Exemplu de salarizare prin kpi. Evaluăm rezultatele muncii departamentului. Cum să depășiți rezistența personalului atunci când implementați un sistem KPI

Acum vom enumera o serie de reguli care trebuie luate în considerare atunci când vă creați propriul sistem pentru evaluarea eficienței muncii privind KPI-urile.

În primul rând, este de remarcat faptul că calculul indicatorilor prin KPI nu poate fi foarte complicat și prelungit, astfel încât orice manager să nu fie distras de la responsabilitățile sale directe și să nu fie forțat să facă totul. timp de muncă să se dedice acestei afaceri.
În al doilea rând, indicatorii ar trebui să fie transparenți și cât mai măsurabili, astfel încât să poată fi înțeleși de toți angajații din întreprindere în același mod.
În al treilea rând, și cel mai important, acești indicatori nu numai că ar trebui obținuți și ignorați, dar pe baza lor a fost făcută o imagine a muncii fiecărui angajat. La îndeplinirea planului se plătește un bonus sau un stimulent, dacă planul nu este îndeplinit, dimpotrivă, se aplică o amendă.

Aspecte pozitive și negative ale KPI-urilor

Aspectele pozitive includ:

Motivarea angajaților de a îndeplini planul.
Onestitate, transparență și adecvare a salariilor. Puteți vedea care angajat face cel mai bine și cât de mult primește.
Efectuarea de ajustări la munca unui angajat în urmă.
Personalul este implicat în atingerea obiectivelor companiei.
Controlul calitatii muncii si indeplinirii atributiilor lor.

Dezavantajele indicatorului includ faptul că nu este ideal. KPI-urile nu pot fi aplicate eficient și rațional în toate domeniile, deoarece nu este întotdeauna posibil să se măsoare cuantifica asta sau atare lucrare. Aceasta înseamnă că pentru a-l găsi sau pentru a aduce sistemul la indicatorii doriti, managerul va trebui să petreacă o cantitate semnificativă de timp, nervi și buget.

Motivație prin KPI

Sună de rău augur, dar de fapt este foarte simplu. Există 3 pași principali în sistem: minim (la care angajatul nu este concediat), normal (când angajatul arată un rezultat satisfăcător) și maxim (în care personalul ar trebui să se străduiască). Dacă fiecare angajat al întreprinderii evaluează clar ce indicatori are și unde trebuie să crească pentru a primi o creștere a salariului, un bonus sau Pozitie noua, începe să lucreze cu vigoare reînnoită.

Un exemplu de calcul KPI

Nu există formule pentru calcularea acestui indicator, deoarece fiecare întreprindere este unică și are propriile specificații, dar vom lua o companie fictivă, să fie magazinul „Lăptatorul tău” și angajatul nostru - manager:

Rata este egală cu 10 mii de ruble.
Primește 5% din fiecare dintre vânzările sale (cifra de afaceri este de 500 de mii de ruble).
Primește un bonus de 2 mii de ruble dacă găsește numărul necesar de clienți noi.
Nu este greu de calculat că va câștiga 37 de mii de ruble.

După cum puteți vedea, calculul se face în mod transparent și înțeles pentru orice angajat, ceea ce înseamnă că acest lucru crește motivația managerilor companiei de a vinde și a atrage noi clienți.

Cum se implementează un KPI

Implementarea sistemului intr-o intreprindere in care niciunul dintre angajati nu s-a confruntat cu un astfel de sistem poate deveni o problema reala, poate ajunge chiar si in punctul de refuz de a intra la locul de munca.

De aceea, în primul rând, trebuie să analizați cu atenție toate punctele, să găsiți indicatori cheie și să îi oferiți pentru testare temporară. Acest moment va ajuta la dezvăluirea tuturor părțile slabe sistemul dvs. și îmbunătățiți-l, aducându-l la un rezultat bun.

Cel mai important factor într-un sistem KPI implementat cu succes, este automatitatea sa a tuturor proceselor.

Rezumând

Din articol, am aflat că KPI este un indicator cheie al eficienței, am analizat laturile sale pozitive și negative, am învățat cum să calculăm acest indicator, am dat seama cum poate afecta angajații și cum să implementăm corect sistemul în producție.

O sa inveti:

Care sunt avantajele și dezavantajele sistemului KPI.
Ce angajați nu ar trebui să implementeze KPI-uri.
Ce KPI-uri să setați pentru lider.
Ce trebuie făcut dacă angajații sabotează implementarea KPI.
Cum să revizuiți sistemul KPI.

Ce este un sistem KPI

KPI reprezintă sistem special indicatori, cu ajutorul cărora angajatorii pot evalua performanța subordonaților. În același timp, KPI-urile - indicatori cheie ai fiecărui angajat - sunt legați de indicatori generali de afaceri (nivel de profitabilitate, profitabilitate, capitalizare).

Descărcări:

Există diferite obiective KPI, dar principalul este de a crea o situație în companie în care angajații din diferite departamente să poată acționa împreună, fără a-și contrazice acțiunile de afaceri între ei. Activitățile unui specialist nu trebuie să interfereze cu munca altuia sau să o încetinească. Toți angajații ar trebui să se străduiască pentru un obiectiv comun și să lucreze eficient, primind bonusuri pentru aceasta.

Se crede că KPI-urile sunt direct legate de BSC (Balanced Scorecard), dar nu este cazul. Creatorii BSC nu au folosit termenul de KPI. Ei au folosit conceptul de „măsură”, „gauge” sau măsură.

KPI și BSC sunt indirect legate. BSC este dotat cu o perspectivă a procesului de afaceri în care există obiective asociate. Pentru a măsura măsura în care aceste obiective au fost atinse, specialiștii folosesc indicatori KPI ai proceselor de afaceri.

Descărcări:

Deci, ce este un KPI în cuvinte simple? Aceștia sunt anumiți indicatori care fac mult mai ușor de înțeles ce acțiuni ar trebui întreprinse pentru a îmbunătăți eficiența. În același timp, eficiența nu este doar numărul de manipulări efectuate într-o anumită perioadă de timp, ci și beneficiul pe care compania l-a primit din munca unui singur specialist.

KPI-urile companiei sunt generice. Cu toate acestea, în subdiviziuni sunt împărțite în mici, numite personale. Nu pot fi mulți dintre ei. Sunt suficienți 3-5 indicatori clar marcați și ușor de înțeles. Cerința principală este capacitatea de a le măsura simplu și rapid.

Iată câteva exemple de KPI-uri . KPI-urile posibile pentru un manager de vânzări sunt următoarele: „Volumul vânzărilor nu este mai mic de...”, „Numărul de noi clienți nu este mai mic...”, „Cuantumul contractului mediu pentru un client este de aproximativ ...", "Gradul de competență în limba engleză nu este mai mic decât ...".

Un alt exemplu de KPI. Sunteți proprietarul unui punct de vânzare mare aparate electrocasnice... 12 manageri lucrează pentru tine. Cât de eficient funcționează fiecare dintre ele în timpul lunii este evaluat pe baza următorilor indicatori:

câte persoane cu care a vorbit managerul au cumpărat echipamentul (în procente);
suma medie a cecului;
cât de mult este îndeplinit planul de vânzări (de exemplu, valoarea nivelului minim pe lună este de 350 de mii de ruble; nivelul de îndeplinire excesivă a planului ca procent va afecta salariul managerului).

De exemplu, trebuie să vindeți mixere ale unei anumite mărci și producător. În acest caz, ar fi rezonabil să se stabilească un plan pentru fiecare manager cu un număr minim de mixere egal cu 5. Dacă managerul vinde mai mult echipament decât suma planificată, atunci el primește 3% din cost de la fiecare mixer „extra” . Pentru specialiști, aceasta este o motivație excelentă, KPI de acest tip vă permite să vindeți cu succes produse. Experiența arată că numărul optim de criterii KPI pentru un specialist este de la 5 la 8.

3 fapte interesante despre KPI

Sistemul Indicatorilor Cheie de Performanță este utilizat în Occident de peste 40 de ani. În țările CSI și Rusia, este folosit de aproximativ 15 ani.

Într-un număr de țări (Coreea, Singapore, Hong Kong, Japonia, Malaezia, Germania și SUA), sistemul de indicatori cheie de performanță este idee nationala... KPI nu există doar un concept, ci și baza muncii tuturor companiilor.

Președintele rus Vladimir Putin a propus crearea unui sistem de indicatori cheie de performanță pentru a evalua modul în care lucrează oficialii.

Cum să evitați greșelile atunci când implementați KPI-uri

Colegiul editorial al revistei „Directorul General” a trecut în revistă 6 greșeli populare din sistemul KPI și a dat sfaturi despre cum să le evite.

Unde începe dezvoltarea KPI?

KPI-urile ar trebui creați „de sus în jos”, pornind de la obiectivele ambițioase ale companiei până la sarcinile cu care se confruntă lucrător individual... Pentru a rezolva pe deplin problemele, este necesar ca tot personalul să fie implicat în pregătirea sistemului KPI. Vorbim de angajați care lucrează în planificare economică, financiară, specialiști în management organizațional activitatea muncii, echipa departamentelor de personal, vânzări, departament tehnologie.

Pentru a începe, organizația trebuie să-și dea seama care KPI este prioritar. Pentru a face acest lucru, compania clarifică și verifică obiectivele de natură strategică și operațională. Formularea obiectivului, în mod ideal, ar trebui să fie astfel încât să nu aibă o desemnare clară a componentei financiare ca indicator principal. Este mai bine dacă indicatorul financiar decurge din sarcina principală. Cu această abordare, compania se va putea simți încrezătoare într-o perioadă de criză.

Scopul este de a lega cu mediul pieței, schimbările de pe piață. De exemplu, o companie își poate stabili obiectivul de a deveni unul dintre TOP-3 pe piață pentru produsele sale sau să ocupe poziții de lider într-un anumit teritoriu. După ce scopul principal a fost formulat, sub-obiectivele sunt evidențiate.

După stabilirea obiectivelor, ar trebui să analizați cât de eficient funcționează compania acum și cum rezolvă problemele actuale. În același timp, este necesar să se stabilească modul în care vor fi calculate salariile angajaților.

Când creați KPI într-o întreprindere, este important să bugetați costurile cu personalul. În acest caz, este împărțit în funcție de tipul de plată. În plus, se cere să se țină cont de indexarea salariilor și Carieră specialişti.

În etapa finală de dezvoltare, sunt create reglementări, sunt pregătite hărți KPI, este prescrisă metodologia de calcul a fiecărui indicator cheie, iar sistemul este coordonat cu managementul tuturor unităților independente din companie.

Declarația KPI trebuie să includă informații despre scopurile și obiectivele sistemului:

Îmbunătățirea rezultatelor și creșterea eficienței specialiștilor. Dezvoltarea și implementarea motivației angajaților.
Creșterea profitabilității companiei. Dezvoltarea obiectivelor și indicatorilor de performanță pentru fiecare post din departamentele și diviziile companiei.
Crearea unei baze de informații care să permită luarea deciziilor corecte de management. Asigurarea colectarii prompte a informatiilor si controlului asupra functionarii sistemului.

Indicatori cheie de performanță și tipurile acestora

KPI-urile cheie sunt:

întârziat, reflectând rezultatele muncii la sfârșitul mandatului. Vorbim despre KPI-uri financiare care mărturisesc potențialul companiei. Cu toate acestea, astfel de rapoarte nu pot arăta cât de eficient funcționează departamentele și organizația în ansamblu;
operaționale (de conducere), care vă permit să gestionați starea de fapt în perioada de raportare pentru a atinge obiectivele stabilite la finalizarea acesteia. Indicatorii de performanță operațională ajută la înțelegerea modului în care sunt lucrurile acum la întreprindere și, în același timp, demonstrează rezultate financiare mai departe. Pe baza KPI-urilor operaționale, este, de asemenea, posibil să se judece cât de bine decurg procesele, dacă produsele sunt bune, cât de mulțumiți sunt clienții (consumatorii) cu ele.

Condiții de bază - indicatorii ar trebui să contribuie la implementarea obiectivelor intermediare și finale și toți indicatorii pot fi calculați rapid și ușor. Coeficienții sunt diferiți - calitativi (sub formă de rating sau puncte) și cantitativi (sub formă de timp, bani, volum de producție, număr de oameni etc.).

Exemple de KPI-uri

KPI pentru un angajat suport tehnic... Un specialist al unui astfel de profil ar trebui să-i sfătuiască pe cei care sunt adevărați cumpărători și să-i ajute pe potențiali clienți. Setul de KPI în acest caz este mic. Munca unui angajat este evaluată pe baza cât de bine oferă consultații, în ce cantitate și dacă clienții sunt mulțumiți de serviciu.

Indicatori cheie de performanță pentru managerul de vânzări. Numărul de noi cumpărători nu trebuie să fie sub o anumită marcă, volumul vânzărilor nu este mai mic decât limita stabilită, dimensiunea contractului mediu pentru un client în limitele indicate, proprietatea limba engleză la un nivel sau altul.

Sistemul KPI constă dintr-un număr de indicatori, dar cei universali sunt:

Proces, indicând ce rezultat a adus procesul, cum sunt procesate cererile consumatorilor, cum sunt create și introduse noi produse în mediul de piață.
Partea client: cât de mulțumiți sunt clienții, cum se realizează interacțiunea cu piețele de vânzare, câți cumpărători au fost atrași.
Financiar ne permite să judecăm situația economică externă a întreprinderii. Aici vorbim despre nivelul de profitabilitate, cifra de afaceri, valoare de piață produse, flux financiar.
Criteriile de dezvoltare arată cât de dinamic se dezvoltă compania. Acestea sunt gradul de productivitate al specialiștilor, nivelul de rotație a personalului, costurile pentru fiecare dintre angajați, motivația angajaților.
Indicatori Mediul extern: cum fluctuează prețul, care este nivelul concurenței, care este politica de preț pe piață. Acești indicatori trebuie luați în considerare la crearea KPI-urilor.

Cum se calculează KPI

Etapa 1. Selectarea a trei indicatori cheie ai performanței eficiente a specialistului:

numărul de utilizatori care au fost atrași de site;
numărul de comenzi repetate de la clienții existenți;
număr de recomandări și feedback pozitiv care au apărut după achiziționarea unui produs sau comandarea unui serviciu pe site-ul web și în rețelele de socializare ale organizației comerciale.

Etapa 2. Determinarea greutății fiecărui indicator. Ponderea totală este 1. Ponderea cea mai mare aparține indicatorului prioritar. Ca urmare:

numărul de clienți noi este alocat la 0,5;
numărul de comenzi repetate - 0,25;
recenzii - 0,25.

Etapa 3. Analiza datelor statistice din ultimele șase luni pentru fiecare KPI și dezvoltarea unui plan:

Etapa 4. Calcul KPI. Un exemplu este prezentat în acest tabel:

Formula de calcul KPI: Indicele KPI = Ponderea KPI * Actual/Obiectiv

În acest caz, ținta este metrica planificată a agentului de marketing. Faptul este rezultatul real.

Devine clar că specialistul nu și-a atins pe deplin obiectivele. Cu toate acestea, pe baza cifrei generale de 113,7%, este sigur să spunem că rezultatul real este destul de bun.

Etapa 5. Plată salariile.

În total, comerciantului îi datorează 800 USD, din care 560 USD reprezintă o parte fixă, iar 240 USD este o parte variabilă. Salariul integral al unui specialist este plătit pentru un indice egal cu 1 (sau 100%). Astfel, cifra de 113,7% indică faptul că planul a fost supraîmplinit, ceea ce înseamnă că marketerului i se acordă un salariu cu bonus suplimentar.

Rezultat:

560$ + 240$ + 32,88$ = 832,88$.

Dacă KPI-ul este mai mic de 99%, valoarea bonusului este redusă.

Un astfel de tabel vă permite să vedeți problemele din munca unui marketer, dificultățile cărora acesta nu le poate face față. Este probabil ca performanța slabă să fie cauzată de strategia greșită de creștere a loialității clienților. În același timp, este posibil ca inițial planul în sine să fi fost întocmit analfabet. În orice caz, situația trebuie controlată. Dacă lucrurile nu se îmbunătățesc în continuare, revizuiți cerințele de performanță.

Dacă respectați această politică, veți afla care sunt KPI-urile în proces de producție, vânzări etc. Veți înțelege mai bine care ar trebui să fie calculul indicatorilor și procesul de implementare a acestora.

Calculul poate fi modificat ținând cont de rezultatele planificate, completate cu noi valori: un indicator al numărului de probleme rezolvate și nerezolvate, un sistem de penalități pentru performanța slabă pe punctele principale din plan.

Deci, pentru îndeplinirea planului sub 70%, angajatul poate să nu primească deloc un bonus.

Există, de asemenea, următoarea schemă pentru calcularea părții bonus din salariu pentru un specialist care a îndeplinit planul de vânzări:

Implementarea KPI-urilor in companie

Atât angajații, cât și consultanții terți pot fi responsabili de procesul de implementare a sistemului KPI creat în companie. În același timp, ar trebui să se țină cont de specificul întreprinderii, de modul în care se desfășoară procesele de afaceri în ea, de ce scopuri și obiective își stabilește compania. Este necesar ca personalul de bază să știe cum se va schimba sistemul de formare a salariilor. Comunicați angajaților că principala măsurătoare va fi nivelul lor de performanță. La introducerea unui sistem KPI, specialiștii ar trebui să fie instruiți. Personalul ar trebui să înțeleagă că schimbările sunt în primul rând benefice pentru ei. Implementarea sistemului presupune elaborarea unei documentații speciale: contracte de munca, masa de personal, acord comunși alte documente legate de plata activităților angajaților.

Înainte de a introduce un sistem KPI, testați-l printr-un proiect pilot. Luați unul sau două departamente și testați noi procese și formarea salariilor în ele într-un mod pilot. Raportul dintre componentele fixe și premium ale plății poate fi ajustat în timp real, ținând cont indicatori țintă pentru anumite grupuri de personal.

Cand comandă nouă testat și complet revizuit în companie, îl puteți introduce în alte departamente. Amintiți-vă, cel mai bine este să nu implementați un sistem KPI fără testare. Ca parte a proiectului-pilot, va fi posibil să înțelegeți clar ce dificultăți provoacă sistemul personalului, să aflați despre posibilele deficiențe și să le eliminați rapid. Toți specialiștii întreprinderii trebuie să lucreze pentru a realiza Tel comun... În caz contrar, angajații vor avea doar disconfort, iar toate acțiunile și aspirațiile vor fi în zadar.

În procesul de introducere a KPI-urilor în companie, asigurați-vă că indicatorii pot fi ajustați dacă este nevoie. Datorită monitorizării constante a indicatorilor, va fi posibilă adaptarea în timp util la schimbările din mediul pieței și editarea strategiei de lucru. În plus, în fiecare an ar trebui îmbunătățit modelul de generație premium, adică să fie optimizat. Ca parte a optimizării, indicatorii estimați sunt modificați cu alții, mai relevanți pentru anumiți angajați și departamente.

Ce KPI-uri să setați pentru un manager

KPI-urile de personal și de management ar trebui să fie legate de obiectivele principale ale întreprinderii. Trebuie să știi exact ce vrei să obții după o anumită perioadă de timp. Vă puteți strădui să rămâneți în fața concurenței și să deveniți un lider în industria dvs. O altă opțiune - șeful companiei vrea să vândă afacerea pret favorabil... KPI pentru primul caz este o creștere a bazei de clienți și a volumelor de vânzări, pentru al doilea - o creștere a capitalului companiei și atingerea costului maxim de vânzare.

Scopul principal trebuie notat și formalizat, apoi împărțit în sub-obiective. Când specialiștii îndeplinesc cu succes sub-obiectivele, ei se apropie de rezolvarea sarcinii principale a întreprinderii.

Dacă vorbim de o organizație sau holding mare, este necesar un KPI de director pentru fiecare divizie și ramură. Dacă proprietarul unei întreprinderi mari intenționează să compare indicatorii de performanță ai directorilor generali, distanțați geografic unul de celălalt, dezvoltarea sistem unificat estimări. Trebuie amintit că acele KPI care sunt ușor de realizat în regiunile mari nu sunt întotdeauna ușor de realizat în cele mici. În acest sens, sistemul poate fi formulat aproximativ în același mod, dar cifrele indicatorilor ar trebui să fie diferite pentru managerii din diferite regiuni.

Când pregătiți KPI, încercați să setați indicatorii în cantitatea optimă, astfel încât angajatul să poată urmări cu ușurință performanța. Mai bine dacă există cinci KPI-uri. Când instalează mai mulți indicatori, directorul poate fi neatent la cei principali și se poate concentra pe cei minori.

Atunci când creați un sistem KPI de management, o combinație de metrici generale și personale este optimă. Indicatorii generali sunt numiți rezultate ale activităților departamentului sub autoritatea unui specialist. Pe baza indicatorilor generali, devine clar cum funcționează echipa, cât de mult este interesat liderul să rezolve sarcinile atribuite. Indicatorii personali sunt definiți ca obiective realizate individual și rezultate de performanță.

Dacă sistemul KPI este bine creat, coeficienții arată cum funcționează fiecare dintre lideri, iar aceste informații sunt utile companiei.

Calcularea gradului de realizare a KPI este inima sistemului de plată. Mecanismul de calcul și calcul al bonusului depinde de acesta și, prin urmare, de efectul întregului sistem de motivare. Cu toate acestea, din ceea ce văd în majoritatea organizațiilor, managerii de astăzi încă nu au idee cum să facă acest lucru simplu și eficient. Ca urmare, sunt inventate scheme greoaie, complexe și în mare parte inoperante pentru a plăti personalul. Sau și mai rău - fac o schemă de comisioane pentru vânzători și pentru toți ceilalți „în funcție de rezultatele muncii companiei”. Despre pericolele acestor abordări vom vorbi separat.

De fapt, secretul calculării KPI-urilor este destul de simplu și constă într-o singură formulă și destul de banală. Dar în loc de asta, în practică, din anumite motive, s-au răspândit mai multe scheme extrem de ineficiente, care de obicei interferează foarte mult cu implementarea KPI-urilor în organizații. Și cel mai rău lucru este că nici în literatura de specialitate nu s-a scris nimic sensibil despre asta.

Deci, să încercăm să ne dăm seama cum este de obicei calculat gradul de îndeplinire a KPI, de ce nu este necesar să faceți acest lucru și cum este necesar să obțineți rezultatul de care aveți nevoie.

1. Plan-fapt

Acesta este cel mai simplu și cel mai evident mod, pentru că orice indicator cheie de performanță (KPI, KPI) reflectă scopul, iar obiectivul ar trebui să aibă o expresie măsurabilă - un plan. Fără un plan, un KPI nu poate exista. În consecință, primul lucru care vă vine în minte este să împărțiți faptul într-un plan. De exemplu, planul de vânzări este de 1,5 milioane de ruble, iar faptul este de 1,35 milioane, în consecință, gradul de implementare va fi de 1,35 / 1,5 = 90%. Pentru o analiză plan-fapt, o astfel de formulă este absolut justificată, totuși, vorbim despre calcularea îndeplinirii KPI-ului pentru acumularea suplimentară a bonusului. În acest caz, nu ținem cont de schema de comisioane.

Deci, ce să faci în exemplul dat? Să plătiți unui angajat 90% din valoarea bonusului planificat? Pare logic dacă planul este îndeplinit cu 90%. Dar dacă planul este îndeplinit în proporție de 50% - plătiți jumătate din primă? Dar dacă planul de vânzări este îndeplinit doar pe jumătate, atunci compania, cel mai probabil, se află deja într-o situație foarte dificilă. Produsul are un cost, organizația are costuri indirecte care trebuie acoperite din marjă. Astăzi nu mai sunt anii 90, iar dacă planul de vânzări este îndeplinit pe jumătate, atunci este probabil ca organizația să înregistreze pierderi, ceea ce înseamnă că va trebui să optimizeze costurile, să reducă personalul sau ceva mai rău. A plăti o primă (chiar jumătate) într-o astfel de situație echivalează cu sinuciderea.

Într-o organizație, în acest caz, au introdus stare speciala: dacă gradul de îndeplinire a KPI (calculat prin formula reală/plan) este mai mic de 50%, bonusul nu se percepe. Bravo, s-au asigurat împotriva plății primelor în caz de faliment, dar într-o astfel de situație, jumătate din fondul de bonus nu este utilizat în mod țintit. De fapt, în acea organizație, toate planurile erau garantate a fi îndeplinite în proporție de 70-80% - afacerea are o anumită inerție. Lupta se ducea pentru ultimii 20-30%. Chiar a fost nevoie de ceva efort pentru a le obține. Dar cu formula de execuție fapt/plan, aceasta este utilizarea vizată a fondului de bonus doar cu 20-30%, restul plăților fiind garantate tuturor angajaților. Și de ce să vă deranjați pentru un bonus de 20%, adică aproximativ 30% din salariul total, pentru că acesta este doar aproximativ 6% din câștigul total (0,2 x 0,3 = 0,06). Un astfel de sistem de bonus pur și simplu nu funcționează.

De aici urmează prima cea mai importantă regulă:

Fiecare KPI, altul decât planul, trebuie să fie critic

Acest adevăr este evident de mult timp în companiile occidentale, care au fost impregnate cu sisteme de management al calității, tehnologii de management al performanței etc. în ultimele decenii.

Valoare critica pentru indicatori direcți simpli (cu cât mai mulți, cu atât mai bine), acesta este minimul sub care în niciun caz nu ar trebui să scadă faptul KPI. De exemplu, planul este de a procesa 97% din cererile clienților în intervalul de timp programat, valoarea critică este de 92% din cereri. Sub acest prag, încep penalitățile contractuale, iar clienții își schimbă furnizorii de servicii. Pentru indicatorii reciproci, valoarea critică este maximul acceptabil. De exemplu, planul pentru rata deșeurilor nu este mai mare de 1,5% din volumul de ieșire, valoarea critică este de 5% (în acest caz, oprim linia).

Toleranţă Este diferența dintre țintă și valoarea critică. În primul exemplu 5% (97-92), în al doilea - -3,5% (1,5-5). În viața reală, lupta pentru valorile KPI reale se desfășoară tocmai în limitele abaterilor permise. Și în acest cadru ar trebui luat în considerare gradul de îndeplinire și trebuie calculată prima. Dar cea mai simplă formulă de fapt/plan nu ține cont de acest lucru.

2. Tabele de valori

Mulți manageri înțeleg intuitiv această problemă, dar fără să știe unelte profesionale deciziile ei, fac ceea ce au văzut undeva. Deci, în practică, tabelele de căutare au devenit larg răspândite, în care sunt indicate anumite intervale de valori ale indicatorului și un indice al gradului de îndeplinire corespunzător fiecărui interval. Cu siguranță fiecare dintre voi, măcar o dată în viață, a întâlnit lucruri similare:

P/p nr.	Intervale de abateri ale îndeplinirii KPI de la valorile planificate	Procentul de ajustare a sumei planificate a remunerației
1	de la 97% și mai mult	100%
2	de la 90% la 96,9%	75%
3	de la 85% la 89,9%	50%
4	de la 80% la 84,9%	25%
5	sub 80%	0%

La prima vedere, se pare că problema a fost rezolvată: gradul de îndeplinire ia acum în considerare valoarea critică pentru indicator, gradul de îndeplinire este mai sensibil la schimbările din indicator, ceea ce ne-am dorit să realizăm. Aparent, din cauza simplității aparente a soluției tabelului de valori, acestea au devenit atât de răspândite. În practică, totuși, acestea au o serie de dezavantaje foarte semnificative:

Când utilizați acest tip de mese prima devine discretă, insensibilă la mici modificări ale indicatorului... De exemplu, în exemplul de mai sus, prima va fi aceeași la 91% și 96% din execuția indicatorului. Iar pentru companie, o astfel de fluctuație poate costa jumătate sau un sfert din profit. Dar diferența dintre 89,9% și 90% este un sfert din primă, iar compania poate să nu observe o astfel de fluctuație sau să fie cauzată de o eroare de măsurare. Acest lucru nu este corect și face ca acumularea primei să fie aleatorie.
Astfel de tabele sunt relativ convenabile de utilizat atunci când toți indicatorii din companie sunt simpli (cu cât sunt mai mulți, cu atât mai bine) și au aceeași abatere permisă. De exemplu, 20% din plan, ca în exemplul nostru. Și ce se întâmplă dacă unii dintre indicatori sunt opuși (economii la buget, scăderea respingurilor), iar abaterile permise pentru aceștia diferă? De exemplu, abaterea permisă pentru rata de rebut este de 5%, pentru venituri - 20%, iar pentru conturile restante - 50% din plan. În acest caz, este necesar să se elaboreze un tabel separat pentru fiecare indicator. Ce se întâmplă dacă toleranțele variază de la sezon la sezon? De exemplu, în sezonul nostru de vârf, abaterea admisă a veniturilor este de 25%, iar în sezonul de jos - 50%. Ca urmare, pentru fiecare indicator pentru fiecare perioadă calendaristică, va trebui să compilați un tabel de căutare separat, care complică enorm calculul primei... Sau este necesar să se excludă din lista KPI-urilor tot ceea ce nu se încadrează în schemă „un simplu indicator direct cu o abatere admisă de 20%. Dar apoi sistemul de plată va deveni din nou plat și nu va reflecta rezultatele reale ale muncii angajatului.
Se adaugă un pas suplimentar de calcul, ceea ce complică și procedura de calcul a primei. La urma urmei, trebuie să calculați mai întâi indicatorul în termeni fizici (în ruble, bucăți, tone, ore sau chiar în%), apoi să calculați gradul de îndeplinire a acestuia împărțind faptul în plan și abia apoi să obțineți ajustarea grad de îndeplinire prin substituirea planului-fapt rezultat la tabelul de valori. Există situații de utilizare a tabelelor de valori imediat în natură. De exemplu, 2 încălcări ale regulilor - 0% din bonus, o încălcare - 50%, zero - 100%. Dar pentru indicatorii cu planuri și toleranțe în schimbare, această schemă nu este potrivită.

În general, nu puteți crea un sistem de bonusuri eficient pe un astfel de motor.

3. Formula cu standard

De fapt, soluția este destul de simplă și este cunoscută de mult. Pentru a calcula gradul de îndeplinire a indicatorului, puteți și ar trebui să utilizați o formulă care corelează faptul nu numai cu planul, ci și cu valoarea critică a indicatorului. Arata cam asa:
Sensul formulei este că numărătorul este diferența dintre fapt și valoarea critică, deoarece trebuie sa platesti doar pentru depasirea lui. În plus, această diferență este corelată cu abaterea admisă. Adică, un fapt egal cu planul este considerat 100%. Este natural. Dacă faptul este comparat cu valoarea critică, gradul de îndeplinire va fi de 0% - nu este nevoie să plătiți o primă pentru un astfel de rezultat. Valorile intermediare sunt calculate liniar și continuu. Logica de calcul este prezentată schematic în imagine:

Comparația formulei cu metodele standard și clasice de calculare a KPI-urilor descrise mai sus este prezentată în imaginea următoare:

Ca urmare a utilizării formulei cu standardul, toate sarcinile principale sunt rezolvate:

Nu plătiți pentru valoarea reală a KPI peste / sub toleranțe.
Prima devine cât se poate de sensibilă la orice modificare a faptului KPI în limitele abaterii admisibile.
Formula este absolut universală și este potrivită pentru orice tip de indicatori - pentru coridor direct, invers și chiar, pentru fiecare KPI pentru fiecare perioadă, puteți seta abaterea permisă necesară, formulei nu îi pasă.

Simplu, convenabil, versatil și eficient. Rămâne o dificultate - pentru fiecare indicator, pe lângă plan, acum este necesar să se dezvolte o abatere admisibilă. Dar acest lucru este deja inevitabil dacă doriți să creați un sistem KPI funcțional în compania dvs. Cum să determinați corect această abatere permisă, vom vorbi separat.

Este de remarcat faptul că majoritatea instrumentelor de automatizare pentru calcularea KPI-urilor nu sunt familiarizate cu această formulă (și automatizarea pentru gestionarea KPI-urilor este utilă, am scris despre asta mai devreme). Desigur, o astfel de formulă este „conectată” în HighPer, deoarece am dezvoltat-o cu înțelegerea că este imposibil fără ea. KPI-Drive de la A. Lityagin are

un mecanism universal de stabilire a gradului de îndeplinire a indicatorului, în care puteți configura o formulă cu un standard, dar numai dacă standardul pentru KPI nu se modifică de la lună la lună în% din plan. Dacă abaterea admisă „sare”, setarea dorită nu mai poate fi efectuată. Restul pur și simplu împart prostește faptul într-un plan sau oferă tabele de valori. Imaginați-vă că cumpărați un program care ar trebui să vă ușureze viața pentru câteva sute sau chiar milioane de ruble și nici măcar nu vă permite să introduceți o toleranță pentru indicator - câmpul corespunzător nu este furnizat în program. Acest lucru arată clar gradul de înțelegere a metodologiei KPI de către dezvoltatorii produselor software corespunzătoare.

Pentru dreptate, putem adăuga că, în teorie, există și alte modalități de a calcula gradul de îndeplinire a KPI:

Neliniar (parabolic), când funcția de grad de îndeplinire este dată de o ecuație de putere.
Progresiv/regresiv, când funcția de grad de îndeplinire își modifică panta în funcție de intervalul în care se încadrează valoarea reală.
Competitiv, atunci când cei mai buni/răi angajați primesc/nu primesc premiul.

[Povarich B.G. Motivația muncii: aspect de management. Novosibirsk, 2008, p. 90-92].

Cu toate acestea, în practică, nu am văzut astfel de scheme de salarizare - sunt prea complexe.

Mult succes cu motivația angajaților!

Orice companie este interesată să-și îmbunătățească eficiența afacerii și a performanței personalului. Atingerea acestor obiective este facilitată în mare măsură de introducerea unor indicatori de performanță măsurabili cantitativ și fiabili - KPI-uri (Key performance indicators).

Principalul avantaj al unui sistem bazat pe indicatori cheie este versatilitatea acestuia. De asemenea, se urmărește creșterea interesului personalului față de rezultatele activităților companiei. La elaborarea KPI-urilor se ține cont de specificul activităților organizației. Puteți aplica KPI atât pentru a evalua activitatea întregii companii, diviziile sale individuale, cât și lucrători specifici... În plus, sistemul KPI vă permite să comparați procese omogene care apar în diferite condiții. De asemenea, face posibilă compararea indicatorilor pentru mai multe departamente pentru aceeași perioadă.

Principalul avantaj al sistemelor KPI este că procesul de luare a deciziilor se reduce la analiza datelor care sunt disponibile în orice moment și prezentate într-un format pre-aprobat.

Calculul și aplicarea KPI-urilor

Cea mai eficientă utilizare a KPI-urilor în companii mari comercianții cu amănuntul care au rețea ramificată... În această afacere, toată lumea punct comercial generează aceleași procese de afaceri. Acest lucru permite managementului de vârf al sediului central, prin dezvoltarea unor indicatori simpli, să vadă diferențele de performanță a filialelor și să prezică dificultățile. Mai mult, pe baza acestor indicatori, este foarte posibil să se construiască un sistem de motivare a personalului. În plus, prin compararea și analiza constantă a performanței fiecăreia dintre diviziile cu un grad ridicat de probabilitate, este posibilă prezicerea tendințelor de dezvoltare a afacerii în ansamblu.

Simplitatea calculelor indicatori financiari furnizate de o formă transparentă de prezentare a raportării financiare sau de gestiune. Toate datele necesare sunt cuprinse în bilanț și în contul de profit și pierdere. Conducerea poate obține informații pentru orice perioadă cât de repede permite sistemul contabil utilizat. În practică, acest timp este de la trei până la cinci zile până la 20. Această perioadă este destul de acceptabilă pentru a implementa în timp util impactul managementului.

Analistul intern de afaceri ar trebui să fie responsabil pentru dezvoltarea și compararea valorilor din cauza necesității de a furniza date exacte. El trebuie să înțeleagă clar toate avantajele și dezavantajele fiecăruia dintre ei. La urma urmei, indicatorii care sunt aplicabili pentru a evalua managerul de top și afacerea în ansamblu, adesea nu pot fi utilizați pentru a evalua niciun departament. Acest lucru se datorează specificului lucrării fiecărei unități structurale. De exemplu, pentru a evalua șeful unui centru de responsabilitate, este potrivit un indicator al profitului rămas la dispoziția organizației înainte de impozite și dobânzi (EBIT - câștig înainte de dobândă și impozit). Cu toate acestea, această măsurătoare este complet inaplicabilă pentru evaluarea performanței managerului de cont. Ideea este că EBIT este un indicator pur financiar. Caracterizează eficiența de a face afaceri, adică depinde direct de veniturile și cheltuielile companiei. Managerul de cont nu afectează direct aceste numere. Un alt indicator, non-financiar, ar trebui să servească drept evaluare a muncii sale. De exemplu, numărul de reclamații ale clienților rezolvate sau procentul acestei sume față de numărul total de reclamații.

Cerințe de bază pentru KPI-uri

Valoarea tabelului de punctaj nu constă în monitorizarea datelor pe bază de numărare-comparare-uitare. Principalul lucru este că vă permite să identificați modele de dezvoltare a afacerii ca întreg sau procese individuale de afaceri. În plus, KPI-urile sunt utilizate în bugetarea pe termen scurt și pe termen lung. La urma urmei, bugetul, în esența sa, este un set de indicatori financiari care conduc compania la îndeplinirea unor obiective strategice și tactice predeterminate. Și, de obicei, principalul este realizarea unui profit, același EBIT, în conformitate cu care este evaluată munca unui manager de top. Aceasta este relația sistemului KPI cu bugetarea. Dar sistemul de indicatori cheie nu se limitează la o singură funcție de legătură a sprijinului bugetar. În plus, KPI-urile îndeplinesc alte funcții, de exemplu:

vă permit să evaluați munca fiecărui angajat sau grup;
ajuta la motivarea personalului pentru rezultate;
crește responsabilitatea fiecărui angajat pentru domeniul său de activitate;
oferi o oportunitate de dezvoltare și îmbunătățire a celor mai promițătoare domenii de afaceri;
oferă o bază pentru management pentru a găsi puncte „slăbite” în afaceri
într-o formă accesibilă și vizuală, ele arată influența unui anumit proces asupra rezultatului;
da sens oricărei decizii de management.

Atunci când dezvoltați un sistem KPI, trebuie să luați în considerare anumite cerințe care se aplică fiecărui coeficienți:

Fiecare coeficient trebuie definit clar, apoi orice utilizator îl poate măsura. Inclusiv un angajat ale cărui rezultate sunt evaluate cu ajutorul acestui indicator. De exemplu, organizarea celei mai simple contabilități la locul de muncă a managerului de cont ajută la asigurarea faptului că acesta își poate calcula cu ușurință KPI-ul, folosind datele care sunt mereu la îndemână.

Indicatorii și standardele aprobate trebuie să fie realizabile. Scopul ar trebui să fie real, dar în același timp să fie un stimulent.

Fiecare dintre indicatori ar trebui să fie în zona de responsabilitate a acelor persoane care sunt evaluate.

Indicatorii ar trebui să contribuie la motivarea și creșterea eficienței personalului, iar aceasta este direct legată de stabilirea obiectivelor. Deci, atunci când departamentul de vânzări îndeplinește planul de atragere a clienților noi (KPI - numărul de clienți noi atrași în perioada), departamentul poate conta pe bonus suplimentar... Dacă planul nu este îndeplinit, dimpotrivă, prima nu este plătită.

De asemenea, indicatorii ar trebui să fie comparabili, adică aceiași indicatori pot fi comparați în două situații similare. De exemplu, cecul mediu (KPI este raportul dintre venitul mediu zilnic și numărul de cecuri pe zi) nu poate fi comparat într-un magazin situat într-un oraș la scară regională și un magazin de același format, dar situat în „ În spate".

Dinamica modificării coeficientului ar trebui să poată fi prezentată vizual (grafic), astfel încât concluziile și deciziile să poată fi luate pe baza rezultatelor.

Și, în sfârșit, fiecare indicator ar trebui să fie semnificativ și să servească drept bază pentru analiză. La prima vedere, principiul este banal, dar este fundamental. De exemplu, să luăm un astfel de KPI ca raport dintre suma cheltuielilor pentru întreținerea aparatului administrativ și suma totală a profitului. Formal, destul de ciudat, un astfel de indicator îndeplinește toate criteriile de mai sus: măsurat cantitativ, poate fi normalizat, prezentat grafic, este afișată dinamica și așa mai departe. Dar să ne gândim o secundă, care este semnificația lui și ce arată un astfel de coeficient? Desigur, acest exemplu în formă grotesc arată funcționarea principiului corespondenței formei cu conținutul. Cu toate acestea, în practică, la dezvoltarea KPI-urilor, pot apărea astfel de incidente. Atentie speciala este necesar să se acorde atenție introducerii de noi indicatori, implicând experți în procesul de analiză. Aceștia pot fi manageri, precum și cei mai pregătiți specialiști ai structurilor financiare și comerciale ale întreprinderilor.

Exemple de utilizare a indicatorilor

Pe lângă indicatorii general acceptați (de obicei financiari), fiecare companie va trebui să-și dezvolte proprii. Acest lucru se datorează faptului că există diferite specificități ale afacerii și diferite obiective, care sunt determinate de proprietar. Astfel, o afacere în curs de dezvoltare poate fi măsurată prin raportul EBIT deja menționat. Dar o companie care a depășit deja perioada de formare poate fi evaluată după nivelul profitului brut (Profit brut) sau, alternativ, după nivelul profitabilității (Marja brută). În același timp, desigur, sunt analizate și alte componente „însoțitoare” ale activității: administrative, generale, cheltuieli de marketing etc.

În concluzie, este logic să oferim câteva dintre cele mai comune KPI-uri (vezi tabelul). Ele pot fi folosite pentru a evalua un anumit manager sau departament. Prin completarea unui tabel similar pentru fiecare dintre indicatorii în curs de dezvoltare, un manager de orice nivel va putea găsi un răspuns la întrebarea ce dorește să îmbunătățească în munca sa sau cum să folosească mai eficient resursele existente.

Exemple de indicatori pentru evaluarea performanței

Index	Ce face	Cine este evaluat	Frecvența posibilă de calcul	La ce poate fi folosit
EBIT, profit rămas după impozitare, dobânzi și dividende	Profitul rămas după impozitare, care este afectat de nivelurile veniturilor, cheltuielilor, investițiilor (depreciere)	Director general, directori de sucursale responsabili pentru partea de venituri și cheltuieli a bugetului lor		Calculul bonusurilor, rezerva de autofinanțare, obținerea de împrumuturi, evaluarea randamentului investiției etc.
Marja brută, nivelul de profitabilitate (de obicei ca procent)	Raportul dintre profitul brut și venit (vânzări totale)	Șefi de departamente, linii de afaceri, dezvoltarea unui produs sau serviciu	Anual, lunar, precum și până la produs sau proces finalizat tehnologic	Pentru a evalua perspectivele de dezvoltare a produsului, impactul cererii asupra unui produs sau serviciu, impactul concurenței
Raportul de rotație, rotația cadrului	Raportul dintre numărul total de concediați pentru perioada până la efectivul mediu lucrând în aceeași perioadă	Director HR, manageri unități structurale companii cu un separat masa de personal	lunar, trimestrial anual	Pentru a evalua impactul fluctuației angajaților asupra rezultatelor afacerii, prognozați perioadele de cele mai multe căutare activă personal, stabilirea loialității fiecărei categorii de lucrători, identificarea rezervelor ascunse de economii, evaluarea eficienței aparatului de personal
Vânzări medii	Volumul vânzărilor (pe bucăți, unități monetare) pe care le aduce fiecare vânzător	Departament vanzari, director vanzari	Zilnic, săptămânal, lunar, trimestrial, anual	Planificarea părții de venituri a bugetului unității, măsurarea performanței fiecărei persoane sau departament și, ca urmare, distribuția fond de bonusuri, identificând sezonalitatea
Raportul dintre perioadele de rulare a creanțelor și datoriilor (precum și fiecare dintre perioade separat)	Raportul dintre termenul mediu de plată al cumpărătorilor și termenul mediu de plată către furnizori	Departamentul Servicii Clienți, Departamentul Finanțe, Departamentul de vanzari, Departamentul de vanzari	Lunar, trimestrial, anual	Planificare flux de fonduriși decalajele de numerar, obținerea de împrumuturi, calcularea plăților amânate în baza contractelor, stabilirea de reduceri pentru plata anticipată, identificarea surselor interne de finanțare

Motivarea angajaților pe baza rezultatelor muncii

Cu ajutorul indicatorilor cheie, puteți evalua eficacitatea fiecărui angajat - de la femeia de curățenie până la managerul de top - și, în conformitate cu aceasta, puteți calcula bonusul pentru el. Acest lucru contribuie la dezvoltarea motivației în rândul angajaților, deoarece aceștia înțeleg că mărimea bonusului depinde de eforturile lor. Cu toate acestea, la implementarea KPI-urilor, sau mai degrabă, la determinarea indicatorilor cheie de performanță, vă puteți confrunta cu unele dificultăți. Nu este ușor să scoți în evidență parametrul succesului „în forma sa cea mai pură”, iar cu cât poziția angajatului este mai mare, cu atât este mai dificil să separi factorii care depind doar de el. Apoi, fiecare parametru trebuie monitorizat.

Ar putea fi util să citiți: