experiența străină în organizarea suportului de documentare pentru management”, au fost folosite surse periodice precum:

1. Experiență străină reglementare legală servicii publice. A.F. Vasilyeva, „Jurnal legea rusă„, nr. 12, decembrie 2007.
2. Soluţionarea alternativă a litigiilor comerciale. Experiență străină. D. Stoletova, „Ofițer de personal. Managementul personalului”, nr. 10, octombrie 2007.
3. Problema competitivității în managementul personalului unei organizații. V. Shapovalov, „Managementul resurselor umane”, nr. 18, septembrie 2007.
4. 1C: Enterprise 8 - experiență în organizarea tranziției. „BUKH.1S”, nr. 9, septembrie 2007.
5. Afacerea de colectare continuă să câștige putere și experiență. I.E. Smirnov, „Managementul într-o organizație de credit”, nr. 5, septembrie-octombrie 2007.

Exemplu de introducere

Lucrarea prezentată este dedicată temei „Experiența străină în organizarea suportului documentației pentru management”.

Problema acestui studiu are relevanță în lumea modernă. Acest lucru este dovedit de studiul frecvent al problemelor ridicate.

Tema „Experiența străină în organizarea suportului documentației pentru management” este studiată la intersecția mai multor discipline interdependente simultan. Pentru de ultimă orăștiința se caracterizează printr-o tranziție către o luare în considerare globală a problemelor subiectului „Experiența străină de organizare a documentației suport pentru management”.

O mulțime de lucrări sunt dedicate întrebărilor de cercetare. Practic, materialul prezentat în literatura de specialitate este de natură generală, iar în numeroase monografii pe această temă sunt luate în considerare aspecte mai restrânse ale problemei „Experiența străină de organizare a suportului documentar pentru management”. Cu toate acestea, este necesar să se ia în considerare condițiile moderne în studiul problemelor subiectului desemnat.

Semnificația ridicată și elaborarea practică insuficientă a problemei „Experiența străină în organizarea suportului documentar pentru management” determină noutatea neîndoielnică a acestui studiu.

O atenție suplimentară la problema problemei „Experiența străină în organizarea suportului documentației pentru management” este necesară pentru a rezolva mai profund și mai rezonabil problemele de actualitate specifice subiectului acestui studiu.

Relevanța acestei lucrări se datorează, pe de o parte, interesului mare față de tema „Experiența străină în organizarea suportului documentar pentru management” în stiinta moderna pe de altă parte, dezvoltarea sa insuficientă. Luarea în considerare a problemelor legate de acest subiect are o importanță atât teoretică, cât și practică.

Rezultatele pot fi utilizate pentru elaborarea unei metodologii de analiză „Experiență străină în organizarea suportului documentației pentru management”.

Semnificația teoretică a studierii problemei „Experiența străină de organizare a documentației suport pentru management” este aceea că problematica selectată pentru a fi luată în considerare se află la joncțiunea mai multor discipline științifice deodată.

Obiectul acestei cercetări este de a analiza condițiile „Experiență străină în organizarea suportului documentației pentru management”.

În acest caz, subiectul studiului este de a lua în considerare aspectele individuale formulate ca obiective ale acestui studiu.

Scopul cercetării este de a studia tema „Experiența străină în organizarea suportului documentar pentru management” din punctul de vedere al celor mai recente cercetări interne și externe pe probleme similare.

1. Să studieze aspectele teoretice și să dezvăluie natura „Experienței străine de organizare a documentației suport de management”.
2. Pentru a spune despre relevanța problemei „Experiența străină de organizare a documentației suport de management” în condiții moderne.
3. Să contureze posibilitățile de rezolvare a subiectului „Experiență străină în organizarea documentației suport de management”.
4. Evidențiază tendințele de dezvoltare ale subiectului „Experiență străină în organizarea suportului de documentare pentru management”.

Lucrarea are o structură tradițională și include o introducere, o parte principală formată din 3 capitole, o concluzie și o bibliografie.

Introducerea fundamentează relevanța alegerii temei, stabilește scopul și obiectivele cercetării, descrie metodele de cercetare și sursele de informare.

Capitolul unu dezvăluie aspecte generale, dezvăluie aspectele istorice ale problemei „Experiența străină de organizare a documentației suport pentru management”. Se determină conceptele de bază, se determină relevanța sunetului întrebărilor „Experiența străină în organizarea documentației de sprijinire a managementului”.

Al doilea capitol discută mai detaliat conținutul și problemele moderne „Experiența străină de organizare a documentației suport pentru management”.

Capitolul trei este de natură practică și pe baza datelor individuale se face o analiză a stării actuale, precum și o analiză a perspectivelor și tendințelor de dezvoltare „Experiența străină în organizarea suport documentației pentru management”.

Conform rezultatelor studiului, au fost relevate o serie de probleme legate de subiectul luat în considerare și s-au tras concluzii cu privire la necesitatea studierii/îmbunătățirii în continuare a stării problemei.

Astfel, urgența acestei probleme a determinat alegerea temei lucrării „Experiența străină în organizarea suportului documentației pentru management”, gama de probleme și schema logică a construcției acesteia.

Teoretic și baza metodologica studiul a fost realizat prin acte legislative, reguli pe tema muncii.

Sursele de informare pentru redactarea unei lucrări pe tema „Experiența străină în organizarea suportului documentației pentru management” au fost literatura educațională de bază, lucrările teoretice fundamentale ale celor mai mari gânditori din domeniul luat în considerare, rezultatele cercetărilor practice ale unor autori importanți interni și străini. , articole și recenzii în publicații de specialitate și periodice dedicate subiectului „Experiența străină în organizarea documentației suport de management”, cărți de referință, alte surse relevante de informare.

Curs 1. Tehnologia modernă și organizarea muncii de birou. Evaluarea stării actuale a documentației suport pentru management (DOU).

Cursul „Organizarea și tehnologia suportului pentru managementul documentelor” constă din două secțiuni: „Istoria organizării muncii de birou în Rusia” și „Organizarea și tehnologia modernă a suportului pentru documentația de management”.

Scopul cursului este de a oferi studenților o idee despre particularitățile formării și dezvoltării sistemelor naționale de lucru de birou în diferite perioade istorice și de a-i familiariza cu teoria și practica organizării suportului de documentare modern pe baza principiilor bazate științific. și metode de îmbunătățire a acestuia.

Obiectivele cursului:

să evidențieze locul suportului documentar al managementului în procesele de management;

să se familiarizeze cu istoria dezvoltării sistemului de muncă de birou de stat;

să formeze abordări raționale ale studenților în rezolvarea problemelor de organizare a muncii cu documente într-o instituție;

familiarizarea elevilor cu structurile moderne tipice ale instituțiilor de învățământ preșcolar;

examina tehnologii moderne documentatia suport al managementului.

Documentarea este baza tehnologiei de management

Munca de birou-ramură de activitate care asigură documentarea și organizarea muncii cu documente oficiale..

Inițial, termenul a apărut în vorbirea orală (probabil în secolul al XVII-lea) și a însemnat procesul de rezolvare (producție) a unui caz: „a face afaceri” - a rezolva problema. În cursul deciziei, a devenit necesară consolidarea rezultatului, de exemplu, acordul la care sa ajuns. Pentru aceasta, documentele au fost create din cele mai vechi timpuri, deoarece cuvântul rostit este de scurtă durată, poate fi uitat, distorsionat în timpul transmiterii sau nu atât de înțeles. Deja în secolul al XVI-lea. cuvântul este folosit o afacere ca o culegere de documente legate de orice caz, emite. Pentru prima dată în acest concept, cuvântul „afacere” a fost consemnat în documente în 1584.

Lucrările moderne de birou includ:

asigurarea realizării la timp și corectă a documentelor (documentației);

organizarea muncii cu documente (primire, transfer, prelucrare, contabilitate, înregistrare, control, depozitare, sistematizare, pregătire documente pentru dosar, distrugere).

În paralel cu termenul „muncă de birou” În ultimele decenii, termenul a fost folosit documentatia de management(CĂPRIOARĂ). Apariția sa este asociată cu introducerea sistemelor informatice în management și suportul lor organizatoric, software și informațional pentru aproximarea terminologiei utilizate în programe de calculatorși literatură. În prezent, termenii „muncă de birou” și „documentație de management” sunt sinonimi și sunt folosiți pentru a face referire la aceeași activitate.

Documentația de management (DOU) este un tip de suport de management al organizației, care include repararea, transferul și stocarea informațiilor despre starea organizației și acțiuni de control pentru schimbarea stării acesteia. Instituția de învățământ preșcolar include următoarele procese principale:

fixarea acțiunilor de control sau a datelor privind starea de fapt a Organizației pe mass-media oficiale, i.e. " documentarea„sau” prezentarea documentelor”;

furnizarea la timp a informațiilor într-o manieră oficială, de ex. transfer de documente sau " fluxul documentelor";

stocarea promptă și pe termen lung a documentelor, de ex. „depozitare arhivă”.

Documentația de management este o ramură de activitate, al cărei scop principal este acela de a oferi conducerii informații despre starea de lucruri din Organizație pentru luarea deciziilor informate de management și monitorizarea implementării acestora.

Documentarea Este procesul de creare și formatare a unui document. Standardul de stat definește documentația ca fiind „înregistrarea informațiilor pe diverse medii conform regulilor stabilite”.

Astăzi, o instituție de învățământ preșcolar servește atât ca instrument de management eficient, cât și ca cel mai important instrument de comunicare în relațiile dintre agențiile guvernamentale și populația țării, structurile societății civile și afaceri.În opinia noastră, în cursul reformei la nivel național, este necesar să se stabilească principii uniforme pentru unificarea și standardizarea serviciilor și tehnologiilor instituțiilor de învățământ preșcolar, precum și documentarea - pentru o mai bună interacțiune între organele guvernamentale. Reglementarea de stat în domeniul documentării este de o importanță deosebită în legătură cu utilizarea documentelor electronice și a comunicațiilor electronice. Creșterea volumului de informații și documentare în organele guvernamentale impune necesitatea monitorizării și gestionării constante a acestor procese de către stat.

Tradițiile interne, experiența mondială, recomandările Consiliului Internațional al Arhivelor indică clar necesitatea unei reglementări de stat a managementului documentelor, precum și o reducere rezonabilă a volumului circulației documentelor în țară.

Serviciul de arhivă de stat a fost implicat în mod tradițional în eficientizarea documentației de management în Rusia.

De exemplu, cele mai recente Regulamente ale Serviciului Federal de Arhivă din Rusia din 28.12.98 Nr. 1562 au inclus următoarea sarcină: „dezvoltarea și îmbunătățirea, în comun cu organismele guvernamentale federale și organismele guvernamentale ale entităților constitutive ale Federației Ruse, a arhivării și munca de birou, inclusiv sistemul de stat al muncii de birou și documentația sistemelor unificate”.

Noul organism de conducere - Agenția Federală de Arhivă (a se vedea decretul Guvernului Federației Ruse din 17 iunie 2004 nr. 290), în conformitate cu deciziile privind reforma administrativă, nu este înzestrat cu funcțiile de gestionare a documentelor. Are doar funcția de a conveni asupra nomenclatoarelor aproximative de cazuri, a instrucțiunilor pentru activitatea de birou a organelor executive federale, precum și a listelor de documente generate în cursul activităților organelor federale ale puterii de stat și a organizațiilor subordonate acestora, indicând termenii depozitării acestora. După cum puteți vedea, chiar și o sarcină foarte abstractă de „dezvoltare” a muncii de birou a renunțat la Regulamente. Această situație introduce incertitudine în perspectivele de îmbunătățire ulterioară a instituțiilor de învățământ preșcolar la nivel de stat. Cu toate acestea, în toate țările dezvoltateîntr-o formă sau alta, funcțiile de gestionare a documentelor sunt atribuite organelor de stat relevante, iar această practică se justifică.

Rusia ar trebui să acorde atenție experienței țări străine... Într-adevăr, astăzi, după implementarea transformărilor administrative, funcția de stat a managementului documentelor (DOI) pentru prima dată în ultimele trei secole a ieșit din câmpul vizual al statului. Agenția arhivistică nu poate îndeplini funcții de coordonare, control, supraveghere în domeniul instituțiilor de învățământ preșcolar. Nicio altă agenție guvernamentală nu a primit această sarcină. Desigur, această situație va afecta negativ starea instituției de învățământ preșcolar din țară.

În aceste condiții, lucrările importante la proiectul de lege federală „Cu privire la sprijinul documentar pentru activitățile de management”, care a fost elaborat în ultimii ani, sunt îngreunate. Reformarea structurilor statului necesită o revizuire pe scară largă a bazei juridice și metodologice acumulate a instituțiilor de învățământ preșcolar.

Este necesară, în special, o revizuire a standardelor pentru suportul documentației care operează la nivelurile interstatale, de stat și intersectoriale de guvernare, ținând cont de lucrările în curs în cadrul programului țintă federal „Rusia electronică (2002-2010)”, un număr a acordurilor și standardelor internaționale în domenii schimb de informatii... În același timp, este necesară oprirea creșterii necontrolate a volumului circulației documentelor.

Volumul de documentație generat în activitățile organelor guvernamentale este de aproximativ 250 de miliarde de foi de documente anual. În același timp, examinări probe ale aparatului controlat de guvern s-a constatat că anual se observă o creştere a volumului documentaţiei cu 8-15%.

Trebuie remarcat în special nivelul crescut de informatizare a organelor guvernamentale - acesta este un factor suplimentar care afectează starea instituțiilor de învățământ preșcolar.

Costurile directe estimate ale documentării acțiunilor de management prezintă fluctuații semnificative de sume în funcție de sfera și nivelul organismelor guvernamentale.

Costul documentării și procesării documentelor per document este în medie de aproximativ 50 de ruble. În acest sens, reducerea componenței prin specii a documentelor prin unificare și standardizare cu 10% face posibilă contarea pe obținerea unui efect economic direct prin reducerea costului documentării și procesării documentelor. Economiile se ridică la aproximativ 12,5 miliarde de ruble.

Reglementarea funcțiilor organelor guvernamentale și a procedurilor pentru suportul documentației acestora permite, prin reducerea timpului alocat documentării și procesării documentelor (în medie de la 15–20 de minute la 3-4 minute), să se economisească până la 40–50% din timpul total petrecut proceselor de documentare. Acest lucru, la rândul său, va face posibilă obținerea unui efect economic direct în valoare de cel puțin 2,5-3,0 miliarde de ruble.

În prezent, economia rusă trece de la o materie primă predominant la extinderea producției de produse de înaltă tehnologie, intensive în știință, care utilizează cele mai înalte realizări științifice și tehnologice și potențialul intelectual al țării. În conformitate cu deciziile adoptate anterior ale Consiliului de Securitate (SB) sub președintele Federației Ruse, atenția principală trebuie acordată asigurării competitivității produselor interne, în special pe piața externă. Acest lucru necesită documentare și suport informațional al produselor în conformitate cu standardele internaționale în toate etapele ciclului de viață, care este stabilit în Legea federală „Cu privire la reglementarea tehnică” din 27 decembrie 2002 nr. 184-FZ.

comision pe securitatea informatieiÎn martie 2003, Consiliul de Securitate al Federației Ruse, atrăgând atenția asupra problemei managementului documentelor electronice, a decis asupra necesității creării unui set de acte normative în acest domeniu.

stabilirea regulilor și metodelor unificate uniforme ale instituțiilor de învățământ preșcolar din structurile de stat, indiferent de subordonarea lor departamentală;

monitorizarea și controlul asupra respectării regulilor și normelor fluxului de documente interdepartamentale, a proceselor de formare a documentelor și a volumului fluxului de documente;

munca științifică și metodologică în domeniul suportului documentației și introducerea celor mai raționale metode de lucru cu documentele în organele de conducere și organizatii guvernamentale;

elaborarea centralizată a reglementărilor standard pentru rezolvarea problemelor manageriale ale organizațiilor de stat;

asigurarea securității documentelor în organele guvernamentale, formarea fondurilor documentare ca resurse informaționale ale organizațiilor, stabilirea perioadelor de păstrare a documentelor, precum și respectarea prevederilor stabilite prin lege privind accesul la documentele organelor și organizațiilor guvernamentale;

examinarea software-ului și a altor instrumente de informare utilizate în organismele guvernamentale și organizațiile de stat pentru comunicații documentare electronice;

pregătirea profesională şi perfecţionarea specialiştilor în domeniul instituţiilor de învăţământ preşcolar.

Implementarea acestor sarcini, care stau la baza managementului documentelor, va îmbunătăți nivelul de calitate și profesionalism în sfera socio-economică a Rusiei și, datorită îmbunătățirii activităților aparatului administrativ, va obține un efect economic total direct. în valoare de 13,75-14,25 miliarde de ruble. Iar efectul, care este mult mai mare decât cel direct, este un efect economic indirect, care se reflectă în creșterea produsului național brut și în competitivitatea producătorilor ruși.

Desigur, pentru a rezolva sarcinile de mai sus, este nevoie de un organism de stat special la nivel serviciu federal... În acest scop, este cel mai potrivit un organism de conducere arhivistic cu competențe adecvate.

Munca de birou astăzi este definită de standard ca o „ramură de activitate” care asigură documentarea și organizarea muncii cu documente „2, adică întregul proces din momentul în care un document este creat și până când este distrus sau transferat în arhivă”.

Termenul apare inițial în vorbirea orală (probabil în secolul al XVII-lea) și înseamnă procesul decizional în sine (producerea cazului - „a face afaceri” (pentru a rezolva problema). un cuvânt oral este de scurtă durată, poate fi uitat, distorsionat în timpul transmiterii sau nu atât de înțeles deja în secolul al XVI-lea. 1584 g.

În paralel cu termenul de „muncă de birou” în ultimele decenii, a fost folosit termenul de „suport documentație managerială”. Apariția acestui termen este asociată cu introducerea sistemelor informatice v management, organizarea, programul și informațiile acestora Securitate. Pentru aproximarea terminologiei folosite în programele de calculator și în literatura de specialitate din domeniul muncii de birou, s-a folosit în mod similar termenul de „documentație de suport managerial”, care, în esență, este sinonim cu termenul de „muncă de birou”. De exemplu, în titlurile documentelor normative „Sistemul de stat de sprijinire a documentației de management” și „Instrucțiuni tipice pentru munca de birou în ministerele și departamentele Federației Ruse”.

Un termen mai larg folosit astăzi - suport de informare și documentare a managementului, include, pe lângă munca tradițională cu documente și servicii de informare, crearea, întreținerea și lucrul cu baze de date.

Atât procesul de creare a documentelor, cât și organizarea lucrului cu acestea au fost întotdeauna reglementate prin acte legislative și de reglementare speciale și de reglementare și metodologice. În perioada prerevoluționară, cele mai mari acte legislative care au determinat organizarea muncii de birou au fost „Regulamentele generale” aprobate de Petru I la 28 februarie 1720 4, „Înființarea pentru guvernarea provinciei” din 1775 de către Ecaterina a II-a, „Înființarea generală a ministerelor” în 1811. Aceste acte au stabilit principiile de bază ale lucrului cu documentele care sunt în vigoare în prezent (de exemplu, înregistrarea obligatorie a documentelor, înregistrarea, controlul, formarea dosarelor, crearea arhivei unei instituții etc.).

Acte normative și metodologice pentru munca de birou:

Sistemul de stat de suport documentar este gestionatși eu.Dispoziții de bază. Cerințe generale pentru documente și servicii de documentare. - M.,1991.

În prezent, în conformitate cu programul țintă federal, se finalizează dezvoltarea unei noi versiuni a GSDOU - un sistem de reglementări care determină regulile de bază pentru lucrul cu documente în organizații. Sistemul se concentrează și pe structurile comerciale. Acesta va consta din două părți: normativă și metodologică. În partea normativă, ca și în documentul existent astăzi, sunt determinate principalele sarcini și funcții, reglementarea legală a activităților serviciului de suport documentar în organizație, structura aproximativă a acestuia; procedura de intocmire si executare a documentelor; toate etapele de lucru cu acestea: livrarea, trecerea, prelucrarea, contabilitatea, înregistrarea, controlul execuției, informarea și munca de referință, stocarea operațională a documentelor, căutarea documentelor și informațiilor; protecția sistemelor de regăsire a informațiilor; pregătirea documentelor pentru arhivă; procedura de examinare a valorii documentelor; organizarea depozitării documentelor.

Principala diferență sistem nou constă în faptul că va reprezenta un singur complex de documentație automatizată bazat pe editoare de text moderne, flux de lucru automatizat (inclusiv e-mail), baze de date și stocarea și utilizarea automată a documentelor (inclusiv nomenclatura automată a cazurilor, inventarele cazurilor etc.) 9.

Instrucțiuni tipice pentru activitatea de birou a organelor executive federale ale Federației Ruse. - M., 2005.

Noua ediție a Instrucțiunii. Include atât procedura generală de pregătire și execuție a documentelor, cât și particularitățile pregătirii anumitor tipuri de documente: comenzi, instrucțiuni, instrucțiuni, procese-verbale. Descrie procedura de înregistrare a documentelor, construirea de motoare de căutare pentru lucrări de referință, organizarea controlului asupra execuției documentelor, procedura de întocmire și lucru cu nomenclatorul dosarelor, formarea dosarelor, efectuarea unei examinări a valorii documentelor, procesarea dosarelor. , alcătuirea inventarelor, stocarea operațională a cazurilor, transferarea acestora în depozitul de arhivă. Anexa conține formele nomenclatorului cauzelor, actul de repartizare a documentelor pentru distrugere, inventariere etc. După cum se poate observa din enumerarea succintă a conținutului instrucțiunii, reflectă aproape toate problemele de organizare a muncii de birou. Deși este destinat în primul rând ministerelor și departamentelor, poate fi utilizat și va găsi o mulțime de servicii de administrare a birourilor organizațiilor de orice formă de proprietate. Poate fi folosit ca bază pentru dezvoltarea instrucțiunilor pentru munca de birou a unei anumite organizații.

Reguli de bază pentru activitatea arhivelor departamentale. - M., 1988.

Regulile pot fi împărțite în mod convențional în două părți. Prima (secțiunile 2-4) acoperă în detaliu problemele de birou:

cerințe pentru nomenclatoarele de dosare, tipurile acestora, procedura de întocmire, completare, menținere a acestora;

procedura de formare a dosarelor în munca de birou;

organizarea și procedura de examinare a valorii documentelor în munca de birou;

procedura de atribuire a documentelor în vederea distrugerii; 4 pregătirea dosarelor pentru trecerea în arhivă: înregistrarea dosarelor (numerotarea, clasarea, înregistrarea suplimentară a copertei etc.), întocmirea inventarelor, trecerea în arhivă.

Într-o altă parte a regulilor (secțiunea 5-14), munca cu documentele din arhivă este dezvăluită în detaliu.

Pentru organizațiile comerciale care nu transferă documente pentru păstrarea statului, dar le păstrează acasă, regulile sunt un ajutor indispensabil în organizarea arhivei lor.

Lista documentelor care indică perioadele de stocare (Tipic><ми ведомственный) 10 .

Model de regulament privind desfășurarea activității de birou cu privire la propunerile, cererile și reclamațiile cetățenilor în organele de stat, întreprinderi, instituții și organizații.

Acest act descrie prevederile fundamentale pentru organizarea muncii cu această categorie de documente: caracteristici de înregistrare, termene de executare, menținerea unui dosar card de referință, formarea dosarelor, perioadele de păstrare a dosarelor, păstrarea informațiilor analitice privind contestațiile. Metodologia prevăzută în Regulament poate fi utilizată pentru organizarea muncii cu orice documente ale persoanelor fizice.

Curs 2. Organizarea instituţiei de învăţământ preşcolar. Sarcinile și funcțiile instituției de învățământ preșcolar.

Forme organizatorice de suport de documentare (munca de birou).

Serviciul DOE: scopul și locul în structura organizației

Structuri tipice ale instituțiilor de învățământ preșcolar în organizații de diferite niveluri de conducere.

Funcțiile angajaților instituției de învățământ preșcolar

Raționalizarea muncitorilor

Funcționarul și numărul de personal al instituției de învățământ preșcolar.

Reglementarea activităților instituției de învățământ preșcolar.

1. Suportul documentației ca funcție de management este prezent în orice organizație, indiferent de forma organizatorică și juridică a acesteia, de natura și conținutul activităților, de competență și de alți factori. Prin definiție, consacrată în GOST R 51141-98, documentația de management este o ramură de activitate care asigură documentarea și organizarea muncii cu documente oficiale.

Documentul este principala modalitate de fixare și transfer de management și alte informații din sistemul de management, iar calitatea deciziilor luate și, în consecință, eficacitatea activităților instituției depinde în mare măsură de cât de eficient este organizată munca cu documentele. De aceea, în orice organizație este extrem de important să se acorde o atenție deosebită organizării serviciului de birou și să se realizeze cea mai rațională organizare a muncii cu documente.

Pentru aceasta, în primul rând, este necesar să se rezolve următoarele probleme la nivel organizațional:

Alegerea formei optime de organizare a muncii de birou;

Dezvoltarea structurii organizatorice și funcționale a serviciului de birou și alegerea denumirii sale specifice;

Delimitarea funcțiilor, îndatoririlor, drepturilor și responsabilităților între diviziile structurale individuale ale muncii de birou și angajați și consolidarea acestora în documentele organizatorice și juridice relevante;

Raționalizarea muncii angajaților serviciului de birou;

Determinarea componenței numerice și oficiale a serviciului de birou;

Alegerea tehnologiei optime pentru lucrul cu documente și fixarea acesteia în instrucțiunile de lucru Office;

Organizarea rațională a locurilor de muncă și crearea unor condiții favorabile de muncă;

Îmbunătățirea calificărilor angajaților și a culturii de lucru cu documente.

Prima întrebare - alegerea formei optime de organizare a muncii de birou - este rezolvată în stadiul inițial de organizare a muncii de birou. Atunci când rezolvăm această problemă, trebuie să plecăm de la faptul că istoricul au existat trei forme principale de organizare a muncii de birou: centralizată, descentralizată și mixtă.

Formularul centralizat presupune implementarea tuturor operațiunilor de prelucrare a documentelor (de la primirea documentelor și înregistrarea acestora până la trimiterea documentelor, formarea dosarelor și depozitarea lor) într-o singură unitate - serviciul de birou.

Forma descentralizată de organizare a muncii de birou presupune crearea unui serviciu independent de management de birou în fiecare unitate structurală și este în prezent rar utilizată. Forma descentralizată a muncii de birou este utilizată numai în organizații dispersate geografic, precum și în divizii separate care lucrează cu documentație specifică.

cu documente cu acces limitat, care trebuie separate de documentele de birou deschis.

Forma mixtă de organizare a muncii de birou presupune implementarea unor operațiuni de birou în serviciul de birou, altele în departamente. De regulă, serviciul clerical își asumă primirea și trimiterea documentelor, înregistrarea acestora, organizarea fluxului documentelor, controlul executării documentelor, în timp ce crearea și executarea documentelor, sistematizarea acestora, formarea dosarelor și păstrarea acestora. sunt realizate în diviziuni structurale. În plus, cu o formă mixtă de muncă de birou, aceeași operațiune tehnologică (de exemplu, înregistrarea documentelor de intrare și de ieșire) poate fi efectuată în serviciul de muncă de birou și în diviziile structurale, în funcție de categoria documentelor. Documentele adresate conducerii se înregistrează în serviciul de birouri, adresate direcţiilor structurale din direcţiile corespunzătoare.

Majoritatea organizațiilor folosesc o formă mixtă de organizare a muncii de birou, mai rar - o formă centralizată, deși, desigur, cea din urmă are o serie de avantaje. Forma centralizată de organizare a muncii de birou vă permite să concentrați toate operațiunile tehnice pentru procesarea documentelor într-un singur departament, lăsând alte departamente structurale să lucreze creative cu documente, face posibilă formarea unei baze de date unice pentru toate documentele primite și create în organizație , oferind astfel o căutare mai fiabilă a documentelor și, în consecință, lucrări de referință pe documente. Formularul centralizat eliberează unitățile structurale de nevoia de a forma documente executate în dosare și de a le stoca, deoarece această lucrare este efectuată de serviciul de management al biroului. În plus, formularul centralizat face posibilă utilizarea mai eficientă și cuprinzătoare a echipamentelor de birou și a echipamentelor informatice pentru a efectua operațiuni de birou pentru prelucrarea documentelor.

Desigur, cu o formă centralizată, serviciul de muncă de birou realizează un volum de muncă mult mai mare decât cu o formă mixtă, iar acest lucru, în mod firesc, necesită un personal mai mare de muncitori, iar din moment ce toate cazurile sunt procesate, formate și depozitate în munca de birou. serviciu, apoi, în consecință, un număr mai mare de spații speciale de servicii destinate procesării documentelor, formării și stocării arhivei curente a organizației. În același timp, trebuie avut în vedere faptul că introducerea tehnologiilor informatice moderne, în special a tehnologiilor de rețea pentru procesarea documentelor, face posibilă crearea unei baze de date unice de documente organizaționale și, într-o formă mixtă, munca de birou.

Forma aleasă de organizare a muncii de birou determină în mare măsură tehnologia de lucru cu documente, care este fixată în instrucțiunile pentru munca de birou.

2. Este important de subliniat că în condițiile moderne, când munca cu documentele de management în multe instituții se bazează pe tehnologia informatică, funcțiile muncii de birou nu se limitează doar la organizarea fluxului de lucru al instituției, evidența documentelor, control a executării acestora şi păstrării documentelor. Serviciul de management al biroului este implicat direct în stabilirea sarcinilor în dezvoltarea tehnologiilor informaționale automatizate pentru lucrul cu documente, în asigurarea accesului la informații și protejarea informațiilor, în îmbunătățirea lucrului cu documente.

Serviciu de management de birou - management de caz, birou, departament general, secretariat, departament de management de birou - o unitate structurală independentă a unei organizații, instituții, întreprinderi (denumită în continuare organizație) care îndeplinește funcția de suport documentar pentru activitățile de management (DOW) și este direct subordonat șefului organizației. Denumirea specifică a serviciului de birou este aleasă în funcție de tipul de organizație, structura organizatorică a acesteia, locul în ierarhia organelor de conducere, domeniul de activitate și alte caracteristici. În organizațiile mici, funcțiile de birou sunt de obicei îndeplinite de un singur funcționar.

3. Alegerea unui nume specific pentru munca de birou se realizează concomitent cu dezvoltarea structurii organizatorice și funcționale a serviciului. Sistemul de stat pentru documentația de management (GSDOU) conține recomandări pentru alegerea celui mai potrivit nume al serviciului și structura acestuia.

În funcție de statutul organizației, de scopurile, obiectivele acesteia, de numărul de divizii structurale și de funcționari, serviciul instituției de învățământ preșcolar are diferite denumiri de forme organizatorice, structură și compoziție oficială.

Pentru instituțiile de învățământ preșcolar, organizațiile creează:

administrare afaceri;

birou;

Departamentul comun;

instituție de învățământ preșcolar sau departament instituție de învățământ preșcolar.

În organele executive federale (ministere, departamente), aceasta este gestionarea afacerilor, care, de regulă, are o structură complexă. Cuprinde: secretariatul, inspecția în subordinea ministrului, secretariatul colegiului, biroul.

Secretariat se compune din primirea ministrului, secretariatul ministrului, receptia si secretariatele viceministrilor. Secretariatul întocmește documente pentru raport și organizează munca cu documentele primite în numele conducerii.

Inspecție în subordinea ministrului controlează executarea actelor guvernamentale, actelor administrative ale autorităților, ordinelor ministrului.

Secretariat colegiul răspunde de suportul tehnic și documentar al ședințelor colegiului.

Cancelaria constă din diviziuni structurale.

Acestea includ: expeditie, birou de corespondenta guvernamentala, birou de contabilitate si inregistrare documente, grup de control, birou de dactilografiere sau centru informatic de prelucrare documente, birou de copiere si duplicare, teletip, arhiva centrala.

La diferite întreprinderi - de stat, nestatale, de cercetare, proiectare, inginerie, instituții de învățământ superior - se creează un departament de suport documentar sau un birou. Ele pot avea diviziuni structurale (sector, grup), sau desfășurarea unui anumit domeniu de lucru poate fi încredințată unor anumiți interpreți (interpreți).

În biroul sau departamentul instituției de învățământ preșcolar se creează divizii care efectuează contabilitatea și înregistrarea documentelor, controlul, îmbunătățirea, lucrul cu documente și introducerea mijloacelor tehnice, luarea în considerare a contestațiilor cetățenilor. Acestea pot include un secretariat, o expediție, un birou dactilografiat, un birou de copiere, o arhivă.

În organele executive ale puterii, administrația locală creează un departament general. Structura departamentului general include divizii la fel ca și biroul. Cu toate acestea, structura sa conține în mod necesar subdiviziuni precum departamentul de protocol, grupul de scrisori, recepția. În departamentul de protocol se întocmesc proiecte de documente în numele conducerii, se analizează documentele întocmite în diviziile structurale, angajații acesteia pregătesc ședințe ale organului de conducere. Grupul (birou, departament) desfășoară lucrări cu apelurile cetățenilor. Sala de recepție acceptă cetățeni care aplică cu propuneri, cereri, reclamații cu caracter personal.

Un fapt pozitiv ar trebui considerat includerea în structura instituției de învățământ preșcolar a unei unități care este angajată în îmbunătățirea formelor și metodelor de lucru cu documente. Această unitate poate fi numită departament pentru îmbunătățirea lucrului cu documente și implementarea mijloacelor tehnice sau un grup (sector, birou) pentru îmbunătățirea muncii cu documente.

În birou și în departamentul general (departamentul instituției de învățământ preșcolar), precum și ca unitate independentă, se poate crea un secretariat, care include toți secretarii conducătorilor organizației.

Condiția principală pentru crearea acestui serviciu, indiferent de denumirea acestuia, care trebuie respectată cu strictețe, este următoarea: „Suportul documentației pentru management în organizații, instituții și întreprinderi este realizat de un serviciu special care acționează ca unitate structurală independentă subordonată. direct la șeful organizației”.

În ministere și departamente - administrare afaceri. Conducerea treburilor, de regulă, cuprinde: secretariatul (recepția, secretariatul ministrului, secretariatele viceminiștrilor, secretariatul colegiului, biroul de protocol), inspecția în subordinea ministrului (șeful departamentului), cancelaria (biroul de corespondență guvernamentală). , birou contabilitate și evidență, expediție, birou dactilografiat, birou copiere și duplicare, teletip, etc.), compartiment scrisori (reclamații), compartiment îmbunătățire a lucrărilor cu documente și implementare mijloace tehnice, arhivă centrală);

La întreprinderi (asociații), în organizații de cercetare, proiectare, proiectare și centre de calcul, instituții de învățământ superior și alte organizații - de la cazuri de documentare suport al conducerii sau biroului.În lor compoziţie, de regulă, include: subdiviziuni pentru contabilitate și înregistrarea documentelor, controlul execuției, îmbunătățirea lucrărilor cu documente și introducerea mijloacelor tehnice, luarea în considerare a contestațiilor cetățenilor, un secretariat, o expediție, un birou de mașini de scris, un birou de copiere. , o arhivă;

În organele executive ale puterii (administrații, primării, prefecturi etc.) și în aparatul de conducere al organizațiilor publice - Departamentul comun. Compartimentul general cuprinde: un secretariat, un birou, un grup de control, un grup de protocol, un grup de perfecţionare a lucrărilor cu documente, un grup de scrisori (reclamaţii), un birou de maşini de scris, un birou de copiere, o arhivă;

În organizațiile care nu au un serviciu de birou în structură, funcțiile acestuia sunt îndeplinite de secretar executiv,în diviziuni structurale - secretar de divizie sau o altă persoană special desemnată.

4. Serviciul de lucru de birou rezolvă două seturi principale de sarcini:

Furnizarea unei proceduri unificate pentru documentarea activitatilor de management si organizarea muncii cu documente;

Îmbunătățirea formelor și metodelor de lucru cu documente.

Sarcinile cu care se confruntă biroul biroului determină funcțiile acestuia. Asigurarea unei proceduri unificate de documentare a activitatilor de management se rezolva prin indeplinirea urmatoarelor functii:

dezvoltarea și proiectarea antetelor, asigurând producerea acestora;

asigurarea producerii documentelor, copierea si duplicarea documentelor;

controlul asupra calitatii intocmirii si executarii documentelor, respectarea procedurii stabilite de aprobare si certificare a documentelor.

Sarcina de organizare a muncii cu documente este rezolvată prin îndeplinirea următoarelor funcții:

stabilirea unei proceduri unificate de trecere a documentelor (fluxul de documente al instituției);

transmiterea procesării documentelor de intrare și de ieșire;

înregistrarea și contabilitatea documentelor de intrare, ieșire și interne ale organizației;

controlul executării documentelor;

sistematizarea documentelor, asigurarea păstrării și utilizării ulterioare a acestora în activități de management;

organizarea muncii cu apeluri cetăţenilor;

asigurarea protectiei informatiilor documentare.

Sarcina de a îmbunătăți formele și metodele de lucru cu documente include:

elaborarea si prelucrarea documentelor normative, instructive, metodologice pentru munca de birou (instructiuni pentru munca de birou, nomenclatorul cazurilor etc.);

îndrumarea metodologică și controlul asupra respectării regulilor stabilite pentru lucrul cu documente în diviziile structurale ale organizației;

dezvoltarea profesională a angajaților instituției, sfaturile acestora cu privire la problemele de lucru cu documente;

Eficientizarea documentației instituției, efectuarea lucrărilor de unificare a documentelor, elaborarea Fișei de pontaj și a Albumului de formulare de documente utilizate în activitățile organizației;

Dezvoltarea și implementarea de noi forme și metode de lucru cu documente, îmbunătățirea fluxului de documente al instituției, creșterea disciplinei executive în lucrul cu documente;

stabilirea sarcinilor pentru dezvoltarea sau îmbunătățirea tehnologiilor informaționale automatizate utilizate atunci când se lucrează cu documente.

5. Standardele de muncă sunt elaborate pe baza cercetărilor și sunt destinate utilizării repetate în determinarea costurilor specifice cu forța de muncă.

În funcție de scopul lor, materialele utilizate pentru raționalizarea muncii angajaților sunt împărțite în:

standardele de timp- cheltuieli de timp reglementate pentru efectuarea unei unități de tip standardizat de muncă sau a elementului acesteia în anumite condiții organizatorice și tehnice;

standarde de personal- numărul reglementat de salariați ai structurii profesionale și de calificare, necesar pentru îndeplinirea de înaltă calitate a unei anumite funcții în anumite condiții organizatorice și tehnice;

standardele de centralizare a muncii- raportul reglementat dintre numărul de angajați ai aparatului de conducere și numărul total de salariați ai întreprinderii pe funcții de conducere sau de către întreprindere în ansamblu;

standarde de controlabilitate- standarde pentru numărul de lucrători subordonați (sau deserviți);

standarde de servicii- numărul reglementat de angajați (subdiviziuni) administrați (sau deserviți), care, în anumite condiții organizatorice și tehnice, trebuie să fie administrați (sau deserviți) de un singur angajat; standarde pentru raportul dintre numărul diferitelor categorii de angajați- o valoare reglementată care asigură cea mai bună utilizare a lucrătorilor standardizați în conformitate cu nivelul de calificare al acestora în anumite condiții organizatorice și tehnice; sarcini standardizate- sfera de activitate stabilită pe baza standardelor de timp ce trebuie efectuate de către executanți pe o anumită perioadă calendaristică cu respectarea cerințelor stabilite pentru calitatea rezultatelor muncii. În funcție de domeniul de aplicare, standardele de muncă sunt împărțite în intersectoriale, sectoriale și locale (aplicate la o întreprindere separată). Standardele interindustriale au scopul de a standardiza munca lucrătorilor din aceleași profesii sau specialități, angajați în implementarea unor procese tehnologice omogene la diferite întreprinderi. Aceste standarde sunt dezvoltate pentru cele mai tipice procese tehnologice pentru aceleași tipuri de muncă cu condiții standard de lucru și, prin urmare, sunt unificate. De exemplu, pentru raționalizarea muncii personalului de birou au fost elaborate și aplicate norme intersectoriale consolidate de timp pentru lucrul pe suport documentativ al conducerii (M., 1995).

Standarde de timp mărite sunt concepute pentru a efectua un complex de tehnici (operații) de muncă legate tehnologic și organizatoric.

Standardele extinse pentru efectuarea operațiunilor individuale sunt calculate prin formula:

Standardele se bazează pe standarde de muncă care determină cantitatea și structura cheltuielilor cu timpul de muncă și sunt reperul cu care se compară cheltuielile efective cu timpul pentru a stabili raționalitatea acestora. Când se aplică raționalizarea forței de muncă:

norme de timp;

ratele de producție;

standarde de servicii;

normele populației;

standarde de controlabilitate;

sarcini normalizate.

Dacă standardele de timp sunt destinate în primul rând să determine rata de timp pentru o unitate de muncă, atunci standardele de serviciu, numărul sunt destinate, respectiv, să calculeze tarifele de serviciu și numărul total de lucrători care efectuează o anumită cantitate de muncă în cursul anului. .

La compilarea standardelor de timp, se calculează mai întâi normele de timp pentru operațiuni repetitive individuale (muncă), apoi se determină intensitatea muncii a tuturor lucrărilor - ca suma produselor intensității muncii de efectuare a lucrărilor individuale după numărul lor. După aceea, se stabilește numărul de angajați.

Cursul 3. Personalul oficial și tehnic al instituției de învățământ preșcolar. Responsabilitățile funcționale ale angajaților instituției de învățământ preșcolar. Cadrul de reglementare care reglementează organizarea și tehnologia suportului informațional și documentar al activităților instituției.

Baza de reglementare și metodologică a suportului documentar al managementului (DOU) - un set de legi, acte juridice de reglementare, documente metodologice, standarde de stat care reglementează tehnologia de creare, prelucrare, stocare și utilizare a documentelor în activitățile curente ale organizației, precum și precum și activitățile biroului: structura, funcțiile, personalul, suportul tehnic și alte aspecte.

Documentele normative și metodologice pentru instituțiile de învățământ preșcolar sunt elaborate de diferite organe guvernamentale și administrative în conformitate cu competența acestora.

Baza normativă și metodologică a instituției de învățământ preșcolar cuprinde:

Acte juridice emise de cele mai înalte organe ale puterii și administrației de stat;

Acte juridice emise de organele executive federale: ministere, comitete, departamente atât cu caracter sectorial, cât și departamental;

Acte juridice emise de autoritățile legislative și executive ale entităților constitutive ale Federației Ruse și ale entităților teritoriale ale acestora, care reglementează problemele muncii de birou;

Acte juridice cu caracter normativ și instructiv, precum și documente metodologice privind documentația de gestiune, emise de conducerea întreprinderilor și organizațiilor.

Indiferent de denumirea specifică a serviciului de muncă de birou și de structura acestuia, temeiul legal pentru activitățile acestuia este furnizarea serviciului și prevederile privind părțile sale structurale, precum și fișele posturilor ale angajaților, care sunt obligatorii pentru fiecare organizație. Aceste documente consolidează delimitarea funcțiilor, îndatoririlor, drepturilor și responsabilităților între unitățile structurale individuale ale biroului și angajați.

Reglementări privind serviciul instituției de învățământ preșcolar- un act juridic care definește poziția organizatorică și juridică a unei unități în structura unei instituții, sarcinile, funcțiile, drepturile, responsabilitatea acesteia, precum și relațiile cu alte unități și instituții.

Descrierea postului- un act juridic care determină poziția organizatorică și juridică a salariatului în structura instituției și unității. îndatoririle sale funcționale, drepturile, responsabilitățile și relațiile cu alți angajați și departamente.

Reglementările privind serviciul de muncă de birou și reglementările privind părțile sale structurale, dacă există, sunt elaborate de către șeful acestuia cu implicarea specialiștilor calificați, care cunosc bine atât activitatea departamentului, cât și a organizației în ansamblu și sunt aprobate. de cap.

Una dintre funcțiile serviciului de birou este alegerea tehnologiei optime de lucru cu documentele și fixarea acesteia în instrucțiunile de birou. Instruire pentru munca de birou- un act juridic care stabilește tehnologia de creare sau primire a documentelor, prelucrarea, stocarea și utilizarea acestora în activitățile organizației. Instrucțiunile pentru munca de birou stabilesc reguli uniforme pentru documentarea activităților, organizarea fluxului de documente, menținerea evidenței, înregistrarea, monitorizarea executării documentelor și păstrarea acestora. Instrucțiunea este aprobată de șeful organizației și este obligatorie pentru toți angajații.

Scopul instrucțiunii este de a îmbunătăți munca cu documente, de a reduce numărul și de a îmbunătăți calitatea pregătirii documentelor, de a eficientiza fluxul de lucru și de a optimiza munca managerială.

Instrucțiunile pentru munca de birou sunt elaborate pe baza prevederilor Sistemului de stat de suport pentru documentație pentru management, standardelor de stat pentru documente. Ministerele și departamentele elaborează instrucțiuni pentru munca de birou pe baza Instrucțiunii model pentru munca de birou în organismele executive federale. instrucțiunile au reflectat în mod consecvent toate etapele de lucru cu documentele de la crearea sau primirea acestora până la execuție, trimitere și/sau livrare, la arhivă.

Instrucțiunea ar trebui să cuprindă secțiuni: dispoziții generale; documentarea activităților (cerințe pentru formulare, înregistrarea detaliilor documentelor, înregistrarea anumitor tipuri de documente); organizarea circulației documentelor (prelucrarea documentelor de intrare și de ieșire, înregistrarea documentelor. controlul executării documentelor); organizarea depozitării documentelor (întocmirea unui nomenclator de dosare, formarea și executarea dosarelor, trecerea dosarelor în depozitul arhivistic). În plus, este recomandabil să se includă în instrucțiunile secțiuni legate de producerea documentelor folosind tehnologia informatică; depozitarea, contabilizarea și utilizarea formularelor, sigiliilor, ștampilelor: utilizarea echipamentelor de fax și e-mail; fotocopierea si duplicarea documentelor si altele. În funcție de specificul activităților instituției, de structura acesteia, de procedura de transmitere a documentelor, de prezența unor zone separate de lucru, de mijloacele tehnice utilizate și de alți factori. Instrucțiunile pentru munca de birou pot fi completate cu alte secțiuni, de exemplu: documentarea activității unui organism colegial (colegiu, consiliu de administrație, consiliu academic etc.); înregistrarea scrisorilor trimise în străinătate etc.

Regulamentele instrucțiunii sunt completate cu anexe (eșantioane de antet ; principalele tipuri de documente; clasificatoare, formulare de înregistrare etc.).

Documentele normative și metodologice care reglementează instituțiile de învățământ preșcolar includ:

Lista documentelor cu perioade de stocare (standard și departamentale).

Listele tipice elaborate de instituțiile de arhivă stabilesc perioadele de păstrare a documentației tipice pentru majoritatea instituțiilor, organizațiilor și întreprinderilor. Pe baza listelor standard, sunt elaborate liste departamentale, inclusiv lista cea mai completă și sistematică a documentației organizațiilor și întreprinderilor din sistemul lor.

Reglementări privind serviciul instituției de învățământ preșcolar sunt dezvoltate pe baza celor tipice, care conțin setul maxim de funcții. La elaborarea reglementărilor individuale se precizează componența sarcinilor și funcțiilor serviciului, în funcție de condițiile reale ale activităților acestuia. Spre exemplu, la funcţiile tehnologice standard se pot adăuga funcţiile de prognozare a dezvoltării suportului documentaţiei, unificarea documentelor, îndrumarea metodologică pentru înfiinţarea lucrărilor de birou în diviziile structurale etc., pentru alte divizii structurale.

Forma de poziție și structura textului sunt unificate în USORD.

În cazul în care unitatea nu are o structură internă sub formă de sectoare, departamente, grupuri, birouri etc., secțiunea „Structură” nu este inclusă în prevedere. Dacă un departament are o structură internă, se elaborează un regulament independent pentru fiecare unitate structurală.

Primul paragraf „Dispoziții generale” stabilește denumirea exactă a instituției de învățământ preșcolar, locul acesteia în structura organizatorică a organizației, gradul de independență al serviciului. Luați în considerare două formulări ale acestei clauze:

„Biroul este o unitate structurală independentă a SA și raportează direct directorului general”.

„Oficiul face parte din direcția generală a societății pe acțiuni și se află în subordinea șefului acesteia”.

În primul caz, independența biroului este asigurată, în al doilea - valoarea sa auxiliară.

În continuare, Regulamentul indică denumirea funcției de șef de serviciu - șef, legat, manager; procedura de numire și demitere din funcție, cerințele privind calificările sale și durata lucrărilor practice.

Următorul punct este o listă a principalelor documente legale, directive, de reglementare și instructive după care se ghidează instituția de învățământ preșcolar în activitatea sa. În primul rând sunt enumerate documentele legislative și naționale, normativ-metodologice și normativ-tehnice, apoi - documentele interne organizatorice și administrative.

În cazul în care biroul are propriul sigiliu (sigilii), Regulamentul îi oferă descrierile, condițiile de depozitare și utilizare.

Secțiunea „Sarcinile principale” are scopul de a formula obiectivele cu care se confruntă unitatea, cu alte cuvinte, problemele pe care unitatea trebuie să le rezolve.

Secțiunea „Funcții” enumeră tipurile de muncă sau activități efectuate de departament în funcție de sarcinile sale.

Pentru implementarea funcțiilor care îi sunt atribuite, serviciul de birou este dotat cu un anumit set de drepturi, iar pentru neîndeplinire funcțiile poartă responsabilitatea specificată în regulament.

În secțiunea „Drepturi” sunt enumerate acțiunile pe care unitatea, reprezentată de șeful acesteia, trebuie să le desfășoare pentru a îndeplini funcțiile care îi sunt atribuite. La intocmirea acestei sectiuni trebuie sa respectati aceleasi reguli ca si la intocmirea sectiunii corespunzatoare a fisei postului (vezi mai jos), dar in raport cu unitatea.

Secțiunea „Responsabilitate” stabilește tipurile de responsabilitate pe care le poate suporta șeful de compartiment în cazul în care compartimentul nu își îndeplinește funcțiile. Oficiul de Administrare a Evidențelor răspunde pentru încălcarea procedurii stabilite de lucru cu documentele în instituție, pierderea sau deteriorarea documentelor, pentru nerespectarea regimului de secret sau de confidențialitate în lucrul cu documente, pentru nerespectarea instrucțiunilor și instructiunile conducerii.

În procesul de îndeplinire a funcțiilor atribuite serviciului de management al biroului, acesta interacționează cu conducerea instituției, cu toate unitățile funcționale și serviciile suport și cu angajații individuali, cu serviciul de management al biroului al organizației-mamă, cu autoritățile arhivistice, cu alte instituții de cercetare sau cu alte instituții pe organizarea si perfectionarea muncii cu documente. Secțiunea „Relații” reglementează legăturile informative și documentare ale unității; documente de bază create sau primite de acesta; se indică cu ce departamente și organizații se realizează interacțiunea, ce informații primește și prezintă departamentul, frecvența și momentul transmiterii la ce ordine și de către cine sunt luate în considerare dezacordurile apărute în activitatea departamentului.

În mod similar, prevederile privind divizii structurale ale serviciului de management al biroului: regulamente privind secretariatul, regulamente privind biroul de protocol, regulamente privind arhiva etc.

Alături de regulamentul privind serviciul de muncă de birou și prevederile privind individualul acestuia unități structurale, fișele postului sunt elaborate pentru fiecare angajat al serviciului de management al biroului. Fișele postului reglementează statutul organizatoric și juridic al angajaților și oferă condiții pentru o muncă eficientă. Acestea permit evaluarea obiectivă a activităților angajaților și reprezintă baza normativă pentru aplicarea măsurilor administrative salariaților. Fișele postului fac posibilă implementarea principiului de bază al organizării raționale a muncii - principiul diviziunii și cooperării muncii.

Pentru a întocmi o fișă a postului de înaltă calitate, este necesar să se analizeze cu atenție și profund tipurile de muncă efectuate de un angajat care ocupă o anumită funcție, cu alte cuvinte, să se compună o descriere a funcției sau a locului de muncă. O descriere detaliată a muncii prestate vă permite să formulați un set de cerințe pentru o anumită poziție sau loc de muncă, cerințe pentru cunoștințele pe care trebuie să le aibă un angajat, abilitățile, experiența acestuia etc.

Atunci când se elaborează fișele posturilor pentru lucrătorii de birou, ar trebui să se ghideze după „Caracteristicile tarifare și de calificare pentru posturile angajaților” (aprobat prin Rezoluția Ministerului Muncii. autorități executive „(scrisoare a Ministerului Muncii din Rusia din 13 martie). , 1996, Nr. 482-BK), dacă lucrătorii de birou sunt încadrați în calitate de funcționari publici. Caracteristicile tarifare și de calificare sunt, de asemenea, publicate aproape anual sub forma unui Manual de calificare a posturilor de manageri, specialiști și alți angajați (Moscova: Ministerul Muncii din Rusia, 2001).

Caracteristicile tarifare și de calificare acoperă principalele categorii de lucrători de conducere - manageri, specialiști, executori tehnici și stabilesc gama de responsabilități ale postului, calificări și cerințe de educație, disponibilitatea cunoștințelor și aptitudinilor speciale.

Structura aproximativă a textului fișei postului pentru angajații serviciului de muncă de birou este dată în SSSOU: prevederi generale, funcții ale angajaților; responsabilitatile locului de munca; drepturile angajaților; relații (legături după poziție); responsabilitatea angajaților, evaluarea performanței.

În cazul subordonării serviciului de management al biroului conducătorului instituției, fișele postului angajaților acesteia se aprobă de către conducătorul instituției sau adjunctul șefului de personal. Dacă munca de birou este subordonată unuia dintre adjuncţi

Curs 4. Principii generale și fundamente metodologice ale organizării fluxului de documente. Suportul de informare și documentare, fiind cea mai importantă funcție de management al serviciilor, necesită o organizare atentă, bine gândită.

Viteza de obținere a informațiilor necesare pentru luarea unei decizii depinde de claritatea și eficiența procesării și deplasării documentului. Prelucrarea cu întârziere a documentelor, în special a celor financiare, poate duce la consecințe economice negative. Prin urmare, se acordă întotdeauna multă atenție organizării raționale a circulației documentelor, rapidității și clarității procesării și transferului documentelor pentru execuție.

„Mișcarea documentelor în organizație din momentul în care sunt create sau primite până la finalizarea executării sau expedierii” 1 se numește flux de documente.

Toată documentația instituției este împărțită în trei fluxuri de documente

documente primite (incoming);

documente de ieșire (trimise);

documente interne.

Fiecare dintre fluxurile de documente are propria sa particularitate în ceea ce privește cantitatea, procesarea și mișcarea.

Numărul de documente al tuturor fluxurilor pe an va fi volumul fluxului de lucru al instituției. Dimensiunea fluxului de lucru este necesară pentru a calcula numărul necesar de personal de birou pentru calcularea eficienței utilizării mijloacelor de mecanizare și automatizare de birou. În general, arată volumul de muncă al întregului aparat de management, de vreme ce toți angajații lui trebuie să se ocupe de documente.

În lanțul tehnologic de prelucrare și deplasare a documentelor se pot distinge următoarele etape:

recepția și prelucrarea primară a documentelor;

examinarea prealabilă și distribuirea documentelor;

înregistrare;

control asupra executiei;

informare și lucrări de referință;

executarea documentelor si expedierea.

M.M. Larin

Documentatie de management de proiect (experienta interna si straina)

Cuvinte cheie: proiect, documentație de management, management de proiect, sistem de documentare unificat.

Calea de modernizare a dezvoltării, pe care țara noastră a pornit ca răspuns la provocările globale ale crizei financiare și economice globale, necesită introducerea timpurie a tehnologiei avansate, a tehnologiilor moderne și a metodelor de management în toate sferele societății și ale statului. Metode orientate către țintă de gestionare a sistemelor socio-economice, care au devenit de multă vreme o practică zilnică în țările dezvoltate, sunt deja utilizate în Rusia: în proiecte naționale mari, programe țintă federale, în tranziția către planificarea și bugetarea țintă pe baza finală. rezultat. Este suficient să ne uităm la bugetul țării pentru a vă asigura că acesta conține articole speciale despre finanțarea guvernamentală a unui număr de programe federale vizate. În esență, acestea sunt grupuri de proiecte coordonate folosind metodele numite. În viitor, managementul de proiect este cel care va juca un rol principal în modernizare, care poate fi reprezentat ca un ansamblu de proiecte în derulare mari, la scară largă și mici, care vizează dezvoltarea și îmbunătățirea în continuare a echipamentelor și tehnologiilor, creșterea competitivității pe piața globală. mediu și îmbunătățirea calității vieții.

Oamenii de știință străini interpretează conceptul de „proiect” ca un set de diverse tipuri de activitate, unite printr-o serie de trăsături comune. Deci, oricare dintre ele vizează atingerea unor obiective specifice și rezultate specifice; caracterizat prin executarea coordonată a numeroase acțiuni interdependente; limitat în timp, adică are un început și un sfârșit. Spre deosebire de sistemul de producție, proiectul presupune o activitate unică până la obținerea rezultatului final, devenind din ce în ce mai mult forma principală a activității organizației. Cu alte cuvinte, un proiect este o muncă care trebuie făcută pentru a obține un rezultat unic, predeterminat, într-un interval de timp și buget stabilit1.

Ciclul de viață al unui proiect (intervalul de timp dintre apariția lui și finalizarea acestuia) este cel inițial pentru finanțarea acestuia, care, la rândul său, servește drept bază pentru împărțirea lucrării în faze (etape) de preinvestiție, investiție și operațională. În realitate, acest proces este mai complex și în mai multe etape. Prima etapă (concepțională) include stabilirea obiectivelor, analiza oportunităților de investiții, studii de fezabilitate (studii de fezabilitate) și planificarea proiectelor; a doua etapă este dezvoltarea proiectului, în cadrul căreia se determină structura lucrării și executanții, se aliniază graficele de lucru, se elaborează bugetul proiectului și devizele de proiectare, se poartă negocieri și se încheie contracte cu antreprenori și furnizori; a treia etapă este implementarea proiectului, când se lucrează pentru implementarea acestuia (construcție, marketing, pregătirea personalului etc.); a patra etapă (finalizarea proiectului) constă de obicei în teste de acceptare, exploatare de probă și punerea în funcțiune a proiectului; a cincea etapă (operațională) include acceptarea, punerea în funcțiune, înlocuirea echipamentelor, extinderea, modernizarea, inovarea.

În același timp, fiecărei etape a managementului de proiect îi corespunde un anumit set de documente care oferă suport juridic, organizatoric, financiar, social, de personal și alte informații și documentare pentru evenimente. Cu toate acestea, sistemul de susținere a documentației sale, în ciuda utilizării destul de răspândite în Rusia și în străinătate a metodei proiectului de îndeplinire a diferitelor sarcini atât în ​​sectorul public, cât și în mediul de afaceri, nu a fost încă dezvoltat, compoziția necesară și suficientă a documentelor. capabile să asigure o execuţie raţională nu a fost determinată.funcţii individuale de conducere în cadrul proiectului.

Înțelegând necesitatea urgentă de a rezolva această problemă, vom încerca în acest articol să prezentăm compoziția speciei a documentației pentru etapele relevante ale managementului proiectului și să conturăm perspectivele de îmbunătățire a managementului documentelor în procesul activităților proiectului. Pentru a atinge acest obiectiv, actele juridice de reglementare actuale ale Federației Ruse (legi federale și decrete guvernamentale2, standarde și reguli3), literatura națională4 și străină5, în special specialiști americani și englezi din diferite organizații de management de proiect, precum și practica managementului de proiect. în Institutul de Cercetări Științifice din întreaga Rusie pentru Managementul Arhivelor și Afaceri de Arhivă în procesul de îndeplinire a sarcinilor programelor țintă federale.

Compoziția documentelor create și utilizate în prima etapă a formării proiectului este stabilită numai pentru programele țintă federale. Acesta este un set necesar și suficient de documente care determină esența conceptuală a propunerilor de proiecte în timpul licitațiilor în curs, stabilite de Legea federală a Federației Ruse „Cu privire la plasarea comenzilor pentru furnizarea de bunuri, efectuarea lucrărilor, furnizarea de servicii pentru stat. și nevoile municipale”.

Situația este diferită în cazul proiectelor inovatoare (de inițiativă), a căror documentare în această etapă a managementului este încă în discuție de specialiști. Unele evidențiază documente precum atribuirea proiectului (nume, scop, sarcini, organizare, aprobarea proiectului cu semnăturile principalelor participanți), acordul asupra scopului, obiectivelor și rezultatelor așteptate6, în timp ce altele justifică necesitatea creării mai multor documente, denumind printre ele un plan, un program de proiect, o descriere a produsului. Astfel, K. Heldman (SUA) acordă o mare importanță elaborării unei carte de proiect, considerând-o ca bază pentru planificarea, efectuarea și controlul lucrărilor. În opinia ei, ar trebui să ofere o idee generală a proiectului, obiectivele și rezultatele acestuia, să conțină un pachet de documente suplimentare, o estimare a resurselor și costurilor și, dacă este necesar, un studiu de posibilități. Carta ar trebui să documenteze, de asemenea, rolurile și responsabilitățile managerului, personalului, sponsorului de proiect și managerilor executivi. În același timp, K. Heldman admite că, dacă un proiect este implementat în baza unui contract, atunci acesta poate acționa ca o charter. Desigur, Heldman subliniază constant importanța elaborării documentelor legate de bugetul proiectului7.

Era la stadiul conceptual, potrivit lui A.D. Orr (Marea Britanie), este necesară crearea unui model economic - una dintre componentele cheie ale etapei inițiale de implementare a oricărui proiect complex, care poate fi reprezentată de un plan de afaceri8. Experții autohtoni se referă la această etapă ca documente precum planurile strategice de investiții și afaceri, studiul de fezabilitate și atribuirea proiectelor9.

Compoziția documentației pentru a doua etapă, asociată cu dezvoltarea proiectului, este la fel de strict dictată de termenii de implementare a acestuia. Deci, relațiile juridice și obligațiile financiare ale participanților la proiectul de stat se reflectă în mai multe

documente organizatorice si juridice. Relația dintre client și antreprenorul principal este guvernată de un contract guvernamental, la care se anexează termenii de referință (cerințe tehnice), programul de lucru și programul. La rândul său, relația dintre antreprenorul principal și co-contractanți este guvernată de un acord între părți; un acord suplimentar care include un program și termeni de referință; Costurile estimate. În contract, ca act juridic principal, se determină obiectul acestuia; costul (prețul contractual) al lucrării și procedura de decontare între părți; termenele și procedura de execuție a lucrărilor; drepturile, obligațiile și responsabilitățile părților; drepturi de proprietate intelectuală asupra rezultatelor muncii; procedura de acceptare a muncii; condiții speciale și circumstanțe de forță majoră; conditii de confidentialitate; chestiuni organizatorice; adrese juridice; Detalii bancare; semnăturile părților. O estimare a costurilor și termenii de referință sunt atașate la contract.

Termenii de referință (TOR) este cea mai complexă dintre aplicații și include secțiuni precum informații generale (numele organizațiilor clientului și contractantului, temeiul lucrării, datele de începere și de sfârșit a lucrării, procedura de realizare). modificări ale TK); scopul și principalele sarcini ale lucrării; cerințe pentru implementarea și conținutul acestuia; date inițiale, procedură și etape; cerințe pentru prezentarea rezultatelor; procedura de acceptare a acestora. Contractul poate fi însoțit de un program de prezentare a materialelor de proiectare către client.

Din păcate, nu există o astfel de certitudine în ceea ce privește proiectele de inițiativă și prevalează diverse abordări ale definirii setului de documente care se formează în cursul implementării lor.

De exemplu, D. Diprose (SUA) se referă la acest complex documentar ca fiind planul de proiect, care include rezultatele planificate ale lucrării, sarcinile specifice și distribuția acestora între executanți, grafice, estimări; un plan de comunicare (rapoarte privind implementarea sarcinilor de către fiecare membru al echipei, metode de obținere și furnizare a informațiilor pentru participanții la proiect) și un buget (calcularea devizului proiectului, stabilirea costurilor) 10, și A.D. Orr detaliază conținutul acestora. Deci, în opinia sa, planul general oferă o imagine completă a activităților proiectului, stabilește procedura de executare a lucrărilor, colectarea informațiilor pentru a forma un model economic, dezvăluie scopul principal al proiectului și sarcinile acestuia, aspecte cheie (cadru de timp, volum, calitate) și riscuri. A. D. Orr consideră întocmirea bugetului proiectului a fi următoarea acțiune după elaborarea planului general și evidențiază aici un astfel de document precum planul de repartizare a lucrărilor, pe care se bazează toate activitățile de implementare a proiectului. Planurile existente sunt împărțite în zone gestionabile, pachete de lucru și grupuri de activități folosind o diagramă Gantt11. În urma acestuia, se întocmește un grafic al proiectului (diagrama structurală, succesiunea și interdependența lucrărilor, reducerea riscurilor), iar după aprobarea acestuia, un plan care conține o descriere generală a proiectului, o schemă de control și mecanisme de management, organizarea și structura proiect, ciclul său de viață așteptat, pe baza

Curs: Sistem de documentare de management

Introducere

Întregul proces de management este pătruns de informații, care stau la baza luării deciziilor, și se bazează pe munca operațională cu documentele în care este consemnat. Prin urmare, suportul de informare și documentare a managementului (munca de birou) a oricărei firme, instituții, organizații, întreprinderi este considerat astăzi cea mai importantă funcție de management al serviciilor. Organizarea sa rațională determină viteza și optimitatea alegerii soluției, aducând-o executantului, controlul în timp util asupra execuției și, în ultimă instanță, realizarea efectului economic în activitățile firmei, organizației, întreprinderii.

Întrucât întreținerea biroului are propriile sarcini specifice, ar trebui să fie efectuată de o unitate structurală independentă, un serviciu separat organizațional. Astăzi acest serviciu poartă diverse denumiri: managementul afacerilor, managementul informațiilor și suportului documentației, managementul biroului, managementul suportului documentației, departamentul general, biroul, secretariatul etc. În continuare, îl vom numi colectiv serviciul DOE sau serviciul de management al biroului. . În instituțiile mici, firmele în care volumul documentelor prelucrate este mic și crearea unei unități structurale speciale este imposibilă, toată munca prestată de munca de birou este încredințată secretarului-asistent (secretar).

Serviciul de birouri ca unitate structurală independentă este condus de șeful, care, la rândul său, raportează direct șefului organizației.

Reglementarea de stat a muncii de birou este asigurată de Agenția Federală de Arhivă, care oferă îndrumări organizatorice și metodologice intersectoriale și control asupra organizării documentelor în activitatea de birou a organelor federale ale puterii de stat, coordonează dezvoltarea sistemului de stat de muncă de birou. și sisteme de documentare unificate.

Capitolul 1. Structura instituţiei de învăţământ preşcolar

1. Structura organizatorică a instituţiei de învăţământ preşcolar

Atunci când se creează o instituție de învățământ preșcolar, este necesar să se rezolve următoarele probleme:

· Selectarea formei optime de organizare a muncii de birou;

· Dezvoltarea structurii organizatorice si functionale a serviciului de birou si alegerea denumirii sale specifice;

· Delimitarea funcțiilor, îndatoririlor, drepturilor și responsabilităților între diviziile structurale individuale ale muncii de birou și angajați și consolidarea acestora în documentele organizatorice și juridice relevante;

· Raționalizarea forței de muncă a lucrătorilor de birou;

· Determinarea componenţei numerice şi oficiale a serviciului de birou;

· Selectarea tehnologiei optime pentru lucrul cu documente și fixarea acesteia în instrucțiunile de lucru de birou;

· Organizarea rațională a locurilor de muncă și crearea unor condiții favorabile de muncă;

· Dezvoltarea profesionala a angajatilor si cultura muncii cu documente.

Forma organizatorică a muncii de birou depinde de obicei de amploarea instituției, de amplasarea teritorială a structurilor acesteia și poate fi centralizată, descentralizată și mixtă.

Formularul centralizat este executarea tuturor operațiunilor tehnologice de lucru cu documente de către o unitate structurală de specialitate (birou, departament general) sau secretarul companiei. În acest caz, întregul ciclu de operațiuni tehnologice de prelucrare a documentelor din momentul în care sunt primite sau create și până la trimiterea lor la arhivă se desfășoară într-un singur loc: primirea și prelucrarea documentelor primite, înregistrarea acestora, monitorizarea execuției, referință și munca de informare, intocmirea si mentinerea unui nomenclator de cazuri, sistematizarea si pastrarea documentelor, transmiterea documentelor, prelucrarea documentelor pentru transferul in arhiva organizatiei.

Avantajele unei forme centralizate de organizare a muncii de birou includ capacitatea de a forma o bază de date unică pentru toate documentele primite de organizație și create în aceasta, ceea ce face posibilă creșterea eficienței căutării documentelor și, în consecință, optimizarea lucrărilor de referință pe documente. Este recomandabil să se folosească o formă centralizată de organizare a muncii de birou dacă organizația are o structură organizațională liniar-funcțională.

Procesarea completă centralizată a documentelor este posibilă numai în organizațiile mici, volumul circulației documentelor în care nu depășește aproximativ 10 mii de documente pe an.

Forma descentralizată de organizare a serviciului documentar presupune crearea în fiecare unitate structurală a organizaţiei unei instituţii de învăţământ preşcolar proprie. Un astfel de serviciu, indiferent de serviciul de management al biroului central, efectuează toate lucrările cu documente: înregistrează, sistematizează și stochează documentele acestei unități structurale. Această formă este utilizată în organizațiile al căror aparat este dispersat geografic. Se recomandă utilizarea în organizații, documentarea activităților cărora necesită o protecție deosebit de atentă a informațiilor. Într-o formă descentralizată, diviziile structurale primesc corespondența în plicuri sigilate, le imprimă, înregistrează și efectuează toate acțiunile de procesare a documentației de intrare, de ieșire și internă, încheind toate acțiunile cu pregătirea și transferul documentelor în arhiva organizației.

Cea mai comună formă de organizare a muncii cu documente este mixtă. În acest caz, o parte a operațiunilor (de exemplu, primirea și prelucrarea documentelor de intrare și de ieșire, înregistrarea acestora, controlul termenelor limită, producție, replicare, depozitare arhivă) este efectuată de serviciul de management al biroului central, iar în diviziile structurale operațiunile sunt efectuate. efectuate pentru crearea (tiparirea) documentelor, organizarea acestora, stocarea dosarelor, prelucrarea acestora inainte de depunerea lor la arhiva.

O variantă a formei mixte este o astfel de organizare a muncii cu documente în care aceeași operațiune tehnologică (de exemplu, înregistrarea documentelor sau controlul executării acestora) este efectuată pentru unele rețele de documente la nivel central (în instituția de învățământ preșcolar), iar pentru altele - descentralizat (în diviziuni structurale). Cel mai adesea, documentele interne sunt înregistrate în divizii structurale - la locul creării lor. De exemplu, în departamentul de contabilitate - documente contabile, în departamentul de personal - documente privind personalul etc.

Forma de organizare a muncii de birou este aleasă luând în considerare dimensiunea instituției, volumul fluxului de lucru, compoziția unităților structurale. În instituțiile mici (când documentarea se realizează direct în subdiviziuni), precum și în dezunite teritorial (situate, de exemplu, în diferite cartiere ale unui oraș mare), se alege o formă centralizată. Majoritatea instituțiilor și organizațiilor folosesc o formă mixtă de organizare a muncii de birou.

Cea mai rațională formă de organizare a proceselor și operațiunilor individuale de birou este centralizarea, deoarece permite:

Reduceți costul lucrărilor de birou;

Îmbunătățirea organizării muncii a personalului de birou și, în special, introducerea regulamentului acestuia;

Asigură specializarea și interschimbabilitatea lucrătorilor;

Utilizați mijloace tehnice progresive și eficiente;

Asigurarea unității conducerii organizaționale și metodologice.

În condiții moderne, este posibilă centralizarea completă a muncii de birou numai în instituții relativ mici. În instituțiile mari, trebuie să depuneți eforturi pentru centralizarea rapidă a funcțiilor individuale de birou, cum ar fi primirea și trimiterea documentelor, înregistrarea și controlul execuției documentelor, stenografia și tipărirea documentelor, reproducerea acestora și gestionarea metodologică a muncii de birou.

În instituțiile mici care nu au departamente generale, departamente de birou, munca de birou este efectuată de secretarul-asistent al șefului.

În fiecare organizație specifică, alegerea uneia sau a alteia forme organizatorice de lucru cu documente este efectuată de conducerea acesteia și de instituția de învățământ preșcolar însăși. Forma selectată de lucru cu documente este fixată în instrucțiunile pentru munca de birou.

2. Denumirea instituţiei de învăţământ preşcolar

Vorbind despre denumirea instituției de învățământ preșcolar, trebuie menționat că astăzi acest serviciu poate avea denumiri diferite, de exemplu, management de caz, management de birou, departament de documentare de management, departament general, birou etc. Denumirea specifică a instituției de învățământ preșcolar nu are o importanță fundamentală, totuși, atunci când o alegeți, este recomandabil să luați în considerare următorii factori:

- structura de subdiviziune (dacă are sau nu structură internă, dacă are, este complexă sau nu);

- cerințe pentru nume (este de dorit ca numele să fie simplu, ușor de reținut și pronunțat);

- tradiţiile clericale existente în organizaţie.

De exemplu, în Sistemul de Stat al Documentației de Management se recomandă utilizarea următoarelor denumiri:

În ministere și departamente - managementul afacerilor, care, de regulă, include:

- secretariat (recepție, secretariat ministru, secretariate viceminiștri, secretariat colegiu, birou de protocol), - inspecție în subordinea ministrului (șef departament),

- birou (birou de corespondență guvernamentală, birou de contabilitate și înregistrare, birou de expediție, copiere și duplicare etc.),

- departamentul de scrisori (reclamații),

- departament pentru îmbunătățirea lucrărilor cu documente și implementarea mijloacelor tehnice;

- arhiva centrala;

La întreprinderile de stat (asociații), în organizațiile de cercetare, proiectare, proiectare și centre de calcul, instituții de învățământ superior și alte organizații - departamentul de suport documentar al administrației sau biroului, care, de regulă, include:

- subdiviziuni pentru contabilitate si inregistrare, control, imbunatatire a lucrarii cu documente si implementare mijloace tehnice, luare in considerare a scrisorilor (reclamatii),

- secretariat,

- expediție,

- birou copiere si duplicare, arhiva.

3. Scopul, sarcinile, funcțiile instituției de învățământ preșcolar

Scopul principal al muncii de birou, indiferent de denumirea acestuia, este organizarea, conducerea, coordonarea, controlul și implementarea lucrărilor pe suport de documentare. Îndeplinirea acestui scop presupune rezolvarea următoarelor sarcini:

- îmbunătățirea formelor și metodelor de lucru cu documentele;

- asigurarea unei proceduri uniforme de documentare;

- asigurarea unei proceduri uniforme de lucru cu documentele;

- control asupra executării documentelor;

- depozitarea documentelor;

- unificarea formularelor de documente;

- reducerea fluxului de documente dacă este posibil;

- munca metodologica de imbunatatire a documentatiei in organizatie;

- introducerea tehnologiilor avansate bazate pe utilizarea tehnologiei de calcul și organizaționale.

Structura funcțiilor standard ale instituției de învățământ preșcolar include diferite tipuri de muncă, care pot fi împărțite în tehnologice, organizatorice, de control și metodologice.

Funcțiile tehnologice includ:

- implementarea procesarii initiale (expeditionare) a documentelor primite;

- inregistrarea documentelor de intrare, iesire si interne;

- efectuarea de lucrări de informare și referință asupra documentelor organizației;

- producerea documentelor dactilografiate (dactilografiare pe calculator);

- copierea, duplicarea și reproducerea operațională a documentelor;

- elaborarea si proiectarea formularelor de documente;

- intocmirea documentelor pentru expediere.

Printre funcțiile organizatorice ale instituției de învățământ preșcolar se numără:

- intocmirea raportului catre conducerea documentelor de intrare;

- organizarea analizei la timp a documentelor de catre conducerea organizatiei;

- reglementarea cursului de executare a documentelor, trecerea și executarea documentelor într-o perioadă determinată;

- organizarea depozitarii documentelor in divizii structurale;

- organizarea lucrărilor de arhivă în conformitate cu regulile, instrucțiunile și recomandările metodologice ale lui Rosarkhiv;

- pregătirea avansată a angajaților din managementul biroului și arhivelor;

- organizarea locurilor de muncă pentru lucrătorii de birou, condițiile de muncă pentru lucrătorii de birou;

- organizarea muncii de birou la cererea cetăţenilor;

- elaborarea (împreună cu diviziunile structurale relevante ale organizației) măsuri pentru îmbunătățirea formelor și metodelor de lucru cu documentele.

Funcțiile de control includ:

- controlul asupra corectitudinii executării documentelor transmise spre semnare conducerii (adică, documente transmise și interne);

- controlul asupra termenelor de executare a documentelor;

- controlul asupra corectitudinii înregistrării și formării în direcțiile structurale de organizare a dosarelor ce urmează a fi depuse la arhivă;

- organizarea controlului asupra lucrului cu documente în diviziile structurale;

- generalizarea informatiilor privind progresul si rezultatele executiei documentelor, informarea sistematica a conducerii asupra acestor aspecte;

- asigurarea stocării dosarelor și a utilizării operaționale a informațiilor documentare.

Funcțiile metodologice îndeplinite de instituția de învățământ preșcolar includ:

- elaborarea unui nomenclator al afacerilor organizației, instrucțiuni pentru munca de birou, o fișă de formulare de documente și alte documente locale de reglementare care securizează sistemul de lucru de birou al organizației;

- efectuarea unei examinări a valorii științifice și practice a documentelor;

- desfasurarea de sedinte si consultanta pe probleme legate de competenta conducerii biroului.

4. Structura organizatorică a instituţiei de învăţământ preşcolar

O problemă importantă la înființarea muncii de birou într-o organizație este determinarea structurii serviciului de suport documentar de management, puterea sa oficială și numerică.

Structura din sistemul organelor de conducere este considerată, în primul rând, ca o conexiune stabilă, adică interacțiunea elementelor de control, și în al doilea rând, ca o schemă de distribuție a volumului total de funcții ale unui organ de conducere între diviziunile structurale și o diagramă a interacțiunii lor.

Structura muncii de birou ar trebui să determine compoziția optimă a diviziunilor sale interne, interacțiunea lor, natura subordonării.

Structura instituției de învățământ preșcolar într-o organizație modernă depinde de volumul fluxului de lucru, precum și de tehnologia de lucru cu documente și poate fi reprezentată de următoarele departamente:

- secretariat,

- expediție (primirea, trimiterea corespondenței),

- subdiviziune (departament, grup) pentru înregistrarea și contabilitatea documentelor,

- subdiviziune (departament, grup) pentru controlul executării documentelor,

- subdiviziune (departament, grup) pentru lucrul cu apelurile cetățenilor,

- subdiviziune (departament, grup) pentru producerea documentelor,

- departamentul de îmbunătățire a muncii de birou,

- birou de copiere si duplicare,

- grup de protocol,

- grupul editorial,

Într-o organizație mare, cu un volum mare de flux de lucru, pot exista toate diviziile de mai sus care fac parte din instituția de învățământ preșcolar. În organizațiile de o scară mai mică și nu cu un volum atât de mare de flux de lucru, este posibil să combinați mai multe funcții într-o divizie sau, în loc de divizii structurale, să efectuați munca corespunzătoare de către angajați individuali. Într-o firmă mică, toate lucrările cu documente sunt de obicei efectuate de un singur secretar.

Metoda de stabilire a structurii organizatorice a unei instituții de învățământ preșcolar, în funcție de volumul circulației documentelor, a fost formulată pentru prima dată în Sistemul Unificat de Stat de Management al Înregistrărilor (Departamentul Arhivei Principale din cadrul Consiliului de Miniștri al URSS, 1974) . Conform acestei metode, toate organizațiile, în funcție de volumul fluxului de lucru, sunt împărțite în patru categorii:

Deci, conform clasificării de mai sus, s-a constatat că, dacă volumul fluxului de lucru al unei instituții este mai mare de 10 mii de documente pe an, atunci pentru organizarea eficientă a muncii cu documente, este necesar să se creeze un serviciu de evidență (sau un instituţie de învăţământ preşcolar) ca unitate separată. În ciuda faptului că această metodă de stabilire a structurii organizatorice a instituției de învățământ preșcolar a fost propusă în urmă cu mai bine de 30 de ani, în general este aplicabilă și astăzi.De exemplu, Bobyleva M.P. în cartea sa „Fluxul de lucru eficient: de la tradițional la electronic” propune următoarea dezvoltare a structurii organizatorice a instituției de învățământ preșcolar, în funcție de volumul fluxului de lucru (vezi Anexa 1).

Funcțiile diviziunilor structurale sunt prezentate în Anexa 2.

5. Oficialitatea și forța instituției de învățământ preșcolar

Structura locurilor de muncă a instituției de învățământ preșcolar cuprinde trei categorii de lucrători:

- lideri;

- specialisti;

- executanți tehnici.

Titlurile postului și cerințele de calificare pentru angajații din fiecare categorie sunt stabilite în Manualul de calificare a posturilor de manageri, specialiști și alți angajați. Titlurile postului, codurile acestora, gradele salariale sunt stabilite în Clasificatorul întreg rusesc al profesiilor muncitorilor, al posturilor de angajați și al gradelor salariale (OKPDTR - aprobat prin Decretul Ministerului Muncii al Rusiei nr. 37 din 21.08.1998).

Manualul de calificare subliniază că încadrarea salariaților într-o anumită categorie se realizează în funcție de natura muncii preponderent prestate care alcătuiește conținutul muncii salariatului (organizațional și administrativ, analitic și constructiv, informativ și tehnic).

- administrator;

- seful biroului;

- sef departament general;

- Şef Departament Protocol;

- seful secretariatului;

- seful expeditiei;

- Șef centru de pregătire a documentelor;

- sef birou copiere si duplicare;

- Șeful biroului de dactilografiere.

Funcțiile acestora includ planificarea și distribuirea muncii, selecția și plasarea personalului, coordonarea activităților serviciului în ansamblu și a diviziilor sale structurale, controlul asupra efectuării lucrărilor.

- specialist documentare;

- asistent manager;

- inspector pentru controlul executării comenzilor;

- editor;

- arheograf;

- inspector;

- Secretarul Consiliului;

- corector.

Funcțiile specialiștilor sunt îndeplinirea sarcinilor tehnice și operaționale, operațiuni creative de analiză și generalizare a informațiilor, elaborarea unui cadru normativ și metodologic pentru munca de birou și pregătirea proiectelor de documente.

- expeditor;

- funcționar;

- stenograf;

- secretar tehnic;

- curier;

- operator de tehnologie organizatorică;

- arhivar;

- secretar-dactilograf;

- secretar-stenograf;

-secretar șef.

Sarcina executorilor tehnici este transferul, fixarea, contabilizarea, livrarea și păstrarea documentelor.

Postului se poate adăuga titlul de „senior”, cu condiția ca salariatul, împreună cu îndeplinirea atribuțiilor prevăzute pentru funcția deținută, să conducă artiștii aflați în subordinea acestuia.

Indicarea în titlul postului „conducător” se stabilește în cazul în care salariatului i se atribuie funcțiile de manager și de executor responsabil într-una din direcțiile de activitate ale organizației sau responsabilitatea de coordonare și îndrumarea metodologică a grupurilor de executorii executori.

Repartizarea responsabilităților între directorii adjuncți se realizează pe baza documentelor interne organizatorice și administrative, de exemplu, un ordin. Conformitatea atribuțiilor și calificărilor efectiv îndeplinite ale angajaților cu cerințele caracteristicilor postului este determinată de comisia de certificare a organizației.

Pentru organizarea eficientă a muncii serviciului de birou și a aparatului de management în general, este, de asemenea, de mare importanță să se determine numărul optim de personal de birou, care depinde în primul rând de volumul de muncă efectuat de acest departament și de tehnologia adoptată. (nivelul de automatizare și mecanizare a muncii cu documente).

Pentru determinarea numărului de personal al instituției de învățământ preșcolar se folosesc documente normative privind munca și organizarea muncii. Raționalizarea muncii lucrătorilor de birou, inclusiv calcularea personalului acestora, se realizează pe baza următoarelor documente:

1. Norme consolidate interprofesionale de timp pentru lucrul pe suport documentativ al conducerii. M., 1995.

2. Standarde de timp pentru lucru pentru îmbunătățirea suportului documentației pentru managementul ministerelor, departamentelor, întreprinderilor și organizațiilor. M, 1992.

3. Norme de timp pentru lucrul pe tehnologia arhivistică automată și suport de documentare pentru organele de conducere. M., 1993.

4. Norme de timp pentru lucrul privind suportul documentației structurilor administrative ale organelor executive federale. M., 2002.

De regulă, determinarea mărimii unei unități nu este responsabilitatea instituției de învățământ preșcolar în sine - această activitate este efectuată de departamentele de muncă și salarii sau diviziile economice, dar, dacă este necesar, astfel de calcule pot fi efectuate de către angajații preșcolarului. instituție educațională. Documentele normative menționate mai sus în materie de muncă conțin linii directoare pentru aplicarea în practică a acestor documente.

Capitolul 2. Baza normativă a muncii de birou

Activitatea oricărei organizații este însoțită de crearea de documente; executarea documentelor de afaceri în conformitate cu regulile actuale protejează interesele organizației, crește eficiența muncii manageriale.

Cadrul de reglementare pentru munca de birou este un set de legi și reglementări care reglementează tehnologia de creare, procesare, stocare și utilizare a documentelor în activitățile curente ale unei organizații și include:

Acte legislative ale Federației Ruse în domeniul informației și documentării;

Decrete și ordine ale Președintelui Federației Ruse, decizii și ordine ale Guvernului Federației Ruse, care reglementează problemele de suport documentar la nivel federal;

Actele juridice ale organelor executive federale (ministere, comitete, servicii, agenții etc.) cu caracter atât la nivel de industrie, cât și departamentale;

Actele juridice ale organelor reprezentative și ale puterii executive ale entităților constitutive ale Federației Ruse și ale entităților teritoriale ale acestora, care reglementează problemele muncii de birou;

Acte juridice cu caracter normativ și instructiv privind activitatea de birou a instituțiilor, organizațiilor și întreprinderilor;

Standarde de stat pentru documentare;

Sisteme de documentare unificate;

Clasificatori ai informațiilor tehnice, economice și sociale din întreaga Rusie;

Sistem de stat de documentare suport pentru management. Cerințe de bază pentru documente și servicii de documentare (GSDOU);

Documente de reglementare privind organizarea muncii manageriale și protecția muncii;

Documente normative privind organizarea depozitării în arhivă a documentelor.

Cadrul de reglementare al muncii de birou poate fi împărțit condiționat în două părți: gestionarea suportului documentației informaționale

1. cadrul de reglementare care asigură procesul tehnologic al muncii de birou;

2. cadrul de reglementare care asigură organizarea muncii lucrătorilor de birou.

Prima parte a cadrului de reglementare este împărțită în mod convențional în mai multe grupuri.

Primul grup - acte normative federale de acțiune indirectă, într-o măsură sau alta care afectează organizarea și tehnologia documentării activităților de management și organizarea muncii cu documente. Printre acestea se numără Codul civil, Codul contravențiilor administrative și Codul muncii. Pentru gestionarea înregistrărilor și munca de birou este foarte importantă secțiunea din Legea federală „Cu privire la informare, informatizare și protecție a informațiilor”, care stabilește regimul juridic de documentare a informațiilor. Potrivit Legii, documentarea informațiilor este o condiție prealabilă pentru includerea lor în resursele informaționale. Legea stabilește procedura de documentare a informațiilor și denumește autoritățile statului care sunt obligate să asigure această procedură. Conform Legii, această sarcină este atribuită autorităților de stat responsabile cu: organizarea muncii de birou, standardizarea documentelor, securitatea Federației Ruse.

A doua grupă de acte normative o constituie actele juridice departamentale privind munca de birou, care sunt de natură interdepartamentală. Acestea includ: Sistemul de stat de documentare suport pentru management (M., 1991); Instrucțiuni tipice pentru munca de birou în organele executive federale (Moscova, 2001); standarde de stat pentru documentare (GOST R 6.30-2003 „Sisteme unificate de documentare. Sistem unificat de documentare organizatorică și administrativă. Cerințe pentru documente”); clasificatoare întregi ruși de informații tehnice, economice și sociale; reguli pentru elaborarea regulamentelor Băncii Rusiei (orientări, reglementări, instrucțiuni) stabilite prin ordinul Băncii Centrale a Federației Ruse din 15 septembrie 1997 nr. 02-395 „Cu privire la regulamentul Băncii Rusiei” procedura pentru pregătirea și intrarea în vigoare a reglementărilor Băncii Rusiei ", precum și o serie de reglementări ale Ministerului Muncii al Rusiei, Goskomstat al Rusiei, Rosarkhiv etc.

Al treilea grup de acte normative este diferitele instrucțiuni standard și aproximative pentru munca de birou a administrațiilor entităților constitutive ale Federației Ruse și instrucțiuni ale unor organizații specifice.

Tendința generală de întărire a suportului juridic pentru viața statului rus impune soluționarea problemei eliminării decalajului legislativ (absența unei norme juridice clare pe această temă) în domeniul reglementării managementului documentelor. Este necesar să se elaboreze o lege federală „Cu privire la suportul documentar pentru activitățile de management”.

Propunerile de elaborare a legii „Cu privire la suportul documentar pentru activitățile de management” sunt cauzate de faptul că în managementul modern și în suportul său informațional, volumul documentației continuă să crească, există sisteme paralele nejustificate „de hârtie” și „electronice” de documentație și flux de lucru, există o varietate de software, mijloace tehnologice și tehnice incompatibile, nu există un sistem eficient de control al mișcării și execuției documentelor.

În prezent, VNIIDAD, împreună cu o serie de departamente, a pregătit un proiect de lege „Cu privire la suportul documentației pentru activitățile de management”.

Lista legilor federale, ordinelor, standardelor de stat, documentelor de reglementare și metodologice utilizate pentru îmbunătățirea documentației de management este indicată în Anexa 3.

Sistemul de suport al documentației pentru management include trei componente interdependente: pregătirea documentelor de management, tehnologia de lucru cu documentele, sistematizarea documentelor pe parcursul unui an calendaristic și organizarea depozitării lor arhive. Atunci când rezolvă fiecare dintre aceste probleme, practicienii ar trebui să fie ghidați de documentele de reglementare și metodologice actuale în domeniul muncii de birou, aprobate de Comitetul de Stat pentru Standardizare al Federației Ruse și de Serviciul Federal de Arhivă al Rusiei.

În conformitate cu prevederile de bază ale Serviciului de arhivă de stat al Federației Ruse, Serviciul de arhivă de stat al Federației Ruse a aprobat la 07/06/92 Instrucțiunea standard pentru munca de birou în ministerele și departamentele din Federația Rusă21, stabilind o procedură unificată pentru organizarea muncii de birou în organele executive federale pentru a asigura punerea în aplicare în timp util a legilor, decretelor și ordinelor federale ale Președintelui Federației Ruse, rezoluțiilor și ordinelor Guvernului Federației Ruse și îmbunătățirea suportului documentației pentru activitățile structurale. divizii ale ministerelor, departamentelor și organelor teritoriale ale puterii executive federale. Procedura de întocmire și aprobare a nomenclatorului afacerilor organizației, efectuarea unei examinări a valorii documentelor, înregistrarea cazurilor și transferarea acestora în depozitul arhivistic este stabilită în Regulile de bază pentru activitatea arhivelor departamentale.

O sarcină importantă în organizarea unei instituții de învățământ preșcolar este elaborarea de reglementări privind serviciul instituției de învățământ preșcolar și fișele postului angajaților. Această sarcină este rezolvată chiar de șeful instituției de învățământ preșcolar, sau cu implicarea unor specialiști calificați. Reglementările privind serviciul instituției de învățământ preșcolar și fișele de post ale angajaților acesteia constituie un ansamblu de documentație organizatorică și juridică, a cărei elaborare completează etapa organizatorică a creării acestui serviciu. Reglementările privind unitatea structurală a secției se elaborează de către șeful acestei unități împreună cu șeful departamentului și se aprobă de șeful de direcție, directorul de afaceri sau șeful altei unități, care cuprinde departamentul de gestionarea inregistrarilor.

Regulamente de subdiviziune - un document care definește poziția organizatorică și juridică a unei subdiviziuni în structura unei instituții.

Sistemul de stat de documentare suport pentru management conține o prevedere aproximativă privind serviciul unei instituții de învățământ preșcolar, dar în prezent este posibil să o aplice în practică doar ținând cont de modificările intervenite în sistemul de management și care se reflectă în legislație.

Textul prevederii privind serviciul unei instituții de învățământ preșcolar, în conformitate cu Instituția de învățământ de stat de învățământ, ar trebui să conțină următoarele secțiuni:

1. Dispoziții generale.

2. Scopurile şi obiectivele instituţiei de învăţământ preşcolar.

3. Funcţiile instituţiei de învăţământ preşcolar.

4. Drepturile și responsabilitățile instituției de învățământ preșcolar.

5. Relația instituției de învățământ preșcolar cu alte unități structurale.

Etapa organizatorică a creării unei instituții de învățământ preșcolar se încheie cu elaborarea fișelor de post. Trebuie avut în vedere faptul că fișa postului este elaborată pentru un anumit post, iar dacă în unitate există mai multe posturi identice, dar angajații care le ocupă îndeplinesc sarcini diferite, trebuie elaborată o fișă separată a postului pentru fiecare set de responsabilități ale postului. . Atribuirea unui anumit set de atribuții oficiale postului ar trebui să se reflecte în titlul documentului, de exemplu: fișa postului unui specialist în contabilitate și înregistrarea documentelor, fișa postului unui specialist în controlul execuției documentelor, fișa postului a un specialist în lucrul cu apelurile cetățenilor etc.

Manualul constă din următoarele secțiuni:

- partea generală (se stabilesc principalele sarcini ale salariatului, procedura de ocupare a unui post, cerințele profesionale pentru angajat, persoana căreia îi este subordonat direct salariatul, principalele documente și materiale de care trebuie să se ghideze angajatul în activitățile sale);

- funcțiile angajatului (subiectul de conduită sau domeniul de activitate atribuit salariatului, se stabilește lista tipurilor de muncă care compun implementarea funcțiilor atribuite);

- îndatoririle salariatului (se indică atribuțiile legate de întocmirea documentelor, primirea, prelucrarea și emiterea informațiilor, care implică utilizarea obligatorie a anumitor forme și metode de lucru, care impun respectarea termenelor de realizare a unor acțiuni specifice, determinarea ordinea de executare a comenzilor, standarde etice care trebuie respectate în echipă);

- drepturile salariatului (se determină drepturile salariatului de a implementa funcțiile care îi sunt încredințate);

–Relații (se indică subdiviziunile și angajații de la care interpretul primește și cărora le sunt transmise informațiile, momentul transferului, cine este implicat în executarea anumitor documente, cu cine sunt coordonați etc.)

- evaluarea muncii (sunt enumerate criteriile care vă permit să evaluați gradul în care angajatul își îndeplinește funcțiile și îndatoririle, utilizarea drepturilor etc., principalele criterii sunt calitatea muncii și oportunitatea implementării acesteia)

Fișa postului este semnată de șeful biroului și aprobată de șeful sau adjunctul responsabil de birou.

Actele legislative și documentele normative și metodologice privind desfășurarea muncii de birou ar trebui să fie luate în considerare de către specialiștii organizațiilor și întreprinderilor de toate formele organizatorice și juridice.

Concluzie

În multe organizații, serviciul instituției de învățământ preșcolar nu este o unitate independentă, ci face parte din serviciul administrativ și economic, serviciul de management al personalului sau contabilitate. Totuși, organizarea muncii cu documente este un tip de activitate complet independent care nu are nicio legătură cu suportul economic sau cu contabilitatea.

Întrucât instituția de învățământ preșcolar gestionează efectiv documentația și fluxurile documentare ale întregii organizații, ar trebui să fie o unitate independentă, deși cu un personal mic (poate fi de 2-3 persoane). În acest caz, serviciul instituției de învățământ preșcolar ar trebui să raporteze direct șefului organizației sau adjunctului acestuia.

Clauza 5.1 din secțiunea a cincea a Sistemului de Stat al Documentației de Management, aprobată de Consiliul Glavarchive al URSS la 27 aprilie 1988, prevede următoarele: „Documentația de management într-o organizație este realizată de un serviciu special care acționează ca un structural independent. unitate subordonată direct șefului organizației.”

Un astfel de loc de serviciu pentru o instituție de învățământ preșcolar în structura organizației poate fi explicat prin următoarele motive:

1. Reprezentând o unitate structurală independentă și direct subordonată conducerii organizației, serviciul instituției de învățământ preșcolar va avea mai multă competență. Și aceasta, la rândul său, va permite organizarea mai eficientă a muncii cu documente.

2. Specialiștii și șeful instituției de învățământ preșcolar trebuie să lucreze direct cu conducerea organizației: să rezolve problemele de luare în considerare a documentelor primite, să controleze execuția documentelor, să sintetizeze rezultatele controlului asupra executării documentelor și să le raporteze. la conducerea organizației, desfășoară activități de informare și referință asupra documentelor etc.

Referințe și surse

1. Andreeva V.I. Munca de birou - ed. a VIII-a, Editura Intel-Sintez, 2001. - 192 p.

2. Berezina N.M. Lucru modern de birou / L. Lysenko, E.P. Vorontsov.- Editura lui Petru, 208. - 224 p.

3. Bobyleva M.P. Flux efectiv de documente: de la tradițional la electronic, Editura MPEI, 2004. - 172 p.

4. Kameneva E.M. Serviciul instituției de învățământ preșcolar: denumirea, structura și determinarea efectivului / Munca de birou și fluxul de lucru la întreprindere. - 2006. - Nr. 7 // delo-press.ru.

5. Kirsanova M.V. Muncă modernă de birou, Editura Infra-M, 2008. - 312 p.

6. Udovik A. V. Organizarea muncii serviciului de documentație de management //cde.osu.ru

7. Yankovaya V.F. Organizarea serviciului suport documente / Asistent secretar - 2005. - Nr. 1 // www.profiz.ru

 

Ar putea fi util să citiți:

• Tehnologia de producție publicitară de tranzit;
• Principalele tipuri de servicii solicitate pe piața internațională;
• Principalele tipuri de cumpărători Tipuri de clienți după strategia comportamentală;
• Analiza SWOT: exemple de analiză SWOT;
• Diferențierea produselor și puterea de negociere Diferențierea pieței;
• Analiza de marketing a pieței: tipuri, etape, metode;
• Etapele dezvoltării unei strategii de poziționare Esența principalelor etape ale procesului de poziționare;
• Și eficiența comunicativă a publicității Eficacitatea comunicativă a publicității;