Setul de instrumente pentru modelarea proceselor de afaceri. Analiza comparativă a instrumentelor de inginerie de afaceri. Obiecte de bază ale notației eEPC

Acum, după o clarificare generală a sarcinilor funcționale generale rezolvate de instrumentele luate în considerare, este necesar să se compare capacitățile pe care aceste instrumente le oferă.

Într-o analiză ulterioară, vor fi luate în considerare doar caracteristicile programelor ARIS ToolSet (în continuare ARIS), BP-Win - Erwin (în continuare BP-Win) și ORG-Master (în continuare, ORG-Master). Programul Rational Rose este, în cea mai mare măsură, axat pe construirea pur software, nu pe sisteme organizaționale, pentru a simplifica prezentarea, vom exclude din considerare, mai ales că metodologia UML de bază este acum implementată în ARIS).

Funcționalitatea instrumentelor de modelare a sistemelor de afaceri

Când se compară diverse instrumente pentru modelarea sistemelor de afaceri, este recomandabil să se ia în considerare caracteristicile acestora în funcție de următoarele grupuri de capabilități funcționale:

instrumente pentru construirea de modele de sisteme de afaceri;
instrumente pentru analiza modelelor;
mijloace de optimizare a sistemelor simulate conform modelelor acestora;
suport pentru biblioteci de modele tipice;
înregistrarea reglementărilor și a documentației;
suport pentru dezvoltarea de modele de baze de date și software;
integrare cu alte produse software (CASE-tools, ERP-sisteme, programe de aplicație).

organizarea generală a proceselor de afaceri și ordinea de interacțiune a unităților organizaționale (interpreți),
repartizarea responsabilității pentru implementarea funcțiilor individuale și utilizarea resurselor sistemului,
încărcarea legăturilor organizaționale, a interpreților și a resurselor instrumentale în sistem,
parametrii principali de timp și cost ai sistemului simulat,
cerințele de resurse pentru procesele care au loc în sistem.

Analiză organizare generală procesele de afaceri și ordinea de interacțiune a unităților organizaționaleîn sistem se realizează direct la studierea modelelor construite ale proceselor de afaceri. Analiza calitativă permite, de asemenea, identificarea acestora rol, care, în anumite condiții, poate fi exclus din proces. în care vizibilitatea modelului și capacitatea de a urmări relațiile existente în sistem devine de o importanță capitală.

Note privind claritatea modelelor sunt date mai jos. Dar trebuie menționat și aici că o cerință importantă pentru model este posibilitatea analizei sale înainte de construcția sa completă.Într-adevăr, dacă este posibil să se identifice interconexiunile (precum și absența lor) în sistem numai după construirea modelului complet, atunci se dovedește a fi foarte incomod pentru etapele inițiale funcționează atunci când informațiile despre caracteristicile proceselor care au loc în sistem pot lipsi parțial sau sunt inexacte.

Aici, ORG-Master se află într-o poziție avantajoasă, deoarece modelul proceselor de afaceri din acesta nu este construit direct sub forma unei diagrame IDEF. Această diagramă poate fi generată automat după crearea și completarea clasificatoarelor care formează modelul (funcții de business, unități organizatorice, resurse etc.) și stabilirea tuturor proiecțiilor necesare (relații pentru resurse, performeri, instrumente, reglementări și legăturile efective dintre operatiuni de afaceri). Astfel, chiar înainte de a obține un model complet (sau parțial) al unui proces de afaceri, principalele relații care determină procesul modelat sunt deja identificate și pot fi analizate.

Spre deosebire de această abordare, modelele de proces de afaceri din ARIS și BP-Win sunt construite direct, iar relațiile existente între componentele procesului trebuie pregătite pentru analiză ca urmare a procedurilor adecvate.

Deci, de exemplu, după construirea unui model de proces de afaceri în BP-Win, se construiește un model de date separat folosind ERwin, în care se stabilesc legături între componentele sistemului (entități model de date conform metodologiei). Apoi aceste modele sunt legate prin intermediul unui mecanism care este în esență similar cu mecanismul de construcție a proiecției utilizat în ORG-Master (vezi Anexa 1. Componentele modelului software-ului ORG-Master și complexul metodologic).

Având în vedere acest lucru, a doua dintre posibilitățile luate în considerare de analiză a modelului: analiza repartizării responsabilității pentru implementarea funcțiilor individuale și utilizarea resurselor sistemului, se dovedește a fi implementat automat în procesul de construire a unui model de proces de afaceri în sistemul ORG-Master. Într-adevăr, proiecțiile Legăturii organizaționale - Funcții și funcții - Resurse, specificate la construirea modelelor de procese de afaceri în ORG-Master, îi arată direct pe cei responsabili pentru o anumită zonă de lucru sau resursă (și permit oricărei combinații a acestora să fie analizat). În plus, ORG-Master vă permite să exportați proiecții matrice în MS Excel, unde diagramele de analiză organizațională sunt formate pe baza lor.

În ARIS și BP-Win, în acest scop, este necesar fie să se urmărească manual toate conexiunile în diagramele de proces de afaceri (și modelele de date în BP-Win), fie să se construiască listele sau rapoartele corespunzătoare intenționat.

Întrebare despre încărcarea interpreților și a resurselor instrumentale din sistem, precum și obținerea de estimări pentru principalii parametri de timp ai sistemului modelat, pot fi decise pe baza datelor cantitative privind complexitatea (sau pur și simplu durata) funcțiilor pe care le implementează. Pentru a rezolva această problemă, este necesar să introduceți astfel de date în sistem într-un fel sau altul, precum și să oferiți mijloace pentru obținerea estimărilor sumare. Suportul pentru metodologia IDEF3 (în BP-Win), metodele ABC în ARIS și BP-Win, precum și instrumentele de simulare în ARIS (și, parțial, în BP-Win) asigură o anumită prelucrare a acestor estimări. În ceea ce privește datele inițiale reale, acestea sunt stabilite de utilizator, care, prin urmare, este responsabil pentru rezultatul final.

Cu toate acestea, obținerea de estimări suficient de reprezentative folosind modelarea statistică (simulare/eveniment) (și cu atât mai mult folosind metodele ABC atunci când se consideră timpul ca resursă) pentru încărcarea componentelor sistemului este îngreunată de următorii factori.

Abordări moderne la analiza oricărui proces ( flux de lucru) se procedează de la împărțirea timpului de implementare a acestuia la, de fapt, perioada de execuție a operațiunilor și timpul de transmitere a rezultatelor acestora. În același timp, în procesele de birou sau în procesele de furnizare a unui serviciu, munca efectivă durează în medie aproximativ 10% din timp, iar restul timpului este alocat fie la mutarea fizică a rezultatului sarcinii (necesită semnătura). a textului contractului care trebuie spalat din nou) si asteptand la coada pana la urmatoarea executantul va gasi timp sa continue procesul. Prin urmare, metodele bazate pe o simplă însumare a timpului operațiunilor la momentul actual, de regulă, nu oferă o reprezentare exactă a parametrilor de timp ai procesului.

Puteți încerca să obțineți rezultate mai adecvate utilizând simularea comportamentului sistemului. Cu toate acestea, pentru perioadele de întârziere a serviciului, trebuie fie să se facă ipoteze foarte aproximative cu privire la legea distribuției lor în timp, fie să efectueze proceduri de sincronizare destul de costisitoare și laborioase și procesări statistice ulterioare. În același timp, fiabilitatea rezultatelor obținute nu va fi prea mare, sau va necesita costuri suplimentare semnificative. Prin urmare, pare rezonabil să abordăm că: „costul costurilor de modelare pentru obținerea oricărei informații nu trebuie să depășească valoarea (costul) rezultatelor utilizării acesteia. În plus, trebuie să ne amintim întotdeauna despre legea Pareto, din care, în raport cu problema luată în considerare, rezultă că 20% din eforturile de modelare asigură 80% din efect.

Prin urmare, din punctul nostru de vedere, înainte de trecerea la metode de modelare complexe și consumatoare de timp și consumatoare de resurse, asociate cu estimări cantitative ale parametrilor de timp și cost, merită să ne concentrăm pe obținerea unui efect din implementarea unor rezultate mai evidente ale afacerii. modelare. Optimizarea cantitativă este recomandabilă să se efectueze ținând cont de măsurători și analize ale proceselor din viața reală.

ORG-Master are un analog funcțional al instrumentelor de analiză ABC - Budgeting Wizard, care generează sistem simplu bugetare. Unul dintre rezultatele muncii acestui sistem este evaluare cantitativă costuri pentru implementarea proceselor de afaceri ( bugetele de funcționare), care este cel puțin comparabilă ca valoare cu datele obținute cu ajutorul instrumentelor de suport ABC-costing.

În plus, familia ORG-Master include pachete software„Time-Master”, una dintre componentele căreia, oferind managementul proceselor (flux de lucru), vă permite să acumulați statistici în cursul executării acestora, care oferă estimări pentru parametrii de timp ai proceselor necesare analizei.

Instrumente de optimizare a sistemelor de afaceri (procesele de afaceri) pe lângă capacitățile de analiză a modelelor oferă: un instrument de management.
generarea unei game de alternative;
planificare;
alegerea celui mai bun curs de acțiune;
alocare resurselor;
stabilirea prioritatilor.

De regulă, implementarea funcțiilor enumerate este asociată cu utilizarea unor algoritmi speciali destul de complexi sau greoi pentru rezolvarea problemelor de optimizare. O serie de posibilități de acest fel sunt încorporate în sistemul ARIS. Cu toate acestea, implementarea lor, în general, nu pare adecvată până la faza reglaj fin procesul de afaceri după obținerea rezultatelor restructurării acestuia folosind metode mai simple.

Suport pentru biblioteci de modele generice vă permite să utilizați dezvoltări create anterior în procesul de construire a modelelor noi. Această capacitate este oferită în toate cele trei instrumente luate în considerare. În special, ORG-Master sprijină atât modele de afaceri de referință complete ale întreprinderilor, obținute ca urmare a unor proiecte reale derulate la întreprinderile rusești, cât și clasificatori „de bibliotecă” care descriu organizare tipică anumite aspecte ale activității.

Înregistrare,în conformitate cu modelele construite, regulamentele companiei pare a fi o oportunitate foarte importantă de a asigura integritatea și consistența descrierii documentare a sistemului de afaceri. Importanța acestei componente pentru instrumentele de modelare a afacerii poate fi înțeleasă analizând reglementările ca instrument de management al companiei. Într-adevăr, dacă o companie este stabilă, înseamnă că procesele sale de afaceri sunt bine unse și se pretează la o reglementare aproape formală. Cultura internă care trebuie să fie prezentă într-o astfel de companie va permite, dacă este necesar, reconstruirea rapidă a sistemului sau a parametrilor proceselor de afaceri prin modificarea reglementărilor de lucru ale departamentelor și executanților relevante.

Prezența documentelor-reglementări cu privire la toate aspectele activităților companiei este una dintre prevederile de bază ale conceptului de management regulat, sistemic. Potrivit ei, într-o afacere bine organizată, aproximativ 80% decizii de management este acceptat conform procedurilor prestabilite, iar doar restul, asociat cu situații non-standard și diverse inovații, se bazează pe creativitatea și eroismul angajaților.

Organizarea activităților unei întreprinderi (companii) care vizează atingerea anumitor scopuri este reglementată la nivel modern de următorul set standard de documente organizaționale de bază:

prevederi privind structura organizatorică și funcțională, reflectând componența afacerilor și funcțiilor susținute în companie, precum și distribuția acestora în cadrul companiei;
prevederi privind politicile companiei (contabilitate, investiții etc.);
reglementări privind organizarea principalelor subsisteme de afaceri și management ale companiei, care conțin o descriere detaliată a funcțiilor pe linie de activitate;
proceduri documentate - descrieri ale proceselor de afaceri într-o formă care să permită atât prezentarea procesului unui observator extern, cât și ghidarea de acest document către executanții operațiunilor de proces;
și, în cele din urmă, tradiționalele „propoziții de diviziune” și „ descrierea postului»Personal cu liste de atributii functionale, tipuri de responsabilitati, drepturi si puteri ale angajatilor.

În plus, ar trebui să fie posibil să se creeze formulare speciale de raportare pentru crearea de documente în diferite domenii funcționale: Termeni de referinta pentru un sistem informațional de management al întreprinderii, un Manual de calitate (vezi, de exemplu, Anexa 3) și alte documente speciale conform ISO9000 etc.

Toate informațiile care vă permit să generați aceste documente trebuie să fie conținute sub forma unui sistem coerent și consistent în modelul de afaceri complet al întreprinderii (firmei). Mai mult decât atât, multe dintre documentele create trebuie să respecte pe cât posibil standardele rusești general acceptate (Evident, sistemele ARIS și BP-Win îndeplinesc cea din urmă cerință în cea mai mică măsură).

În mediul ORG-Master, astfel de instrucțiuni și instrucțiuni sunt generate automat ca forme textuale de descrieri ale procedurilor, reprezentate de clasificatorii corespunzători și de relații-proiecții de legături dintre ele. Formele grafice (diferite digrafe și diagrame de proces) sunt o bună completare a acestor documente.

În mediul ARIS, fișele posturilor și descrierile proceselor se bazează pe diagrame de proces de evenimente și, în principiu, se poate încerca construirea diferitelor documente text prin analiza modelelor de proces și a structurilor organizatorice. Deși într-o măsură mai mare aici imaginea este inversă - sistemul se concentrează în principal pe crearea de grafică, iar funcția de creare a documentelor-regulamente este în mod clar auxiliară și, prin urmare, nedezvoltată.

În BP-Win nu este stipulată posibilitatea directă de a obține diverse reglementări.

Intr-o relatie documentatia proiectului pot fi luate în considerare două laturi: o descriere a proceselor de afaceri și o descriere a unui sistem informațional pentru susținerea proceselor de afaceri pentru dezvoltarea lui ulterioară. Prima dintre ele este practic egal asigurată în fiecare dintre mediile luate în considerare cu posibilitatea construirii diferitelor forme de raportare pe baza modelelor construite de procese de afaceri.

În ceea ce privește documentația pentru dezvoltarea unui sistem informațional, cele mai tradiționale oportunități sunt oferite de mediul BP-Win / ERwin, care, de fapt, a fost creat pentru asta.

Capacitățile ARIS sunt aproximativ similare: în primele versiuni ale modelului de date, schema entitate-relație a fost descrisă, în versiunile ulterioare, în limbajul UML. Cu toate acestea, ARISToolset oferă funcții de dezvoltare a sistemelor informatice mai avansate.

Capacitățile ORG-Master vă permit să reprezentați pe deplin structurile de date necesare pentru organizarea suportului informațional pentru procesele de afaceri modelate folosind propriile instrumente universale - clasificatoare și proiecții. Nu există formalisme precum diagramele ER, deși în ultimele versiuni este posibilă vizualizarea în standardul DFD. În plus, a devenit posibilă reflectarea interacțiunii dintre blocurile funcționale pe diagramele IDEF0, nu doar prin transferul direct de documente și fișiere, ci și prin baze de date partajate!

Suport pentru dezvoltarea modelelor de baze de date și a instrumentelor software de obicei se referă la capacitățile instrumentelor precum CASE sau instrumente similare pentru configurarea sistemelor informaționale de management al întreprinderii (de exemplu, sisteme din clasa ERP). Un astfel de suport poate oferi următoarele funcționalități:

analiza și proiectarea arhitecturii sistemelor de management al informațiilor,
proiectarea bazelor de date și a fișierelor,
programare (generare de coduri de program),
suport și reinginerie,
management de proiect.

Întrebări analiza si proiectarea arhitecturii sistemelor informatice sunt de obicei completate prin definirea cerințelor de sistem și a specificațiilor aferente. Această etapă, cu o abordare sistematică a designului, ar trebui să se bazeze direct pe modelele sistemelor de afaceri și, de fapt, să le detalieze. Prin urmare, aici toate raționamentele de mai sus sunt adevărate, acoperind construcția, analiza și optimizarea modelelor de sistem, precum și proiectarea reglementărilor și a documentației.

Proiectare baze de date și fișiere(niveluri conceptuale și interne), transformarea modelelor de date, descrierea formatelor de fișiere sunt cele mai complete în instrumentele luate în considerare este acceptată numai în BP-Win (ERwin), deoarece acest mediu este special conceput pentru a rezolva astfel de probleme.

În mediul ARIS, această posibilitate este prevăzută în pachetul ARIS Toolset la nivelul specificației proiectului și definirii parametrilor bazei de date.

Abordarea dezvoltată în mediul ORG-Master presupune (deși nu neapărat) că sistemele informaționale care au deja baze de date pot fi utilizate în sistemele de afaceri modelate. În acest caz, nu trebuie să fie reproiectate decât dacă sistemul este de așteptat să fie înlocuit. Cu toate acestea, în absența sistemelor informaționale, ORG-Master creează baza pentru modelul conceptual de date și structurile fișierelor de date. Acest cadru este reprezentat de descrieri ale compoziției și relațiilor obiectelor informaționale și documentelor utilizate în modelele de procese de afaceri.

Generarea de coduri de program pentru aplicații sau instrumente de sistem Sistemele ARIS și ORG-Master nu sunt furnizate, deoarece sunt instrumente de proiectare a sistemelor de afaceri, nu software. Într-o anumită măsură, această caracteristică este implementată doar în BP-Win.

Întreținere și reinginerie... Aceste funcții sunt de obicei implementate prin documentare, analiză de program, restructurare și reinginerie de program. Observațiile făcute mai sus cu privire la instrumentele de documentare sunt pe deplin aplicabile în această discuție.

Funcții management de proiect crearea de baze de date și instrumente software sunt specifice pentru dezvoltarea de produse software. Ele sunt implementate în această formă în BP-Win. Managementul proiectelor din familia ORG-Master acceptă pe deplin pachetul software Time-Master. (Deși, strict vorbind, aceste funcții nu sunt necesare pentru clasa de instrumente în cauză).

Integrare cu alte produse software implică o extindere a domeniului de aplicare al instrumentului în cauză și poate fi realizat atât în cadrul dezvoltării unei familii de instrumente software compatibile (cum ar fi Platinum Technologies), cât și cu software de la alți dezvoltatori (software terță parte).

Integrarea cu produse software terțe se realizează în unul dintre următoarele scopuri:

utilizarea funcționalității produsului integrat pentru a extinde domeniul de aplicare al produsului dvs.,
permițând ca produsul dvs. să fie inclus într-un produs terță parte,
oferind o interfață universală, într-o măsură sau alta, pentru produsul dvs., dacă o anumită parte terță nu este cunoscută în prealabil.

Din punct de vedere al focalizării funcționale, integrarea cu:

CAZ înseamnă,
sisteme ERP,
programe de aplicație.

ARIS are interfețe cu mai multe instrumente CASE și este, de asemenea, un instrument de construire a modelelor pentru personalizarea directă a unor astfel de sisteme de management al întreprinderii, în primul rând SAP R/3. După cum sa menționat mai sus, sistemul se bazează pe propria sa notație pentru reprezentarea proceselor de afaceri, prin urmare utilizează instrumente de simulare încorporate și un instrument de analiză a valorii, ale cărui rezultate pot fi totuși exportate în formate MS Excel.

Sistemele ORG-Master și BP-Win suportă sistemul de notație IDEF0 pentru a descrie procesele de afaceri reprezentate. În principiu, aceasta este un fel de legătură între aceste instrumente și pentru comunicarea cu alte produse software care utilizează această metodologie. Cu toate acestea, fără a lua în considerare aici problemele „vârstei” notației IDEF0, trebuie remarcat faptul că reprezentarea internă a datelor în fiecare sistem este diferită și nu este specificată o interfață standard precum „socket-uri” sau clase pentru sistemul IDEF0. . Cu toate acestea, există un format de fișier standardizat pentru reprezentarea diagramelor IDEF. Prin urmare, deși descrierile făcute cu ajutorul acestuia nu sunt foarte convenabile atât pentru oameni, cât și pentru computere, este posibil să le folosiți ca mijloc de schimb de modele dacă există convertoare adecvate ale acestui format. Un astfel de convertor este furnizat în următoarele versiuni ale ORG-Master.

BP-Win acceptă metodologii IDEF0, DFDși IDEF3și se integrează cu următoarele produse software (în mare parte de la același producător):

Instrument de modelare a datelor ERwin (tehnologie Platinum),
management de proiect și sistem de stocare ModelMart (Platinum Technology),
un generator de rapoarte specializat pentru modelul RPTwin (Platinum Technology),
sistem de simulare BPSimulator (System Modeling Corporation),
instrument de analiză a costurilor EasyABC (ABC Technologies).

(* Platinum Technology - din 1999 a intrat în Computer Associates)

ORG-Master este poziționat inițial ca un sistem de clasă organizațională axat pe rezolvarea problemelor de modelare și proiectare a proceselor și structurilor de afaceri și susținerea deciziilor organizaționale. Oferă capacitatea de a se integra cu propriile pachete de dezvoltator („BIG-SPB Software”), concentrate pe rezolvarea diferitelor sarcini funcționale. În sistemul ORG-Master, dacă este necesar, sisteme simple de informații executive sunt create automat în mediul MS Office:

Sistem de bugetare (care este un sistem simplu contabilitate de gestiune, managementul rentabilității și solvabilității întreprinderii).
Sistem de marketing (acumularea de informații cantitative operaționale despre piața întreprinderii, precum și integrarea cu propriul sistem CRM pentru susținerea relațiilor cu clienții).

Introducerea acestor aplicații în activitățile întreprinderii vă permite să stăpâniți rapid tehnicile moderne de management, ceea ce facilitează foarte mult trecerea la sisteme executive mai complexe.

Este posibilă (și a fost testată în proiecte) interfațarea datelor prin fișiere de schimb în cadrul construirii de sisteme informatice integrate cu programe executive și analitice ale firmelor partenere: 1C, A&T: Soft, Intalev, Comtech +, INEK etc., ca precum și cu resursele întreprinderii sisteme de control complexe (de exemplu, producția IPS).

Noua versiune oferă și mecanisme pentru exportul descrierilor proceselor de afaceri către pachetul software Time-Master, care combină proprietățile unor sisteme precum Project Management, WorkFlow și Personal Information System și este construit pe tehnologii Internet / Intranet.

Rezumatul secțiunii:

Principalele capacități funcționale ale instrumentelor comparate sunt prezentate în Tabelul 2, unde evaluarea gradului de implementare a funcțiilor sau proprietăților este indicată pe o scară de cinci puncte.

După cum se poate observa din Tabelul 2, însumarea directă a estimărilor dă o dispersie de aproximativ ± 4%. Această împrăștiere se află în marja de eroare a estimărilor în sine. În plus, mijloacele în sine, care diferă în orientarea lor funcțională, au primit estimări similare datorită faptului că punctele forte și punctele slabe diferite ale diferitelor mijloace, atunci când sunt calculate direct, se compensează reciproc.

Cu toate acestea, în timpul discuției despre capacitățile funcționale, s-a subliniat că direct pentru rezolvarea problemelor de inginerie de afaceri, grupurile individuale de capabilități funcționale au semnificații diferite. Acest fapt este reflectat de coeficienții înregistrați în coloana „Greutate”, Tabelul 2. Ținând cont de acest factor, se poate observa că evaluarea generală a complexului ORG-Master depășește ușor ARIS.

Dar, din nou, acesta poate fi rezultatul diferitelor preferințe și priorități în utilizarea prevăzută a produsului. De exemplu, din cauza unei evaluări mai scăzute a semnificației instrumentelor existente de analiză cantitativă a modelelor (simulare și modelare a evenimentelor), precum și a instrumentelor de optimizare, care, totuși, sunt slab reprezentate în toate sistemele luate în considerare. În același timp, sunt foarte apreciate proprietățile modelelor de auto-documentare sau versatilitatea prezentării diverselor aspecte ale modelării.

În general, atunci când se evaluează și se alege un instrument de modelare, se recomandă să decideți în mod independent care dintre instrumentele de sistem sunt cele mai importante în rezolvarea unei probleme specifice a aplicării acestuia și, în consecință, să puneți „greutăți”.

În plus, Anexa 2 de referință oferă o privire de ansamblu asupra standardelor și instrumentelor de formalizare pentru construirea și/sau analizarea anumitor modele care sunt utilizate în sistemele luate în considerare.

Roman Isaev

Expert Dezvoltare Organizațională și Managementul Proceselor

Partener al grupului de companii „Tehnologii moderne de management”

Șeful proiectelor de dezvoltare organizațională și corporativă

Coach profesionist de afaceri și specialist în Business Studio

Articolul este dedicat sarcinilor și proiectelor din domeniul modelării afacerilor, ingineriei de afaceri și dezvoltării organizaționale și corporative. Sistemează informațiile care ar trebui să ajute la o înțelegere mai profundă a semnificației și caracteristicilor modelării afacerilor în organizații și, de asemenea, arată rolul modelării afacerii pentru a obține informații suplimentare. avantaje competitive... Sunt oferite diverse exemple, interviuri, link-uri către metodologii și soluții practice.

Modelarea afacerilor este procesul de dezvoltare și implementare a diverselor modele de afaceri ale unei organizații (strategie, procese de afaceri, structură organizațională, calitate etc.) în scopul oficializării și optimizarii activităților acesteia. Definiția a ceea ce este un model de afaceri se sugerează imediat.

Model de afaceri Este o descriere oficială (de exemplu, grafică) a unui anumit aspect sau arie de activitate a unei organizații.

Există 4 moduri principale de a dezvolta modele de afaceri. Să le enumerăm în ordinea descrescătoare a nivelului de eficiență al construirii și utilizării modelelor de afaceri.

În notația (regulile) unui produs software specializat de modelare de afaceri: o combinație de grafică, tabele și text. Pentru mai multe detalii vezi Capitolul 8;
Grafic: arbore, diagramă bloc, hartă tehnologică etc.
Tabular;
Text.

Multe organizații sunt implicate în modelarea afacerilor, dar fiecare se află în stadii diferite de dezvoltare a software-ului. această direcție... Cineva a dezvoltat deja și folosește în mod activ un model de afaceri complex (un set de modele, documente și sisteme care descriu toate activitățile unei organizații). Cineva are doar modele grafice și reglementări ale mai multor procese de afaceri.

Principalele tipuri de modele de afaceri care sunt dezvoltate în organizații:

arborele (lista ierarhică) a proceselor de afaceri - vezi Fig. unu;
modele grafice ale proceselor de afaceri;
model structura organizationala- vezi fig. 2;
modele de obiective și indicatori (hărți strategice BSC/KPI);
modele de bibliotecă de documente (arborele documentelor), modele de sisteme informatice (arhitectura sistemului) - vezi Fig. 3;
modele de produse și servicii - vezi Fig. 4;
modele de management al calității și multe altele.

Toate aceste modele permit dezvoltarea unui software profesional de modelare a afacerilor (BMSP).

De mai bine de 10 ani, autorul folosește în proiecte și dezvoltări proprii majoritatea soluțiilor cunoscute pe piața PCBM: Business Studio, ARIS, AllFusion Process Modeler (BPWIN), Business Engineer, Microsoft Visio. Fiecare dintre ele are propriile sale caracteristici funcționale, limitări și beneficii. Puteți afla mai multe despre metodologia de comparare a produselor software dezvoltate de autor în cartea Capitolul 8.

Orez. 1. Arborele proceselor de afaceri ale băncii (nivel superior)

Orez. 2. Modelul structurii organizatorice a băncii (nivel superior)

Orez. 3. Model al bibliotecii de documente a băncii (fragment)

Orez. 4. Model de produse și servicii ale băncii (nivel superior)

Un „set gentleman” de cunoștințe și instrumente pentru analist de afaceri

Să enumerăm un set de cunoștințe și instrumente de bază care, potrivit autorului, ar trebui să fie stăpânite de un analist de afaceri modern, specialist în modelare de afaceri. Această listă poate fi utilă și pentru tinerii profesioniști pentru a-și analiza punctele forteși oportunități de dezvoltare.

Software de modelare de afaceri: Business Studio, ARIS, AllFusion Process Modeler (BPWIN), Business Engineer, Microsoft Visio;
Notații de modelare a afacerii și descrieri ale proceselor de afaceri: IDEF0, IDEF3, Diagrama fluxului de date (DFD), Lanțul de procese bazat pe evenimente (eEPC), Diagrama lanțului cu valoare adăugată (VAD), Diagramă de flux interfuncțională etc. modelarea are propriul set de notații și sunt descrise în detaliu în Ghidul utilizatorului pentru produsul software;
Tehnici și metode de inginerie de afaceri / management:
- Dezvoltarea și implementarea unui tablou de bord echilibrat BSC/KPI;
- Descrierea proceselor de afaceri;
- Analiza, optimizarea, imbunatatirea calitatii proceselor de afaceri;
- Managementul proceselor de afaceri pe termen lung;
- Analiza valorii funcționale (FSA) și simulare;
- Descrierea si optimizarea structurii organizationale, numarul de personal;
- Crearea sistemelor de motivare a personalului;
- Construirea si organizarea functionarii sistemului de management al calitatii (ISO 9000);
- Management de proiect (inclusiv PMBOK - Corpul de cunoștințe privind managementul proiectelor);
- Construirea unui model de afaceri cuprinzător pentru organizație;
- Benchmarking;
- Lean, 6 Sigma;
- TQM (Total Quality Management);
- Diverse practici și standarde din industrie, evoluții firme de consultanta... O listă completă și o descriere detaliată a tuturor metodelor aplicabile industriei bancare sunt prezentate în.
Soluții tipice, exemple, dezvoltări și materiale. Pentru a nu dezvolta majoritatea materialelor de la zero și pentru a nu face greșeli prin care au trecut deja alți specialiști, este necesar un set de soluții standard, modele, documente etc. De exemplu, o bază de date electronică (carte de referință) " Model de afaceri tipic cuprinzător Banca Comerciala» .

Astfel, se poate forma următoarea schemă (vezi Fig. 5):

Metodologie + Soluții tipice + Produs software = Rezultat

Orez. 5. Setul „Gentleman” de cunoștințe și instrumente pentru analist de afaceri

Aici Tehnicile și Tehnicile vă arată CUM să finalizați proiecte și sarcini.

Soluțiile și materialele tipice demonstrează CARE ar trebui să fie rezultatul (rezultatul).

Cu ajutorul PCBM, execuția tuturor sarcinilor și proiectelor este automatizată. Acest lucru reduce timpul de mai multe ori și crește eficiența muncii. De exemplu, Sistemul de afaceri Studio permite, prin apasarea unui buton, generarea automată a documentației de reglementare pe baza modelelor dezvoltate de procese de afaceri, oferind economii semnificative de resurse financiare și de muncă.

Modelarea afacerilor: caracteristici ale aplicației practice

Principala caracteristică a modelării de afaceri este că ar trebui să se bazeze pe procese de afaceri. Sistemul de management al proceselor de afaceri (SMS) este baza pe care sunt construite un număr mare de alte sisteme și tehnologii de management.

În multe organizații, diverse abordări, metode și tehnologii de management, îmbunătățire și optimizare au fost implementate activ și continuă să fie implementate.

Practica arată că în unele cazuri aceste tehnici au succes în stadiul inițial de implementare, dar apoi își pierd treptat eficacitatea și sunt uitate.

Eșecul încercărilor de îmbunătățire a performanței organizației folosind aceste abordări/tehnici se datorează adesea acțiunilor nesistematice și fragmentate care nu implică analize aprofundate și schimbări fundamentale în activitatea organizației.

Principala modalitate de a depăși această problemă este implementarea unei abordări de proces a managementului într-o organizație (adică, construirea unui sistem de management al proceselor de afaceri) ca bază pentru implementarea altor tehnici, tehnologii de management / îmbunătățire și optimizare.

Tehnicile complexe de modelare a afacerilor care nu pot fi reduse la acțiuni simple și directe, de obicei, nu funcționează în organizații. Într-adevăr, în final, implementarea acestor tehnici și rezultatele aplicării lor revin personalului și managerilor de linie ai organizației, care nu au întotdeauna competențe de specialitate în domeniu. tehnici moderne management și ingineria afacerilor și uneori sunt întâmpinați cu ostilitate.

Pentru ca metodologia (tehnologia) implementată în organizație și proiectul în ansamblu să aibă succes și să aducă rezultatele planificate, este de dorit ca acestea să fie:

Ieftin. Acest lucru este valabil mai ales pentru medii și organizatii mici care nu își permit să implementeze soluții costisitoare;
Simplu și ușor de înțeles pentru angajații obișnuiți ai organizației;
Dirijată practic, să aibă rezultate destul de „rapide” și, în același timp, pe termen lung;
Am ținut cont de specificul managementului companiile rusești;
Exemple cuprinse și soluții tipice.

De asemenea, este oportun să citați aici 8 principii principale ale managementului calității, care se aplică tuturor sarcinilor de modelare a afacerii și vă permit să asigurați implementarea acestora.

Orientare spre consumator;
Conducerea capului;
Implicarea angajaților;
Abordarea procesului;
Abordare sistematică a managementului;
Imbunatatire continua;
Luarea deciziilor bazate pe fapte;
Relații reciproc avantajoase cu furnizorii.

Într-adevăr, nerespectarea chiar și a 1-2 principii poate provoca Influență negativă asupra dezvoltării organizaţiei.

Valoarea modelării afacerilor

Atunci când încep să dezvolte modele de afaceri, organizațiile alocă anumite resurse umane și materiale pentru implementarea proiectului. În acest caz, îmbunătățirile ca urmare a muncii efectuate ar trebui să depășească aceste costuri. Cum ajută modelul de afaceri în cele din urmă organizația să funcționeze? Există câteva dintre cele mai vizibile și binecunoscute efecte pozitive care se manifestă într-o descriere competentă și sistematică a proceselor de afaceri.

Creșterea transparenței, gestionabilității și controlabilității activităților organizației la toate nivelurile;
Reducerea timpilor de livrare și a costurilor, îmbunătățirea calității și eficienței proceselor de afaceri;
Capacitatea de a replica afacerea unei organizații (creați departamente suplimentare pentru clienți, birouri, reprezentanțe);
Dezvoltarea cuprinzătoare și durabilă a organizației, o abordare sistematică a procesului decizional;
Reducerea dependenței de personal, selectarea corectă a angajaților, creșterea eficienței personalului și a managerilor;
Creșterea loialității și satisfacției clienților și, ca urmare, a reputației organizației;
Rezultate financiare.

Cu toate acestea, există și alte aspecte care nu sunt bine cunoscute unei game largi de lideri și proprietari de afaceri.

Modelarea afacerilor și tehnologiile/soluțiile conexe au un impact semnificativ asupra ratingurilor organizației, care sunt atribuite de agențiile de rating, inclusiv de cele internaționale (Fitch, Moody’s, S&P etc.).

Ca urmare a analizei metodelor de atribuire a ratingurilor diverselor internaţionale şi agentiile rusesti(inclusiv), precum și pe baza rezultatelor interviurilor cu reprezentanții agențiilor, autorul a reușit să descopere că multe agenții, atunci când calculează ratingurile organizațiilor, iau în considerare un grup de factori denumit „Guvernanță corporativă/management” (evaluări non-financiare). Acest parametru include următorii factori:

Strategia adecvată și detaliată a organizației;
Sistem de management al riscului dezvoltat (inclusiv un sistem de management al riscului operațional);
Nivelul de reglementare (formalizare) a proceselor de afaceri;
Calitatea proceselor de afaceri (istoria indicatorilor KPI);
Nivelul de automatizare a proceselor de afaceri, starea sistemelor și tehnologiilor informaționale (IT);
Structura organizatorica (formalizare, eficienta, transparenta, repartizarea responsabilitatii si a autoritatii);
Evoluția și funcționarea diferitelor sisteme de management într-o organizație (sistem de management al calității, sistem de lucru și relație cu clienții, sistem de management al personalului etc.).

Termenii și condițiile detaliate și estimările depind de agenția specifică.

Algoritmul de atribuire a ratingului este destul de simplu și direct. Auditorii agenție de rating studiază și evaluează activitățile organizației în conformitate cu regulile și criteriile stabilite în metodologia de atribuire a unui rating. Următoarele sunt utilizate ca informații de intrare:

Documentele de reglementare și de raportare ale organizației;
Observarea activităților organizației și interviuri.

Prin urmare, este important nu numai să se elaboreze un număr mare de documente corecte și relevante, ci și să le aducă în atenția angajaților, pentru a asigura executarea eficientă a proceselor de afaceri și funcționarea în practică a sistemelor de management.

Scorurile pentru toate criteriile sunt însumate după anumite reguli și, pe baza punctajului total, se determină ratingul organizației. Fiecare grup de criterii poate avea o pondere diferită, astfel încât o sumă mare de puncte pentru un grup de criterii cu o pondere mică nu va contribui foarte mult la nota finală.

Legenda pentru ratingurile atribuite (scala de rating) poate fi diferită în funcție de agenția de rating și de tipul de rating în sine (rating de credit, rating de fiabilitate, rating de calitate a managementului, rating de putere financiară etc.). De exemplu: cel mai înalt nivel de fiabilitate, un nivel satisfăcător de fiabilitate, un nivel scăzut de fiabilitate etc.

Participarea la licitatii si acreditari;
Îmbunătățirea imaginii (autorității) organizației pe piață, în rândul partenerilor și contractorilor;
Îmbunătățirea imaginii (autorității) organizației în rândul autorităților puterea statului;
Extinderea bazei de clienți;
Atragerea investitorilor;
Ca o consecință a tuturor punctelor de mai sus, există o îmbunătățire a performanței financiare.

Astfel, pentru companiile publice interesate de creșterea ratingurilor internaționale sau naționale, atunci când se evaluează eficiența unui proiect pentru construirea unui model de afaceri cuprinzător, este indicat să se țină cont de oportunități suplimentare de îmbunătățire a pozițiilor de rating. Rețineți că un studiu adecvat al tuturor factorilor de mai sus care afectează evaluarea unei organizații necesită cu siguranță utilizarea de produse software profesionale pentru modelarea afacerilor (BMSP).

Oportunități suplimentare în această direcție sunt oferite de utilizarea soluțiilor tipice de succes din industrie. Ca exemplu real, putem cita „Modelul de afaceri tipic cuprinzător al unei bănci comerciale”, dezvoltat în produsul software Business Studio. Rezumând cele mai bune practici de management al proceselor în instituțiile de credit, acest model servește drept model pe baza căruia companiile din sectorul financiar se pot îmbunătăți guvernanța corporativă pentru toți parametrii de mai sus.

Practică de modelare de afaceri în instituții financiare și de credit

Decizia de a crea un model de afaceri pentru o organizație poate fi luată în diferite moduri, în funcție de specificul managementului anumitor companii. Uneori, aceasta este singura decizie a managerului de top; de asemenea, este posibil ca proprietarii companiei să realizeze nevoia de modelare de afaceri. În practica de lucru cu organizațiile bancare, autorul a fost nevoit să dea peste astfel de exemple.

„Toate activitățile băncii la atingerea unui singur buton de pe computer”

La una dintre ședințe, președintele Consiliului de Administrație al Băncii A a dispus: „Este necesar ca toate activitățile băncii să fie oficializate, astfel încât prin apăsarea unui buton de pe computer să pot vedea munca oricărui angajat și orice afacere. procesul băncii: obiectivele sale, indicatorii, procesele, tehnologiile, rezultatele etc.”.

Pentru a rezolva această problemă, a fost dezvoltat un model de afaceri electronice al băncii. Există o fereastră de browser web pe desktopul președintelui Consiliului. Link-urile aflate în acesta vă permit să urmăriți toate activitățile: Managerul poate deschide orice document, o diagramă a unui proces de afaceri, afla cine sunt responsabili pentru procesele și procedurile de afaceri, statistici privind indicatorii proceselor de afaceri și valorile curente, o listă de proiectele în curs de implementare în bancă și statutul acestora, structura organizatorică a oricărei unități și multe altele.

Președintele Consiliului a fost foarte mulțumit de munca depusă. De precizat că lucrarea a fost finalizată în scurt timp: au trecut 1,5 ani de la momentul punerii problemei până la primirea rezultatelor finale. Viteza mare implementarea proiectului a fost asigurată datorită utilizării ca bază metodologică soluție standard- „Modelul de afaceri tipic cuprinzător al unei bănci comerciale”, care este un sistem de modele, documente și cărți de referință interconectate care descriu majoritatea domeniilor de activitate și sistemele de management ale unei bănci comerciale universale.

Apropo, până la finalizarea proiectului, președintele CA devenise deja acționar al băncii. Modelul de afaceri integrat al băncii rezultat a oferit o abordare sistematică a managementului băncii, care permite luarea rapidă a deciziilor și orice modificare în activitatea băncii, crește eficiența și calitatea atât a proceselor și diviziilor de afaceri individuale, cât și a băncii în ansamblu.

„Abordare sistematică a dezvoltării băncilor”

Acţionarii Băncii B stabilesc sarcina de a dezvolta o strategie de dezvoltare cuprinzătoare şi pe termen lung a băncii pe baza tehnologii moderne management. După ce au efectuat cercetări și au participat la mai multe training-uri de business, specialiștii în organizare și dezvoltare corporativă ai băncii au propus următoarea soluție acționarilor.

Deoarece strategia corporativă a băncii a fost deja stabilită, se poate începe cu dezvoltarea unui sistem de gestionare a proceselor de afaceri ale băncii, deoarece procesele de afaceri sunt esența întregii activități a băncii și satisfacția clienților. iar profitul băncii depinde de rezultatele proceselor de afaceri.

Vom descrie toate procesele cheie de afaceri, vom crea echipe de proces și le vom instrui, vom asigura interacțiunea eficientă a tuturor participanților la procesele de afaceri, astfel încât procesele de afaceri să fie executate mai rapid;
Vom îmbunătăți (optimiza) procesele acolo unde este necesar, apoi organizăm managementul proceselor de afaceri în mod continuu. În cadrul fiecărui proces de afaceri, organizăm planificarea strategică astfel încât fiecare proces de afaceri să aibă o strategie bazată pe tendințele actuale ale pieței, cerințele clienților și strategia băncii, precum și obiective și indicatori;
Când procesele de afaceri și managementul lor devin transparente și raționalizate, vom trece la următoarea sarcină - construirea unui sistem de management al calității al unei bănci (conform standardelor ISO 9000) bazat pe un sistem de management al proceselor. Adică, QMS va fi o suprastructură pentru sistemul de control al procesului. Acest lucru va permite băncii să primească un certificat. Conformitatea ISO 9001 și îmbunătățiți-vă imaginea atât în rândul clienților, cât și al partenerilor. De asemenea, datorită standardelor QMS și ISO 9000, vom reduce semnificativ numărul de creanțe ale Clienților față de bancă și costurile produselor și serviciilor de calitate scăzută, vom minimiza riscurile operaționale, vom completa activitățile băncii cu noi cerințe și metode de management;
În paralel cu aceasta, vom începe să automatizăm procesele de afaceri. Vom actualiza și vom transfera la un nivel calitativ nou al sistemului managementul documentelor electroniceși Managementul operational(DocFlow/WorkFlow), interacțiunea cu clienții (CRM), etc. Vom crea un birou unic de proiecte care va supraveghea toate proiectele de dezvoltare organizațională și corporativă a băncii, îmbunătățește calitativ managementul personalului băncii astfel încât această activitate să fie un sistem.

Ca urmare, vom obține un sistem integrat de management al băncii - un modern instrument eficient management organizațional pentru acționari și manageri de top ai băncii.

Concluzie

În condițiile moderne, pe o serie de piețe, apare din ce în ce mai des o situație când valoarea concurența prețurilor decline şi preț scăzut bunurile sau serviciile nu mai reprezintă o modalitate cheie de a atrage și de a păstra Clienții.

De exemplu, în sectorul financiar, din ce în ce mai mulți Clienți acordă atenție calității și fabricabilității produselor/serviciilor instituției de credit, confortului de a interacționa cu banca pentru a rezolva toate problemele și problemele și capacitatea de a se întâlni rapid. noile nevoi și solicitări ale Clienților din partea organizației. De importanță nu mică sunt parametri atât de importanți precum fiabilitatea și stabilitatea băncii, unul dintre indicatorii cărora este suficient. rating ridicatîn agențiile interne și/sau internaționale.

Prin urmare, există toate motivele să presupunem că necesitatea modelării afacerii, implementării tehnologiilor de inginerie de afaceri și Dezvoltare organizațională va crește doar.

14.02.2017, mar, ora 16:00, ora Moscovei , Text: Andrey Koptelov

Există multe instrumente pentru a descrie procesele de afaceri ale unei companii, trebuie doar să-l alegi pe cel potrivit. Modul în care diferă unul de celălalt și cum să nu fii greșit cu alegerea este descris în acest articol.

Introducerea managementului proceselor în companii, de regulă, este însoțită de identificarea proceselor cheie de afaceri și descrierea, analizarea și optimizarea lor ulterioară. Mulți interpreți din diferite departamente participă la procesele de afaceri, se creează multe documente și, cel mai important, există o logică complexă de interacțiune între interpreți, care necesită afișarea procesului într-un format convenabil pentru percepție și analiză.

Descrierea stării existente a procesului de afaceri în starea „ca atare” permite nu numai înregistrarea stării de fapt, ci și conduita analiza primara proces de afaceri. Întrucât descrierea procesului de afaceri în starea „cum ar trebui să fie” permite formalizarea și, cel mai important, reglementarea noii stări a procesului de afaceri pentru implementarea lui ulterioară în practica companiei.

Format text de descriere a procesului de afaceri

Există multe exemple de reglementări ale proceselor de afaceri care ajung la sute de foi, totuși, cu cât un astfel de document este mai mare, cu atât mai puține șanse să fie citit și cu atât mai mult va fi executat. De aceea este necesar să descriem procesele de afaceri în documente extrem de scurte în format text structurat, concentrându-se pe cine face ce și când.

În fazele inițiale ale managementului proceselor de afaceri
o descriere textuală vă permite să efectuați o analiză primară a proceselor de afaceri din companie,
și, de asemenea, să își consolideze starea țintă sub forma unui regulament aprobat

Secretul descrierii proceselor de afaceri sub formă de text structurat constă în urma unei structuri clare: în primul rând, se înregistrează cine efectuează operația și când, iar apoi într-o sub-clauză, un nivel mai jos, sunt descrise acțiunile în sine, după care se indica cui si in ce caz se transmite rezultatul.

Astfel, întregul proces de afaceri este descris pas cu pas, indicând lista documentelor care trec prin proces și sistemele informaționale care sunt folosite pentru a efectua o anumită operațiune.

În practică, chiar și procesele de afaceri foarte „la scară largă” pot fi descrise cu ușurință într-o astfel de structură, în timp ce avantajul abordării textuale este simplitatea și accesibilitatea acesteia nu numai pentru analiștii de afaceri, ci și pentru orice angajat al companiei. Folosind aceste reguli simple pentru structurarea textului într-o companie, puteți crea cu ușurință un sistem de reglementări care standardizează procesele cheie de afaceri.

Dezavantajul unei descrieri textuale este capacitatea de a „ascunde” în ea insinuările și inexactitățile din procesul de afaceri, care pot fi găsite doar citind cu atenție documentul rezultat. Cu toate acestea, în ciuda deficiențelor, în etapele inițiale ale managementului procesului de afaceri, o descriere textuală structurată face posibilă efectuarea unei analize primare a proceselor de afaceri dintr-o companie, precum și consolidarea stării țintă a acestora sub forma unui regulament aprobat.

Format tabelar pentru descrierea unui proces de afaceri

În ceea ce privește varianta de descriere a proceselor în format text, utilizarea unei forme tabelare adaugă „structurare” descrierii create a procesului de afaceri.

Procesul de afaceri este descris sub forma unui tabel, unde liniile descriu operațiunile din procesul de afaceri, în timp ce fiecare linie conține nu numai numărul și numele operațiunii, ci și documentele de intrare și de ieșire, standardele de timp pentru execuție, executantul , sistemele informatice utilizate și logica acțiunilor ulterioare. De fapt, la descrierea unui proces de afaceri sub formă de tabel, se creează hărți tehnologice care descriu în detaliu toate acțiunile necesare cu indicarea mediului în care se află.

În funcție de sarcinile setate, descrierea tabelului poate afișa diverse elemente ale mediului de proces de afaceri, de exemplu, dacă compania lucrează cu riscuri operaționale, puteți adăuga o coloană suplimentară în care să indicați riscurile operaționale existente cu legătura lor cu operațiuni de proces.

Folosind un singur șablon de tabel și instrucțiuni simple pentru completarea acestuia, este destul de ușor să descrii procesele cheie de afaceri din companie prin eforturile angajaților unităților de afaceri, în timp ce calitatea descrierii rezultate va fi cu siguranță mai mare decât în format text, dar rezultatul va avea o vizualizare insuficientă cu privire la descrierea procesului sub forma unui model grafic.

Singurul dezavantaj al formei tabelare este complexitatea afișării logicii procesului de afaceri, deoarece pentru fiecare operațiune din tabel este necesar să se descrie în ce caz ce acțiune este efectuată, de exemplu, „dacă documentul este de acord, atunci Operația 5 este apoi efectuată, iar dacă nu este convenită, atunci se efectuează operația 6 ", ceea ce nu este întotdeauna convenabil pentru înțelegerea caracteristicilor unui proces de afaceri și analiza acestuia.

Model grafic al procesului de afaceri

Recent, multe companii descriu procesele de afaceri în format de modele grafice. Poate fi o diagramă desenată pe un flipchart, sau poate fi un model creat într-un instrument special, în conformitate cu notația aprobată de companie.

Pentru majoritatea companiilor care descriu procesele în formă grafică, setul de instrumente pentru modelarea proceselor de afaceri este MS Visio sau MS PowerPoint. Aceste instrumente sunt incluse într-o suită standard de birou, care permite unei game largi de oameni să creeze modele de procese de afaceri.

Pe lângă instrumentele existente, au apărut relativ recent și instrumentele gratuite de modelare a proceselor de afaceri bazate pe cloud, în care puteți desena un model într-un browser, salvând în același timp rezultatul, fie pe disc, fie pe stocarea în cloud.

Cu instrumentele de modelare a proceselor de afaceri gratuite și ușor de utilizat în cloud, instrumentele de modelare a proceselor de afaceri bazate pe cloud câștigă rapid popularitate în rândul analiștilor de afaceri și profesioniștilor IT, precum și al angajaților și directorilor.

Cu ajutorul unui model grafic, un proces de afaceri poate fi descris la cea mai bună calitate, deoarece poate reflecta nu numai tot mediul necesar operațiunilor, ci și vizualiza însăși logica procesului de afaceri folosind operatori logici și evenimente.

Adevărat, în cazul utilizării unei forme grafice pentru modelarea proceselor de afaceri, numărul de angajați dintr-o companie care creează modele de procese de afaceri poate scădea serios, deoarece unii dintre ei vor fi respinsi de complexitatea setului de instrumente și de costurile suplimentare cu forța de muncă pentru crearea. modele grafice, raportate la descrieri text și tabelare.

Pentru a fi printre cei care simulează procesele de afaceri în companie. au existat cât mai mulți reprezentanți ai unităților de afaceri, a fost necesar să se aleagă instrumente de modelare cu o interfață convenabilă și simplă, precum și să se folosească cele mai simple notații pentru afișarea proceselor.

Sistem de modelare a proceselor de afaceri

Unele companii cu un număr mare de angajați și cu maturitate ridicată în domeniul managementului proceselor de afaceri trec de la cele mai simple instrumente de modelare a proceselor de afaceri la sisteme din clasa Business Process Analysis, care vă permit să modelați procesele de business într-un singur depozit, care vă permite nu numai să creați un model de descrieri holistice, coerente reciproc, ale activităților organizației, ci și să primiți documente de reglementare bazate pe acesta, folosind rapoarte personalizabile.

De regulă, dacă numărul modelelor de procese de afaceri trase într-o companie începe să depășească câteva mii, devine necesar să se asigure integrarea acestora între ele, precum și să se poată crea documentație de reglementare pe baza modelelor create, în acest sens. în cazul în care utilizarea instrumentelor de analiză a proceselor de afaceri este justificată.

Lucrul în instrumentele de analiză a proceselor de afaceri necesită o disciplină strictă în modelarea proceselor de afaceri, care se realizează prin normalizarea directoarelor structurii organizaționale, a documentelor și a sistemelor informaționale, precum și prin aprobarea notării modelării proceselor de afaceri și auditul conformității modelelor create. cu notația aprobată fie la nivel de sculă, fie cu utilizarea procedurilor de aprobare.

Utilizarea instrumentelor de Business Process Analysis are și anumite riscuri asociate tocmai cu necesitatea unei discipline stricte la crearea modelelor și cu complexitatea interfeței de instrumentare. Aceasta duce la o scădere a numărului de procese de modelare a afacerilor în rândul reprezentanților unităților de afaceri. Ca urmare, destul de des munca în setul de instrumente Business Process Analysis devine apanajul analiștilor de afaceri și specialiștilor IT, ceea ce restrânge posibilele resurse pentru modelarea proceselor de afaceri într-o companie și duce fie la creșterea personalului analiștilor de afaceri, fie la implicarea consultanților externi. În același timp, afacerea de multe ori nu dorește să lucreze cu modelele rezultate și revine la un format text sau tabel pentru descrierea proceselor de afaceri, obținute cu ajutorul rapoartelor din setul de instrumente Business Process Analysis.

De la simulare la automatizare

Nu este un secret pentru nimeni că, în ciuda reglementărilor create pentru procesele de afaceri, angajații companiei lucrează adesea după propriile reguli, deoarece este destul de dificil să controlezi executarea corectă a reglementărilor, iar auditurile care se efectuează necesită costuri suplimentare cu forța de muncă.

Este perfect logic să transferăm controlul asupra executării corecte a proceselor de afaceri către sistem automatizat, în care să se pună toată logica necesară executării lui. Când se utilizează sisteme specializate din clasa Business Process Management Suite, modelul de proces de afaceri devine executabil și Sistem informatic ea însăși gestionează procesul de afaceri în conformitate cu regulile descrise în model, desemnând executanți ai operațiunilor și direcționând cererile în conformitate cu logica procesului de afaceri.

În acest caz, modelul devine conditie necesara pentru a automatiza însă procesul de afaceri acest model un proces de afaceri necesită un studiu mult mai detaliat, deoarece trebuie să fie „înțeles” de sistemul informațional care automatizează procesul.

Un astfel de „consumator” specific al unui model de proces de afaceri face ca dezvoltarea acestuia să fie o sarcină dificilă, pentru care, de regulă, este implicat un analist de sisteme sau chiar un dezvoltator IT familiarizat cu sistemul de automatizare. Reprezentanții afacerilor sau analiștii de afaceri în acest caz pot prezenta doar un prototip al unui astfel de model, după care prototipul convenit trebuie modificat serios ținând cont de particularitățile sistemului BPMS.

Ce ar trebui să alegi?

Pentru a determina formatele de descriere a proceselor de afaceri, este necesar să se analizeze dimensiunea organizației, maturitatea acesteia în domeniul managementului proceselor de afaceri și, de asemenea, să se determine consumatorii descrierii create.

Într-o companie de la 50 la 500 de persoane, pentru a îmbunătăți și reglementa procesele de afaceri, este suficientă o descriere text sau tabelar a proceselor, în timp ce descrierea poate fi efectuată de angajați și manageri care au urmat o pregătire specializată pe tema procesului de afaceri. management.

Într-o companie de la 500 la 5000 de persoane, vă puteți limita și la descrieri text sau tabelar folosind notatie grafica pentru vizualizarea proceselor de afaceri deosebit de „confuze” cu un număr mare de participanți. În companiile de această scară, pentru a sistematiza descrierea creată, este necesară menținerea unui registru al proceselor și reglementărilor de afaceri, precum și crearea de șabloane atât pentru reglementări, cât și pentru modele grafice.

În companiile mari cu un personal de 5.000 sau mai mult, cu un birou de procese dezvoltat și cu o maturitate ridicată în managementul proceselor de afaceri, vă puteți gândi la utilizarea instrumentelor de analiză a proceselor de afaceri pentru modelarea proceselor de afaceri, în cadrul cărora puteți crea un singur depozit de modele de procese de afaceri. , și apoi formează pe baza acesteia, reglementări ale proceselor de afaceri și alte documente de reglementare.

Sistemele BPMS sunt cele mai eficiente acolo unde viteza și controlul logicii de execuție a proceselor de afaceri sunt importante, prin urmare se regăsesc cel mai adesea în acele procese în care sunt procesate cererile, comenzile, reclamațiile și contractele clienților, indiferent de mărimea companiei.

Modelarea proceselor de afaceri este una dintre metodele de îmbunătățire a calității și eficienței organizației. Această metodă se bazează pe descrierea procesului prin diverse elemente (acțiuni, date, evenimente, materiale etc.) inerente procesului. În mod obișnuit, modelarea procesului de afaceri descrie relația logică a tuturor elementelor procesului de la începutul său până la finalizare în cadrul organizației. În situații mai complexe, modelarea poate implica procese sau sisteme externe organizației.

Modelarea proceselor de afaceri vă permite să înțelegeți munca și să analizați organizația. Acest lucru se realizează datorită faptului că pot fi întocmite modele pentru diverse aspecte și niveluri de management. În organizațiile mari, modelarea proceselor de afaceri este realizată mai detaliat și cu mai multe fațete decât în cele mici, ceea ce este asociat cu un număr mare de relații interfuncționale.

În mod obișnuit, pentru modelarea proceselor de afaceri sunt utilizate diverse instrumente informatice și software. Acest lucru facilitează gestionarea modelelor, urmărirea modificărilor din acestea și reducerea timpului de analiză.

Obiectivele modelării proceselor de afaceri

Scopul final al modelării proceselor de afaceri este de a obține îmbunătățirea performanței. În acest scop, analiza se concentrează pe creșterea valorii rezultatelor procesului și pe reducerea costului și timpului acțiunilor.

Modelarea proceselor de afaceri are mai multe obiective:

în primul rând, este scopul descrierii proceselor. Prin modelare, puteți urmări ceea ce se întâmplă în procese de la început până la sfârșit. Modelarea vă permite să obțineți o privire „exterior” asupra proceselor și să identificați îmbunătățiri care le vor crește eficiența.
în al doilea rând, raționalizarea proceselor. Modelarea proceselor de afaceri stabilește regulile de execuție a proceselor, adică. modul în care ar trebui efectuate. Urmând regulile, îndrumările sau cerințele stabilite în modele, se poate obține performanța dorită a procesului.
în al treilea rând, stabilirea interconexiunilor în procese. Modelarea proceselor de afaceri stabilește o legătură clară între procese și cerințele pe care acestea trebuie să le îndeplinească.

Etapele modelării procesului de afaceri

Modelarea proceselor de afaceri, de regulă, include implementarea mai multor etape secvențiale. pentru că Scopul final modelarea este îmbunătățirea procesului, ea acoperă atât partea de „proiectare” a lucrării, cât și munca la implementarea modelelor de proces.

Compoziția etapelor care include modelarea proceselor de afaceri este următoarea:

identificarea proceselor și construirea unui model inițial „ca atare”... Pentru a îmbunătăți procesul, trebuie să înțelegeți cum funcționează în acest moment. În această etapă, sunt determinate limitele procesului, sunt identificate elementele cheie ale acestuia și sunt colectate date despre funcționarea procesului. Ca rezultat, este creat modelul inițial al procesului „ca atare”. Acest model nu reflectă întotdeauna în mod adecvat munca procesului, prin urmare modelul acestei etape poate fi numit „primul proiect” sau modelul original „ca atare”.
revizuirea, analiza și rafinarea modelului original... În această etapă se identifică contradicțiile și dublarea acțiunilor în proces, se determină limitările procesului, relația procesului, se stabilește necesitatea schimbării procesului. Ca urmare, se formează versiunea finală a modelului „ca atare”.
dezvoltarea unui model „cum ar trebui să fie”... După analizarea situației existente, este necesar să se determine starea dorită a procesului. Această stare dorită este reprezentată în modelul „cum ar trebui să fie”. Acest model arată cum ar trebui să arate procesul în viitor, inclusiv orice îmbunătățiri necesare. În această etapă de modelare a proceselor de afaceri sunt dezvoltate astfel de modele.
testarea și aplicarea modelului „cum ar trebui să fie”.... Această etapă a modelării este asociată cu implementarea modelului dezvoltat în practica organizației. Modelul procesului de afaceri este testat și i se fac modificările necesare.
îmbunătățirea modelului „cum ar trebui să fie”.... Modelarea proceselor de afaceri nu se limitează la crearea unui model de „cum ar trebui să fie”. Fiecare dintre procese continuă să se schimbe și să se îmbunătățească pe parcurs, astfel încât modelele de proces ar trebui revizuite și îmbunătățite în mod regulat. Această etapă a modelării este asociată cu îmbunătățirea continuă a procesului și îmbunătățirea modelului de proces de afaceri.

Tipuri de modelare a proceselor de afaceri

Modelarea proceselor de afaceri poate avea un accent diferit. Depinde ce probleme ar trebui rezolvate cu ajutorul lui. Luarea în considerare a absolut toate influențele asupra procesului poate complica semnificativ modelul și poate duce la redundanță în descrierea procesului. Pentru a evita acest lucru, modelarea proceselor de afaceri este împărțită în tipuri. Tipul de simulare este selectat în funcție de caracteristicile studiate ale procesului.

În scopul îmbunătățirii procesului, se folosesc următoarele tipuri de modelare:

Modelare funcțională... Acest tip de modelare presupune descrierea proceselor sub forma unor funcții interconectate, clar structurate. În același timp, nu este necesară o succesiune temporală strictă de funcții, așa cum există în procesele reale.
Modelarea obiectelor- implică descrierea proceselor ca un set de obiecte care interacționează - i.e. unitati de productie. Un obiect este orice element care este transformat în timpul execuției proceselor.
Modelare prin simulare - acest tip de modelare a proceselor de afaceri presupune modelarea comportamentului proceselor în diverse condiţii externe şi interne cu o analiză a caracteristicilor dinamice ale proceselor şi o analiză a alocării resurselor.

Împărțirea modelării după tip este efectuată pentru a simplifica munca și a se concentra asupra anumitor caracteristici ale procesului. În acest caz, pentru același proces pot fi aplicate diferite tipuri de modelare. Acest lucru vă permite să lucrați cu un tip de model independent de celelalte.

Principii de modelare a proceselor de afaceri

Modelarea proceselor de afaceri se bazează pe o serie de principii care fac posibilă crearea unor modele adecvate de proces. Respectarea lor ne permite să descriem mulți parametri ai stării proceselor în așa fel încât în cadrul unui model componentele sunt strâns interconectate, în timp ce modelele individuale rămân suficient de independente unele de altele.

Principalele principii ale modelării proceselor de afaceri sunt următoarele:

Principiul de descompunere- fiecare proces poate fi reprezentat printr-un set de elemente dispuse ierarhic. În conformitate cu acest principiu, procesul trebuie să fie detaliat în elementele sale constitutive.
Principiul focalizării- pentru a dezvolta un model, este necesar să se abstragă din setul de parametri de proces și să se concentreze asupra aspectelor cheie. Pentru fiecare model, aceste aspecte pot fi diferite.
Principiul documentării- elementele incluse în proces trebuie să fie formalizate și fixate în model. Trebuie utilizate diferite denumiri pentru diferite elemente de proces. Fixarea elementelor în model depinde de tipul de modelare și de metodele alese.
Principiul consistenței- toate elementele incluse în modelul de proces trebuie să aibă o interpretare lipsită de ambiguitate și să nu se contrazică între ele.
Principiul completității și suficienței- înainte de a include cutare sau cutare element în model, este necesar să se evalueze impactul acestuia asupra procesului. Dacă un element nu este esențial pentru execuția procesului, atunci includerea lui în model nu este recomandabilă, deoarece nu poate decât să complice modelul procesului de afaceri.

Metode de modelare a proceselor de afaceri

Astăzi, există un număr mare de metode de modelare a proceselor de afaceri. Aceste metode se referă la tipuri diferite simulări și vă permit să vă concentrați pe diferite aspecte. Acestea conțin atât mijloace grafice, cât și textuale, datorită cărora este posibil să se vizualizeze principalele componente ale procesului și să ofere definiții precise ale parametrilor și relațiilor elementelor.

Modelarea proceselor de afaceri se realizează folosind următoarele metode:

Diagrama de flux este o metodă grafică de reprezentare a unui proces în care operațiunile, datele, echipamentele de proces etc. sunt reprezentate cu simboluri speciale. Metoda este utilizată pentru a afișa o secvență logică a acțiunilor procesului. Principalul avantaj al metodei este flexibilitatea acesteia. Procesul poate fi reprezentat în multe feluri.
Diagrama fluxului de date O diagramă de flux de date sau DFD este utilizată pentru a afișa transferul de informații (date) de la o operațiune a unui proces la alta. DFD descrie relația dintre informații și tranzacțiile de date. Această metodă este baza structurală analiza procesului de cand vă permite să descompuneți procesul în niveluri logice. Fiecare proces poate fi împărțit în sub-procese cu un nivel mai ridicat de detaliu. Utilizarea DFD vă permite să reflectați doar fluxul de informații, dar nu și fluxul de materiale. O diagramă a fluxului de date arată cum informațiile intră și ies din proces, ce acțiuni modifică informațiile, unde sunt stocate informațiile în proces etc.
Diagrama activității rol Este folosit pentru a modela un proces în termeni de roluri individuale, grupuri de roluri și interacțiunea rolurilor în proces. Un rol este un element abstract al unui proces care efectuează un fel de functie organizatorica... O diagramă a rolurilor arată gradul de „responsabilitate” pentru un proces și operațiunile acestuia, precum și interacțiunea rolurilor.
IDEF (Integrated Definition for Function Modeling) este un întreg set de metode pentru descrierea diferitelor aspecte ale proceselor de afaceri (IDEF0, IDEF1, IDEF1X, IDEF2, IDEF3, IDEF4, IDEF5). Aceste metode se bazează pe metodologia SADT (Structured Analysis and Design Technique). Cele mai frecvent utilizate metode pentru modelarea proceselor de afaceri sunt IDEF0 și IDEF3.
IDEF0 - vă permite să creați un model de funcții de proces. Diagrama IDEF0 prezintă principalele funcții de proces, intrări, ieșiri, comenzi și dispozitive asociate cu funcțiile principale. Procesul poate fi descompus la un nivel inferior.
IDEF3 - Această metodă vă permite să creați un model „comportamental” al procesului. IDEF3 constă din două tipuri de modele. Prima vedere este o descriere a fluxului de lucru. Al doilea este o descriere a stărilor de tranziție ale obiectelor.
Plase Petri colorate- această metodă reprezintă un model de proces sub formă de grafic, unde vârfurile sunt acțiunile procesului, iar arcele evenimentului, datorită cărora se realizează trecerea procesului de la o stare la alta. Rețelele Petri sunt folosite pentru a modela dinamic comportamentul unui proces.
Unified Modeling Language (UML) este o metodă orientată pe obiecte pentru procesele de modelare. Este format din 9 diagrame diferite, fiecare dintre acestea vă permite să simulați aspecte statice sau dinamice individuale ale procesului.

Cele mai multe dintre aceste metode sunt implementate ca software... Vă permite să susțineți sau să analizați procesele de afaceri. Exemple de astfel de software sunt diversele instrumente de modelare a proceselor CASE.

Materialul a fost pregătit de specialiștii companiei „Abis Soft”

Cum să faci o alegere

Înainte de a începe să alegeți un produs software, trebuie să răspundeți la trei întrebări de bază:

1. Ce trebuie descris?

2. În ce măsură trebuie să descrii?

3. Cum va fi monitorizată performanța?

Când răspundeți la prima întrebare, ar trebui să determinați ce zone ale sistemului de control veți descrie, dacă este necesară o descriere cuprinzătoare a întregului sistem.

Răspunsul la a doua întrebare ar trebui să dea o idee dacă sistemul de management va fi descris pentru o anumită afacere, departament sau pentru întreaga organizație în ansamblu.

A treia întrebare va determina restricțiile care pot fi impuse unui produs software pentru ca integrarea acestuia cu sistemul executiv să poată fi realizată în viitor.

Având răspunsuri la aceste întrebări, puteți restrânge semnificativ gama de produse software posibile.

Posibilitate de lucru multi-utilizator,
Metode de prezentare a rezultatelor,
Interfață și ergonomie,
Disponibilitatea documentatiei si suport tehnic,
Cerințe hardware și software,
Preț.

Fără a pretinde a fi adevărul suprem, autorii recenziei oferă câteva opțiuni de evaluare a produselor revizuite.

1. Dacă compania a dezvoltat deja o strategie și trebuie controlată, atunci dintre produsele străine discutate în articol, soluția este cea mai potrivită pentru aceasta Hyperion Performance Scorecard prezentat de Oracol.

2. Dacă accentul principal este pe procesele de afaceri din companie, atunci produsul companiei este optim. IBM - IBM WebSphere Business Modeler.

(Ar trebui clarificat faptul că alegerea software-ului de la producători precum IBM, Oracle, SAP, determinat de alegere ERP-sisteme ale producatorului respectiv. Software-ul lor de modelare a afacerilor este subsisteme de produse complexe.)

3. Dintre produsele rusești, cel mai indicat este să le folosiți INTALEV: Navigator corporativ dacă doriți să faceți o descriere a întregii companii (holding) în ansamblu, și nu doar a unei singure unități de afaceri (diviziune sau sucursală).

Informațiile au fost obținute de la reprezentanții producătorilor din Federația Rusă sau de pe site-urile web oficiale ale producătorilor.

ARIS Business Performance Edition.

Implementat prin intermediul sistemului IBM Rational ClearCase

Ar putea fi util să citiți: