Experiență străină în asistență în gestionarea documentelor. Pe probleme contemporane de asistență pentru gestionarea documentelor în Federația Rusă. Structura organizatorică a serviciului DOE

1. Automatizarea sistemului de birouri (de exemplu, o organizație specifică).

2. Analiza suportului documentar și informațional al managementului organizației și elaborarea de propuneri pentru îmbunătățirea acesteia (folosind un exemplu specific).

3. Analiza documentației principalelor activități ale organizației și direcția îmbunătățirii acesteia (de exemplu, organizații de orice formă legală).

4. Analiza standardelor străine care reglementează organizarea și procesele de gestionare a documentelor (este posibilă, în general, pe exemplul unei țări specifice, este posibilă pe exemplul unui standard străin specific sau al unui grup de standarde dintr-o țară specifică).

5. Analiza criteriilor de selecție și evaluarea modernelor sisteme automatizate DOW (posibil cu un exemplu specific).

6. Analiza standardelor internaționale în domeniul gestionării documentelor (este posibil, în general, pentru sisteme de standardizare internațională ISO, IEC etc., poate fi un exemplu de standard internațional specific sau un grup de standarde internaționale).

7. Analiza cerințelor de reglementare pentru asistența documentată a statului serviciu civil Federația Rusă.

8. Analiza cerințelor de reglementare pentru organizarea și documentarea trecerii serviciului public de stat a unui subiect al federației (obiectul alegerii).

9. Analiza organizației suport de documentare activitățile structurii comerciale și îmbunătățirea acesteia (de exemplu, o structură comercială specifică).

10. Analiza documentației activităților instituției, organizației și direcția de îmbunătățire a acesteia (de exemplu, specific instituție de statorganizații).

11. Analiza de piață a sistemelor automate DOE (în Rusia sau în străinătate).

12. Analiza instrumentelor software moderne utilizate în procesul de creare și gestionare a documentelor.

13. Regulamentul intern al organizării muncii de birou într-o anumită organizație.

14. Probleme privind documentarea serviciului public al cazacilor ruși în actele juridice de reglementare ale Federației Ruse.

15. Probleme de documentare a activităților aparatului de stat în actele juridice de reglementare ale Federației Ruse.

16. Probleme de documentare a activităților autorităților locale în acte juridice de reglementare ale Federației Ruse și ale entităților componente ale Federației Ruse.

17. Emiterea documentației și lucrul cu documente în actele legislative ale Federației Ruse.

18. Probleme privind documentarea și colaborarea cu documentele din actele juridice de reglementare ale Federației Ruse cu privire la serviciul public de stat.

19. Emiterea documentației și lucrul cu documentele din actele juridice de reglementare ale Federației Ruse cu privire la serviciul militar de stat.

20. Emiterea documentației și lucrul cu documentele din actele juridice de reglementare ale Federației Ruse cu privire la serviciul de aplicare a legii de stat.

21. Probleme privind documentarea înființării și activităților societățile pe acțiuni în actele juridice normative ale Federației Ruse și subiecții Federației Ruse.

22. Probleme de organizare a lucrărilor cu documente în aparatul de stat în acte juridice de reglementare ale Federației Ruse.

23. Probleme de organizare a lucrărilor cu documente în guvernele locale în acte juridice de reglementare ale Federației Ruse și entități constitutive ale Federației Ruse.

24. Activități de asistență la documentare asociații publice (pe un exemplu concret).

25. Suport de documentare pentru procedura de certificare a unui funcționar public de stat al Federației Ruse sau a unui subiect al federației - în conformitate cu actele juridice de reglementare ale Federației Ruse sau ale unui subiect.

26. Managementul documentației în organisme puterea statului și management (pe exemplul unei organizații specifice).

27. Suport de documentare pentru activitățile de management din cerere tehnologie automatizată (de exemplu, o organizație specifică).

28. Documentarea activităților serviciului de personal și direcția îmbunătățirii acestuia (de exemplu, o organizație specifică).

29. Documentarea trecerii serviciului public (de exemplu, o autoritate publică specifică).

30. Legislativ și regulament procese clericale (în diferite perioade istorice).

31. Reglementarea legislativă și normativă a documentației activităților personalului.

32. Reglementarea legislativă și de reglementare a gestionării documentelor în Europa de Vest și SUA (opțional).

33. Originea, formarea și dezvoltarea examinării valorii documentelor în documente.

34. Experiență străină în automatizarea gestionării informațiilor documentate.

35. Institutul Președinției Federației Ruse (subiectul federației) și sprijin de informare și documentare pentru activitățile sale.

36. Institutul de secretar în aparatul de stat din Rusia secolelor XVIII - XIX.

37. Institutul de secretar în aparatul de stat din Rusia XX - începutul secolelor XXI.

38. Folosirea de noi tehnologia Informatiei în suportul de gestionare a informațiilor și documentațiilor (pentru un exemplu specific).

39. Cercetări privind crearea unui birou „automatizat”, fără hârtie (conform publicațiilor interne și străine).

40. Un studiu al aspectelor juridice ale utilizării documentelor electronice în management.

41. Studiul aspectelor tehnologice ale utilizării documentelor electronice în management.

42. Serviciul de personal al unui organism de stat și documentația de trecere a serviciului civil de stat (de aplicare a legii, militar) al Federației Ruse - conform actelor juridice de reglementare ale Federației Ruse.

43. Standardizarea internațională în domeniul gestionării documentelor (fundal, starea actuală, evoluția proceselor).

44. Standardizarea internațională a proceselor informaționale.

45. Locul și rolul clasificatorilor informațiilor tehnice, economice și sociale în documentația managementului (posibil prin exemplul organizației).

46. \u200b\u200bTehnica pentru alegerea automată sisteme DOW pentru organizare (pe un exemplu concret).

47. Metodologia managementului informațiilor ca instrument pentru construirea sistemului de informații și documentație al organizației.

48. Sprijinul legal și documentar de reglementare pentru organizarea și trecerea funcției publice de stat a unei entități constitutive a Federației Ruse este guvernat de actele juridice de reglementare ale entității constitutive a Federației Ruse.

49. Suport de reglementare și documentare a serviciului public din Imperiul Rus, Federația Rusă (sau o altă țară aleasă) - conform actelor juridice de reglementare.

50. Suport de reglementare și documentare pentru trecerea serviciului public de stat (pe exemplul unui organism de stat specific).

51. Suport de reglementare și documentare pentru trecerea serviciului militar federal (pe exemplul unui organism de stat specific).

52. Suport de reglementare și documentare pentru trecerea serviciului federal de aplicare a legii (pe exemplul unui organism de stat specific).

53. Sprijin organizatoric, legal și de documentare pentru gestionarea unei instituții de stat (pe un exemplu concret).

54. Sprijin organizatoric, legal și de documentare pentru gestionarea unui organism de stat (pe un exemplu concret).

55. Sprijin organizatoric, legal și de documentare pentru gestionarea autorității municipale (pe un exemplu concret).

56. Organizarea serviciului public public și administrare HR în organismul de stat federal sau organul de stat al subiectului federației (pe exemplul unui organism de stat specific).

57. Organizarea documentației pentru activitățile serviciului de personal și direcțiile pentru îmbunătățirea acestuia (de exemplu, o organizație specifică).

58. Organizarea informațiilor și a documentației de sprijin pentru activitățile unui manager bazat pe utilizarea tehnologiilor automatizate.

59. Organizarea puterii reprezentative (legislative) în entitatea constitutivă a Federației Ruse și sprijin de informare și documentare pentru activitățile sale (în conformitate cu actele legale de reglementare).

60. Organizarea activității biroului instituției de stat în perioada sovietică de istorie națională.

61. Organizarea activității biroului instituției de stat din Rusia secolelor XVIII-XIX.

62. Organizarea activității biroului instituției de stat din Rusia la întoarcerea secolelor XX-XXI.

63. Organizarea managementului documentelor în străinătate (pe perioadă, pe țări etc.).

64. Organizarea managementului documentelor în străinătate (țara la care ați ales).

65. Organizarea gestionării documentelor bazată pe tehnologia informației (de exemplu, o anumită țară sau o comunitate de țări - Uniunea Europeana, CSI etc.).

66. Reflectarea problemelor legate de gestionarea asistenței documentației în publicații periodice.

67. Construirea unei infrastructuri moderne a organizației (de exemplu, o organizație specifică).

68. Guvernul Federației Ruse (subiectul Federației) și sprijin pentru informații și documentare pentru activitățile sale.

69. Probleme de automatizare a proceselor documentare în literatura internă și străină.

70. Probleme de îmbunătățire a aparatului de stat al Federației Ruse și a documentației sale.

71. Dezvoltarea sistemelor electronice de gestionare a documentelor ale unei organizații (folosind un exemplu specific).

72. Rolul suportului informațiilor de management în implementarea conceptului de „guvernare electronică”.

73. Îmbunătățirea documentației și a suportului de gestionare a informațiilor în contextul modern tehnologia calculatoarelor (pe un exemplu concret).

74. Îmbunătățirea documentației managementului folosind noile tehnologii informaționale (de exemplu, o organizație specifică).

75. Analiza comparativă a sistemelor automate DOE.

76. Formarea și dezvoltarea sistemului de documentare (opțional).

Cuvinte cheie: Păstrarea evidenței, resurse umane, stat și guvernul municipal, Bazele certificării și standardizării.

Obiectul studiului este analiza condițiilor „Experiență străină în organizarea de documentare pentru management.” Obiectul studiului este analizarea problemelor individuale formulate ca obiective ale acestui studiu.

Scopul studiului este studiul temei „Experiență străină în organizarea de documentare pentru management” din punctul de vedere al ultimelor studii naționale și străine pe probleme similare.

În cadrul procesului de lucru, a fost realizată o analiză teoretică și metodologică a temei „Experiență străină în organizarea documentației de sprijin a managementului”, inclusiv aspecte teoretice studierea fenomenului „Experiență străină în organizarea documentației Suport de conducere”, a studiat natura subiectului „Experiență străină în organizarea documentației Suport de management”.

În continuare, a fost efectuat un studiu asupra relevanței „Experienței străine în organizarea documentației de suport pentru management” în condiții moderne cu utilizarea datelor statistice și a publicațiilor științifice din ultimii ani.

În urma studiului, au fost identificate și cuantificate modalități specifice de soluționare a problemei „Experiență străină în organizarea documentației Suport de management”, incluzând câteva posibilități de soluționare a problemei „Experiență străină în organizarea documentației de sprijin a managementului” și tendințele de dezvoltare ale temei „Experiență străină în organizarea suportului de gestionare a documentației”.

Gradul de implementare - propunerile și activitățile specifice au fost testate în activitățile organizației, care au servit drept bază pentru practica educațională.

Măsurile propuse cu o anumită concretizare pot fi utilizate în activitatea serviciilor de personal ale întreprinderilor ruse.

Punerea în aplicare a măsurilor propuse ne permite să oferim o înțelegere mai exactă a naturii și a problemelor urgente ale „Experienței străine în organizarea suportului de documentare pentru management”.

O revizuire a surselor pe tema "Experiență străină în organizarea de documentare pentru management"

În lista de literaturi utilizate la pregătire acest lucru, Sunt prezentate 36 de surse bibliografice. Descriem unele dintre ele:

Problema identificată „Experiență străină în organizarea documentației Suport de management” este considerată de M. Yu. Rogozhin în cartea „„, publicată în 2009 și care conține 384 de pagini. Din descrierea cărții putem concluziona că

De asemenea, problemele reglării problemelor contemporane pe tema „Experiență străină în organizarea suportului de documentare pentru management” se referă la M. Yu. Rogozhin în monografia „Suport documentar pentru management”. Această carte a fost publicată de Editura Prospect în 2009, conține 0 pagini

Un manual de formare universală oferă răspunsuri la toate întrebările cheie ale organizării eficiente a suportului de documentare pentru managementul (DOE) al întreprinderii (organizație, instituție). Materialul manualului este elaborat pe baza legislației și a actelor legale de reglementare cu privire la problemele educației preșcolare. Locul principal al manualului este luarea în considerare a problemelor legate de gestionarea documentelor (gestionarea documentelor) și documentarea activităților, inclusiv serviciul DOE, serviciul de personal și contabilitatea întreprinderii. Pentru managerii de întreprinderi, adjuncții lor pentru conducere, angajații serviciilor DOW, serviciile de personal și contabilitate, precum și studenții din specialitatea 350800 „Managementul documentației și documentației”.

O serie de probleme urgente au fost ridicate în cartea „Gestionarea documentației”. R. E. Bulat a determinat relevanța și noutatea acestui subiect în studiul său, publicat în 2012 de editura Business Press. Descrierea cărții se prezintă după cum urmează.

Conținutul manualului de instruire corespunde curriculei pentru disciplina „Lucrări de birou în service personal"inclus în blocul de discipline speciale din specialitatea 080505.65" Managementul personalului ", precum și în programa pentru disciplina" Suport documentar al managementului personalului ", care este inclusă în partea de bază a ciclului profesional al aproximativului principal program educativ superior învățământ profesional în direcția de formare „Managementul personalului” - 080400, dezvoltat de universitățile ruse UMO pentru educația în management. Cerințele de reglementare prezentate în publicație (inclusiv cele care au intrat în vigoare în 2012) și instrucțiuni să documenteze activitățile de gestionare și să implementeze o abordare sistematică a asistenței de gestionare a documentelor organizare modernă va fi util atât pentru studenți, studenți absolvenți și profesori, cât și pentru practicienii din domeniul documentării activităților de management.

În plus, la studierea temei „Experiență străină în organizarea suportului de documentare pentru management”, astfel de surse periodice au fost utilizate ca:

1. Experiență străină în reglementarea legală a serviciilor publice. A.F. Vasiliev, „Jurnalul de drept rus”, nr. 12, decembrie 2007.
2. Soluționarea alternativă a litigiilor comerciale. Experiență străină. D. Stoletova, "Personal. Managementul personalului", nr. 10, octombrie 2007.
3. Problema competitivității în managementul personalului organizației. V. Shapovalov, „Managementul personalului”, nr. 18, septembrie 2007.
4. 1C: Enterprise 8 - experiență în organizarea tranziției. "BUKH.1S", nr. 9, septembrie 2007.
5. Activitatea de colectare continuă să câștige forță și experiență. I.E. Smirnov, „Management într-o organizație de credit”, nr. 5, septembrie-octombrie 2007.

Introducere de probe

Lucrarea prezentată este dedicată temei „Experiență străină în organizarea de documentare pentru management.”

Problema acestui studiu are relevanță în lumea modernă. Acest lucru este demonstrat de studiul frecvent al problemelor ridicate.

Subiectul „Experiență străină de organizare a documentației Suport de conducere” este studiat simultan la mai multe discipline interrelaționate. Pentru starea curenta Știința se caracterizează printr-o tranziție la o analiză globală a problemelor subiectului „Experiență străină în organizarea de documentare pentru management.”

Multă muncă este dedicată problemelor de cercetare. Practic, materialul prezentat în literatura educațională este de natură generală, iar în numeroase monografii pe această temă sunt considerate aspecte mai restrânse ale problemei „Experiență străină în organizarea documentației Suport de management”. Cu toate acestea, este necesar să se țină seama de condițiile moderne atunci când se studiază problemele subiectului desemnat.

Semnificația ridicată și elaborarea practică insuficientă a problemei „Experiență străină în organizarea documentației Sprijin pentru management” determină noutățile fără îndoială ale acestui studiu.

O atenție suplimentară asupra problemei „Experiență străină în organizarea de documentare pentru management” este necesară pentru a rezolva mai profund și în mod rezonabil probleme de actualitate specifice ale subiectului acestui studiu.

Relevanța acestei lucrări se datorează, pe de o parte, interesului mare pentru subiectul „Experiență străină în organizarea managementului documentației” în stiinta modernape de altă parte, lipsa sa de dezvoltare. Luarea în considerare a problemelor legate de acest subiect are o semnificație teoretică și practică.

Rezultatele pot fi utilizate pentru a dezvolta metodologia de analiză "Experiență străină în organizarea de documentație de sprijin pentru management."

Semnificația teoretică a studiului problemei „Experiență străină în organizarea documentației de susținere a managementului” constă în faptul că problemele selectate pentru examinare sunt la intersecția mai multor discipline științifice simultan.

Obiectul acestui studiu este analiza condițiilor „Experiență străină în organizarea de documentare pentru management.”

În acest caz, obiectul studiului este analizarea problemelor individuale formulate ca obiective ale acestui studiu.

Scopul studiului este studiul temei „Experiență străină în organizarea de documentare pentru management” din punctul de vedere al ultimelor studii naționale și străine pe probleme similare.

1. Studierea aspectelor teoretice și identificarea naturii „Experienței străine în organizarea documentației de suport pentru management”.
2. Pentru a vorbi despre relevanța problemei „Experiență străină în organizarea de documentare pentru management” în condiții moderne.
3. Schițează posibilitățile de soluționare a subiectului „Experiență străină în organizarea suportului de documentare pentru management”.
4. Identificați tendințele de dezvoltare a subiectului „Experiență străină în organizarea suportului de documentare pentru management”.

Lucrarea are o structură tradițională și include o introducere, partea principală, formată din 3 capitole, concluzii și bibliografie.

Introducerea justifică relevanța alegerii subiectelor, stabilește obiectivul și obiectivele studiului, descrie metodele de cercetare și sursele de informații.

Capitolul 1 dezvăluie aspecte generale, dezvăluie aspectele istorice ale problemei „Experiență străină în organizarea suportului de documentare pentru management”. Se determină conceptele de bază, se determină relevanța sunării întrebărilor „Experiență străină în organizarea documentației de suport a managementului”.

Al doilea capitol discută mai detaliat conținutul și problemele actuale ale „Experienței străine în organizarea managementului documentației”.

Capitolul trei este de natură practică și pe baza datelor individuale se face o analiză a stării actuale, precum și o analiză a perspectivelor și a tendințelor de dezvoltare „Experiență străină în organizarea de documentare pentru management”.

Conform rezultatelor studiului, au fost deschise o serie de probleme legate de subiect și s-au tras concluzii cu privire la necesitatea studierii / îmbunătățirii în continuare a stării problemei.

Astfel, relevanța acestei probleme a determinat alegerea temei de lucru „Experiență străină în organizarea documentației de sprijin a managementului”, gama de probleme și schema logică a construcției sale.

Teoretic și bază metodologică studiul erau legi, reguli pe tema muncii.

Surse de informații pentru redactarea lucrării pe tema „Experiență străină în organizarea suportului de documentare pentru management” au fost literatura educațională de bază, lucrările teoretice fundamentale ale principalilor gânditori în domeniu, rezultatele studiilor practice ale unor autori importanți autohtoni și străini, articole și recenzii în specializate și periodice dedicate Experiență străină în organizarea documentației Suport de management ", cărți de referință, alte surse de informații relevante.

Prelegerea 1. Tehnologia modernă și organizarea lucrărilor de birou. Evaluarea stării actuale a suportului de gestionare a documentelor (DOE).

Cursul „Organizarea și tehnologia suportului pentru gestionarea documentelor” este format din două secțiuni: „Istoricul organizării muncii de birou în Rusia” și „Organizarea modernă și tehnologia suportului pentru gestionarea documentelor”.

Scopul cursului este de a oferi studenților o idee despre caracteristicile formării și dezvoltării sistemelor naționale de evidență în diferite perioade istorice și de a le familiariza cu teoria și practica organizării documentației moderne bazate pe principii și metode bazate științific.

Obiectivele cursului:

să evidențieze locul gestionării documentelor în procesele de management;

cunoașterea istoriei dezvoltării sistemului clerical de stat;

formează studenți abordări raționale pentru rezolvarea problemelor de organizare a muncii cu documente din instituție;

cunoașterea studenților cu structuri tipice moderne ale serviciilor DOW;

a studia tehnologii moderne managementul suportului documentației.

Suport de documentare - baza tehnologiei de management

Lucrare clericală-o ramură de activitate care furnizează documentarea și organizarea muncii cu documente oficiale..

Inițial, termenul a apărut în vorbire orală (probabil în secolul al XVII-lea) și a însemnat procesul de soluționare (producere) a unui caz: „a produce o afacere” - a rezolva o problemă. Pe parcursul deciziei, a devenit necesară consolidarea rezultatului, de exemplu, acordul la care sa ajuns. Pentru aceasta, din cele mai vechi timpuri, au fost create documente, deoarece cuvântul rostit poate fi uitat pentru o perioadă scurtă de timp, distorsionat în timpul transmiterii sau nu înțeles așa. Deja în secolul XVI. cuvântul este folosit o afacereca o colecție de documente legate de orice afacere. Pentru prima dată în acest concept, cuvântul „faptă” este înregistrat în documente în 1584.

Lucrările moderne de birou includ:

asigurarea creării corecte și în timp util a documentelor (documentației);

organizarea lucrărilor cu documente (primire, transfer, prelucrare, contabilitate, înregistrare, control, stocare, sistematizare, pregătirea documentelor pentru arhivare, distrugere).

În paralel cu termenul „birou” în ultimele decenii, termenul este utilizat documentație de management(DOW). Aspectul său este asociat cu introducerea sistemelor informatice în management și a suportului lor organizațional, software și informațional pentru a aproxima terminologia utilizată în programele și literatura de calcul. În prezent, termenii „hârtie” și „gestionarea documentației” sunt sinonime și sunt folosiți pentru a face referire la aceeași activitate.

Suport de gestionare a documentației (DOW) - un tip de suport de management al organizației, care include fixarea, transmiterea și stocarea informațiilor despre starea organizației și acțiunile de control pentru schimbarea stării sale. DOE include următoarele procese principale:

înregistrarea acțiunilor de control sau a datelor privind starea organizației pe suporturile oficiale, adică " documentație"sau" producția de documente ";

furnizarea în timp util a informațiilor într-o manieră oficială, adică transfer de documente sau " flux de lucru";

stocarea operațională și pe termen lung a documentelor, adică "stocare arhivistică".

Suportul de documentare a managementului este o ramură de activitate, al cărei principal obiectiv este furnizarea de gestionare a informațiilor cu privire la starea de lucruri din organizație pentru luarea deciziilor informate de gestionare și monitorizarea implementării acestora.

Documentație - Acesta este procesul de creare și procesare a unui document. Standardul de stat definește documentația ca „înregistrarea informațiilor pe diverse suporturi conform regulilor stabilite”.

Astăzi, DOW servește atât ca instrument de gestionare eficientă, cât și ca cel mai important instrument comunicativ în relațiile dintre structurile statului și populația țării, structurile societății civile și afacerile.În opinia noastră, în cursul reformei la nivel național, este necesar să se stabilească principii uniforme pentru unificarea și standardizarea serviciilor și tehnologiilor educației preșcolare, precum și a documentației - pentru o mai bună interacțiune între organele guvernamentale. Reglementarea de stat în domeniul suportului de documentare are o importanță deosebită în legătură cu utilizarea documentelor electronice și a comunicațiilor electronice. Creșterea informațiilor și a documentațiilor din guvern necesită monitorizarea și gestionarea constantă a acestor procese de către stat.

Tradițiile interne, experiența mondială, recomandările Consiliului Internațional al Arhivelor indică clar necesitatea reglementării de stat a gestionării documentelor, precum și o reducere rezonabilă a volumului circulației documentelor în țară.

Simbolizarea documentației de gestionare în Rusia a fost tratată în mod tradițional de serviciul de arhivă de stat.

De exemplu, cel mai recent Regulament privind Serviciul Federal de Arhivare din Rusia din data de 12.28.98 nr. 1562 a inclus următoarea sarcină: „dezvoltarea și perfecționarea, împreună cu organele federale de putere de stat și organele de putere de stat ale entităților componente ale Federației Ruse, de arhivare și păstrare a evidenței, inclusiv sistemul de evidență a statului și sistemele unificate documentație ".

Noul organism de conducere, Agenția Federală de Arhivare (a se vedea Decretul Guvernului Federației Ruse nr. 290 din 17 iunie 2004), în conformitate cu deciziile privind reforma administrativă, nu are funcții de gestionare a documentelor. I se atribuie numai funcția de a conveni asupra nomenclaturilor aproximative ale cazurilor, instrucțiuni privind activitatea clericală a organelor executive federale, precum și liste de documente generate în cadrul activităților organelor federale ale puterii de stat și ale organizațiilor subordonate acestora, cu indicarea perioadelor de depozitare a acestora. După cum vedem, chiar și o sarcină foarte abstractă a „dezvoltării” muncii de birou a căzut din Regulament. Această situație introduce incertitudinea în perspectivele îmbunătățirii în continuare a DOW la nivel de stat. Cu toate acestea, în toate țările dezvoltate într-o formă sau alta, funcțiile de gestionare a documentelor sunt atribuite organismelor de stat relevante, iar această practică se justifică.

Rusia ar trebui să acorde atenție experienței țări străine. Într-adevăr, astăzi, după implementarea transformărilor administrative, funcția de stat a gestionării documentelor (DOW) pentru prima dată în ultimele trei secole a scăzut din vedere. Agenția de arhivare nu poate îndeplini funcții de coordonare, control, supraveghere în domeniul educației preșcolare. Această sarcină nu este atribuită unui alt organism de stat. Desigur, această situație va afecta negativ starea instituției de învățământ preșcolar din țară.

În condițiile actuale, lucrările importante privind proiectul de lege federal privind sprijinirea documentației pentru activitățile de management, care a fost dezvoltat în ultimii ani, sunt împiedicate. Reformarea structurilor guvernamentale necesită o prelucrare la scară largă a bazei de reglementare și metodologice acumulate a DOE.

În special, este necesar să se revizuiască standardele de documentare aplicabile la niveluri de management interstatale, de stat și intersectoriale, ținând cont de lucrările în curs din cadrul programului-țintă federal „Rusia electronică (2002-2010)”, o serie de acorduri și standarde internaționale în domenii de schimb de informații. În acest caz, este necesar să opriți creșterea necontrolată a volumului fluxului de lucru.

Volumul documentației generate în activitățile organismelor guvernamentale este de aproximativ 250 de miliarde de documente pe an. În același timp, sondajele de eșantion ale aparatului administrației de stat au constatat că anual se înregistrează o creștere a volumului de documentație cu 8-15%.

De remarcat este nivelul crescut de informatizare a guvernului - acesta este un factor suplimentar care afectează starea DOE.

Evaluarea costurilor directe pentru documentarea acțiunilor de gestionare arată fluctuații semnificative ale sumelor în funcție de sfera de aplicare și nivelul de guvernare.

Costul documentării și procesării documentelor în termen de un document este în medie de aproximativ 50 de ruble. În acest sens, reducerea compoziției speciilor documentelor prin unificare și standardizare cu 10% ne permite să ne așteptăm la un efect economic direct prin reducerea costurilor documentării și procesării documentelor. Economii de aproximativ 12,5 miliarde de ruble.

Reglementarea funcțiilor organelor guvernamentale și a procedurilor de susținere a documentației lor, prin reducerea timpului petrecut în documentarea și procesarea documentelor (în medie, de la 15-20 minute la 3-4 minute), se pot realiza economii de până la 40–50% din timpul total petrecut în procesele documentare. Aceasta, la rândul său, va oferi un efect economic direct în valoare de cel puțin 2,5-3,0 miliarde ruble.

În prezent, economia rusă trece de la o economie predominant materie primă la direcția de extindere a producției de produse de înaltă tehnologie intensiv în știință, utilizând cele mai înalte realizări științifice și tehnologice și potențialul intelectual al țării. În conformitate cu deciziile anterioare ale Consiliului de Securitate (SB) sub președintele Federației Ruse, atenția principală ar trebui să fie acordată asigurării competitivității produselor interne, în special pe piața externă. Acest lucru necesită documentare și asistență informațională a produselor în conformitate cu standardele internaționale în toate etapele ciclului de viață, care este consemnată în Legea federală "privind reglementarea tehnică" din 27/12/2002 nr. 184-ФЗ.

În martie 2003, Comisia pentru securitatea informațiilor a Consiliului de Securitate al Federației Ruse, atrăgând atenția asupra problemei gestionării electronice a documentelor, a decis necesitatea creării unui set de acte juridice în acest domeniu.

stabilirea unor reguli și metode uniforme unificate de învățământ preșcolar în structurile statului, indiferent de subordonarea lor departamentală;

monitorizarea și controlul respectării regulilor și normelor de gestionare a documentelor interdepartamentale, a procesului de formare a documentelor și a volumului de gestionare a documentelor;

lucrări științifice și metodologice în domeniul documentației și introducerea celor mai raționale metode de lucru cu documente în organele de conducere și organizații guvernamentale;

elaborarea centralizată a reglementărilor model pentru rezolvarea sarcinilor manageriale ale organizațiilor de stat;

asigurarea siguranței documentelor în organele guvernamentale, formarea fondurilor documentare ca resurse informaționale ale organizațiilor, stabilirea perioadelor de stocare a documentelor și respectarea dispozițiilor stabilite prin lege privind accesul la documentele organelor de conducere și organizațiilor;

examinarea software-ului și a altor instrumente informaționale utilizate în organizațiile guvernamentale și de stat pentru comunicațiile documentare electronice;

pregătire profesională și pregătire avansată a specialiștilor în domeniul educației preșcolare.

Implementarea acestor sarcini, care stau la baza managementului documentelor, va crește nivelul calității și profesionalismului în sfera socio-economică a Rusiei și va obține, prin îmbunătățirea activităților aparatului administrativ, efectul economic total total în valoare de 13,75-14,25 miliarde de ruble. Iar efectul, care este mult mai mare decât cel direct, este un efect economic indirect, reflectat în creșterea produsului național brut și în competitivitatea producătorilor ruși.

Desigur, pentru a rezolva problemele de mai sus, un organism special de nivel serviciul federal. Organul de conducere este cel mai potrivit pentru aceste scopuri. arhivareînzestrat cu autoritate corespunzătoare.

Lucrările din ziua de azi sunt definite de standard ca fiind „o ramură de activitate” care furnizează documentarea și organizarea lucrării cu documentele „2, adică întregul proces de la momentul creării documentului până la distrugerea sau transferul său în arhivă”.

Termenul apare inițial în limbă vorbită (probabil în secolul al XVII-lea) și înseamnă procesul propriu-zis de decizie (producerea unui caz este „a produce o afacere” (a rezolva o problemă). Deoarece în cursul soluționării oricărei probleme au apărut documente care să consolideze acordul la care sa ajuns. cuvântul rostit poate fi uitat pentru o perioadă scurtă de timp, poate fi uitat, denaturat în timpul transmisiei sau nu este înțeles încă din secolul al XVI-lea, cuvântul caz este folosit ca „o colecție de documente legate de un caz particular, problema” 3. Pentru prima dată, cuvântul „caz” este înțeles în documentele din 1584 g.

În paralel cu termenul „birou” din ultimele decenii, termenul „management de asistență pentru documentare”. Apariția acestui termen este asociată cu introducerea sistemelor informatice înmanagement, organizarea lor, programatică și informațională furnizarea.Pentru aproximarea terminologiei utilizate în programele de calculator și literatura de specialitate în domeniul lucrărilor de birou, a fost utilizat în mod similar termenul „documentație de asistență pentru management”, care, în esență, este sinonim cu termenul „birou”. De exemplu, în titlurile documentelor normative „Sistemul de stat de susținere a documentației de gestionare” și „Instrucțiuni tipice pentru păstrarea evidenței în ministere și departamente ale Federației Ruse”.

Termenul mai larg care este folosit astăzi este suportul de informare și documentare pentru management, care pe lângă munca tradițională cu documente și servicii de informații include crearea, întreținerea și lucrul cu baze de date.

Atât procesul de creare a documentelor, cât și organizarea lucrului cu acestea au fost întotdeauna reglementate prin acte legislative, normative și normative și metodologice speciale. În perioada prerevoluționară, cele mai mari acte legislative care au determinat organizarea păstrării evidenței au fost „Regulile generale”, aprobate de Petru I la 28 februarie 1720 4, „Înființarea pentru guvernarea provinciei” din 1775 de către Catherine II, și „Înființarea generală a ministerelor” din 1811. Aceste acte au stabilit principiile de bază ale colaborării cu documente care sunt în vigoare astăzi (de exemplu, înregistrarea obligatorie a documentelor, înregistrarea, controlul, formarea cazurilor, crearea arhivei unei instituții etc.).

Acte normative și metodice asupra documentației:

Este gestionat sistemul de stat al documentațieiși eu. Principalele dispoziții. Cerințe generale pentru documente și servicii de asistență pentru documentare. - M.,1991.

În prezent, în conformitate cu programul-țintă federal, dezvoltarea unei noi versiuni a GSDOU este finalizată - un sistem de prevederi care determină regulile de bază pentru lucrul cu documentele din organizații. Sistemul este axat pe structuri comerciale. Acesta va consta din două părți: normativ și metodologic. În partea normativă, ca și în documentul existent astăzi, principalele sarcini și funcții, reglementarea legală a activităților serviciului de asistență documentară din organizație, structura sa aproximativă; procedura de întocmire și execuție a documentelor; toate etapele de lucru cu acestea: livrare, trecere, procesare, contabilitate, înregistrare, control de execuție, informații și lucrări de referință, stocare operațională de documente, căutare de documente și informații; protecția sistemelor de extragere a informațiilor; pregătirea documentelor la arhivă; procedura de examinare a valorii documentelor; organizarea stocării documentelor.

Principala diferență sistem nou constă în faptul că va fi un set unic de documentații automatizate bazate pe editori de text moderni, gestionarea automată a documentelor (inclusiv e-mail), baze de date și stocarea și utilizarea automată a documentelor (inclusiv nomenclatoare automate de fișiere, fișiere de caz etc.) 9.

Instrucțiune standard pentru activitatea clericală a organelor executive federale ale Federației Ruse. - M., .2005.

Noua ediție a Instrucțiunilor. Acesta include atât procedura generală pentru pregătirea și execuția documentelor, cât și caracteristicile pentru pregătirea anumitor tipuri de documente: o comandă, instrucțiune, instrucțiune, protocol. Acesta descrie procedura de înregistrare a documentelor, construirea de motoare de căutare pentru lucrări de referință, organizarea controlului asupra execuției documentelor, procedura de compilare și de lucru cu nomenclatorul cazurilor, formarea cazurilor, examinarea valorii documentelor, procesarea fișierelor, compilarea inventarelor, stocarea operațională a fișierelor, transferul acestora în stocarea arhivistică. Anexa prezintă formele din nomenclatorul cazurilor, actul privind alocarea documentelor destinate distrugerii, inventare, etc. După cum se poate observa dintr-o scurtă listare a conținutului instrucțiunilor, aceasta reflectă aproape toate problemele organizării lucrărilor de birou. Deși este destinată în principal ministerelor și departamentelor, acestea o pot folosi și pot găsi o mulțime de servicii utile de gestionare a birourilor pentru organizații de orice formă de proprietate. Poate sta la baza dezvoltării instrucțiunilor pentru activitatea clericală a unei anumite organizații.

Reguli de bază pentru arhivele departamentale. - M., 1988.

Regulile pot fi împărțite condiționat în două părți. În prima (secțiunile 2-4), problemele legate de documentație sunt descrise în detaliu:

cerințe pentru nomenclatoarele cazurilor, tipurile acestora, procedura de pregătire, completare, desfășurare;

procedura de formare a cazurilor în documente;

organizarea și procedura de examinare a valorii documentelor în documente;

procedura de alocare a documentelor pentru distrugere; 4 pregătirea cazurilor pentru transferul în arhivă: înregistrarea cazurilor (numerotarea, depunerea, reînregistrarea copertei etc.), compilarea stocurilor, transferul în arhivă.

În altă parte a regulilor (secțiunea 5-14), lucrul cu documente din arhivă este descris în detaliu.

Pentru organizațiile comerciale care nu depun documente pentru depozitarea statului, dar le păstrează acasă, regulile sunt un instrument indispensabil în organizarea arhivei lor.

Lista documentelor cu perioade de stocare (tipice><ми ведомственный) 10 .

Regulamentul model privind desfășurarea documentației privind propunerile, cererile și reclamațiile cetățenilor din organele de stat, întreprinderi, instituții și organizații.

Acest act descrie dispozițiile fundamentale pentru organizarea lucrărilor cu această categorie de documente: caracteristici de înregistrare, termene, menținerea unui fișier de carte de referință, formarea cazurilor, perioade de stocare pentru cazuri, realizarea de rapoarte analitice la cereri. Metodologia prevăzută în regulament poate fi utilizată pentru organizarea lucrărilor cu orice documente ale persoanelor fizice.

Lectură 2. Organizarea serviciului DOW. Sarcini și funcții ale serviciului DOW.

Forme organizatorice de suport de documentare (documente).

Serviciul DOW: scopul și locul în structura organizației

Structuri tipice ale serviciului DOW în organizații cu diferite niveluri de management.

Funcțiile angajaților serviciului DOE

Raționarea lucrătorilor

Oficiul și numărul personalului serviciului DOE.

Reglementarea activităților serviciului DOW.

1. Suportul de documentare ca funcție de management este prezent în orice organizație, indiferent de forma juridică, natura și conținutul activității, competența și alți factori. Prin definiție, înscris în GOST R 51141-98, documentația de management este o industrie care furnizează documentație și organizarea lucrărilor cu documente oficiale.

Documentul este principalul mod de fixare și transmitere a informațiilor manageriale și a altor informații din sistemul de management, iar calitatea deciziilor luate și, în consecință, eficacitatea activităților instituției depind de cât de eficient este organizată lucrarea cu documentele. De aceea, în orice organizație este extrem de important să acordăm o atenție deosebită organizării activității serviciului de management de birou și să obținem cea mai rațională setare a lucrărilor cu documente.

Pentru aceasta, în primul rând, este necesar să se rezolve următoarele probleme la nivel organizațional:

Alegerea formei organizatorice optime de hârtie;

Dezvoltarea structurii organizatorice și funcționale a serviciului clerical și selectarea numelui său specific;

Diferențierea funcțiilor, îndatoririlor, drepturilor și responsabilităților între diviziunile structurale separate ale serviciului de serviciu și angajați și consolidarea acestora în documentele legale relevante;

Raționarea muncii lucrătorilor de birou;

Determinarea numărului și a personalului serviciului de administrare a birourilor;

Alegerea tehnologiei optime pentru lucrul cu documentele și remedierea acesteia în Instrucțiunile pentru munca de birou;

Organizarea rațională a locurilor de muncă și crearea condițiilor favorabile de muncă;

Instruirea ulterioară a angajaților și o cultură a lucrării cu documente.

Prima întrebare - alegerea formei organizaționale optime a documentației - este decisă în etapa inițială de organizare a serviciului de hârtie. În soluționarea acestei probleme, ar trebui să pornim de la faptul că istoric există trei forme principale de organizare a muncii de birou: centralizată, descentralizată și mixtă.

Formularul centralizat presupune toată prelucrarea documentelor (de la primirea documentelor și înregistrarea lor până la expedierea documentelor, formarea fișierelor și stocarea lor) într-o singură unitate - managementul biroului.

O formă descentralizată de organizare a lucrărilor de birou implică crearea unui serviciu independent de birou în fiecare unitate structurală și este în prezent foarte rar folosită. Forma descentralizată a documentației este utilizată numai în organizații fragmentate geografic, precum și în unități individuale care lucrează cu documentație specifică.

cu documente cu acces limitat, care trebuie separate de documentele de evidență deschisă.

O formă mixtă de organizare a muncii de birou implică efectuarea unor operațiuni de birou în serviciul de birou, altele în unități. De regulă, serviciul de management al biroului preia primirea și trimiterea documentelor, înregistrarea lor, organizarea fluxului de lucru, controlul executării documentelor, în timp ce crearea și executarea documentelor, sistematizarea lor, formarea cazurilor și depozitarea se realizează în unități structurale. În plus, cu o formă mixtă de hârtie, aceeași operație tehnologică (de exemplu, înregistrarea documentelor de intrare și de ieșire) poate fi realizată în serviciul de hârtie și în unități structurale, în funcție de categoria de documente. Documentele adresate conducerii sunt înregistrate în serviciul de administrare a birourilor, adresate unităților structurale din unitățile respective.

Majoritatea organizațiilor folosesc o formă mixtă de organizare a muncii de birou, mai puțin adesea o formă centralizată, deși, desigur, aceasta din urmă are mai multe avantaje. Forma centralizată de organizare a documentației vă permite să concentrați toate operațiunile tehnice asupra procesării documentelor într-o singură unitate, lăsând lucrări creative cu documente pentru alte unități structurale, face posibilă crearea unei singure baze de date cu toate documentele primite și create în organizație, oferind astfel o căutare mai fiabilă documente și, în consecință, lucrări de referință pentru documente. Forma centralizată eliberează diviziunile structurale de nevoia de a forma documente executate în fișiere și de a le stoca, deoarece această lucrare este realizată de serviciul clerical. În plus, formularul centralizat permite utilizarea mai eficientă și mai completă a echipamentelor de birou și a echipamentelor de calculator pentru a efectua documente pentru prelucrarea documentelor.

În mod firesc, cu o formă centralizată, serviciul clerical efectuează o cantitate de muncă mult mai mare decât cu o formă mixtă, iar acest lucru necesită, desigur, un personal mai mare de angajați și, din moment ce toate cazurile sunt procesate, formate și stocate în serviciul clerical, atunci, în consecință, un birou mai special spații destinate prelucrării documentelor, formarea și stocarea arhivei curente a organizației. În același timp, trebuie avut în vedere faptul că introducerea de calculatoare moderne, în special tehnologii de prelucrare a documentelor de rețea vă permite să creați o singură bază de date cu documente ale organizației și în formă mixtă, de birou.

Forma aleasă de organizare a muncii de birou determină în mare măsură tehnologia de lucru cu documentele, care este fixată în instrucțiunile pentru lucrările de birou.

2. Este important de subliniat faptul că, în condiții moderne, când lucrul cu documente de management în multe instituții se bazează pe tehnologia computerizată, funcțiile serviciului de management de birou nu se limitează la organizarea fluxului de lucru al unei instituții, păstrarea evidenței documentelor, controlul executării acestora și stocarea documentelor. Serviciul clerical este implicat direct în formularea sarcinilor în dezvoltarea tehnologiilor informaționale automatizate pentru lucrul cu documentele, în furnizarea accesului la informații și protejarea informațiilor și în îmbunătățirea lucrului cu documentele.

Serviciul de lucru de birou - managementul afacerilor, biroul, departamentul general, secretariatul, departamentul de lucru pentru birou - o unitate structurală independentă a organizației, instituției, întreprinderii (denumită în continuare organizație), care îndeplinește funcția de suport de documentare pentru activitățile de management (DOE) și raportează direct șefului organizației. Numele specific al serviciului clerical este selectat în funcție de tipul organizației, structura organizațională, locul în ierarhia organelor de conducere, domeniul de activitate și alte caracteristici. În organizațiile mici, funcțiile de serviciu clerical sunt îndeplinite de obicei de către un secretar angajați.

3. Alegerea unui nume specific al serviciului clerical se realizează simultan cu dezvoltarea structurii organizatorice și funcționale a serviciului. Sistemul de documentare a managementului de stat (GSDOU) conține recomandări care vă permit să alegeți cel mai potrivit nume al serviciului și structura acestuia.

În funcție de statutul organizației, obiectivele, obiectivele, numărul diviziunilor structurale și funcționarii, serviciul DOE are diverse denumiri de forme organizaționale, structură și personal.

Pentru DOW în organizații creați:

management de caz;

birou;

departamentul comun;

serviciul DOW sau departamentul DOW.

În organele executive federale (ministere, departamente) - acesta este un management de caz, care, de regulă, are o structură complexă. Acesta include: secretariat, inspecție în cadrul ministrului, secretariat al colegiului, birou.

Secretariat constă în primirea ministrului, secretariatul ministrului, primirea și secretariatele ministrilor adjuncți. Secretariatul pregătește documente pentru raport și organizează lucrări cu documente primite în numele conducerii.

Inspecția ministerială controlează executarea documentelor guvernamentale, documentele administrative ale autorităților, ordinele ministrului.

Secretariat consiliul de administrație este responsabil pentru asistența tehnică și de documentare a ședințelor consiliului de administrație.

Birou constă din unități structurale.

Acestea includ: o expediție, un birou de corespondență guvernamental, un birou de contabilitate și înregistrare a documentelor, un grup de control, un birou de scris sau un centru de procesare a documentelor computerizate, un birou de copiere și duplicare, o bibliotecă de tipuri și o arhivă centrală.

La diverse întreprinderi - de stat, non-stat, cercetare, proiectare, inginerie, instituții de învățământ superior - se creează departamentul de asistență pentru documentare sau biroul. Acestea pot avea unități structurale (sector, grup) sau desfășurarea unui anumit loc de muncă poate fi încredințată unor interpreți (executanți).

Unitățile sunt create în biroul sau departamentul instituției de învățământ preșcolar, care înregistrează și înregistrează documentele, controlează, îmbunătățesc, lucrează cu documente și introduc mijloace tehnice și iau în considerare apelurile cetățenilor. Acestea pot include un secretariat, o expediție, un birou de scris, un birou de copiere și duplicare și o arhivă.

În autoritățile executive, administrațiile locale creează un departament comun. Structura departamentului general include unități precum biroul. Cu toate acestea, structura sa conține în mod necesar unități precum departamentul de protocol, un grup de scrisori, un birou de recepție. În departamentul de protocol, proiectele de documente sunt pregătite în numele conducerii, documentele pregătite în unitățile structurale sunt analizate, angajații acestuia pregătesc ședințele organismului de conducere. Un grup (birou, departament) desfășoară activități cu apelurile cetățenilor. Recepționerul acceptă cetățenii care solicită sugestii, declarații, reclamații cu caracter personal.

Un fapt pozitiv ar trebui luat în considerare includerea în structura serviciului unității DOE, care se ocupă de îmbunătățirea formelor și metodelor de lucru cu documentele. Această unitate poate fi numită departamentul pentru îmbunătățirea lucrării cu documente și introducerea mijloacelor tehnice, sau grupul (sectorul, biroul) pentru îmbunătățirea lucrării cu documente.

Un secretariat poate fi creat în cancelarie și în departamentul general (departamentul DOW), precum și o unitate independentă, care include toți secretarii conducătorilor organizației.

Condiția principală pentru crearea acestui serviciu, indiferent de numele său, care trebuie respectat cu strictețe, este următoarea: "Gestionarea documentației în organizații, instituții și întreprinderi este realizată de un serviciu special care funcționează ca o unitate structurală independentă subordonată direct șefului organizației."

În ministere și departamente - managementul afacerilor.De regulă, componența administrației de afaceri include: secretariat (recepție, secretar al ministrului, secretariatele miniștrilor, secretariatul colegiului, biroul de protocol), inspecția sub ministru (șeful departamentului), biroul (biroul corespondenței guvernului, biroul de înregistrare și înregistrare, expediție, scris) birou, birou de copiere și duplicare, teletip etc.), un departament pentru scrisori (reclamații), un departament pentru îmbunătățirea lucrărilor cu documente și introducerea mijloacelor tehnice, o arhivă centrală);

La întreprinderi (asociații), în cercetare, proiectare, organizații de inginerie și centre informatice, instituții de învățământ superior și alte organizații - din afacerile de gestionare a documentelor sau birou.În lor compoziţie,de regulă, cuprinde: unități pentru contabilitate și înregistrare de documente, controlul execuției, îmbunătățirea lucrărilor cu documente și introducerea mijloacelor tehnice, luarea în considerare a cererilor cetățenilor, secretariat, expediție, birou scris cu scris, birou de copiere și duplicare, arhivă;

În autoritățile executive (administrații, primării, prefecturi etc.) și în aparatul de management al organizațiilor publice - departamentul comun.Departamentul general include: secretariatul, biroul, grupul de control, grupul de protocoale, grupul pentru îmbunătățirea lucrărilor cu documente, grupul de scrisori (reclamații), un birou de scris, un birou de copiere și duplicare, o arhivă;

În organizațiile care nu au o structură a serviciilor de management de birou, funcțiile sale sunt îndeplinite de funcționar șefîn unități structurale - secretar de diviziesau o altă persoană desemnată.

4. Serviciul de management de birou rezolvă două sarcini complexe principale:

Asigurarea unei proceduri uniforme pentru documentarea activităților de management și organizarea lucrărilor cu documente;

Îmbunătățirea formelor și metodelor de lucru cu documente.

Sarcinile cu care se confruntă serviciul clerical determină funcțiile acestuia. Asigurarea unei singure proceduri pentru documentarea activităților de management se realizează prin îndeplinirea următoarelor funcții:

dezvoltarea și proiectarea de anteturi, asigurând producția acestora;

asigurarea producerii documentelor, copierea și duplicarea documentelor;

controlul calității pregătirii și executării documentelor, respectarea procedurii stabilite pentru aprobarea și certificarea documentelor.

Sarcina de organizare a lucrării cu documente este rezolvată prin îndeplinirea următoarelor funcții:

stabilirea unei singure proceduri pentru trecerea documentelor (instituții de gestionare a documentelor);

procesarea expeditionara a documentelor primite si iesite;

înregistrarea și contabilitatea documentelor de intrare, trimise și interne ale organizației;

controlul asupra executării documentelor;

sistematizarea documentelor, asigurarea stocării acestora și utilizarea ulterioară a acestora în activitățile de management;

organizarea muncii cu apelurile cetățenilor;

securizarea informațiilor documentate.

Sarcina de a îmbunătăți formele și metodele de lucru cu documentele include:

elaborarea și prelucrarea documentelor normative, instructive, metodologice pentru documente (instrucțiuni pentru documente, nomenclatorul cazurilor etc.);

îndrumare metodologică și monitorizare a respectării regulilor stabilite pentru lucrul cu documentele din diviziunile structurale ale organizației;

pregătirea avansată a angajaților instituției, consultarea acestora cu privire la problemele de lucru cu documente;

Simplificarea documentației instituției, lucrările privind unificarea documentelor, elaborarea Cardului de raport și Albumul formelor de documente utilizate în activitățile organizației

Dezvoltarea și implementarea de noi forme și metode de lucru cu documente, îmbunătățirea fluxului de lucru al unei instituții, îmbunătățirea disciplinei executive atunci când lucrează cu documente;

stabilirea obiectivelor pentru dezvoltarea sau îmbunătățirea tehnologiilor informaționale automatizate utilizate la lucrul cu documente.

5. Standardele din lumea muncii sunt elaborate pe baza cercetării și sunt destinate utilizării repetate în determinarea costurilor specifice ale forței de muncă.

Conform scopului lor, materialele folosite pentru raționarea activității angajaților sunt împărțite în:

standardele de timp- timpul reglementat petrecut în implementarea unei unități a tipului de muncă standardizat sau a elementului acesteia în anumite condiții organizaționale și tehnice;

standarde de număr- numărul reglementat de angajați ai calificărilor profesionale necesare pentru îndeplinirea calitativă a unei funcții în anumite condiții organizaționale și tehnice;

standardele de centralizare- raportul reglementat dintre numărul de angajați ai aparatului de gestionare și numărul total de angajați ai întreprinderii pe funcții de conducere sau în întreaga întreprindere;

standarde de gestionabilitate- standarde pentru numărul angajaților din subordine (sau deserviți);

standarde de serviciu- numărul reglementat de angajați (unități) gestionate (sau deservite), care în anumite condiții organizaționale și tehnice trebuie gestionate (sau deservite) de un singur angajat; raporturile dintre numărul diferitelor categorii de angajați- o valoare reglementată care asigură cea mai bună utilizare a lucrătorilor standardizați în conformitate cu nivelul lor de calificare în anumite condiții organizaționale și tehnice; sarcini normalizate- volumele de muncă stabilite pe baza standardelor de timp care trebuie efectuate de către performanți pentru o anumită perioadă calendaristică, în conformitate cu cerințele stabilite pentru calitatea rezultatelor forței de muncă. În conformitate cu domeniul de aplicare, standardele de muncă sunt împărțite în intersectoriale, sectoriale și locale (aplicate la o întreprindere separată). Standardele intersectoriale sunt concepute pentru a standardiza activitatea lucrătorilor din aceleași profesii sau specialități angajate în implementarea proceselor tehnologice omogene în diverse întreprinderi. Aceste standarde sunt dezvoltate pentru cele mai tipice procese tehnologice pentru aceleași tipuri de muncă cu condiții de lucru tipice și, prin urmare, sunt unificate. De exemplu, pentru standardizarea activității personalului clericilor, au fost elaborate și aplicate norme intersectoriale de timp pentru lucrul la suportul de documentare pentru management (M., 1995).

Standarde de timp integratesunt concepute pentru a efectua un complex de tehnici de lucru (operații) interconectate din punct de vedere tehnologic și organizațional.

Standardele agregate pentru implementarea operațiunilor individuale sunt calculate după formula:

Standardele se bazează pe standarde de muncă care determină dimensiunea și structura timpului petrecut în muncă și reprezintă standardul cu care se compară timpul efectiv pentru a stabili raționalitatea lor. Când se aplică standardele de muncă:

norme de timp;

rate de producție;

standarde de serviciu;

standardele populației;

standarde de gestionare;

sarcini normalizate.

Dacă standardele de timp sunt destinate, în principal, să determine rata de timp pentru a desfășura o unitate de muncă, atunci standardele de service și numerele sunt destinate, respectiv, să calculeze standardele de servicii și numărul total de lucrători care efectuează o anumită cantitate de muncă pe parcursul anului.

Atunci când se compun standarde de timp, se calculează mai întâi standardele de timp pentru operațiuni individuale de repetare (muncă), apoi se determină intensitatea forței de muncă a tuturor lucrărilor - ca sumă a produselor care consumă forță de muncă executate de lucrări individuale după numărul lor. După aceea, numărul de angajați este determinat.

Lectură 3. Personalul oficial și tehnic al serviciului DOE. Atribuțiile funcționale ale angajaților serviciului DOE. Cadrul de reglementare care reglementează organizarea și tehnologia informațiilor și a suportului de documentare pentru instituție.

Baza de reglementare și metodologie a sprijinului documentar al managementului (DOE) - un set de legi, acte juridice de reglementare, documente metodologice, standarde de stat care reglementează tehnologia creării, prelucrării, stocării și utilizării documentelor în activitățile curente ale organizației, precum și activitățile managementului biroului: structura, funcțiile sale, personal, suport tehnic și alte câteva aspecte.

Documentele de reglementare și metodologice pentru DOE sunt elaborate de diverse organe ale puterii de stat și de gestionare în conformitate cu competența lor.

Baza normativă și metodologică a DOE include:

Acte juridice emise de cele mai înalte organe ale puterii și administrației statului;

Actele juridice emise de organele executive federale: ministere, comisii, departamente atât din întreaga industrie, cât și din cele departamentale;

Acte juridice emise de autoritățile legislative și executive ale entităților componente ale Federației Ruse și ale entităților teritoriale ale acestora care guvernează problemele lucrărilor de birou;

Actele juridice cu caracter normativ și instructiv, precum și documente metodologice privind suportul documentației pentru management eliberat de conducerea întreprinderilor și organizațiilor.

Indiferent de denumirea specifică a serviciului cleric și de structura acestuia, baza legală a activității sale este furnizarea serviciului și prevederile privind părțile sale structurale, precum și fișele postului angajaților, obligatorii pentru fiecare organizație. Aceste documente consolidează distincția între funcții, sarcini, drepturi și responsabilități între diviziunile structurale individuale ale serviciului de administrare a oficiilor și angajați.

Reglementări privind serviciul DOW- un act juridic care definește statutul organizatoric și juridic al unei unități din structura unei instituții, sarcinile, funcțiile, drepturile, responsabilitățile sale, precum și relațiile cu alte unități și instituții.

Descrierea postului- un act juridic care definește statutul organizațional și juridic al salariatului în structura instituției și unității. îndatoririle sale funcționale, drepturile, responsabilitățile și relațiile cu alți angajați și unități.

Reglementările privind serviciul clerical și dispozițiile referitoare la părțile sale structurale, dacă este cazul, sunt elaborate de către șeful său, cu implicarea specialiștilor calificați care cunosc bine activitatea unității și organizației în ansamblu și sunt aprobate de către șef.

Una dintre funcțiile serviciului clerical este selectarea tehnologiei optime pentru lucrul cu documente și remedierea acesteia în instrucțiunea clericală. Instrucțiuni de birou- un act juridic care instituie tehnologia pentru crearea sau primirea documentelor, prelucrarea, stocarea și utilizarea acestora în activitățile organizației. Instrucțiunile privind documentația stabilesc reguli uniforme pentru documentarea activităților, organizarea fluxului de lucru, păstrarea evidenței, înregistrarea, monitorizarea executării documentelor și stocarea lor. Instrucțiunea este aprobată de șeful organizației și are caracter obligatoriu pentru toți angajații.

Scopul instrucțiunii este de a îmbunătăți lucrul cu documentele, de a reduce numărul și de a îmbunătăți calitatea pregătirii documentelor, de a eficientiza gestionarea documentelor și de a optimiza activitatea managerială.

Instrucțiunile privind documentele sunt elaborate pe baza prevederilor sistemului de stat de asistență a documentației, a standardelor de stat pentru documente. Ministerele și departamentele elaborează un manual de instrucțiuni pe baza manualului de instrucțiuni model de pe organele executive federale. instrucțiunile reflectau în mod constant toate etapele de lucru cu documente de la crearea sau primirea lor până la execuție, trimitere și / sau livrare în arhivă.

Instrucțiunea ar trebui să includă secțiuni: dispoziții generale; documentarea activităților (cerințe pentru formulare, documente documente, documente pentru anumite tipuri de documente); organizarea fluxului de lucru (procesarea documentelor de intrare și de ieșire, înregistrarea documentelor. Monitorizarea executării documentelor); organizarea stocării documentelor (compilarea listei de cazuri, formarea și executarea cazurilor. transferul cazurilor în stocarea arhivistică). În plus, este recomandabil să includeți secțiuni în instrucțiunile referitoare la producerea de documente care utilizează tehnologia computerizată; stocarea, contabilitatea și utilizarea formularelor, sigiliilor, ștampilelor: utilizarea echipamentului de fax și a e-mailului; fotocopierea și duplicarea documentelor și a altora. În funcție de specificul activităților instituției, structura acesteia, procedura de transmitere a documentelor, disponibilitatea unor zone de lucru separate, mijloacele tehnice utilizate de alți factori. Instrucțiunile referitoare la lucrările clericale pot fi completate cu alte secțiuni, de exemplu: documentarea activității unui corp colegial (colegiu, consiliu de administrație, consiliu academic etc.); executarea scrisorilor trimise în străinătate etc.

Dispozițiile de reglementare sunt completate de anexe (antet de eșantion ; principalele tipuri de documente; clasificatori, formulare de înregistrare etc.).

Documentele de reglementare și metodologice care guvernează DOW includ:

Lista documentelor cu perioade de stocare (tipice și departamentale).

Listele tipice elaborate de instituțiile arhivistice stabilesc perioada de stocare a documentației tipice majorității instituțiilor, organizațiilor, întreprinderilor. Pe baza listelor standard sunt elaborate liste departamentale, inclusiv cea mai completă și sistematică listare a documentațiilor organizațiilor și întreprinderilor din sistemul lor.

Dispoziții de servicii Dow sunt dezvoltate pe baza celor standard care conțin setul maxim de funcții. La elaborarea unor dispoziții individuale, compoziția sarcinilor și funcțiilor serviciului este specificată, în funcție de condițiile reale ale activității sale. De exemplu, funcțiile de prognoză a dezvoltării suportului de documentare, unificarea documentelor, îndrumarea metodologică a organizării lucrărilor de birou în diviziile structurale etc. pot fi adăugate funcțiilor tehnologice tipice. pentru alte unități structurale.

Forma de poziție și structura textului sunt unificate în USORD.

Dacă unitatea nu are o structură internă sub formă de sectoare, departamente, grupuri, birouri etc., secțiunea „Structura” nu este inclusă în prevederi. Dacă unitatea are o structură internă, pentru fiecare unitate structurală se dezvoltă o poziție independentă.

Primul paragraf „Dispoziții generale” stabilește numele exact al serviciului DOW, locul său în structura organizatorică a organizației, gradul de independență al serviciului. Luați în considerare două formulări ale acestui alineat:

„Cancelaria este o subdiviziune structurală independentă a AO și raportează direct directorului general.”

"Biroul face parte din departamentul general al AO și raportează șefului său."

În primul caz, independența biroului este stabilită, în al doilea - valoarea sa auxiliară.

În plus, regulamentul indică numele postului șefului serviciului - șeful, testamentul, administratorul; procedura de numire și demitere, cerințele pentru calificarea sa și experiența practică.

Următorul paragraf oferă o listă a principalelor documente legale, de politică, de reglementare și de îndrumare care ghidează serviciul DOE în activitatea sa. Mai întâi sunt enumerate documente legislative și naționale, normativ-metodologice și normative-tehnice, apoi documente de organizare și de administrare interne.

În cazul în care biroul are sigiliile sale proprii, regulamentele oferă descrieri, condiții de depozitare și utilizare.

Secțiunea „Sarcini principale” este destinată să formuleze obiectivele cu care se confruntă unitatea, cu alte cuvinte, problemele pe care unitatea trebuie să le rezolve.

Secțiunea Funcții listează tipurile de lucrări sau activități efectuate de unitate pe baza sarcinilor cu care se confruntă.

Pentru implementarea funcțiilor care îi sunt atribuite, serviciul clerical este învestit cu un anumit set de drepturi și pentru neîndeplinirea obligațiilor funcțiile poartă responsabilitatea stabilită în regulament.

Secțiunea „Drepturi” listează acțiunile pe care unitatea trebuie să le efectueze în persoana șefului său pentru a îndeplini funcțiile care îi sunt atribuite. Când compilați această secțiune, trebuie să urmați aceleași reguli ca la compilarea secțiunii corespunzătoare a descrierii postului (a se vedea mai jos), dar cu referire la unitate.

Secțiunea „Responsabilitate” stabilește tipurile de responsabilitate pe care șeful unității le poate suporta dacă unitatea nu își îndeplinește funcțiile. Serviciul clerical este responsabil pentru încălcarea procedurii stabilite pentru lucrul cu documentele din instituție, pierderea sau deteriorarea documentelor, pentru nerespectarea regimului secretului sau confidențialității în lucrul cu documentele, pentru nerespectarea instrucțiunilor și instrucțiunilor conducerii.

În procesul de îndeplinire a funcțiilor atribuite serviciului clerical, acesta interacționează cu conducerea instituției, toate unitățile funcționale și serviciile auxiliare și angajații individuali, serviciul clerical al unei organizații superioare, organele de arhivare, cercetarea sau alte instituții privind organizarea și perfecționarea lucrărilor cu documente. În secțiunea „Relații”, informațiile și relațiile documentare ale unității sunt reglementate; principalele documente create sau primite de el; este indicat cu ce unități și organizații interacționează, cu ce informații primește și prezintă unitatea, frecvența și calendarul depunerii, în ce ordine și de către cine sunt luate în considerare dezacordurile care apar în activitatea unității.

În mod similar, prevederi privind diviziuni structurale ale serviciului de clerical: reglementări privind secretariatul, regulamente privind biroul de protocol, regulamente privind arhiva etc.

Alături de regulamentul privind serviciul clerical și dispozițiile privind persoana fizică piesele structurale pentru fiecare angajat al serviciului de birou sunt fișe de post elaborate. Fișele postului reglementează statutul organizatoric și juridic al angajaților și oferă condiții pentru o muncă eficientă. Acestea vă permit să evaluați obiectiv activitățile angajaților și reprezintă baza normativă pentru aplicarea măsurilor administrative angajaților. Descrierile locurilor de muncă vă permit să implementați principiul de bază al organizării raționale a muncii - principiul divizării și cooperării muncii.

Pentru a întocmi o descriere a postului de calitate, este necesar să analizați cu atenție și în profunzime tipurile de muncă efectuate de un angajat care deține o anumită poziție, cu alte cuvinte, pentru a scrie o descriere a poziției sau a locului de muncă. O descriere detaliată a muncii efectuate ne permite să formulăm un set de cerințe pentru o anumită poziție sau loc de muncă, cerințele de cunoștințe pe care trebuie să le aibă un angajat, abilitățile, experiența sa etc.

La elaborarea fișelor de post pentru lucrătorii de birou, una trebuie să fie ghidată de „Caracteristicile tarifare și de calificare pentru posturile de angajați” (aprobat prin decretul Ministerului Muncii. Rusia din 6 iunie 1996 N32 cu modificările ulterioare), precum și de „Recomandările privind elaborarea fișelor de post pentru angajații guvernului federal. autoritățile executive "(scrisoarea Ministerului Muncii din Rusia din 13 martie 1996 nr. 482-BK), dacă lucrătorii de birou sunt clasificați ca funcționari publici. Caracteristicile tarifare și de calificare sunt, de asemenea, publicate aproape anual sub forma unui director de calificare a posturilor de manageri, specialiști și alți angajați (M .: Ministerul Muncii din Rusia, 2001).

Caracteristicile tarifare și de calificare acoperă principalele categorii de angajați de conducere - manageri, specialiști, directori tehnici și stabilesc gama de sarcini, cerințele de calificare și educație și disponibilitatea cunoștințelor și abilităților speciale.

Structura aproximativă a textului fișei postului pentru lucrătorii de birou este prezentată în GSDOU: dispoziții generale, funcții ale salariatului; responsabilitatile locului de munca; drepturile angajaților; Relații (comunicări poștale); responsabilitatea angajaților, evaluarea performanței

Dacă serviciul de administrare a oficiilor este subordonat șefului instituției, fișele postului angajaților acesteia sunt aprobate de șeful instituției sau de șeful de personal adjunct. Dacă serviciul clerical raportează unuia dintre adjuncți

Lectură 4. Principiile generale și fundamentele metodologice ale managementului documentelor. Suportul de informare și documentare, fiind cea mai importantă funcție de management al serviciilor, are nevoie de o organizare minuțioasă și atentă.

Din claritatea și eficiența procesării și mișcării documentului depinde viteza de obținere a informațiilor necesare dezvoltării unei soluții. Prelucrarea neobișnuită a documentelor, în special a celor financiare, poate duce la consecințe economice negative. Prin urmare, organizarea rațională a vitezei fluxului de lucru și claritatea procesării și transmiterii documentelor pentru executare este întotdeauna acordată o atenție deosebită.

„Mișcarea documentelor în organizație din momentul creării sau primirii lor până la finalizarea executării sau expedierii” 1 se numește flux de documente.

Toată documentația instituției este împărțită în trei fluxuri de documente

documente de intrare (de intrare);

documente trimise (trimise);

documente interne.

Fiecare dintre fluxurile de documente are propria sa particularitate în compoziția cantității, prelucrării și mișcării.

Numărul de documente ale tuturor fluxurilor pentru anul se va ridica la volumul de circulație a documentelor instituției. Mărimea fluxului de lucru este necesară pentru a calcula numărul necesar de personal clerical pentru a calcula eficacitatea utilizării instrumentelor de mecanizare și automatizare. În general, arată volumul de lucru al întregului aparat administrativ, ca toți angajații săi trebuie să se ocupe de documente.

În lanțul tehnologic de prelucrare și mișcare a documentelor, se pot distinge următoarele etape:

primirea și prelucrarea inițială a documentelor;

revizuirea preliminară și distribuirea documentelor;

verifica;

controlul executiei;

informații și lucrări de referință;

executarea documentelor și trimiterea.

M.M. Larin

Suport documentație de management de proiect (experiență internă și străină)

Cuvinte cheie: proiect, documentație de management, management de proiect, sistem de documentare unificat.

Calea de dezvoltare a modernizării pe care a început-o țara noastră ca răspuns la provocările globale ale crizei financiare și economice globale necesită implementarea rapidă a tehnologiilor avansate, a tehnologiilor moderne și a metodelor de management în toate sferele societății și ale statului. Metodele de gestionare a sistemelor socio-economice orientate spre program, care au devenit mult timp practică cotidiană în țările dezvoltate, sunt deja aplicate în Rusia: în proiecte naționale mari, programe țintă federale, în tranziția la planificarea și bugetarea țintelor, orientate către rezultatul final. Este suficient să ne uităm la bugetul țării pentru a vă asigura că acesta conține articole speciale privind finanțarea de către stat a mai multor programe vizate federale. De fapt, acestea sunt grupuri de proiecte coordonate prin utilizarea acestor metode. În viitor, managementul de proiect va avea rolul principal în modernizare, care poate fi reprezentat ca o combinație de proiecte mari, de anvergură și mici, care sunt implementate, care vizează dezvoltarea și îmbunătățirea suplimentară a echipamentelor și tehnologiilor, creșterea competitivității în mediul pieței globale și îmbunătățirea calității vieții.

Oamenii de știință străini interpretează conceptul de „proiect” ca o combinație a diferitelor tipuri de activități, unite de o serie de caracteristici comune. Deci, oricare dintre ele are ca scop atingerea obiectivelor specifice și a anumitor rezultate; caracterizată prin implementarea coordonată a numeroase activități interrelaționate; limitat în timp, adică are un început și un sfârșit. Spre deosebire de sistemul de producție, proiectul implică o activitate unică până la obținerea rezultatului final, devenind tot mai mult forma principală a activității de organizare. Cu alte cuvinte, un proiect este o lucrare care trebuie făcută pentru a obține un rezultat unic, prestabilit, în termenul stabilit și bugetul1.

Ciclul de viață al proiectului (intervalul de timp dintre apariție și finalizare) este punctul de pornire al finanțării sale, care, la rândul său, servește ca bază pentru împărțirea muncii în faze (pre-investiții, investiții și operaționale). În realitate, acest proces este mai complex și multietajat. Prima sa etapă (conceptuală) include stabilirea obiectivelor, analizarea oportunităților de investiții, studiile de fezabilitate (studii de fezabilitate) și planificarea proiectului; a doua etapă - elaborarea proiectului, în timpul căreia se determină structura lucrării și a contractanților, se construiesc programele de lucru, se elaborează bugetul proiectului și estimările proiectării, se desfășoară negocieri și se încheie contracte cu contractanții și furnizorii; a treia etapă - implementarea proiectului, când lucrările sunt în curs de implementare (construcție, marketing, pregătire personal etc.); a patra etapă (finalizarea proiectului) constă, de obicei, în teste de acceptare, operare de încercare și punere în funcțiune a proiectului; a cincea etapă (operațională) include acceptarea, punerea în funcțiune, înlocuirea echipamentelor, extinderea, modernizarea, inovația.

În același timp, fiecare etapă a managementului de proiect corespunde unui anumit set de documente care furnizează asistență juridică, organizațională, financiară, socială, personală și alte informații și documentații pentru suport pentru evenimente. Cu toate acestea, sistemul de susținere a documentației sale, în ciuda distribuției destul de ample în Rusia și în străinătate a metodei proiectului de a îndeplini diverse sarcini atât în \u200b\u200bsectorul public, cât și în mediul de afaceri, nu a fost încă dezvoltat, setul de documente necesare și suficiente pentru a asigura executarea rațională funcții individuale de management în cadrul proiectului.

Înțelegând nevoia urgentă de a rezolva această problemă, vom încerca în acest articol să prezentăm o compoziție specifică a documentației pentru etapele respective ale managementului de proiect și să prezentăm perspectivele de îmbunătățire a managementului documentelor în procesul activităților proiectului. Pentru a atinge acest obiectiv, am analizat actele juridice de reglementare actuale ale Federației Ruse (legi federale și decrete guvernamentale2, standarde și reguli3), literatură internă4 și străină5, în special experți americani și englezi din diferite organizații de management de proiect, precum și practica managementului de proiect în All-Russian Scientific and Institutul de Cercetare a Documentării și Arhivării în procesul de îndeplinire a sarcinilor programelor țintă federale.

Componența documentelor create și utilizate în prima etapă a formării proiectului este stabilită doar pentru programele țintă federale. Acesta este un set necesar și suficient de documente care definesc esența conceptuală a propunerilor de proiecte în cadrul ofertelor, stabilite de Legea Federală a Federației Ruse „privind plasarea comenzilor pentru furnizarea de bunuri, prestația lucrărilor și prestarea de servicii pentru nevoile statului și ale municipalității”.

Situația este diferită de proiectele inovatoare (de inițiativă), a căror documentare în această etapă a managementului este încă discutată de specialiști. Unii disting documente precum atribuirea unui proiect (nume, scop, sarcini, organizare, aprobarea proiectului cu semnăturile principalilor participanți ai acestuia), un acord privind scopul, sarcinile și rezultatele așteptate6, în timp ce alții justifică necesitatea creării mai multor documente, denumind printre ele un plan, un program proiect, descriere produs. Astfel, K. Heldman (SUA) acordă o mare importanță dezvoltării cartei proiectului, considerându-l baza pentru planificarea, implementarea și controlul lucrărilor. În opinia ei, ar trebui să ofere o idee generală a proiectului, obiectivele și rezultatele sale, să conțină un pachet de documente suplimentare, să calculeze resursele și costurile și, dacă este necesar, oportunitățile de cercetare. Carta ar trebui să înregistreze, de asemenea, rolul și responsabilitatea managerului, a personalului, a sponsorului de proiect și a managerilor executivi. În același timp, K. Heldman admite că dacă un proiect este implementat în baza unui contract, atunci poate îndeplini rolul cartei. Desigur, Heldman subliniază în mod constant importanța dezvoltării documentelor legate de bugetul proiectului7.

Este la stadiul conceptual, conform A.D. Orra (Regatul Unit), este necesar să se creeze un model economic - una dintre componentele cheie ale etapei inițiale a oricărui proiect complex care poate fi reprezentat de un plan de afaceri8. Experții autohtoni se referă la aceste etape documente precum investiții strategice și planuri de afaceri, un studiu de fezabilitate și o sarcină de proiectare9.

Componența documentației pentru a doua etapă legată de dezvoltarea proiectului este la fel de strict dictată de condițiile de implementare a acestuia. Astfel, relațiile juridice și obligațiile financiare ale participanților la un proiect de stat sunt reflectate în mai multe

documente legale. Relațiile dintre client și antreprenor principal sunt reglementate de contractul de stat, la care sunt atașate sarcina tehnică (cerințele tehnice), programul de lucru și programul. La rândul său, relațiile contractantului principal și co-executanții sunt reglementate printr-un acord între părți; un acord suplimentar, inclusiv un calendar și termenii de referință; cost estimat. În contract, ca principal document legal, subiectul acestuia este definit; costul (prețul contractului) al lucrării și procedura de decontare între părți; termenii și procedura pentru executarea muncii; drepturile, obligațiile și responsabilitățile părților; drepturi de proprietate intelectuală asupra rezultatelor muncii; procedura de acceptare a muncii; condiții speciale și circumstanțe de forță majoră; termeni de confidențialitate; chestiuni organizatorice; adrese legale; Detalii bancare; semnături ale părților. Estimările de cost și termenii de referință sunt atașați contractului.

Termenii de referință (TOR) sunt cele mai complexe aplicații și includ secțiuni precum informații generale (denumirea organizațiilor de clienți și contractori, motive pentru lucrări, date de început și sfârșit ale lucrării, procedura de modificare a TOR); scopul și principalele sarcini ale lucrării; cerințe pentru implementarea și conținutul său; date inițiale, procedură și etape; cerințe pentru prezentarea rezultatelor; procedura de acceptare a acestora. Un contract poate fi atașat la contract pentru trimiterea de materiale de proiectare către client.

Din păcate, nu există o astfel de certitudine cu privire la proiectele de inițiativă și domină diverse abordări pentru determinarea complexului de documente generate în timpul implementării lor.

De exemplu, D. Diprouse (SUA) atribuie un plan de proiect acestui complex de documente, incluzând rezultatele prevăzute ale lucrărilor, sarcini specifice și distribuirea acestora între executanți, planificări, estimări; planul de comunicare (rapoarte privind îndeplinirea sarcinilor de către fiecare membru al echipei, metode de obținere și furnizare de informații pentru participanții la proiect) și buget (calculul estimărilor proiectului, costul) 10, și A.D. Orr detaliază conținutul acestora. Deci, în opinia sa, planul general oferă o imagine completă a activităților proiectului, stabilește ordinea de lucru, colectarea informațiilor pentru formarea unui model economic, dezvăluie obiectivul principal al proiectului și sarcinile sale, aspectele cheie (intervalul de timp, volumul, calitatea) și riscurile. Pregătirea bugetului proiectului A. D. Orr ia în considerare următoarele, după elaborarea planului general, acțiunea și evidențiază aici un astfel de document precum planul de distribuție a lucrărilor, pe care se bazează toate activitățile pentru implementarea proiectului. Planurile existente sunt defalcate în site-uri gestionabile, pachete de lucru și grupuri de activități folosind graficul Gantt11. În urma acestui lucru, se elaborează un program al proiectului (diagrama structurală, secvența și interdependența muncii, reducerea riscului), iar după aprobarea acestuia, un plan care conține caracteristicile generale ale proiectului, o schemă de control și mecanisme de management, organizarea și structura proiectului, ciclul său de viață preconizat, baza

Lucrare de curs: Sistem de documentare de management

Introducere

Întregul proces de gestionare este cuprins de informații, care stau la baza luării deciziilor și se bazează pe activitatea operațională cu documentele în care sunt înregistrate. Prin urmare, informarea și documentația suportă managementul (păstrarea evidenței) oricărei companii, instituții, organizații, întreprinderi este considerată astăzi cea mai importantă funcție de administrare. Viteza și optimitatea alegerii unei soluții depind de organizarea rațională a acesteia, aducându-l la performant, monitorizarea la timp a execuției și, în final, obținerea unui efect economic în activitățile firmei, organizației, întreprinderii.

Întrucât managementul biroului are propriile sarcini specifice, ar trebui să fie efectuat de o unitate structurală independentă, un serviciu separat organizațional. Astăzi, acest serviciu are diverse denumiri: managementul cazurilor, biroul de asistență pentru informații și documentație, managementul biroului, departamentul de asistență pentru documentație, departamentul general, biroul, secretariatul, etc. Mai mult, îl vom numi în mod colectiv serviciul DOE sau serviciul de administrare a birourilor. În instituțiile mici, firmele în care volumul documentelor prelucrate este mic și crearea unei unități structurale speciale este imposibilă, toate lucrările efectuate de serviciul clerical sunt atribuite secretarului-referent (secretar).

Serviciul clerical ca unitate structurală independentă este condus de șef, care, la rândul său, raportează direct șefului organizației.

Reglementarea de stat a lucrărilor de birou este asigurată de Agenția Federală de Arhivare, care oferă îndrumare și control metodologic organizatorice și de control asupra organizării documentelor în activitatea de birou a organismelor guvernamentale federale, coordonează dezvoltarea sistemului biroului de stat și sisteme de documentare unificate.

Capitolul 1. Structura serviciului DOW

1. Construcția organizațională a serviciului DOE

La crearea unui serviciu DOW, trebuie rezolvate următoarele probleme:

· Alegerea formei organizatorice optime de hârtie;

· Dezvoltarea structurii organizatorice și funcționale a serviciului clerical și selectarea numelui specific;

· Delimitarea funcțiilor, îndatoririlor, drepturilor și responsabilităților între diviziunile structurale individuale ale serviciului de serviciu și angajați și consolidarea acestora în documentele legale relevante;

· Reglementarea muncii lucrătorilor de birou;

· Determinarea numărului și a personalului serviciului de management al biroului;

· Alegerea tehnologiei optime pentru lucrul cu documentele și fixarea acesteia în instrucțiunile pentru documente;

· Organizarea rațională a locurilor de muncă și crearea condițiilor favorabile de muncă;

· Pregătire avansată a lucrătorilor și o cultură a lucrării cu documente.

Forma organizatorică a muncii de birou depinde, de obicei, de mărimea instituției, de distribuția teritorială a structurilor sale și poate fi centralizată, descentralizată și mixtă.

Formularul centralizat este executarea tuturor operațiunilor tehnologice pentru lucrul cu documentele de către o unitate structurală specializată (birou, departament general) sau secretarul companiei. În acest caz, ciclul complet al operațiunilor tehnologice pentru prelucrarea documentelor din momentul în care sunt primite sau create în arhivă se realizează într-un singur loc: primirea și prelucrarea documentelor de intrare, înregistrarea lor, monitorizarea execuției, lucrările de referință și informare, compilarea și întreținerea unei liste de cazuri, sistematizarea și stocarea documentelor, trimiterea documentelor, procesarea documentelor pentru transferul în arhiva organizației.

Avantajele unei forme centralizate de organizare a documentației includ capacitatea de a forma o singură bază de date a tuturor documentelor care intră în organizație și a documentelor create în ea, ceea ce permite creșterea eficienței căutării documentelor și, prin urmare, optimizarea lucrărilor de referință asupra documentelor. Se recomandă utilizarea unei forme centralizate de organizare a muncii de birou dacă organizația are o structură organizatorică funcțională liniar.

Procesarea centralizată completă a documentelor este posibilă numai în organizații mici, volumul documentelor în care nu depășește aproximativ 10 mii de documente pe an.

O formă descentralizată de organizare a serviciilor de documentare implică crearea în fiecare unitate structurală a organizației propriului DOE de serviciu. Un astfel de serviciu, indiferent de serviciul de administrare a biroului central, face toate lucrările cu documente: înregistrează, sistematizează și stochează documentele acestei unități structurale. Această formă este utilizată în organizațiile al căror aparat este fragmentat geografic. Este recomandat pentru utilizarea în organizații a căror documentare a activităților necesită o protecție deosebită a informațiilor. Într-o formă descentralizată, unitățile structurale primesc corespondență în plicuri sigilate, le tipăresc, se înregistrează și efectuează toate acțiunile pentru procesarea documentelor primite, trimise și interne, încheind toate activitățile cu pregătirea și transferul documentelor în arhiva organizației.

Cea mai comună formă de organizare a muncii cu documentele este mixtă. În același timp, o parte din operațiuni (de exemplu, primirea și prelucrarea documentelor de intrare și de ieșire, înregistrarea lor, monitorizarea termenelor, producția, duplicarea, stocarea arhivistică) este realizată de serviciul de management al biroului central, iar unitățile structurale efectuează operațiuni pentru crearea (tipărirea) documentelor și organizarea lor , stocarea cazurilor, prelucrarea lor înainte de arhivare.

O variantă a formei mixte este o astfel de organizare a lucrărilor cu documente în care aceeași operațiune tehnologică (de exemplu, înregistrarea documentelor sau controlul asupra execuției lor) se realizează central pentru unele tablouri de documente (în serviciul DOW), iar pentru altele este descentralizată (în diviziile structurale) ) Cel mai adesea, documentele interne sunt înregistrate în diviziuni structurale - la locul creării lor. De exemplu, în documente de contabilitate - contabilitate, în departamentul de personal - documente despre personal etc.

Forma de organizare a documentației este aleasă ținând cont de mărimea instituției, volumul fluxului de lucru, compoziția diviziunilor structurale. În instituțiile mici (când documentația este realizată direct în unități), precum și în cele separate geografic (situate, de exemplu, în diferite zone ale unui oraș mare), se alege o formă centralizată. În majoritatea instituțiilor și organizațiilor se folosește o formă mixtă de organizare a muncii de birou.

Cea mai rațională formă de organizare a proceselor și operațiilor individuale de birou este centralizarea, deoarece vă permite să:

Reduceți costurile operațiunilor de birou;

Îmbunătățirea organizării muncii personalului clerical și, în special, introducerea raționamentului acestuia;

Asigurarea specializării și schimbului de angajați;

Folosiți mijloace tehnice avansate și productive;

Asigurați unitatea conducerii organizaționale și metodologice.

În condiții moderne, serviciile clericale complete nu pot fi centralizate decât în \u200b\u200binstituții relativ mici. În instituțiile mari, ar trebui să se străduiască centralizarea adecvată a anumitor funcții de hârtie, precum primirea și trimiterea documentelor, înregistrarea și monitorizarea executării documentelor, stenografia și tipărirea documentelor, reproducerea lor și gestionarea metodologică a documentelor.

În instituțiile mici care nu au departamente comune, departamente de hârtie, lucrările sunt efectuate de secretarul asistent.

În fiecare organizație particulară, alegerea uneia sau a altei forme de lucru organizaționale cu documente este realizată de conducerea acesteia și de serviciul DOE. Forma de lucru selectată cu documente este fixată în instrucțiunile pentru documente.

2. Denumirea serviciului DOE

Vorbind despre numele serviciului DOW, trebuie menționat că astăzi acest serviciu poate avea diferite denumiri, de exemplu, managementul cazurilor, departamentul de administrare a birourilor, departamentul de asistență documentă, departamentul general, biroul etc. Numele specific al serviciului DOW nu are o importanță fundamentală, cu toate acestea, atunci când îl alegeți, este de dorit să se țină seama de următorii factori:

- structura unității (are sau nu o structură internă, dacă are, atunci este complexă sau nu);

- cerințe pentru nume (este de dorit ca numele să fie simplu, ușor de reținut și de pronunțat);

- tradițiile clericale existente în organizație.

De exemplu, în sistemul de gestionare a suportului de documentare de stat se recomandă utilizarea următoarelor nume:

· În ministere și departamente - managementul afacerilor, care include de obicei:

- secretariat (recepție, secretar al ministrului, secretariatele ministrilor adjuncți, secretariatul consiliului de administrație, biroul de protocol); - inspecție în cadrul ministrului (șef de departament);

- Cancelaria (biroul de corespondență guvernamental, biroul de înregistrare și înregistrare, biroul de expediție, copiere și duplicare etc.),

- departamentul de scrisori (reclamații),

- departamentul pentru îmbunătățirea lucrărilor cu documente și introducerea mijloacelor tehnice;

- arhiva centrală;

· La întreprinderile de stat (asociații), în cercetare, proiectare, organizații de inginerie și centre de calculatoare, instituții de învățământ superior și alte organizații - departamentul de asistență documentară a managementului sau biroului, care include de obicei:

- unități pentru contabilitate și înregistrare, control, îmbunătățirea lucrărilor cu documente și implementarea mijloacelor tehnice, luarea în considerare a scrisorilor (reclamații),

- secretariat

- expediție

- birou de copiere și duplicare, arhivă.

3. Scopul, sarcinile, funcțiile serviciului DOW

Scopul principal al serviciului clerical, indiferent de numele său, este organizarea, conducerea, coordonarea, controlul și implementarea suportului de documentare. Implementarea acestui obiectiv prevede soluția următoarelor sarcini:

- îmbunătățirea formelor și metodelor de lucru cu documentele;

- asigurarea unei proceduri uniforme pentru documentare;

- asigurarea unei proceduri uniforme pentru lucrul cu documentele;

- controlul asupra executării documentelor;

- stocarea documentelor;

- unificarea formelor de documente;

- reducerea fluxului de documente, dacă este posibil;

- lucrări metodologice pentru îmbunătățirea suportului de documentare în organizație;

- introducerea tehnologiilor avansate bazate pe utilizarea tehnologiei computerizate și organizaționale.

Structura funcțiilor tipice ale serviciului DOW include diferite tipuri de lucrări care pot fi împărțite în tehnologice, organizaționale, de control și metodologice.

Funcțiile tehnologice includ:

- implementarea procesării inițiale (expediționale) a documentelor primite;

- înregistrarea documentelor de intrare, trimise și interne;

- efectuarea de informații și lucrări de referință asupra documentelor organizației;

- producția scrisă de documente (dactilografiere pe computer);

- copierea, duplicarea și reproducerea operațională a documentelor;

- dezvoltarea și proiectarea de anteturi;

- pregătirea documentelor pentru expediere.

Printre funcțiile organizaționale ale serviciului DOW se numără:

- pregătirea unui raport privind gestionarea documentelor primite;

- organizarea examinării în timp util a documentelor de către conducerea organizației;

- reglementarea progresului executării documentelor, trecerea și executarea documentelor în timp util;

- organizarea stocării documentelor în unități structurale;

- organizarea arhivei în conformitate cu regulile, instrucțiunile și ghidurile Rosarchive;

- instruire avansată a lucrătorilor de birou și a arhivelor;

- organizarea locurilor de muncă pentru angajații serviciilor de serviciu, condițiile de muncă ale angajaților serviciilor;

- organizarea documentației pentru cetățeni;

- elaborarea (împreună cu unitățile structurale relevante ale organizației) de măsuri pentru îmbunătățirea formelor și metodelor de lucru cu documentele.

Funcțiile de control includ:

- controlul corectitudinii executării documentelor transmise spre semnare conducerii (adică, documente trimise și interne);

- controlul calendarului executării documentelor;

- monitorizarea exactității înregistrării și formării în diviziunile structurale ale organizării afacerilor care urmează să fie depuse la arhivă;

- Organizarea controlului asupra lucrărilor cu documente în unități structurale;

- generalizarea informațiilor privind progresele și rezultatele executării documentelor, informarea sistematică a managementului asupra acestor probleme;

- asigurarea stocării cazurilor și utilizarea operațională a informațiilor documentare.

Funcțiile metodologice îndeplinite de serviciul DOW includ:

- elaborarea nomenclaturii afacerilor organizației, instrucțiuni de documente, o foaie de timp a formularelor de documente și alte documente de reglementare locale care fixează sistemul clerical al organizației;

- examinarea valorii științifice și practice a documentelor;

- organizarea de întâlniri și consultanță cu privire la chestiuni care țin de competența serviciului de administrare a birourilor.

4. Structura organizatorică a DOE a serviciului

O problemă importantă în organizarea lucrărilor de birou într-o organizație este determinarea structurii serviciului de gestionare a documentelor, puterea sa oficială și numerică.

Structura în sistemul organelor de conducere este considerată, în primul rând, ca o relație stabilă, adică interacțiunea controalelor și, în al doilea rând, ca o schemă de distribuție a volumului total al funcțiilor unui organ de conducere între unitățile structurale și o schemă pentru interacțiunea lor.

Structura serviciului clerical ar trebui să determine compoziția optimă a unităților sale interne, interacțiunea lor, natura subordonării.

Structura serviciului DOW într-o organizație modernă depinde de volumul fluxului de lucru, precum și de tehnologia de lucru cu documente și poate fi reprezentată de următoarele unități:

- secretariat

- expediție (primire, trimitere corespondență),

- unitate (departament, grup) pentru înregistrarea și contabilitatea documentelor;

- unitate (departament, grup) pentru controlul executării documentelor;

- o unitate (departament, grup) pentru colaborarea cu cetățenii;

- unitate (departament, grup) pentru producerea documentelor;

- departamentul de îmbunătățire a biroului;

- biroul de copiere și duplicare;

- grup de protocol

- grup editorial

Într-o organizație mare, cu un volum mare de flux de lucru, pot exista toate unitățile de mai sus care fac parte din serviciul DOE. În organizațiile cu o scară mai mică și nu cu un volum atât de mare de flux de lucru, este posibil să se combine mai multe funcții într-o unitate sau, în loc de unități structurale, pentru a efectua munca corespunzătoare de către angajați individuali. Într-o companie mică, toate lucrările cu documente sunt de obicei efectuate de un secretar.

Metoda de stabilire a structurii organizatorice a serviciului DOW, în funcție de volumul fluxului de lucru, a fost formulată pentru prima dată în Sistemul unificat de evidență a statului (Administrația arhivistică principală în cadrul Consiliului de Miniștri al URSS, 1974). Conform acestei metode, toate organizațiile, în funcție de volumul fluxului de lucru, sunt împărțite în patru categorii:

Așadar, conform clasificării de mai sus, s-a constatat că, dacă volumul fluxului de lucru al unei organizații este mai mare de 10 mii de documente pe an, atunci pentru organizarea eficientă a lucrului cu documentele este necesară crearea unui serviciu de management de birou (sau serviciu DOE) ca unitate separată. În ciuda faptului că această metodă de stabilire a structurii organizatorice a serviciului DOW a fost propusă acum mai mult de 30 de ani, în general, este aplicabilă astăzi. De exemplu, M. Bobyleva în cartea sa „Gestionarea eficientă a documentelor: de la tradițional la electronic” oferă următoarea dezvoltare a structurii organizaționale a serviciului DOE, în funcție de volumul de gestionare a documentelor (a se vedea apendicele 1).

Funcțiile unităților structurale sunt prezentate în apendicele 2.

5. Puterea oficială și numerică a serviciului DOW

Serviciul DOU include trei categorii de angajați:

- lideri;

- specialiști;

- executanți tehnici.

Denumirile posturilor și cerințele de calificare pentru angajații din fiecare categorie sunt stabilite în Directorul de calificare a posturilor de manageri, specialiști și alți angajați. Denumirile posturilor, codurile lor, categoriile tarifare sunt stabilite în clasificatorul All-Russian pentru ocupațiile lucrătorilor, pozițiile angajaților și categoriile tarifare (OKPDTR - aprobat de Ministerul Muncii din Rusia din 21.08.1998 nr. 37).

Manualul de calificare subliniază faptul că repartizarea angajaților într-o anumită categorie se realizează în funcție de natura activității preponderent realizate care constituie conținutul muncii angajatului (organizațional-administrativ, analitic-constructiv, informațional-tehnic).

- manager de afaceri;

- șeful biroului;

- șeful direcției generale;

- șeful departamentului de protocol;

- șeful secretariatului;

- șeful expediției;

- șeful centrului de pregătire a documentelor;

- șeful biroului de copiere și duplicare;

- șeful biroului de scris.

Funcțiile acestora includ planificarea și distribuția muncii, selecția și plasarea personalului, coordonarea activităților serviciului în ansamblu și diviziunile structurale ale acestuia și monitorizarea muncii.

- manager de documente;

- asistent manager;

- inspector pentru monitorizarea executării instrucțiunilor;

- editor;

- arheograf;

- inspector;

- secretar al consiliului;

- corector.

Funcțiile specialiștilor sunt realizarea unor sarcini tehnice și operaționale, operațiuni creative de analiză și sinteză a informațiilor, dezvoltarea unei baze de reglementare și metodologice a lucrărilor de birou și pregătirea proiectelor de documente.

- expeditor de mărfuri;

- funcționar;

- stenograf;

- secretar tehnic;

- curier;

- operator de echipamente organizaționale;

- arhivist;

- secretar-dactilograf;

- secretar stenograf;

- secretar principal.

Sarcina executorilor tehnici este transferul, fixarea, contabilitatea, livrarea și stocarea documentelor.

Numele de „senior” poate fi adăugat în funcție cu condiția ca salariatul, împreună cu îndeplinirea atribuțiilor prevăzute de funcția deținută, să conducă executorii subordonați.

O indicație în titlul postului de „lider” este stabilită atunci când angajatului i se atribuie funcțiile de lider și de executiv într-unul din domeniile activităților sau responsabilităților organizației pentru coordonarea și managementul metodologic al grupurilor de executori.

Distribuirea responsabilităților între șefii adjuncți se realizează pe baza documentelor interne organizatorice și administrative, de exemplu, un ordin. Corespondența îndatoririlor și calificărilor efective ale angajaților la cerințele caracteristicilor postului este determinată de comisia de certificare a organizației.

Pentru organizarea eficientă a muncii serviciului clerical și a aparatului de management în ansamblu, este de mare importanță determinarea numărului optim de personal clerical, care depinde în primul rând de volumul de muncă efectuat de această unitate și de tehnologia adoptată (nivelul de automatizare și mecanizare a lucrărilor cu documente).

Pentru a determina numărul de personal al serviciului DOE, sunt utilizate documente normative privind organizarea muncii și a muncii. Evaluarea forței de muncă a lucrătorilor de birou, inclusiv calculul personalului acestora, se bazează pe următoarele documente:

1. Norme agregate intersectoriale de timp pentru lucrul la gestionarea suportului de documentare. M., 1995.

2. Standarde de timp pentru lucrul la îmbunătățirea suportului de documentare pentru conducerea ministerelor, departamentelor, întreprinderilor și organizațiilor. M, 1992.

3. Standarde de timp pentru lucrul la tehnologia de arhivare automată și asistența de documentare a organismelor de management. M., 1993.

4. Standardele de timp pentru lucrul la documentarea structurilor de conducere ale organismelor executive federale. M., 2002.

De regulă, determinarea numărului de unități nu este responsabilitatea serviciului DOE în sine - această lucrare este realizată de departamentele de muncă și salarii sau unități economice, dar, dacă este necesar, astfel de calcule pot fi efectuate și de către angajații serviciilor DOE. Documentele de reglementare menționate mai sus cu privire la forța de muncă conțin instrucțiuni metodologice de aplicare a acestor documente în practică.

Capitolul 2. Cadrul de reglementare al lucrărilor de birou

Activitățile oricărei organizații sunt însoțite de crearea de documente; pregătirea documentelor de afaceri în conformitate cu regulile aplicabile asigură protecția intereselor organizației, crește eficiența muncii manageriale.

Cadrul de reglementare pentru activitatea de birou, este o colecție de legi și acte juridice de reglementare care reglementează tehnologia creării, procesării, stocării și utilizării documentelor în activitățile curente ale organizației și include:

Acte legislative ale Federației Ruse în domeniul informațiilor și documentării;

Decretele și ordinele președintelui Federației Ruse, decretele și ordinele guvernului Federației Ruse care reglementează problemele de susținere a documentației la nivel federal;

Actele juridice ale organelor executive federale (ministere, comisii, servicii, agenții etc.), atât la nivel industrial, cât și la nivel de departament;

Acte juridice ale organelor reprezentative și ale autorităților executive ale entităților componente ale Federației Ruse și ale entităților lor teritoriale care guvernează problemele activității de birou;

Acte juridice cu caracter normativ și instructiv cu privire la activitatea clericală a instituțiilor, organizațiilor și întreprinderilor;

Standarde de stat pentru documentare;

Sisteme de documentare unificate;

Clasificatori de toate informațiile tehnice, economice și sociale;

Sistemul de stat al managementului documentației. Cerințe de bază pentru documente și servicii de asistență pentru documentare (GSDOU);

Documente normative privind organizarea muncii manageriale și protecția muncii;

Documente normative privind organizarea stocării arhivare a documentelor.

Cadrul de reglementare pentru activitatea de birou poate fi împărțit în două părți: documentația de gestionare a informațiilor

1. Cadrul de reglementare pentru fluxul de lucru;

2. Cadrul de reglementare pentru organizarea muncii lucrătorilor de birou.

Prima parte a cadrului de reglementare este împărțită condiționat în mai multe grupuri.

Primul grup - reglementări federale cu efect direct, într-un anumit grad sau altul, care afectează organizarea și tehnologia activității de gestionare a documentării și organizarea muncii cu documente. Printre ele se numără Codul civil, Codul infracțiunilor administrative, Codul Muncii. Pentru gestionarea documentelor și a documentației, este foarte importantă secțiunea din Legea federală „Informații, informare și protecția informațiilor” care stabilește regimul juridic pentru documentarea informațiilor. Conform legii, documentarea informațiilor este o condiție prealabilă pentru includerea acestora în resursele informaționale. Legea stabilește procedura de documentare a informațiilor și numește autoritățile publice care trebuie să furnizeze această procedură. Conform legii, această sarcină este atribuită autorităților publice responsabile de: organizarea documentației, standardizarea documentelor, securitatea Federației Ruse.

Al doilea grup de acte normative îl constituie actele juridice departamentale privind documentele, având un caracter interdepartamental. Acestea includ: Sistemul de stat al managementului documentației (M., 1991); Instrucțiuni standard privind activitatea de birou în organele executive federale (M., 2001); standarde de stat pentru documentare (GOST R 6.30-2003 "Sisteme de documentare unificate. Sistem unificat de documentație organizatorică și administrativă. Cerințe pentru documente"); Clasificatori de toate informațiile tehnice, economice și sociale; regulile de elaborare a regulamentelor Băncii Rusiei (linii directoare, regulamente, instrucțiuni) stabilite prin ordin al Băncii Centrale a Federației Ruse din 15 septembrie 1997 nr. 02-395 "Cu privire la Regulamentul Băncii Rusiei" privind procedura de pregătire și intrare în vigoare a reglementărilor Băncii Rusiei ", precum și o serie de acte de reglementare ale Ministerului Muncii din Rusia, Goskomstat al Rusiei, Rosarchiv etc.

Al treilea grup de acte normative sunt diferite instrucțiuni standard și aproximative pentru activitatea clericală a administrațiilor entităților componente ale Federației Ruse și instrucțiuni pentru organizații specifice.

Tendința generală de consolidare a sprijinului juridic al vieții statului rus impune soluționarea problemei eliminării decalajului legislativ (lipsa unei norme legale clare pe această temă) în domeniul reglementării gestionării documentelor. Este necesară elaborarea unei legi federale „privind documentarea activităților de management”.

Propunerile privind dezvoltarea legii „Cu privire la suportul de documentare pentru activități manageriale” sunt cauzate de faptul că în managementul modern și în sprijinul informațional al acesteia, creșterea volumelor de documentare continuă, există sisteme „hârtie” paralele nejustificate și „electronice” pentru documentarea și circulația documentelor, există o varietate de programe software, tehnologice și tehnice mijloace incompatibile, nu există un sistem eficient pentru controlul circulației și executării documentelor.

În prezent, VNIIDAD, împreună cu o serie de departamente, au pregătit un proiect de lege „privind sprijinul documentației pentru activitățile de management”.

Lista legilor federale, a ordinelor, a standardelor de stat, a documentelor de reglementare și metodologice utilizate pentru îmbunătățirea documentației de management este indicată în apendicele 3.

Sistemul de documentare de gestiune include trei componente interrelaționate: pregătirea documentelor de management, tehnologia de lucru cu documentele, sistematizarea documentelor pe parcursul anului calendaristic și organizarea stocării lor de arhivă. În soluționarea fiecăreia dintre aceste probleme, practicienii ar trebui să fie ghidați de actele actuale de reglementare și metodologice din domeniul lucrărilor de birou, aprobate de Comitetul de Stat al Federației Ruse pentru Standardizare și Serviciul Federal de Arhivare din Rusia.

În conformitate cu Dispozițiile de bază ale Arhivei Publice de Stat a Federației Ruse, Serviciul de Arhivă de Stat al Federației Ruse, la 6 iulie 1992, a aprobat Instrucțiunile standard pentru păstrarea evidenței în ministerele și departamentele Federației Ruse21, care stabilește o procedură uniformă pentru organizarea evidenței în organele executive federale pentru a asigura punerea în aplicare la timp a legilor federale, a decretelor și a ordinelor președintelui Federației Ruse, decrete și ordine ale guvernului Federației Ruse și îmbunătățirea documentației activităților unităților structurale ale ministerelor, departamentelor și organelor teritoriale ale filialei executive federale. Procedura de compilare și aprobare a nomenclaturii afacerilor organizației, examinarea valorii documentelor, executarea fișierelor și transferul acestora în depozitarea arhivistică este prevăzută în Regulile de bază pentru arhivele departamentale.

O sarcină importantă în organizarea serviciului DOW este elaborarea de reglementări pentru serviciul DOW și fișele postului angajaților. Această sarcină este rezolvată chiar de șeful serviciului DOE sau cu asistența unor specialiști calificați. Reglementările privind serviciul DOW și fișele de post ale angajaților săi constituie un set de documente legale, a căror dezvoltare completează faza organizatorică a creării acestui serviciu. Regulamentul privind unitatea structurală a departamentului este elaborat de șeful acestei unități împreună cu șeful departamentului și aprobat de către șeful departamentului, managerul de afaceri sau șeful unei alte unități, care include departamentul de birou.

Regulamentul privind unitatea - document care determină statutul organizațional și juridic al unității în structura instituției.

Sistemul de documentare a managementului de stat conține o dispoziție aproximativă pentru serviciul DOW, dar în prezent poate fi aplicat în practică doar ținând cont de modificările apărute în sistemul de management și care sunt reflectate în legislația modernă.

Textul dispoziției privind serviciul DOW, în conformitate cu GSDU, ar trebui să conțină următoarele secțiuni:

1. Dispoziții generale.

2. Obiectivele și obiectivele serviciului DOW.

3. Funcțiile serviciului DOW.

4. Drepturile și responsabilitățile serviciului DOW.

5. Relația serviciului DOW cu alte unități structurale.

Etapa organizatorică a creării serviciului DOW se încheie cu elaborarea fișelor postului. Trebuie avut în vedere faptul că fișa postului este elaborată pentru o anumită poziție, iar dacă există mai multe posturi identice în unitate, dar angajații care le dețin îndeplinesc sarcini diferite, ar trebui elaborată o descriere a postului separată pentru fiecare set de sarcini. Atribuirea unui anumit set de sarcini unui post trebuie reflectată în titlul documentului, de exemplu: fișa postului unui specialist pentru contabilitatea și înregistrarea documentelor, fișa postului unui specialist pentru monitorizarea executării documentelor, fișa postului unui specialist pentru colaborarea cu apelurile cetățenilor etc.

Instrucțiunea constă în următoarele secțiuni:

- partea generală (principalele sarcini ale salariatului sunt stabilite, procedura de completare a unui post, cerințele profesionale pentru salariat, persoana căreia angajatul îi este direct subordonat, documente de bază și materiale pe care angajatul este obligat să le urmeze în activitățile sale);

- funcțiile angajatului (obiectul sau aria de activitate atribuită salariatului este determinată, o listă cu tipurile de muncă care compun îndeplinirea funcțiilor atribuite);

- îndatoririle angajatului (responsabilități asociate cu pregătirea documentelor, primirea, prelucrarea și emiterea informațiilor care indică utilizarea obligatorie a anumitor forme și metode de lucru care necesită respectarea termenelor pentru acțiuni specifice, determinarea ordinii de executare a comenzilor, standarde etice care trebuie respectate în echipă);

- drepturile salariatului (drepturile salariatului de a implementa funcțiile care îi sunt atribuite sunt determinate);

- relațiile reciproce (unitățile și angajații sunt indicați de la care primește contractantul și cui îi sunt transmise informații, momentul transferului, care este implicat în executarea anumitor documente, cu care sunt convenite etc.)

- evaluarea muncii (sunt enumerate criterii care vă permit să evaluați gradul în care un angajat își îndeplinește funcțiile și îndatoririle, drepturile de utilizare etc., principalele criterii sunt calitatea muncii și actualitatea implementării sale)

Fișa postului este semnată de șeful departamentului de birou și aprobată de șeful sau adjunctul responsabil de departamentul de birou.

Actele legislative și documentele normative și metodologice privind desfășurarea activității de birou ar trebui să fie luate în considerare de specialiștii organizațiilor și întreprinderilor de toate formele juridice.

Concluzie

În multe organizații, serviciul DOE nu este o unitate independentă, ci face parte din serviciile administrative și economice, serviciile de gestionare a personalului sau de contabilitate. Cu toate acestea, organizarea lucrului cu documente este un tip complet independent de activitate care nu are nicio legătură cu sprijinul economic sau cu contabilitatea.

Deoarece serviciul DOE gestionează efectiv fluxurile de documentare și documentare ale întregii organizații, ar trebui să fie o unitate independentă, deși cu un personal mic (poate fi vorba de 2-3 persoane). În acest caz, serviciul DOE trebuie să raporteze direct șefului organizației sau adjunctului său.

Clauza 5.1 din secțiunea a cincea a sistemului de documentare a managementului de stat aprobat de colegiul URSS Glavarchive la 27 aprilie 1988 prevede următoarea prevedere: "Gestionarea documentației în organizație este realizată de un serviciu special care acționează ca unitate structurală independentă subordonată direct șefului organizației."

Acest DOE loc de serviciu în structura organizației poate fi explicat prin următoarele motive:

1. Reprezentând o unitate structurală independentă și raportând direct la conducerea organizației, serviciul DOE va avea mai multe competențe. Iar acest lucru, la rândul său, va ajuta la organizarea unei lucrări mai eficiente cu documente.

2. Specialiștii și șeful serviciului DOU trebuie să colaboreze direct cu conducerea organizației: să rezolve probleme de luare în considerare a documentelor primite, să controleze execuția documentelor, să rezume rezultatele monitorizării executării documentelor și să le raporteze conducerii organizației, să conducă informații și lucrări de referință asupra documentelor etc.

Referințe și surse

1. Andreeva V.I. Recording Keeping - ediția a 8-a, Editura Intel-Synthesis, 2001. - 192 p.

2. Berezina N.M. Lucrări moderne / L. Lysenko, E.P. Vorontsova.- Editura Peter, 208.- 224 p.

3. Bobyleva M.P. Flux de lucru eficient: de la tradițional la electronic, Editura MEI, 2004. - 172 p.

4. Kameneva E.M. Serviciul DOE: numele, structura și determinarea numărului / documentației și gestionării documentelor la întreprindere. - 2006. - Nr. 7 // delo-press.ru.

5. Kirsanova M.V. Lucrări de hârtie moderne, Editura Infra-M, 2008. - 312 p.

6. Udovik A. V. Organizarea activității serviciului de gestionare a documentelor //cde.osu.ru

7. Yankova V.F. Organizarea serviciilor de asistență documentară / secretar-referent - 2005. - Nr. 1 // www.profiz.ru

 

Ar putea fi util să citiți:

• Scurgeri de informații confidențiale: un profil de amenințare Interpretarea viselor de la A la Z;
• Test de imprimantă cu ciss Epson L800 încorporat din revista „Atelier foto;
• Instrumente de evaluare a afacerilor de evaluare;
• Lucrare practică „Crearea unei animații a unui formular în programul Flash” Manual metodologic „Învățarea creării unei animații în lecțiile de informatică. Ce se înțelege prin animație de formă?;
• Hârtie de transfer termic DIY pentru imprimante cu jet de cerneală;
• Analiza instrumentelor moderne pentru modelarea proceselor de afaceri;
• Cum sunt create microcipurile?;
• Oficiul electronic Efectul introducerii;