Este recunoscut ca un document electronic. Documente electronice: tipuri, cerințe și caracteristici ale fluxului de lucru. Documentele de fișiere electronice - o cerință a societății moderne

Cerințe pentru documentele din în format electronic sunt împărțite în trei categorii și urmate în ordine de prioritate:

Cerințe generale. Nu diferiți de cerințele pentru documentele din formă de hârtieși se referă în principal la formă și conținut.
Cerințe pentru un anumit tip de documente în formă electronică, inclusiv documente electronice. Cheia în această categorie sunt cerințele pentru semnăturile electronice. Ea și respectarea condițiilor de utilizare a acestuia fac ca documentul să fie semnificativ din punct de vedere juridic.
Cerințe speciale pentru documente specifice în formă electronică, impuse pe baza scopului acestora, condițiilor de creare, prelucrare, transfer și stocare. Aceste cerințe sunt întotdeauna individuale în raport cu categoriile sau tipurile de documente. Acestea sunt reflectate în reglementări sau instrucțiuni speciale.

Fiecare document în formă electronică are propriile cerințe. Prin urmare, atunci când sunteți pe cale să creați sau să transferați un document, consultați cerințele stabilite special pentru acesta.

Tipuri și aplicare a documentelor electronice

Luați în considerare cele mai comune documente în practica fluxului de documente ale companiilor și antreprenorilor individuali.

Acorduri, contracte, acorduri

Partea 2 a articolului 434 din Codul civil al Federației Ruse permite concluzia contracte scrise prin schimbul de documente electronice, inclusiv prin utilizarea e-mailului de către părțile la tranzacție. O cerință obligatorie este capacitatea de a stabili în mod fiabil că un document, de exemplu o copie a unui acord, provine de la o parte la tranzacție.

Este ușor să îndeplinești condiția: să fii de acord cu contrapartea pentru a încheia un acord în acest fel, pentru a întocmi și a semna acordul folosind o semnătură electronică. În mod similar, puteți face schimb de protocoale de dezacorduri și acorduri suplimentare, face modificări la contracte și depune cereri.

Documente contabile primare

Cerințele pentru acestea sunt stabilite la articolul 9 din Legea federală din 06.12.2011 nr. 402-FZ (modificată la 28.11.2018) „Cu privire la contabilitate”. Cerințe speciale pentru facturi - în articolul 169 din Codul fiscal al Federației Ruse.

Documentele primare pot fi pe hârtie sau electronice, documentul electronic primar trebuie să fie semnat cu o semnătură electronică. Dar dacă o lege sau un acord prevede prezentarea documentului primar sub formă de hârtie, acesta trebuie prezentat exact pe hârtie. Dacă nu există un document pe hârtie, va trebui să îl creați - tipăriți documentul corespunzător document electronic... Această condiție împiedică până acum o tranziție completă la gestionarea documentelor electronice: multe companii sunt obligate să duplice documente în totalitate sau parțial. De exemplu, pentru schimbul de facturi electronice și UPD, este necesar să contactați serviciile unui operator de gestionare a documentelor electronice. De asemenea, este recomandabil să efectuați circulația documentelor prin operatorul EDM în cazul unor volume mari de circulație a documentelor - un sistem stabilit vă va economisi timp.

Îndeplinirea tuturor cerințelor pentru documentele contabile primare este de fapt îndeplinirea cerințelor Serviciului Federal de Impozite. Simplifică sarcina de utilizare a formatelor obligatorii sau recomandate de autoritatea fiscală - documente electronice formalizate. Sunt aprobate formate obligatorii pentru factură și documentul de transfer universal, inclusiv cele corective (Comenzi ale Serviciului Fiscal Federal Nr. ММВ-7-15 / [e-mail protejat], Nr. ММВ-7-15 / [e-mail protejat]și nr. ММВ-7-15 / [e-mail protejat]). Formatele recomandate sunt disponibile pentru certificatul de acceptare și documentul privind transferul de bunuri (Comenzi ale Serviciului Fiscal Federal Nr. ММВ-7-10 / [e-mail protejat]și nr. ММВ-7-10 / [e-mail protejat]) - le puteți aplica sau dezvolta propriul format.

Raportarea

Toate rapoartele fiscale și contabile pot fi transmise electronic. Condiție necesară pentru depunerea raportării electronice - semnarea documentelor cu o semnătură electronică calificată îmbunătățită. Puteți transfera rapoarte electronic prin intermediul operatorului EDI sau prin intermediul site-ului oficial al Serviciului Federal de Impozite.

Documente pentru depunerea în instanță

Orice document de procedură poate fi prezentat instanței în format electronic, inclusiv sub forma unui document electronic. Pentru depunerea electronică a documentelor către instanțele de arbitraj, se folosește serviciul „Arbitrul meu”, către instanțele de jurisdicție generală - contul personal al utilizatorului în secțiunea „Depunerea documentelor de procedură în formă electronică” de pe site-ul oficial al instanței de pe GAS portalul „Justiție”. O imagine electronică a unui document poate fi certificată cu o semnătură electronică simplă, un document electronic este semnat numai cu o semnătură electronică calificată îmbunătățită.

Apeluri către agențiile guvernamentale

Majoritatea departamentelor sprijină deja schimbul online de documente și solicitări prin intermediul site-urilor web și conturi personale utilizatori. Pentru a contacta o agenție guvernamentală prin Internet sau pentru a trimite un document electronic, accesați site-ul oficial al departamentului solicitat, găsiți secțiunea pentru contestații sau trimiterea rapoartelor în formă electronică și utilizați informațiile specificate.

Semnificația juridică a corespondenței electronice

Schimbul de scrisori sau mesaje prin e-mail, mesagerie instantanee sau mesaje SMS arată oarecum diferit de documentele electronice semnate cu un ES adecvat. În aceste cazuri, de regulă, nu se folosește semnătura electronică obișnuită. Ceea ce servește atunci ca mijloc de identificare este o întrebare interesantă, în primul rând, din punctul de vedere al practicii judiciare.

Corespondența electronică, în cazul în care nu se utilizează o semnătură electronică consolidată, poate fi echivalată cu circulația documentelor folosind o semnătură electronică simplă. În acest caz, nu contravine regulilor și reglementărilor. Dar va apărea cu siguranță nevoia de a identifica expeditorul și destinatarul în cazul unei dispute.

În procesul de identificare a expeditorilor și destinatarilor de scrisori și mesaje, poate fi necesar să determinați:

cine a întocmit documentul;
cine l-a trimis, la ce oră și de unde;
cine a primit-o, la ce oră și unde;
dacă documentul primit a fost aplicat, ce natură juridică și consecințe semnificative a avut.

Poate fi dificil să răspunzi la aceste întrebări și să le susții cu dovezi.

Dacă adresele de e-mail sunt indicate în contractul cu contrapartea și, în același timp, procedura de schimb de documente este clar definită, de obicei nu apar probleme. Puteți identifica mesajele SMS prin operator celular... Mesaje în chaturi și mesageri - prin suportul tehnic al platformei corespunzătoare. Însă pot apărea probleme dacă trebuie să contestați faptul unei expedieri personale. La urma urmei, este posibil ca o terță parte să aibă acces la datele de conectare, parola, dispozitiv și cartela SIM.

În 2016, Curtea de Arbitraj din Sankt Petersburg și Regiunea Leningrad a analizat cazul nr. А56-95953 / 2015, unde au apărut notificări prin SMS. Reclamantul a dat în judecată Sberbank cu privire la retragerea neautorizată din contul reclamantului Baniîn valoare de peste 6 milioane de ruble. Pentru operațiuni, au fost utilizate ordinele de plată, pregătite în sistemul informațional al băncii și semnate cu coduri unice generate (parole), care au fost trimise la telefonul reclamantului și, atunci când au fost introduse în confirmarea operațiunii, a însemnat semnarea unui document cu un simplu semnatura electronica. Instanța a refuzat să satisfacă cererile, invocând faptul că reclamantul, deși, probabil, nu a fost implicat în operațiuni, nu a asigurat inaccesibilitatea mijloacelor de identificare.

Poziția declarată a instanței arată clar că, de fapt, la e-mailîn cazul în care se utilizează alte mijloace de identificare decât semnătura electronică, se aplică cerințe similare cu cele pentru semnătura electronică. Primirea și introducerea unui cod din SMS pentru confirmarea acțiunilor este un analog al utilizării unei semnături electronice simple.

Rezuma

Orice document poate fi transferat în formă electronică, în plus, aproape toate sunt create inițial în această formă, dar este important să respectați cerințele. Principalul lucru în transferul de documente în formă electronică sau documente electronice este de a verifica dacă cerinte tehniceși cerințe pentru tipul de semnătură electronică. Nu uitați și de corectitudinea formei și conținutului documentului.

Al doilea punct este oportunitatea trecerii la EDM, indiferent dacă fluxul documentului va deveni mai simplu, mai rapid, mai fiabil și mai economic. Pentru a transfera mai multe documente pe an, nu are sens să cheltuiți bani pentru organizarea gestionării electronice a documentelor. Dar dacă volumul circulației documentelor este mare, costurile de tipărire și livrare a documentelor pe hârtie depășesc costurile potențiale ale circulației electronice a documentelor, este mai profitabil. Utilizarea unui sistem electronic de gestionare a documentelor va ajuta la salvarea și simplificarea semnificativă a lucrărilor.

1. Informațiile în formă electronică semnate cu o semnătură electronică calificată sunt recunoscute ca un document electronic, echivalent cu un document pe hârtie semnat cu o semnătură scrisă de mână și pot fi utilizate în orice relație juridică în conformitate cu legislația Federația Rusă dacă nu legile federale sau actele juridice de reglementare adoptate în conformitate cu acestea au stabilit cerința necesității întocmirii unui document exclusiv pe hârtie.

(vezi textul din ediția anterioară)

2. Informațiile în formă electronică semnate cu o semnătură electronică simplă sau o semnătură electronică necalificată sunt recunoscute ca un document electronic echivalent cu un document pe hârtie semnat cu o semnătură scrisă de mână în cazurile stabilite de legile federale, actele juridice de reglementare adoptate în conformitate cu acestea sau un acord între participanți interacțiunea electronică... Actele juridice de reglementare și acordurile dintre participanții la interacțiunea electronică care stabilesc cazuri de recunoaștere a documentelor electronice semnate cu o semnătură electronică necalificată echivalentă cu documentele pe hârtie semnate cu o semnătură scrisă de mână ar trebui să prevadă procedura de verificare a semnăturii electronice. Actele juridice de reglementare și acordurile dintre participanții la interacțiunea electronică care stabilesc cazuri de recunoaștere a documentelor electronice semnate cu o semnătură electronică simplă echivalentă cu documentele pe hârtie semnate cu o semnătură scrisă de mână trebuie să respecte cerințele articolului 9 din această lege federală.

3. Dacă, în conformitate cu legile federale, actele juridice de reglementare adoptate în conformitate cu acestea sau obiceiul cifrei de afaceri, un document trebuie să fie certificat printr-un sigiliu, un document electronic semnat cu o semnătură electronică îmbunătățită și recunoscut ca echivalent cu o hârtie documentul semnat cu o semnătură scrisă de mână este recunoscut ca echivalent cu un document pe hârtie, semnat cu o semnătură scrisă de mână și certificat prin sigiliu. Legile federale, actele juridice de reglementare adoptate în conformitate cu acestea sau un acord între participanții la interacțiunea electronică pot prevedea cerințe suplimentare pentru un document electronic pentru a-l recunoaște ca echivalent cu un document pe hârtie certificat prin sigiliu.

3.1. Dacă legile federale, actele de reglementare adoptate în conformitate cu acestea prevăd că documentul trebuie semnat de mai multe persoane, documentul electronic trebuie semnat de persoane (autorizate oficiali organism, organizație) care a produs acest document, după tipul de semnătură stabilit de legislația Federației Ruse pentru semnarea documentului electronic produs cu o semnătură electronică.

4. O singură semnătură electronică poate fi semnată de mai multe documente electronice interconectate (un pachet de documente electronice). La semnarea unui pachet de documente electronice cu o semnătură electronică, fiecare dintre documentele electronice incluse în acest pachet este considerat semnat cu o semnătură electronică de tipul care a semnat pachetul de documente electronice. Excepțiile sunt cazurile în care pachetul de documente electronice de către persoana care a semnat pachetul include documente electronice create de alte persoane (organisme, organizații) și semnate de acestea cu tipul de semnătură electronică stabilit de legislația Federației Ruse pentru semnarea unor astfel de documente. În aceste cazuri, documentul electronic inclus în pachet este considerat a fi semnat de persoana care a creat inițial un astfel de document electronic prin tipul de semnătură electronică cu care a fost semnat acest document când a fost creat, indiferent de ce tip de semnătură electronică. pachetul de documente electronice a fost semnat cu.

Nu este întotdeauna ușor să legați munca de birou tradițională cu gestionarea documentelor electronice. În acest articol, veți găsi răspunsuri la cele mai populare cinci întrebări despre documente electronice. Vă vom spune ce este un document electronic, când poate și trebuie să fie transferat pe hârtie, cum să faceți schimbul electronic de documente semnificativ din punct de vedere juridic, cum să întocmiți un document electronic ca atașament la scrisoare de hârtieși modul de stocare a documentelor electronice.

ÎNTREBAREA 1: CE ESTE UN DOCUMENT ELECTRONIC?

Un document electronic își păstrează întregul ciclu de viață- de la creație la distrugere - în formă electronică. Un document electronic tipărit - ca un document pe hârtie scanat - este doar o copie a originalului.

În ultimii ani, teoria și practica muncii de birou au căutat să „facă prieteni” documente electronice și pe hârtie, pentru a ține pasul cu părăsirea rapidă a spațiului online al fluxului de documente și, în același timp, pentru a-și păstra semnificația juridică. De exemplu, există mai multe variante ale unui e-mail, dintre care doar una este un document electronic real:

o scrisoare semnată cu o semnătură electronică este un adevărat document electronic;
mesaj trimis de e-mail- acesta nu este un document, dar poate fi, cu condiția ca participanții la comunicare să fi fost de acord cu acest lucru;
O copie scanată a unei scrisori pe hârtie nu este un document electronic, dar dacă expeditorul și destinatarul au fost de acord că schimbul de astfel de copii este obligatoriu din punct de vedere legal, atunci o astfel de copie trimisă prin e-mail poate fi echivalată cu un e-mail . Vom vorbi mai multe despre acest lucru în răspunsul la a treia întrebare.

ÎNTREBAREA 2: PE CE MEDIURI SĂ UTILIZAȚI DOCUMENTELE ELECTRONICE?

Puteți lucra cu documente electronice atât online, cât și pe hârtie. Desigur, este mai ușor și mai rapid să schimbați documente electronice utilizând e-mail sau un sistem electronic de gestionare a documentelor (în continuare - EDMS), dar acest lucru nu este întotdeauna posibil. Rezultatul este o copie pe hârtie a documentelor electronice.

Puteți imprima un e-mail pentru a lucra la acesta, dar nu uitați: dacă faceți schimb de scrisori cu destinatarul pe o platformă electronică, atunci răspunsul la această scrisoare trebuie să fie electronic. Mai mult: un cetățean poate cere să îi trimită un răspuns la apelul său prin e-mail.

Regulile interne ale organizației pot stabili că un anumit document există doar în formă electronică. De regulă, acestea sunt primele afișate online. note de birou... Angajații le schimbă în EDMS, servicii cloud sau prin e-mail.

Cu toate acestea, există norme care prescriu tipărirea documentelor electronice pentru a le plasa în dosar pe hârtie.

ÎNTREBAREA 3: CUM SE PĂSTREAZĂ FLUXUL DE DOCUMENTE SEMNIFICATIV JURIDIC CU FOLOSIRE DE DOCUMENTE ELECTRONICE?

Documentele electronice sunt semnate cu semnături digitale electronice (în continuare - EDS). În același timp, doar un EDS calificat consolidat, adică înregistrat într-un centru de certificare acreditat de Ministerul Telecomunicațiilor și Comunicațiilor de Masă din Rusia, este un analog absolut al unui scris de mână. Poate fi folosit la comunicarea cu organele guvernamentale... Organizațiile pot comunica între ele folosind documente semnate de orice tip de EDS: îmbunătățit calificat, îmbunătățit necalificat sau simplu. Ce tip de semnătură digitală trebuie utilizată trebuie specificată în acord.

Fragment al acordului privind utilizarea acestuia de către părți semnături electronice este dat în exemplul 1.

Dacă se dorește, părțile pot prevedea în acord că mesajele din clienții de mesaje și mesageri, mesajele SMS au forță juridică.

ÎNTREBAREA 4: CUM SĂ ATASEZI UN DOCUMENT ELECTRONIC LA O SCRISOARE DE HÂRTIE?

Pachetele de documente sunt trimise de la organizație cu scrisori de însoțire. Documentele electronice nu fac excepție. Dar uneori trebuie să trimiteți o scrisoare de intenție cu mai multe hârtie și mai multe atașamente electronice. În acest caz, trebuie mai întâi să pregătiți o aplicație electronică: ardeți-o pe un CD sau o cartelă flash. Apoi scrieți o scrisoare de intenție. În cele din urmă, puneți inserția într-un plic cu un disc sau unitate flash.

Recuzită principală scrisoare de intenție- variabila 19 "Notă de aplicare".

Iată exemple de scrisoare de însoțire (Exemplul 2) și de copertă a discului (Exemplul 3).

ÎNTREBAREA 5: CUM SE PĂSTREAZĂ DOCUMENTELE ELECTRONICE?

Principiul principal al stocării documentelor electronice nu este discriminarea de către mediu! Regulile de arhivare sunt aceleași atât pentru fișierele de hârtie, cât și pentru cele electronice. Cu toate acestea, există unele particularități pentru stocarea documentelor electronice. Acestea sunt specificate în Regulile de organizare a stocării, achiziției, contabilității și utilizării documentelor din Fondul de arhivă al Federației Ruse și a altor documente din autorități puterea statului, organe administrația localăși organizații (în continuare - Regulamentul 2015).

Un document electronic, înainte de a fi trimis spre stocare, este descărcat din programul în care a fost creat și salvat într-un format nemodificabil: Regulile din 2015 recomandă PDF / A, dar organizația va trebui să achiziționeze software pentru a lucra cu acesta. Formatul optim pentru salvarea documentelor electronice care se potrivește multor organizații este PDF-ul.

Un fișier electronic este înregistrat pe un operator electronic separat. Cea mai bună opțiune este un CD cu o singură scriere. Regulile din 2015 necesită înregistrarea unui fișier electronic pe două discuri: o copie este o copie de lucru, a doua este cea principală. Acest lucru se aplică numai cazurilor de perioade de depozitare permanente și pe termen lung (peste 10 ani). Dacă fișierul are o perioadă de păstrare de cinci ani, atunci nu poate fi transferat în arhivă, pur și simplu salvându-l într-un format neschimbat. Dacă un astfel de caz trebuie totuși transferat în stocare, atunci va fi suficient să-l scrieți pe un singur disc.

Pentru fiecare caz, se întocmește o copertă (Exemplul 4).

Fișierele electronice de pe discuri sunt transferate în arhivă în conformitate cu procedura adoptată în organizație.

REZUMAT

Documentele electronice de la creație până la distrugere există în formă electronică.
Puteți lucra cu documente electronice pe orice suport.
Organizația stabilește regulile pentru schimbul de documente electronice într-un acord între ele.
Un document electronic poate fi atașat unei scrisori pe hârtie. Cererea este întocmită în conformitate cu GOST R 7.0.97. Sistem de standarde privind informațiile, biblioteconomia și publicarea. Documentație organizatorică și administrativă. Cerințe pentru hârtie.
Documentele electronice sunt transferate în arhiva organizației pe CD-ROM-uri, întocmite în conformitate cu Regulile din 2015.

Întrebarea 5. Clasificarea documentelor

Clasificarea documentelor- distribuirea documentelor în grupuri (tipuri) pe baza semnelor de conținut, a formei de pregătire etc., în vederea organizării și îmbunătățirii eficienței muncii cu acestea.

Clasificarea vă permite să dezvoltați anumite metode de lucru cu fiecare grup de documente, să le fixați în instrucțiuni, să organizați documente în munca de birou. 2. În mod convențional, documentele pot fi împărțite în următoarele grupuri: prin modul de documentare: scris de mana; electronic;

Grafic;

film, fotografie, coloană sonoră;

după domeniul de utilizare: organizațional și administrativ; financiar și contabil; științific și tehnic; conform muncii; raportare și statistici;

la locul compilării:

Primite (primite de organizație);

Ieșire (trimisă de organizație);

Intern (compilat și utilizat în cadrul organizației în sine);

prin ștampila de restricție de acces:

deschis (neclasificat);

cu o ștampilă de restricție de acces. Documentele pot avea următoarele ștampile:

„Pentru utilizare oficială” (informații oficiale destinate numai angajaților unei anumite organizații sau industrii); „Secret”, „Top secret”, „Importanță specială” (informații care conțin secrete de stat); „Confidențial” (informații, accesul la care este limitat de legislația Federației Ruse);

« secret comercial"(Informații care au valoare comercială din cauza necunoscutelor lor pentru terți, la care nu există acces gratuit la Bază legalăși pentru care proprietarul acestor informații a intrat într-un regim de protecție);

după origine:

oficial (serviciu) (care afectează interesele organizației, întocmit de o persoană juridică sau persoana naturala eliberat în modul prescris); personale (legate de interesele unei anumite persoane și fiind nominale);

pe a semnificație ricică:

originale sau originale (prima sau singură copie a documentelor oficiale, semnate personal de autor);

copii (documente care reproduc pe deplin informațiile documentului original și toate caracteristicile sale externe sau o parte din ele care nu au forță juridică);

copii certificate (copii ale documentelor pe care, în conformitate cu procedura stabilită, sunt atașate detaliile necesare, conferindu-le forță juridică);

duplicate (copii duplicate ale documentului original care sunt obligatorii din punct de vedere juridic);

sub formă de prezentare:

individ (al cărui conținut este prezentat în formă liberă);

șablon (când structura, partea documentului, frazele standard sunt pregătite în prealabil, iar cealaltă parte este completată la compilarea, de exemplu, a unui certificat de la locul de muncă);

tipic (creat pentru a documenta situații standard, de exemplu, călătorii de afaceri și utilizat în toate organizațiile);

după termenul de valabilitate:

depozitare permanentă;

depozitare pe termen lung (peste 10 ani); depozitare temporară (până la 10 ani).

1 . Document electronic- un document în care informațiile sunt prezentate în formă electronică, cu cerințele necesare recunoașterii lor ca valide.

Documentul electronic trebuie să respecte următoarele cerințe:

creat, procesat, stocat, transmis și primit folosind software și mijloace tehnice;

să fie afișat (reprodus) într-o formă ușor de înțeles pentru percepție.

Document electronic poate reproduse în formă și formă, de înțeles: pe ecran; pe hârtie;

un alt obiect material care poate fi separat de suportul mașinii într-o formă accesibilă pentru inspecție vizuală. Atunci când utilizați un document electronic, nu este necesar să furnizați o copie a acestuia pe hârtie, cu excepția cazurilor prevăzute de actele juridice de reglementare ale Federației Ruse sau prin acordul părților. Avantajeutilizarea documentelor electronice:

setul de documente al computerului este redus la minimum prin utilizarea probelor gata făcute conținute în memoria computerului; prelucrarea computerizată a documentelor electronice (de exemplu, comenzile pentru mărfuri) este mult mai rapidă decât prelucrarea documentelor pe hârtie;

colectarea, sistematizarea și căutarea oricărui document sau informație din documente este accelerată și simplificată; cu ajutorul e-mailului, se efectuează transferul prompt al documentelor la orice distanță; stocarea documentelor electronice vă permite să salvați o cantitate mare de informații pe suporturi mici și, prin urmare, nu necesită suprafețe mari pentru arhive; volumul operațiunilor tehnice de rutină cu documente este redus, se eliberează timp pentru rezolvarea sarcinilor de management semnificative;

numărul de pierderi de documente, a căror locație este necunoscută, este redus;

devine posibilă utilizarea informațiilor primite pentru a pregăti un alt document (raport, rezumat, revizuire etc.), sporind astfel eficiența și calitatea documentului compilat.

Aprobarea proiectului de document electronic are următoarele Beneficii:

citirea unui document pe ecranul unui PC fără a ieși pe hârtie; se fac corecții la proiectul de document;

Spre dezavantajedocumentele electronice pot fi atribuite: fragilitatea stocării în comparație cu documentele pe hârtie;

necesitatea mijloacelor tehnice pentru lectură; posibilitatea de a face modificări neautorizate (în absența unui dispozitiv electronic) semnatura digitala(EDS) sau alte mijloace de protecție).

3. Gestionarea electronică a documentelor- procesul de circulație, procesare, stocare și schimb de documente electronice. Participanți la schimbul de documente electronice - fizice și entitati legale, organele guvernamentale ale Federației Ruse, organele guvernamentale locale implicate în schimbul de documente electronice.

Expeditorul unui document electronic- un participant la schimbul de documente electronice, care întocmește un document electronic, îl semnează cu EDS și îl trimite la adresa destinatarului direct sau printr-un intermediar de informații.

Destinatarul unui document electronic- participantul la schimbul de documente electronice, la adresa căruia a fost primit documentul electronic.

Intermediar în schimbul de documente electronice (intermediar de informații)- persoană juridică sau antreprenor individual, care efectuează servicii legate de schimbul de documente electronice între expeditori și destinatari de documente electronice.

La schimbul de documente electronice, mijloacele de securitate a informațiilor trebuie utilizate în conformitate cu cerințele actelor juridice de reglementare ale Federației Ruse.

Un document electronic este supus verificării pentru a confirma autenticitatea acestuia prin intermediul verificării EDS. Confirmarea autenticității documentului electronic se efectuează de către destinatarul documentului electronic folosind instrumentele de verificare EDS care i-au fost puse la dispoziție de către expeditor sau distribuitorul instrumentelor de verificare EDS. Autenticitatea documentului electronic Se consideră confirmat dacă, ca urmare a îndeplinirii de către destinatar a documentului electronic a procedurilor prevăzute prin verificarea semnăturii digitale, se stabilește invariabilitatea tuturor detaliilor sale. Gestionarea documentelor electronicereglementat reguli :

stat;

intersectorial;

specifice industriei;

local (întreprinderi).

Reglementare legalăîn domeniul circulației documentelor electronice regizat:

pentru implementarea unei politici de stat unificate în domeniul circulației documentelor electronice;

asigurarea securității și protecției informațiilor în timpul creării, procesării, stocării, transmiterii și recepției acestora;

aplicarea drepturilor și interese legitime utilizatorii de documente electronice;

suport legal pentru tehnologia de creare, prelucrare, stocare, transmitere și recepție de documente electronice. Lucrul cu documentele electronice trimise prin e-mail se efectuează în mod similar lucrați cu documente pe hârtie. Prin urmare, se numește și gestionarea electronică a documentelor lucru automatizat de birou. Fiecărui abonat din e-mail i se atribuie o cutie poștală individuală, căreia i se atribuie un cod de utilizator, iar schimbul de mesaje electronice se efectuează prin intermediul acestor cutii poștale.

Expeditorul documentului electronic creează un fișier de mesaje, îi specifică numele, data, ora trimiterii și pornește programul de trimitere a e-mailurilor.

Documentele electronice sunt trimise destinatarilor în conformitate cu instrucțiunile pentru lista de distribuție.

Destinatarul primește documentul pe ecranul computerului, care, dacă este necesar, poate fi transferat pe hârtie. Documentele electronice sunt înregistrate folosind un computer.

Managerul, după ce a primit un document electronic, pune o rezoluție asupra acestuia, iar documentul este trimis către computer către interpret (interpreți) prin intermediul rețelei interne.

Procesul de executare a documentelor electronice similar executarea documentelor pe hârtie. Circulația electronică a documentelor este în continuă creștere, în special în legătură cu dezvoltarea comerțului pe internet. Perioada de depozitare a documentelor electronice la fel, ca și în cazul celor de hârtie (de exemplu, notificări bancare și cerințe de transfer - 5 ani). Stocarea fișierelor pentru o astfel de perioadă poate duce la pierderea acestora, de aceea se recomandă crearea unor arhive speciale de documente electronice pe CD-ROM-uri.

La stocarea documentelor electronice în arhiva electronică trebuie asigurat:

protecția documentelor electronice împotriva accesului și denaturării neautorizate;

capacitatea de a oferi părților interesate acces la documentele electronice stocate în modul prescris prin acte normative;

capacitatea de a confirma autenticitatea documentelor electronice pe întreaga perioadă de stocare a acestora;

capacitatea de a prezenta documente electronice stocate sub formă de copie pe hârtie.

În viitor, dezvoltarea managementului documentelor electronice se concentrează pe utilizarea maximă a documentelor electronice, ceea ce implică o schimbare a tradițiilor interne existente ale muncii de birou și o abandonare treptată a suporturi de hârtie informație.

Acum aproape toate întreprinderile care se respectă abandonează fluxul de lucru pe hârtie, înlocuindu-l cu unul mai modern. Un document electronic este cea mai relevantă formă de existență a tuturor fișierelor moderne care conțin o cantitate uriașă de cele mai importante informații.

Principalele avantaje

Principalul avantaj al documentației electronice este că vă permite să lucrați rapid și eficient. Este ușor să semnați materiale în acest format, chiar dacă toți cei care au nevoie să le susțină sunt departe unul de celălalt. Datorită acestui fapt, este posibil să economisiți o sumă imensă de bani și efort.

Printre altele, prezența unei arhive electronice evită necesitatea de a conține un număr imens de documente într-o organizație. Pentru depozitarea hârtiei de acumulare, va trebui să alocați o zonă adecvată pe teritoriul întreprinderii, precum și să angajați un arhivar înalt calificat, care poate înțelege rapid materialele disponibile. A depozita Arhivă electronică, sunt suficiente doar suporturile amovibile compacte sau mai multe hard disk-uri.

Sistemul electronic de gestionare a documentelor Diadoc este cel mai simplu mod de a schimba documente și facturi electronice semnificative din punct de vedere juridic.

Ce se înțelege prin ED

Un document electronic este un material care este înregistrat pe suporturi speciale (discuri, stick-uri USB, echipamente suplimentare).

Poate fi o colecție întreagă de imagini, fișiere de sunet și simboluri. Un astfel de fișier poate fi transmis în spațiu și timp folosind mijloace speciale de telecomunicații. Canalele de telecomunicații pot fi, de asemenea, utilizate pentru publicare, stocare și prelucrare ulterioară. Principalul lucru aici este să procesați corect toate datele existente.

De asemenea, un astfel de document ar trebui înțeles ca un formular special cu ajutorul căruia puteți utiliza datele în scopuri complet diferite. Este vorba despre înregistrarea informațiilor pe suporturile de materiale electronice sau magnetice și apoi despre prelucrarea ulterioară și trimiterea tuturor participanților la procesul de corectare a datelor.

Toate materialele documentate care au fost traduse în format electronic, sunt potrivite pentru prelucrarea în structurile informaționale existente și transmiterea prin TCS. Toate aceste fișiere sunt supuse procesării analitice, care poate fi făcută folosind sisteme de informare.

Document electronic și EDS

Documentele electronice trebuie să aibă forță juridică, în caz contrar nu pot fi utilizate atunci când se lucrează cu alte structuri. Puteți asigura acțiunea unui document folosind o semnătură digitală electronică, care are aceleași capacități ca și o hârtie obișnuită.

EDS va fi relevant dacă sunt îndeplinite o serie de condiții în timpul formării sale:

certificatul cheii care controlează funcționarea semnăturii trebuie să fie actualizat la momentul aprobării fișierelor electronice;
trebuie furnizate dovezi pentru a stabili când a fost semnat dosarul;
autenticitatea semnăturii digitale trebuie confirmată în același fișier în care este utilizată;
semnătura trebuie utilizată în conformitate cu informațiile indicate în certificatul atașat.

Pentru a obține o astfel de semnătură, va trebui să contactați un centru de certificare. În acest caz, este necesar să pregătiți în prealabil un pachet de documente. Locația organizației poate fi clarificată în biroul teritorial Fondul de pensii Rusia, de unde puteți obține SNILS.

Pe lângă SNILS indicate în certificatul de pensie, va trebui să furnizați o copie a pașaportului și un e-mail valid. În plus, trebuie să pregătiți din timp o unitate USB, pe care angajații centrului de certificare vor trebui să noteze cheile și certificatele necesare pentru aprobarea documentelor electronice.

Detaliile unui document electronic sunt valabile numai dacă este certificat cu o semnătură digitală electronică. EDS are aceeași importanță cu un omolog de hârtie, totuși, pentru aceasta, toate condițiile necesare... Semnătura trebuie să fie legală, înregistrată la CA.

Documentație electronică

Conceptul de document electronic prevede că acesta poate consta în mai mult decât caractere ușor de înțeles de către utilizatori. Este permisă prezența informațiilor nestructurate, care trebuie decriptate sisteme de operare... Principalul lucru este că materialul trebuie salvat pe un suport special.

O parte importantă a documentului este, de asemenea, un formular cu un set de atribute necesare pentru a-l descrie. Astfel, fișierul ar trebui să conțină informații despre:

data formării sale;
autorul datelor;
numele documentului;
format, care este necesar pentru citirea corectă a materialelor.

Cu cât sunt mai detaliate informații despre un document existent, cu atât va fi mai ușor să lucrați cu acesta în viitor. Documentul electronic și fluxul de documente electronice sunt strâns interconectate, fără primul, al doilea este imposibil. În același timp, circulația materialelor este mult simplificată dacă organizațiile care fac schimb de informații utilizează aceleași sisteme de telecomunicații și echipamente software.

Documentația electronică poate conține materiale care pot fi utilizate pentru a căuta fișiere sau a le clasifica în funcție de anumite criterii. Toate fișierele existente pot avea permisiuni diferite, de asemenea, este posibil să nu conțină elemente structurate. În acest caz, un document electronic depinde direct de proprietarul acestuia. Materialele structurate pot avea elemente speciale, cu ajutorul cărora aplicațiile suplimentare externe pot primi date despre elementele individuale ale fișierului.

Documentele pe hârtie și cele electronice nu pot fi comparate între ele, deoarece digitalul are o serie de avantaje. Printre ei:

posibilitatea depozitării pe termen lung;
comoditate în efectuarea operațiunilor suplimentare (editare, ștergere, arhivare etc.);
capacitatea de a căuta date în fișiere folosind markere cheie;
ușurința manipulării materialelor folosind sisteme automatizate utilizate de organizațiile care practică circulația electronică.

Acum există mai multe formate de documente electronice, dar cel mai popular este formatul „odf”, care este convenabil atunci când se lucrează cu orice software.

Conceptul și structura unui document electronic pot varia semnificativ. Software-ul pentru prelucrarea acestuia are un impact imens asupra acestui lucru. Separat, materialele prelucrate folosind 1C ar trebui evidențiate. Astfel de fișiere diferă semnificativ de altele, deoarece nu sunt alocate în documente separate... Ele pot fi considerate doar ca o unitate de informații cu identificatori uniciși mijloace de modificare.

O astfel de documentare poate include, de asemenea, materiale care sunt create ca urmare a activității viguroase a sistemelor de informații aplicate. Acestea sunt generate dinamic folosind depozitele de materiale existente. Astfel, nu poartă nicio informație despre ei înșiși, pot fi luați în considerare doar cu ajutorul sistemului.

De îndată ce un document este tipărit sau vizualizat, acesta încetează să mai existe în sistem ca obiect. Din acest moment, funcționează ca o aplicație specială. În cazul în care fișierul trebuie deschis cu alt software, va trebui să îl convertiți.

Ce documente electronice există

Un document electronic este un fișier care conține anumite informații care nu sunt întotdeauna clare pentru utilizator. Pentru a crea arhive și colecții ale acestor fișiere, trebuie să le cunoașteți clasificarea.

Într-o variantă, materialele pot diferi în prezența sau absența documentelor tipărite similare.
Fișierele pot diferi, de asemenea, în ceea ce privește tipul de informații pe care le conțin. Această clasificare se referă la:

text,
amenda,
sunet,
publicații multimedia,
produse software.

Acestea din urmă ar trebui considerate ca lucrări înstrăinate sau publicații de fragmente separate de texte și coduri de programe.

Cel mai mare clasificare ar trebui luate în considerare tipurile de documente electronice pentru scopul propus. Cel mai adesea există publicații oficiale care sunt publicate agentii guvernamentale, ele conțin de regulă reglementări.
Publicațiile de producție sunt utilizate în fabrici. Ei poartă informații despre organizație producția existentă... Unele materiale au fost special create pentru a informa lucrătorii din anumite zone de producție despre prezența normelor și cerințelor atunci când se află pe teritoriul întreprinderilor.
Sunt produse cărți educative și de referință ușor de utilizat. Găsi informatie necesaraîntr-un astfel de fișier se poate face în câteva secunde, acest lucru economisește o cantitate uriașă de timp și efort. Astfel de documente pot fi utilizate nu numai de către studenți, ci și de profesori.
Partidele politice folosesc adesea ediții electronice la fel de materiale de campanie... Conțin lucrări probleme publice care vizează un public larg de cititori. În astfel de materiale, cel mai adesea se pot găsi informații analitice utilizate de politologi și sociologi din întreaga lume.
O altă clasificare a documentelor le distinge prin metoda de distribuție. Există ediții locale care pot fi folosite într-o singură întreprindere, sunt publicate și în versiuni pe hârtie și în cantitate limitata copii identice.
Edițiile online sunt destinate utilizării pe scară largă, numărul lor nu este limitat. În acest caz nu sunt necesare copii suplimentare pe hârtie, ceea ce crește valoarea documentului electronic de mai multe ori. Astfel de documente pot fi trimise cu ușurință în arhive.

Documentele de fișiere electronice - o cerință a societății moderne

Acum știți ce este un document electronic, ce tipuri de documente există și cum pot fi utilizate Viata de zi cu zi... În acest caz, informațiile pot fi stocate în fișiere într-un format criptat. Pentru a lucra cu ele, va trebui să utilizați parolele existente, care pot fi schimbate în orice moment.

Orice utilizator de canale de comunicații de telecomunicații are dreptul de a-și crea propriile documente. Singurul lucru de care are nevoie pentru asta este prezența unui special software... Perioada de stocare pentru astfel de fișiere este nelimitată. Puteți efectua orice operații cu ei în orice moment.

Ar putea fi util să citiți: