Organizarea documentației suport pentru activitățile serviciului. Suport de documentare. Personalul întreprinderii

Până în prezent, principala problemă în suportul documentației pentru activitățile serviciilor de personal este de a se asigura că toate documentele de personal emise respectă cerințele legislației muncii, GOST actuale, diverse instrucțiuni și aduce toate întreprinderile în conformitate cu standardul stabilit de companie de management în documentarea muncii personalului.

Suportul normativ și metodologic al sistemului PM este un anumit set de documente cu caracter organizatoric, organizatoric-metodic, organizatoric-administrativ, tehnic și normativ-tehnic.

Unul dintre documentele importante ale UE este

regulile interne program de lucru

îndatoririle angajatului și ale administrației

Gestionarea înregistrărilor de personal și de conducere include în primul rând elaborarea unui tabel de personal, fișe de post, comenzi pentru personal și conducerea dosarelor personale. Cel mai adesea, aceasta poate include și informații despre calculul salariilor angajaților organizației.

Abordări de bază pentru evaluarea activităților serviciilor de management al personalului.

Evaluarea activităților unităților de management al personalului este un proces sistematic, bine organizat, care vizează compararea costurilor și rezultatelor asociate activităților serviciilor de personal, precum și corelarea acestor rezultate cu rezultatele activităților organizației din trecut, cu rezultatele activităților altor organizații. Rezultatele evaluării servesc ca indicatori care concentrează atenția asupra principalelor probleme ale lucrului cu personalul, cum ar fi calitatea muncii prestate, satisfacția angajaților, disciplina performanței și fluctuația personalului.

Cuantificarea eficacității activităților serviciilor de management al personalului presupune determinarea obligatorie a costurilor care însoțesc implementarea politicii de personal a organizației. În același timp, este necesar să se țină cont atât de costurile de întreținere a personalului, cât și de completarea numărului și instruirii acestuia. Un alt indicator care caracterizează activitățile serviciilor de management al personalului este costul activităților de personal pe angajat. La evaluarea eficacității programelor individuale de personal, se determină impactul fiecăruia dintre acestea asupra performanței angajaților și a organizației în ansamblu.

Al doilea grup de indicatori pentru evaluarea activităților serviciilor de management al personalului este nivelul de personal. Se cuantifică - prin compararea numărului efectiv de salariați cu valoarea necesară (calculată) pentru complexitatea operațiunilor sau cu numărul planificat prevăzut de tabelul de personal; cat si calitativ – in concordanta cu nivelul de calificare profesionala, profilul de studii, experienta practica a angajatilor cu cerintele posturilor (posturilor) pe care le ocupa.

Gradul de satisfacție a angajaților este evaluat pe baza unei analize a opiniilor acestora despre politica de personal organizație și domeniile sale individuale. Astfel de opinii sunt identificate prin chestionare sau interviuri.

Eficacitatea activității unităților de management al personalului poate fi evaluată de către angajați pe baza următoarelor criterii obiective:

gradul de cooperare a diferitelor departamente și servicii cu serviciul de management al personalului;

opinia managerilor de linie cu privire la eficacitatea serviciului de management al personalului;

disponibilitatea serviciului de management al personalului de a coopera cu toți angajații în rezolvarea problemelor de personal;

încredere în relațiile cu angajații;

rapiditatea, calitatea și eficiența îndeplinirii cererilor adresate serviciului de management al personalului, precum și serviciile oferite de acest serviciu altor compartimente;

evaluarea calității informațiilor și a sfaturilor oferite de serviciu conducerii superioare.

Se analizează datele obținute în urma sondajului de opinii ale angajaților, se compară rezultatele cu rezultatele sondajelor anterioare pentru a afla dacă există schimbări pozitive sau negative.

Principalele criterii indirecte de eficacitate a activităților serviciilor de management al personalului sunt indicatorii fluctuației personalului și absenteismului. Fluiditatea și absenteismul sunt strâns legate de forme indirecte de evaluare precum plângerile și nemulțumirile exprimate în orice fel.

Nemulțumirea este o expresie sub orice formă de nemulțumire sau critică din partea angajatului către manager.

O plângere este o nemulțumire prezentată oral conducerii sau scris.

Desigur, plângerile și nemulțumirile nu sunt întotdeauna legate de managementul personalului. Ele pot avea legătură cu diverse domenii ale organizației. Dar, în orice caz, creșterea numărului și a obiectivității reclamațiilor indică nemulțumirea față de muncă, ceea ce, la rândul său, duce la o creștere a absenteismului și a cifrei de afaceri. Acești factori sunt indicatori ai cât de eficiente sunt activitățile serviciului de management al personalului în crearea condițiilor pentru creșterea satisfacției angajaților cu munca în organizație.

Evaluarea activității personalului organizației va fi incompletă fără evaluarea calității muncii angajaților personalului conform următorilor indicatori:

indeplinirea obligatiilor de selectie a numarului de angajati prevazut de tabloul de personal al organizatiei;

îndeplinirea obligațiilor de a asigura organizației manageri, specialiști și lucrători ai profesiilor, specialităților și calificărilor solicitate;

numărul cazurilor de încălcare a procedurii stabilite de prelucrare a documentației de personal (contracte, dosare de pensii, carnete de muncă, certificate, rapoarte etc.);

gradul de securitate al unei rezerve cu drepturi depline pentru promovarea managerilor și specialiștilor;

oportunitatea și calitatea înregistrării raportării stabilite;

numărul de încălcări disciplina muncii angajati serviciul de personal;

numărul cazurilor de încălcare a graficului de verificare și analiză a respectării disciplinei muncii de către salariați;

Întreținere………………………………………………………………………………

CAPITOL. Serviciul de suport documentar al managementului (DOE) al unei întreprinderi moderne, scopul, sarcinile, structura și componența acesteia…………………………………………………………………………………………… …………

1.1. Serviciul de suport documentar al managementului (DOE) al unei întreprinderi moderne, scopul acesteia, sarcinile ……………………………

1.2. O listă aproximativă a documentelor de reglementare care reglementează organizarea suportului documentar pentru managementul întreprinderii ......

1.3. Activitățile zilnice ale serviciului DOW sunt reglementate de…

1.4. Structura organizatorică și puterea serviciului………..

1.5. Componența calificărilor……………………………………………………..

CAPITOLUL II. Documentația organizatorică și administrativă a serviciului DOW………………………………………………………………………………

2.1 Personalul întreprinderii……………………………………………………

2.2. Reglementări privind serviciul DOW. Reglementări privind divizarea structurală a întreprinderii (organizație, instituție)……………………………………...

2.3. Instrucțiuni pentru documentația suport al managementului…………

2.4. Instrucțiuni pentru tipurile (zonele) de activități ale serviciului DOW .......

2.5. Instrucțiuni de organizare a locurilor de muncă pentru personalul instituției de învățământ preșcolar ......

2.6. Norme de timp pentru efectuarea lucrărilor pe DOW………………………………

2.7. Documentele de planificare și raportare ale serviciului DOW………..

2.8. Documente pentru îmbunătățirea activităților serviciului DOW……….

2.9. Fișele postului personalului instituției de învățământ preșcolar…………..

Concluzie ………………………………………………………………………

Lista literaturii utilizate……………………………………………

Apendice………………………………………………………………………

Introducere

Informațiile înregistrate în documente sunt o reflectare a activităților organizației și formează baza oricărei afaceri.

Potrivit experților, pregătirea documentelor și lucrul cu acestea durează, în medie, până la 60% din timpul de lucru al personalului de conducere. Afacerile moderne sunt în mare parte un proces continuu de compilare și mutare a documentelor. Tranzacțiile sunt încheiate și încheiate, valorile mobiliare, imobilele și alte active ale întreprinderii sunt cumpărate și vândute, relațiile dintre angajatori și personal sunt formalizate, informațiile sunt transferate între întreprinderi și cetățeni - toate acestea sunt susținute de documente.

Suportul de documentare pentru management (munca de birou) este un domeniu specific de activitate, care constă în pregătirea, executarea documentelor, prelucrarea și păstrarea acestora. Promptitudinea și corectitudinea luării unei decizii manageriale depinde în mare măsură de cât de corect sunt întocmite și executate documentele, este organizată munca cu acestea. Un document bine scris, obligatoriu din punct de vedere juridic este argumentul principal în situații controversateși garanția unei tranzacții de succes.

Tema lucrării mele de curs: organizarea serviciului instituțiilor de învățământ preșcolar în condițiile funcționării unei întreprinderi moderne.

Scopul este de a lua în considerare toate aspectele în organizarea serviciului instituției de învățământ preșcolar.

CAPITOL. Serviciul de suport documentar al managementului (DOE) al unei întreprinderi moderne, scopul, sarcinile, structura și componența acesteia

1.1. Serviciul de documentare suport al managementului (DOE) al unei întreprinderi moderne, scopul acesteia, sarcinile

„În conformitate cu cerințele Sistemului de stat de suport pentru documentația de management (denumit în continuare - DOW), suportul pentru managementul documentelor la întreprinderile moderne ar trebui să fie efectuat de un serviciu special - serviciul de suport pentru documentația de management (denumit în continuare - serviciul DOW). Un astfel de serviciu funcționează la întreprindere ca o unitate structurală independentă, condusă de șeful serviciului și subordonată direct șefului întreprinderii. La întreprinderile cu un personal de până la 100 de angajați și un flux de lucru relativ mic, este permisă atribuirea sarcinilor pentru DOW unuia dintre angajații cu normă întreagă.

Scopul serviciului DOW este de a organiza, menține și îmbunătăți sistemul de suport documentar pentru managementul întreprinderii pe baza unei politici tehnice unificate și a utilizării mijloacelor tehnice moderne în lucrul cu documentele. În același timp, principalele sarcini ale serviciului DOE sunt:

1.2. O listă aproximativă a documentelor normative care reglementează organizarea suportului documentar pentru managementul întreprinderii

Constituția Federației Ruse.

Codul civil al Federației Ruse (părțile I și II).

Legea federală nr. 154-FZ din 28 august 1995 „Cu privire la principiile generale ale autonomiei locale în Federația Rusă” (cu modificările ulterioare).

Legea federală a Federației Ruse din 25 ianuarie 1995 „Cu privire la informații, informare și protecția informațiilor”.

Legea constituțională federală a Federației Ruse din 25 decembrie 2000 nr. 2-FKZ „Cu privire la emblema de stat a Federației Ruse”.

Legea federală a Federației Ruse din 10 ianuarie 2002 „Cu privire la electronică semnatura digitala».

Legea federală a Federației Ruse din 27 decembrie 2002 nr. 184-FZ „Cu privire la reglementarea tehnică”.

Legea Federației Ruse din 25 octombrie 1991 nr. 1807-1 „Cu privire la limbile popoarelor Federației Ruse” (modificată prin Legea federală din 24 iulie 1998 nr. 126-FZ).

Cerințe de bază pentru conceptul și dezvoltarea proiectelor de legi federale (aprobat prin Decretul Guvernului Federației Ruse din 2 august 2001 nr. 576).

Decretul președintelui Federației Ruse din 02.05.1996 nr. 638 „Cu privire la procedura de pregătire a proiectelor de decrete, ordine ale președintelui Federației Ruse, care prevăd adoptarea de decizii, ordine ale Guvernului Federației Ruse”.

Reguli pentru pregătirea actelor juridice de reglementare ale organelor executive federale și înregistrarea lor de stat (aprobat prin Decretul Guvernului Federației Ruse din 13 august 1997 nr. 1009 (cu modificările ulterioare)).

Decretul Guvernului Federației Ruse din 31 octombrie 2000 nr. 1547-r „Cu privire la îmbunătățirea activității de birou în organele executive federale și întărirea disciplinei executive”.

GOSG R51141-98 „Lucrări de birou și arhivare. Termeni și definiții” (aprobat prin Decretul Standardului de Stat al Federației Ruse din 27 februarie 1998 nr. 28).

GOST R6.30-2003 „Sisteme de documentare unificate. Sistem unificat de documentație organizatorică și administrativă. Cerințe de documentare” (aprobat prin Decretul Standardului de Stat al Federației Ruse din 03.03.2003 nr. 65-st).

Sistem de stat de documentare suport pentru management. Prevederi de bază (aprobate de Consiliul Arhivei Principale a URSS la 27 aprilie 1988. Edictate prin Ordinul Arhivei Principale a URSS din 25 mai 1988 nr. 33).

Instrucțiuni standard privind munca de birou în autoritățile executive federale (aprobat prin Ordinul Arhivelor Federale din 27 noiembrie 2000 nr. 68).

Directorul de calificare al posturilor de manageri, specialiști ai angajaților (aprobat prin Decretul Ministerului Muncii al Federației Ruse din 21 august 1998 nr. 37).

Clasificatorul integral rusesc al documentației de management OK 011-93 (aprobat prin Decretul Standardului de Stat al Federației Ruse din 30 decembrie 1993 nr. 299).

Lista documentelor standard de management generate în activitățile organizațiilor, cu indicarea perioadelor de păstrare (aprobată de Arhivele Federale la 06.10.2000).

Reguli de bază pentru activitatea arhivelor organizațiilor (aprobate prin decizia consiliului de administrație al Arhivelor Federale din 6 februarie 2002).

Norme de timp pentru lucrul privind suportul documentar al structurilor de conducere ale organelor executive federale (aprobate prin Decretul Ministerului Muncii și Dezvoltării Sociale al Federației Ruse din 26 martie 2002 nr. 23).

1.3. Activitățile zilnice ale serviciului DOW sunt reglementate de:

Reglementări privind serviciul instituției de învățământ preșcolar;

Reglementări privind diviziunile structurale (dacă acestea din urmă fac parte din serviciul DOW);

Instrucțiuni pentru DOW;

Instructiuni pentru anumite tipuri (directii) de activitati ale serviciului;

Instructiuni de organizare a locurilor de munca pentru personalul de service;

Normele de timp pentru efectuarea lucrărilor la instituția de învățământ preșcolar;

Documente de planificare și raportare;

Fișele postului personalului de service.

Dacă este necesar, serviciul DOW elaborează alte documente -

în special, documente privind îmbunătățirea activităților instituției de învățământ preșcolar.

1.4. Structura organizatorică și puterea serviciului

Structura organizatorică și puterea serviciului PEI vor fi stabilite în conformitate cu tabelul de personal.

Pentru a determina structura organizatorică optimă a serviciului DOE, care răspunde cel mai bine nevoilor unei anumite întreprinderi de informații documentate, pare oportun să se facă referire la prevederile relevante ale GSDOU. Acest document prevede următoarele opțiuni tipice pentru structura organizatorică a serviciului PEI:

„La întreprinderile de stat (asociații) - un departament de documentare suport pentru conducere sau un birou. Acestea includ de obicei:

a) divizii de contabilitate si inregistrare, control, perfectionare a lucrarii cu documente si introducere mijloace tehnice;

b) luarea în considerare a scrisorilor (reclamații);

c) secretariat;

d) expeditie;

e) birou de dactilografiere;

f) birou de copiere și reproducere;

În asociații și preocupări, componența și structura serviciului PEI este determinată de conducerea organizației. În societăți mixte (organizații) - de către consiliu. În societățile pe acțiuni - conferința de fondare. În cooperative - se determină componența și structura instituției de învățământ preșcolar intalnire generala membrii cooperatori. În organele locale de autoguvernare și în aparat, departamentele organizațiilor publice - un departament general. Departamentul general include:

a) secretariat;

b) birou;

c) grupul martor;

d) grup de protocol;

e) un grup de perfecţionare a muncii cu documente;

f) un grup de scrisori (reclamații);

g) birou de dactilografiere;

h) birou de copiere și reproducere;

În organizațiile care nu au un serviciu de gestionare a documentelor, în diviziile de structură, secretarul șefului (inspectorul) sau o altă persoană special desemnată lucrează cu documente.

Opțiunea 1. Asigurarea nevoilor de informații documentate ale ministerelor (departamentelor) Federației Ruse și ale subiecților federației, alte organizații și instituții similare sunt prescrise a fi alocate departamentelor de afaceri (Fig. 1), care includ:

Secretariatul, inclusiv recepția, secretariatul ministrului (șef de departament, organizație, instituție), secretariate ale viceminiștrilor (șef), secretariatul consiliului de administrație, birou de protocol;

Inspecție în subordinea ministrului (șef de departament, organizație, instituție), inclusiv birou (biroul de corespondență), birou de contabilitate și înregistrare documente, expediție, birou dactilografiere, birou de copiere și copiere, teletip;

Departamentul de scrisori (reclamații), adică un departament pentru lucrul cu contestațiile primite de minister (departament, organizație, instituție);

Compartiment pentru perfecţionarea lucrărilor cu documente şi introducerea mijloacelor tehnice (TS) (mijloace de automatizare şi mecanizare) a proceselor de birou;

Arhiva centrală (arhivă).

Fig.1. Structura organizatorică aproximativă a managementului de caz

Opțiunea 2. Asigurarea nevoilor de informații documentate ale întreprinderilor de stat, organizațiilor de cercetare, proiectare, proiectare și centre de calcul, instituțiilor de învățământ superior și altor organizații similare este prescrisă a fi alocate departamentelor (serviciilor) de gestionare a documentației (birourilor) (Fig. 2), care includ:

Grupa (departamentul) contabilitate si inregistrare;

Grupa (departamentul) de control;

Grup (departament) pentru îmbunătățirea lucrului cu documente și introducerea mijloacelor tehnice (mijloace de automatizare și mecanizare);

Grup (departament) pentru examinarea contestațiilor primite de întreprindere (organizație);

Secretariat; expediție; birou de dactilografiere; birou de copiere și reproducere; Arhiva.

Opțiunea 3. Asigurarea nevoilor de informații documentate ale întreprinderilor (organizații) nestatale, inclusiv asociațiilor, preocupărilor, societăților pe acțiuni (inclusiv cele pe acțiuni), cooperativelor etc., este prescrisă a fi alocate serviciilor DOE, structura de care (o altă unitate similară) este determinată de organele de conducere ale întreprinderii (organizaţiei) (Fig. 3).

Fig. 2 Structura organizatorică aproximativă a departamentului (serviciului) instituției de învățământ preșcolar (oficiului) unei întreprinderi nestatale

Fig. 3 Structura organizatorică aproximativă a serviciului PEI al unei întreprinderi (organizație) non-statală

Opțiunea 4. Asigurarea nevoilor de informații documentate ale guvernelor locale (autorităților) și aparatelor (consiliilor) organizațiilor publice este prescrisă a fi atribuite unei abundente de departamente (Fig. 4), care includ:

Secretariat;

Birou (grup de management al biroului);

Grupul de control;

grup de protocol;

Grup pentru îmbunătățirea lucrului cu documente (implementarea mijloacelor tehnice);

Grup de luare în considerare a scrisorilor (reclamații);

Birou de dactilografiere;

birou de copiere și reproducere;

Arhiva.

Orez. 4. Structura organizatorică aproximativă a departamentului general

Se recomandă determinarea dimensiunii serviciului PEI - pe diviziuni structurale și în general - pe baza unor calcule adecvate. Astfel de calcule ar trebui făcute pe baza datelor privind timpul standard petrecut pentru efectuarea anumitor tipuri de muncă (acțiuni), precum și pe baza nevoilor reale ale întreprinderii în informații documentate, ținând cont de:

Volumul fluxului de documente;

Principalele tipuri de documente de management;

Frecvența aplicării acestora în vederea asigurării activităților zilnice ale întreprinderii etc.) Metodologia de calcul este prezentată în standardele de timp intersectoriale agregate pentru lucrul la DOW.

Un exemplu de calcul este prezentat în tabel. 1. (Vezi Anexa)

1.5. Compoziția calificativă

Determinarea calificărilor serviciului PEI se bazează pe nevoile totale ale întreprinderii în tipurile de muncă din PEI, a căror implementare presupune că angajații au calificările corespunzătoare. Cerințele de calificare pentru principalele categorii de angajați ai serviciului preșcolar sunt prezentate în Anexa 2 la prezentul manual.

Rezultatele finale ale calculelor, după o verificare amănunțită a fiabilității, sunt luate ca bază pentru pregătirea proiectelor de documente care determină calificările și puterea serviciului PEI (cel mai important dintre ele este tabelul de personal, vezi mai jos). Calificarea și puterea aproximativă a serviciului instituției de învățământ preșcolar a unei întreprinderi cu până la 1000 de angajați este prezentată în tabel. 2. (Vezi Anexa)

CAPITOLUL II. Documentația organizatorică și administrativă a serviciului DOW

2.1.Personalul întreprinderii

Tabelul de personal este un document organizatoric care stabilește componența cantitativă și calitativă a angajaților unei întreprinderi (organizație, instituție) în ansamblu și pentru fiecare dintre diviziile sale structurale. personal Serviciul DOW este compilat în forma prescrisă.

Formularul specificat - formularul Nr. T-3 „Personal” (vezi modelul formular de pe CD-ul atașat cărții) - este destinat documentării structurii, personalului și personalului și se aprobă anual de la 1 ianuarie prin ordin al șefului. a întreprinderii. Modificările în tabloul de personal, inclusiv cele datorate formării de noi divizii structurale la întreprindere (de exemplu, instituții de învățământ preșcolar), se efectuează în conformitate cu ordinul (instrucțiunea) șefului întreprinderii sau a unei persoane autorizate de acesta. . O mostră a unei astfel de comenzi este prezentată pe CD.

Procedura generală de întocmire a tabloului de personal este determinată de „Instrucțiunile de aplicare și completare a formularelor de documentație contabilă primară pentru contabilizarea muncii și plata acesteia”.

„Lista de personal se întocmește de către un funcționar autorizat al întreprinderii (de obicei un angajat autorizat al departamentului de personal), semnat de dezvoltator și aprobat de șeful întreprinderii. Tabelul de personal include:

Nume de afaceri;

Codul lui conform OKPO;

Data intrării în vigoare a tabloului de personal;

Data și numărul documentului;

Data și numărul comenzii, în conformitate cu care a fost aprobat tabelul de personal;

Numărul de personal în unități;

Mărimea fondului de salarizare (în ruble);

Denumirea unității structurale;

Denumirea profesiei (funcției) salariatului;

Numărul de unități de personal;

Mărimea fondului lunar de salarii pentru fiecare post (profesie)”.

2.2. Reglementări privind serviciul DOW. Reglementări privind divizarea structurală a întreprinderii (organizație, instituție)

La întocmirea textului prevederii privind serviciul instituției de învățământ preșcolar, pare oportun să se utilizeze ca bază prevederea aproximativă privind serviciul instituției de învățământ preșcolar, prezentată în Anexa 12 la GSDOU. Textul prevederii privind serviciul instituției de învățământ preșcolar este redat în Anexa 3 la prezentul manual.

Reglementări privind divizarea structurală a întreprinderii (organizație, instituție)

La pregătirea textului prevederii privind unitatea structurală ca parte a serviciului DOW, pare oportun să se utilizeze ca bază prevederile exemplificative corespunzătoare. În special, o prevedere aproximativă privind departamentul de arhivă, care funcționează ca o unitate structurală ca parte a serviciului DOW, se află în Anexa 4 la acest manual. (Un regulament aproximativ privind arhiva unei întreprinderi (organizație, instituție) care funcționează ca unitate structurală independentă (în afara serviciului instituției de învățământ preșcolar) a fost aprobat prin Decretul Arhivei Federale din 18 august 1992 nr. 176.)

2.3. Instrucțiuni pentru documentația suport al managementului

La pregătirea textului instrucțiunii privind suportul documentar al conducerii, se recomandă, de asemenea, să se folosească documentele standard corespunzătoare ca bază, de exemplu, Instrucțiunea privind munca de birou în organele executive federale.

(Aprobat prin Ordinul Arhivei Federale din 27 noiembrie 2000 nr. 68.)

În același timp, prevederile relevante ale altor documente care reglementează anumite domenii ale DOE ar trebui luate în considerare în măsura în care este necesar. Pe lângă GSDOU, acestea sunt, în special, GOST R6.30-2003. Pe baza acestora se întocmește textul instrucțiunii privind suportul documentar pentru conducerea întreprinderii (organizație, instituție).

2.4. Instrucțiuni pentru tipurile (zonele) de activități ale serviciului DOW

Instrucțiuni privind tipul de activitate - un document de reglementare care stabilește procedura de desfășurare a oricărei activități (procedura de aplicare a prevederilor altor acte juridice de reglementare pentru implementarea unor astfel de activități) de către funcționarii (diviziunile structurale) ale întreprinderilor (organizații, instituții). Ordine generală iar regulile de emitere a instrucțiunilor pentru tipul de activitate sunt definite în paragraful 4.2 din Instrucțiunile model pentru munca de birou.

Instrucțiunea pentru tipul de activitate este semnată de șeful unității structurale relevante responsabilă de elaborarea documentului și aprobată de șeful întreprinderii. Aprobarea documentului trebuie făcută sub forma unei ștampile de aprobare sau prin eliberarea unui document administrativ cu privire la aprobarea acestora.

Instrucțiunile pentru tipul de activitate ar trebui întocmite pe antetul general al întreprinderii. Textul documentului trebuie formulat în conformitate cu cerințele Ghidurilor VNIIDAD FAS RF (1998) și ținând cont de specificul tipului de activitate al întreprinderii (unitatea structurală), reglementat de instrucțiunea relevantă.

Textul principal al instrucțiunii de activitate este de obicei împărțit în capitole, paragrafe și subparagrafe. Capitolele documentului trebuie să aibă titluri și să fie numerotate cu cifre romane.

2.5. Instrucțiuni de organizare a locurilor de muncă pentru personalul instituției de învățământ preșcolar

Instrucțiuni de organizare a locurilor de muncă - un document de reglementare care stabilește procedura de organizare a locurilor de muncă pentru personalul unei unități structurale a unei întreprinderi (personal cu o anumită calificare sau categorie de poziție profesională). Atunci când pregătiți astfel de instrucțiuni, trebuie să vă ghidați de cerințele de mai sus care guvernează procedura de pregătire a instrucțiunilor, precum și de prevederile documentelor care stabilesc cerințe specifice pentru organizarea locurilor de muncă într-un anumit domeniu de activitate.

Instrucțiunea este semnată de șeful unității structurale relevante responsabilă de elaborarea documentului și aprobată de șeful întreprinderii.

Aprobarea documentului trebuie făcută sub forma unei ștampile de aprobare sau prin eliberarea unui document administrativ privind aprobarea acestuia.

Instrucțiunea trebuie întocmită pe antetul general al întreprinderii. Textul documentului trebuie formulat în conformitate cu cerințele Ghidurilor VNIIDAD FAS RF (1998) și ținând cont de specificul tipului de activitate al întreprinderii (unitatea structurală), reglementat de instrucțiunea relevantă.

Numerotarea paragrafelor și subparagrafelor din document trebuie făcută cu cifre arabe.

2.6. Norme de timp pentru efectuarea lucrărilor la instituția de învățământ preșcolar

Raționalizarea timpului pentru efectuarea muncii la instituția de învățământ preșcolar, de regulă, se realizează pe baza documentelor relevante - standarde de timp și standarde de timp elaborate de organismele pentru raționalizarea timpului petrecut pentru efectuarea anumitor tipuri de muncă. Deci, pentru a standardiza în mod corespunzător timpul pentru efectuarea lucrărilor la DOW la întreprinderi (în organizații, instituții), standardele intersectoriale extinse pentru timpul de lucru la DOW, aprobate prin Decretul Ministerului Muncii al Federației Ruse din 25 noiembrie 1994 nr. 72, se aplică, iar în structurile de conducere ale organelor executive federale autoritățile - normele de timp pentru lucrul pe suport de documentare, aprobate prin Decretul Ministerului Muncii și Dezvoltării Sociale din 26 martie, 2002 Nr. 23. Pe baza normelor (normelor) timpului:

Numărul de angajați ai serviciilor preșcolare este determinat și justificat;

Sunt stabilite responsabilitățile de muncă ale angajaților;

Lucrările sunt repartizate între angajați (categoria „executor tehnic”).

În cazurile necesare, pe baza acestor documente, întreprinderile (organizații, instituții) elaborează standarde de timp revizuite. Aceste reguli includ de obicei:

Timpul de execuție anumite tipuri lucrări neprevăzute de standardele (normele) consolidate;

Costuri de timp pentru efectuarea anumitor tipuri de muncă - dacă, din cauza specificului instituției de învățământ preșcolar în condițiile unei anumite întreprinderi (organizație, instituție), costurile efective de timp pentru implementarea acestora diferă semnificativ de cele stabilite de agregat. standarde (norme).

„Calculul normelor specificate, de regulă, se realizează prin metoda raționalizării tehnice, pe baza fixării (cronometrie cu înregistrarea ulterioară) a timpului de lucru alocat pentru efectuarea tipurilor de muncă relevante. În același timp, în plus, trebuie să se țină seama de timpul alocat întreținerii organizatorice și tehnice a locurilor de muncă, odihnă și nevoile personale ale angajaților.

Valorile standardelor de timp sunt stabilite în ore (fracții de oră) pe unitate de măsură pentru fiecare tip specific de lucru - de exemplu, o foaie, o cutie, un dosar, o carcasă.

Limitele de timp pentru efectuarea celor mai frecvente operațiuni pentru instituțiile de învățământ preșcolar sunt prezentate în Anexa 5 la acest manual.

2.7. Documente de planificare și raportare ale instituției de învățământ preșcolar

„Asigurarea planificării și raportării, precum și întocmirea la timp și corectă a documentelor relevante - planuri, rapoarte - este una dintre principalele responsabilități ale șefului instituției de învățământ preșcolar a întreprinderii. În cazul general, un plan de lucru este un document care definește componența și conținutul principalelor activități (sarcini), a căror implementare este încredințată angajatului (unitate structurală, întreprindere condusă de acesta), calendarul, locurile și cele responsabili de implementarea lor într-o anumită perioadă de timp (în timpul zilei, săptămânii, lunii, trimestrului etc.)”.

Datele inițiale pentru planificarea activităților serviciului DOW pentru anul calendaristic următor sunt:

Indicatori de dezvoltare financiară și economică a întreprinderii pentru perioada planificată;

Principalele rezultate ale activităților serviciului PEI pentru perioada trecută;

Scopurile și obiectivele serviciului PEI, care decurg din conținutul secțiunilor relevante ale documentelor de planificare pe termen lung și mediu (inclusiv planuri de afaceri, programe de dezvoltare organizațională a întreprinderii etc.).

Pe baza indicatorilor planului de lucru al instituției de învățământ preșcolar se precizează și se aprobă în formă finală planurile de lucru ale diviziilor structurale ale serviciului preșcolar.

Planificarea individuală a muncii de către angajații serviciului instituției de învățământ preșcolar se realizează pe baza planurilor unităților structurale relevante și luând în considerare instrucțiunile superiorilor lor direcți. Documentul principal pentru planificarea muncii individuale a unui angajat este un plan de lucru personal.

Un raport este un document într-o formă extinsă care reflectă rezultatele finale ale prelucrării (sistematizare, calcul și reconciliere) și analiză a datelor statistice care caracterizează efectuarea oricărui tip de muncă (orice activitate) pe o perioadă lungă de timp (lună, trimestru sau Mai mult). Raportarea cu privire la activitățile serviciului PEI se efectuează în modul prevăzut de prevederile documentelor de reglementare, metodologice și organizatorice și administrative relevante, precum și în instrucțiunile conducătorului întreprinderii.

Formularele documentelor de planificare și raportare privind activitățile serviciului PEI sunt aprobate de șeful întreprinderii pe baza unei depuneri corespunzătoare din partea șefului serviciului PEI. Un exemplu de plan de lucru pentru șeful serviciului instituției de învățământ preșcolar este prezentat pe un CD, iar un exemplu de raport privind lucrul cu solicitările scrise din partea cetățenilor se află în Anexa 6 la acest manual.

2.8. Documente pentru îmbunătățirea activităților instituției de învățământ preșcolar

Un grup special în documentația organizatorică și administrativă a serviciului DOE este format din documente privind îmbunătățirea activităților sale. Îmbunătățirea activităților serviciului PEI presupune implementarea sistematică a unui set de măsuri menite să obțină o performanță mai ridicată a tuturor unităților structurale (zonele de lucru) ca parte a serviciului PEI și a serviciului în ansamblu. Conținutul activităților este determinat în funcție de direcția în care se concentrează eforturile de management ale conducerii serviciului PEI. Cu toate acestea, în practică, desfășurarea unor astfel de evenimente este asociată cel mai adesea cu introducerea în activitățile zilnice ale serviciului de noi documente normative și metodologice (organizatorice și administrative) privind anumite aspecte ale suportului documentar pentru management.

După cum sa menționat, implementarea unui set de măsuri pentru îmbunătățirea activităților serviciului PEI ar trebui să fie sistematică. În acest scop, conducerea serviciului elaborează un proiect de plan (dacă este necesar, în cooperare cu alți funcționari (diviziuni structurale) ai întreprinderii). Un astfel de plan poate include activități legate de:

Elaborarea de noi documente (clarificări ale existente) normative și metodologice (organizatorice și administrative) ale întreprinderii pe probleme de învățământ preșcolar;

Modificări în fluxul de lucru existent al întreprinderii, ținând cont de noile cerințe pentru organizarea acesteia;

Pregătirea personalului serviciului instituției de învățământ preșcolar și, după caz, a altor funcționari ai întreprinderii admiși să lucreze cu documentația de conducere;

Furnizarea documentației relevante pentru diviziile structurale ale întreprinderii.

Implementarea măsurilor prevăzute de plan se reflectă în act. Modele pentru un plan de acțiune pentru îmbunătățirea activităților instituției de învățământ preșcolar a întreprinderii și actul corespunzător sunt prezentate pe CD-ul atașat cărții.

2.9. Fișele postului personalului instituției de învățământ preșcolar

„Instrucțiunea de muncă este un document de reglementare care reglementează activitățile unui anumit funcționar (categorii de angajați – conducere, specialiști, interpreți etc.) al unei întreprinderi (organizație, instituție) și stabilește procedura de aplicare de către aceste persoane a prevederilor a altor acte juridice de reglementare. Procedura generală și regulile de emitere a fișei postului sunt reglementate de paragraful 4.2 din Instrucțiunile standard pentru munca de birou.

Fișa postului trebuie să fie semnată de persoana responsabilă cu desfășurarea acesteia și aprobată de șeful întreprinderii - sub forma unei ștampile de aprobare sau prin eliberarea unui document de aprobare administrativă. Antetul la textul fișei postului se formulează în cazul dativ, de exemplu: „Instrucțiune către metrolog șef”.

Textul instrucțiunii este tipărit pe antetul general al întreprinderii și este menționat la persoana a treia singular sau plural. Textul instrucțiunii poate fi împărțit în capitole, paragrafe și subparagrafe. Capitolele ar trebui să aibă titluri și să fie numerotate cu cifre romane. Paragrafele și subparagrafele sunt numerotate cu cifre arabe.

Cerințele pentru fișele posturilor pentru anumite categorii de angajați sunt reglementate de actele juridice departamentale relevante și documentele organizatorice și administrative. Deci, în conformitate cu apendicele 2 la apendicele 12 din GSDOU în secțiunea din fișa postului " Dispoziții generale» sunt instalate:

Sarcinile angajatului (de exemplu, pentru un funcționar - primirea, înregistrarea intrărilor și trimiterea documentelor de ieșire);

Procedura de ocupare a unui post, adică cine numește și eliberează acest angajat;

Cerințe profesionale și angajat (nivel de educație, experiență în muncă etc.);

Principalele documente și materiale după care trebuie să se ghideze angajatul în activitățile sale.

În secțiunea din fișa postului „Funcțiile angajaților” sunt definite:

Subiect de referință sau domeniu de activitate atribuit salariatului;

O listă de tipuri de lucrări care compun îndeplinirea funcțiilor atribuite (de exemplu, înregistrarea documentelor poate include completarea cardurilor, menținerea unui dulap de dosare, eliberarea de certificate etc.).

În secțiunea din fișa postului „Atribuțiile salariatului” sunt indicate caracteristicile activității:

Legat de intocmirea documentelor, primirea, prelucrarea si emiterea informatiilor;

Asumarea utilizării obligatorii a anumitor forme și metode de lucru (de exemplu, control periodic asupra formării cazurilor în diviziile structurale, briefing-uri etc.);

Solicitarea respectării termenelor de implementare a acțiunilor specifice;

Referitor la procedura de executare a instrucțiunilor;

Afectarea standardelor etice care trebuie respectate în echipă.

În secțiunea din fișa postului „Drepturile angajaților”, drepturile salariatului sunt determinate pentru îndeplinirea funcțiilor care îi sunt atribuite și îndeplinirea atribuțiilor. Secțiunea „Relații” din fișa postului indică departamentele și angajații de la care contractantul primește și cărora le transferă informații, structura și termenii de transmitere a acestora, cine este implicat în executarea anumitor documente, cu cine sunt coordonați etc. .

Secțiunea din fișa postului „Evaluarea muncii” enumeră criteriile care vă permit să evaluați gradul în care angajatul își îndeplinește funcțiile și obligațiile, utilizarea drepturilor etc.

Concluzie

Examinând materialul științific și practic pe această temă, putem trage următoarele concluzii:

În conformitate cu cerințele Sistemului de stat de suport pentru documentația de management (denumit în continuare - DOW), asistența pentru gestionarea documentelor la întreprinderile moderne ar trebui să fie efectuată de un serviciu special - serviciul de asistență pentru documentație de management (în continuare - serviciul DOW). Un astfel de serviciu funcționează la întreprindere ca o unitate structurală independentă, condusă de șeful serviciului și subordonată direct șefului întreprinderii.

Principalele sarcini ale serviciului DOE sunt:

Implementarea la întreprindere a unei proceduri unificate de lucru cu documente în conformitate cu GSDOU și alte documente de reglementare, metodologice și organizatorice și administrative;

Implementarea managementului metodologic al organizării muncii cu documente în diviziile structurale ale întreprinderii;

Asigurarea controlului efectiv asupra respectării procedurii stabilite de lucru cu documentele;

Îmbunătățirea formelor și metodelor de lucru ale funcționarilor întreprinderii cu documente.

Suport documentar al managementului - o activitate care acoperă organizarea documentației și managementului documentației în procesul de implementare a funcțiilor unei instituții, organizații și întreprinderi.

Suportul de documentare a managementului în organizații, instituții și întreprinderi este realizat de un serviciu special, care acționează ca o unitate structurală independentă, subordonată direct șefului organizației.

Lista literaturii folosite:

Reguli

Decretul Comitetului de Stat pentru Statistică al Rusiei din 01/05/2004 nr. 1 „Cu privire la aprobarea formelor unificate de documentație contabilă primară pentru contabilitatea muncii și plata acesteia”.

GOST R6.30-2003. Sisteme de documentare unificate. Sistem unificat de documentație organizatorică și administrativă. Cerințe de documentare. - M.: Editura de standarde, 2003.

GOST R 51141-98 Lucrări de birou și arhivare: termeni și definiții. - M: Editura de standarde, 1998.

DR-191-98. Unificarea textelor documentelor administrative. Ghid pentru VNIIDAD FAS RF. - M.: VNIKDAD, 1998.

Cu privire la aprobarea formelor unificate de documentație contabilă primară pentru contabilitatea muncii și plata acesteia. Decretul Comitetului de Stat pentru Statistică al Rusiei din 05.01.2004 nr. Numarul 1.

Instrucțiuni standard pentru munca de birou în autoritățile executive federale (aprobate prin ordin al Serviciului Federal de Arhivă al Rusiei din 27 noiembrie 2000 nr. 68). - M., 2001.

Legea federală „Cu privire la informații, informatizare și protecție a informațiilor” din 20 februarie 1995 nr. 24-FZ.

Literatura educațională

Andreeva V.I. Munca de birou. - M.: Intel-Sintez, 2002

Belov A.N. Hârtii și flux de documente: Proc. Alocație. - M .: Eksmo, 2007

Basakov M.I. Munca de birou și corespondența în întrebări și răspunsuri: manual.- Rostov n/D .: Phoenix, 2004

Basakov M.I., Zamytskova O.I. Munca de birou. - Rostov-pe-Don: Phoenix, 2004

Vasilyeva L.M., Skvortsova R.E., Shkatova L.A. Managementul documentelor. - Chelyabinsk: Carte. Editura, 2000

Galahov V.V. Lucrări de birou: mostre, documente, organizarea și tehnologia muncii. - M.: TK Velby LLC, 2005

Demin Yu.M. Lucrări de birou: Pregătirea documentelor de birou. - Sankt Petersburg: Peter, 2004

Zinoveva N.B. Documentație: Manual educațional și metodic. - M.: PROFIZDAT, 2003

Kolesnik E.N. Introducere în documentația de management. Tutorial. - M.: INFRA-M, 2003

Krayskaya Z.V., Cellini E.V. Arhivarea: un manual pentru instituțiile de învățământ secundar specializat. - M.: Editura NORMA, 1996

Krylova I.Yu. Documentatia activitatilor de management: Proc. indemnizatie. - Sankt Petersburg: Presa de afaceri, 2004

Kuznetsova T.V. Lucrări de birou: Organizarea și tehnologiile suport pentru managementul documentar. - M.: Unitate-Dana, 2003

Kushnarenko N.N. Managementul documentelor. Manual. - Kiev: Knowledge, 2000

Lysenko N.A., Serbinovsky B.Yu. Documentarea activitatilor de management la intreprindere: munca de birou si corespondenta. - Rostov-pe-Don: IT martie, 2002

Ohotnikov A.V., Bulavina E.A. Evidența și munca de birou: Fundamentele managementului documentelor; Tipuri, funcții ale documentelor; Tehnologia de birou: un manual pentru universități.- M: ICC martie, 2004

Rogojin M.Yu. Manual de muncă de birou. - Sankt Petersburg: Pmter, 2006

Spivak V.A. Munca de birou. - Sankt Petersburg, 2003

Spivak V.A. Documentarea activităților de management: Lucrări de birou - Sankt Petersburg: Peter, 2005

Steniukov M.V. Lucrări de birou: Note de curs. - M.: Anterior, 2005

Apendice

tabelul 1

Exemplu de calcul pentru determinarea timpului total petrecut (TCO)

după tipul de muncă pe învăţământul preşcolar

Denumirea tipului de lucrare	Volumul pe an	Valoarea normală, h	Costuri, oră de om
Prelucrarea documentelor primite
Prelucrarea documentelor de ieșire
Controlul execuției documentelor
Elaborarea normelor.-met. beneficii
Execuție tematică. cereri
Verificarea organizării muncii în departamente
TOTAL ore de muncă:

Note.

SZV, ținând cont de timpul alocat întreținerii organizatorice și tehnice a locurilor de muncă și odihnă a personalului, sunt: SZVp = 12.651 x Ku = 13.916 ore om, unde Ku este un coeficient contabil cu o valoare de 1,1.

Numărul aproximativ de specialiști (ținând cont de cerințele de calificare impuse de conținutul lucrării), pe baza valorii indicatorului fondului de timp de lucru util al unui angajat (Fpv) va fi: SZVp: Fpv \u003d 13916: 2006 \u003d 7 unități.

Masa 2.

Calificarea aproximativă și puterea serviciului instituției de învățământ preșcolar a unei întreprinderi cu până la 1000 de angajați

		Numărul de unități de personal	Notă
Grupa administrativă - conducerea instituţiei de învăţământ preşcolar
Şeful Serviciului	supraveghetor
adjunct al șefului serviciului	supraveghetor		Nu poate fi introdus
Inspector de executare a comenzilor	Specialist
specialist în documente	Specialist
secretar dactilograf	Teh. interpret		Nu poate fi introdus
Denumirea profesiei (specialitatea)		Numărul de unități de personal	Notă
Grupa de pregatire tehnica si duplicare documente
Lider de grup	supraveghetor		Nu poate fi introdus
Dactilograf senior - operator PC	Teh. interpret
Dactilograf - operator PC	Teh. interpret	2-5 sau mai mult	Depinde de cantitatea de muncă
grup de lucru de birou
Lider de grup	supraveghetor		Nu poate fi introdus
Artă. funcționar	Teh. interpret
funcționar	Teh. interpret	2-5 sau mai mult	Depinde de cantitatea de muncă
Grup de stocare documente
Lider de grup	supraveghetor		Nu poate fi introdus
Arhivar senior	Teh. interpret
Arhivar	Teh. interpret	2-5 sau mai mult	Depinde de cantitatea de muncă
Grup de sprijin
Lider de grup	supraveghetor		Nu poate fi introdus
Stenograf	Teh. interpret
Curier de expediere	Teh. interpret
În general, pentru serviciul DOW
	supraveghetor	Specialist	Teh. interpret
			12-20 și mai mult

Serviciul de management al biroului ca subdiviziune structurală a hotelului „Turist”: compoziție și funcții. Documente care reglementează activitățile sale (regulament, descrierea postului). Principii de bază ale organizării raționale a fluxului de lucru, mișcarea documentelor.

Scopul și componența sistemului unificat de documentare. Sisteme unificate de documentație de management (organizațională și administrativă) integral rusească. Tipuri de clasificatoare principale pentru codificarea informațiilor tehnice, economice și sociale.

Sarcini, procedura de examinare a valorii documentelor. Măsuri organizatorice pentru examinare. Stocarea operațională a documentelor. Stocarea documentelor în diviziuni structurale organizatii. Stocarea operațională a documentelor care pot fi citite de mașină.

Acte administrative, componența acestora, scopul. Examinarea valorii documentelor. Etape și procedura de implementare a acestuia. Reguli de eliberare a detaliilor de „ștampilă de aprobare”, „marcare pe executarea documentului și trimiterea acestuia în cauză”. Întocmirea unui CV.

Sisteme de documentare în organizații. Clasificarea documentelor administrative. Etapele pregătirii, procedura de eliberare a actelor administrative în condiții de luare a deciziilor colegiale sau unice. Reguli de eliberare a actelor administrative.

Cadrul de reglementare care reglementează suportul documentației administrației districtului Rodinsky. Recepția, înregistrarea și luarea în considerare a corespondenței primite. Organizarea controlului și verificării executării documentelor oficiale. Transferul cazurilor în arhivă.

Procedura de întocmire, clasificare și scopul documentelor organizaționale - un set de documente care conțin regulile de creare a unei organizații, inclusiv: forma organizatorică și juridică a acesteia; competenţă, structură, personal, componenţa posturilor.

Organizarea serviciului de gestionare a documentelor. Înregistrarea documentelor și organizarea serviciilor de referință și informare. Controlul asupra termenelor de executare a documentelor. Formarea si pastrarea dosarelor in munca de birou, transferarea dosarelor in arhiva.

Componența, organizarea muncii în sistemul automatizat „Documentum”, într-un director structurat care conține toate informațiile despre angajați și conducere cu numele posturilor, departamentelor și contrapărților acestora cu care VITUS LLC este în corespondență.

Sarcini de asigurare a documentarii si organizarii muncii cu acte oficiale in institutie. Îmbunătățirea formelor de lucru cu documente, ținând cont de automatizarea proceselor de documentare. Documente normative și metodologice privind munca de birou.

Istoria muncii de birou în Rusia. Compoziția și caracteristicile documentelor organizatorice și juridice. Acordul constitutiv și scopul încheierii acestuia. Articole de asociere. Structură și personal. Reglementări privind unitatea structurală. Descrierea postului.

Conceptul și caracteristicile organizării muncii de birou, care sunt documentele organizatorice și administrative. Cerințe pentru proiectarea siglei organizației. Caracteristicile fluxului de documente, nomenclatorul cazurilor. Examinarea valorii și clasificarea documentelor.

Înregistrare - o înregistrare a acreditărilor despre un document în forma prescrisă. Lucrări de referință și informare și controlul termenului limită al executării documentelor ca scop principal al înregistrării. Forma revistăși sistemul de înregistrare a cardurilor. Tipuri și detalii ale comenzii.

Documentation support of management (DOE). Scopurile, obiectivele și funcțiile serviciului DOW. Relația instituției de învățământ preșcolar cu alte diviziuni structurale. Îndrumarea metodologică și controlul asupra organizării muncii de birou în diviziile structurale.

Metodologia de formulare a fișelor postului. Deficiențe ale documentației de personal ale companiei, în special fișele posturilor ale ofițerilor de personal. Elaborarea unei foi de pontaj și a personalului. Beneficiile fișelor de post.

Un exemplu de întocmire a unui ordin al directorului companiei privind bonusurile angajaților pentru elaborarea timpurie a unui plan de afaceri. Caracteristicile procesului-verbal complet al ședinței lucrătorilor cooperativa de productie. Ordinul privind angajarea unui angajat care să lucreze ca șef al departamentului de vânzări.

Documentele companiei. Conceptul de „flux de documente”, reglementare normativă și metodologică. Reguli de bază pentru organizarea fluxului de lucru într-o instituție. Lucrări de birou în divizia structurală a producției plăci de circuite imprimateÎntreprinderea Unitară Federală de Stat „Northern Reid”.

Fundamentele muncii de birou și componentele sale principale. Baza normativă și metodologică a muncii de birou. Tipuri de clasificare a documentelor. Direcții pentru îmbunătățirea suportului de documentare în turism pe baza principiilor și metodelor bazate pe dovezi.

Caracteristicile unui grup de documente de referință și informare (definiție, tipuri de documente, reguli de înregistrare). Diferențele în designul formei generale și al antetului. Cerințe pentru textele documentelor organizatorice și administrative, procedura de executare a acestora.

Introducere

Serviciul de suport pentru documentația de management (DOE) scopul, sarcinile, structura și componența acestuia

6 Sarcinile și funcțiile instituției de învățământ preșcolar

Reglementarea activității serviciului de suport documentar al conducerii

Structura si numarul de personal al serviciului suport documentatie de management

1 Structura serviciului DOW

3.2 Numărul de membri ai serviciului suport documentație de management

Concluzie

Aplicații

managementul documentelor munca de birou calificare

Introducere

Întregul proces de management este pătruns de informații, care stau la baza luării deciziilor și se bazează pe munca operațională cu documente în care este consemnată. Prin urmare, suportul pentru managementul informațiilor și documentației (managementul de birou) al oricărei firme, instituții, organizații, întreprinderi este considerat astăzi ca cea mai importantă funcție de serviciu a managementului. Din organizarea sa rațională depinde de rapiditatea și optimitatea alegerii soluției, aducerea acesteia către executant, controlul în timp util asupra execuției și, în cele din urmă, a realizării. efect economic in activitatile firmei, organizatiei, intreprinderii.

Întrucât munca de birou are propriile sarcini specifice, trebuie efectuată de un serviciu independent, separat de organizație - o unitate structurală: management, departament, departament, sector, grup etc. Astăzi, acest serviciu poartă diverse denumiri: managementul cazurilor, managementul informațiilor și documentației, managementul biroului, managementul documentației, departamentul general, biroul, secretariatul etc.

Sarcinile principale ale unui astfel de serviciu sunt formularea și menținerea suportului de informare și documentare pentru activitățile de management ale organizației la nivel cerințe moderne. Serviciul de suport documentar al managementului muncii de birou este de obicei încredințat cu organizarea unui singur sistem integrat de muncă de birou (informații și suport documentar pentru management) într-o organizație, o singură procedură de lucru cu documente, începând cu crearea (sau primirea acestora). ) și se termină cu arhivare (sau distrugere).

Acest lucru se realizează prin dezvoltarea unui pachet adecvat de documente organizaționale și de reglementare și metodologice.

Problemele legate de organizarea serviciului instituțiilor de învățământ preșcolar sunt foarte relevante.

scop termen de hârtie este luarea în considerare a tuturor aspectelor legate de organizarea serviciului instituției de învățământ preșcolar la întreprindere, identificarea problemelor urgente care apar în cursul activității serviciului instituției de învățământ preșcolar, precum și determinarea dimensiunea serviciului instituţiei de învăţământ preşcolar.

Obiectivele lucrării cursului în legătură cu acest scop sunt:

Să studieze cadrul legal de organizare a serviciului;

Să studieze reglementarea activităților serviciului DOW;

Să dezvăluie trăsăturile structurii și forței instituției de învățământ preșcolar.

Introducerea relevă relevanța, scopul, obiectivele, relevă semnificația teoretică și practică a lucrării.

Primul capitol discută despre organizarea serviciului de suport al documentației, scopul și sarcinile acestuia.

Al doilea capitol este dedicat reglementării activităților serviciului DOW.

În al treilea capitol despre exemple concrete sunt prezentate caracteristicile determinării structurii și forței serviciului instituției de învățământ preșcolar.

În concluzie se sintetizează rezultatele, se formează concluziile finale asupra subiectului luat în considerare.

Analiza surselor și literaturii

1. Serviciul de suport documentar al managementului (DOE) scopul, sarcinile, structura și componența acestuia

1 Forma de organizare a muncii de birou

Există trei tipuri de organizare a afacerilor:

centralizat;

descentralizat;

amestecat.

La formă centralizatăorganizarea muncii de birou, toate operațiunile tehnice de prelucrare a documentelor sunt concentrate într-o unitate structurală (serviciul DOW), iar munca creativă cu documente se desfășoară în alte unități structurale. Avantajele unei forme centralizate de organizare a muncii de birou includ posibilitatea creării unei baze de date unice pentru toate documentele primite de organizație și create în aceasta, ceea ce face posibilă creșterea eficienței căutării documentelor și, prin urmare, optimizarea lucrărilor de referință pe documente. Este recomandabil să se folosească o formă centralizată de organizare a muncii de birou dacă organizația are o structură organizațională liniar-funcțională.

descentralizate formaorganizarea muncii de birou presupune crearea unui serviciu independent de muncă de birou în fiecare unitate structurală. Este indicat să se folosească cu o structură organizatorică de tip divizional sau în condiții de dezunire teritorială a diviziunilor structurale ale organizației.

formă mixtăorganizarea muncii de birou presupune efectuarea unor operațiuni de birou (recepție, înregistrare, control, reproducere documente) în serviciul instituției de învățământ preșcolar, altele (realizarea și executarea documentelor, sistematizarea acestora, formarea dosarelor și depozitarea) în structură. diviziuni. De remarcat că, cu o formă mixtă de organizare a muncii de birou, aceeași operațiune tehnologică, de exemplu, înregistrarea documentelor de intrare și de ieșire, poate fi efectuată atât în serviciul DOE, cât și în diviziile structurale, în funcție de categoria documentelor.

2 Selectarea numelui serviciului DOW

În prezent, nu există documente de reglementare sau documente metodologice care să ghideze alegerea denumirii serviciului PEI și să determine structura acestuia, prin urmare organizațiile au dreptul de a lua propriile decizii cu privire la aceste aspecte. Cu toate acestea, ar trebui luați în considerare mai mulți factori:

natura activităților organizației, structura acesteia (numărul de divizii, numărul de aparate de management și numărul total angajat);

volumul fluxului de documente al organizației;

prezența unui sistem subordonat (organizații subordonate, sucursale, sucursale, reprezentanțe) și natura relației dintre acestea și guvernul central.

Vorbind despre denumirea serviciului de suport documentatie de management, trebuie remarcat faptul ca astazi serviciul DOW poate avea diferite denumiri, de exemplu: management de caz, departament de lucru de birou, departament de suport documentatie de management, departament general, birou, secretariat etc. În același timp, se poate spune că numele specific al serviciului DOW nu are o importanță fundamentală, totuși, atunci când îl alegeți, este de dorit să luați în considerare următorii factori:

-structura unității (are sau nu structură internă, dacă da, este complexă sau nu);

-cerințe pentru nume (este de dorit ca numele să fie simplu, ușor de reținut și de pronunțat);

-tradițiile de afaceri existente.

De exemplu, în Sistemul de management al documentației de stat se recomandă utilizarea următoarelor denumiri:

· în ministere și departamente - administrație, care, de regulă, include:

-secretariat (recepția, secretariatul ministrului, secretariatele viceminiștrilor, secretariatul colegiului, biroul de protocol);

-inspecție în subordinea ministrului (șef de departament);

-birou (biroul de corespondență guvernamentală, biroul de contabilitate și înregistrare, birou de expediție, copiere și reproducere etc.);

-departamentul de scrisori (reclamații);

-departament de perfecţionare a lucrărilor cu documente şi implementare mijloace tehnice;

-arhiva centrala;

· la intreprinderile (asociatii) de stat, in organizatii de cercetare, proiectare, inginerie si centre de calcul, superioare institutii de invatamantși alte organizații - departamentul de suport documentar al conducerii sau biroul, care, de regulă, include:

-divizii de contabilitate si inregistrare, control, imbunatatire a lucrarii cu documente si introducerea mijloacelor tehnice, luarea in considerare a scrisorilor (reclamatii);

Secretariat;

Expediție;

Arhiva. 2

Totuși, pentru acele organizații care nu doresc categoric să folosească vechile denumiri ale serviciului DOW (management de caz, departament general, birou), putem oferi opțiuni de denumire care reflectă tendințele moderne în dezvoltarea suportului pentru managementul documentelor, de exemplu: service (departamentul) de gestionare a documentelor (documente), departamentul de perfecţionare lucru cu documentele şi implementarea mijloacelor tehnice.

ÎN organizatii mici serviciul de gestionare a documentelor, ca unitate structurală independentă, poate să nu existe. În acest caz, munca cu documente este efectuată de secretarul șefului (inspectorul) sau de o altă persoană special desemnată.

3 Structura organizationala servicii preșcolare

Pe mari intreprinderi Ca parte a serviciului DOW, sunt alocate grupuri funcționale și anumite responsabilități sunt atribuite fiecărui angajat. Serviciul DOE poate include un secretariat, o expediție, un grup (birou, departament) de control, un grup de scrisori (biroul de reclamații, departamentul de contestații publice), un birou de dactilografiere, un birou de copiere și reproducere și o arhivă.

La întreprinderile mijlocii, funcțiile serviciului DOW sunt îndeplinite de specialiști individuali în domeniile de activitate.

În întreprinderile mici, serviciul DOW este format din 2-3 persoane.

În multe organizații, serviciul DOW nu este o unitate independentă, ci face parte din serviciul administrativ și economic, managementul personalului sau serviciile de contabilitate. Totuși, organizarea muncii cu documente este un tip de activitate complet independent care nu are nicio legătură cu sprijinul economic sau contabilitate. Întrucât serviciul DOW gestionează efectiv documentația și fluxurile documentare ale întregii organizații, ar trebui să fie o unitate independentă, deși cu un personal mic (poate fi de 2-3 persoane), raportând direct șefului organizației sau unuia dintre adjuncţii şefilor însărcinaţi cu informarea şi documentarea. Acest lucru este, de asemenea, fundamental, deoarece serviciul DOW lucrează direct cu conducerea, rezolvă problemele de revizuire a documentelor, controlează execuția acestora, efectuează lucrări de referință asupra documentelor la instrucțiunile conducerii și execută alte instrucțiuni din partea conducerii.

4 Determinarea componenței oficiale și a personalului instituției de învățământ preșcolar

Atunci când se determină componența oficială a angajaților, ar trebui să fie ghidat de Clasificatorul rusesc al profesiilor lucrătorilor, a pozițiilor angajaților și a nivelurilor salariale (OKPDTR) și a Ghidului de calificare pentru posturile de manageri, specialiști și alți angajați (aprobat de către Decretul Ministerului Muncii al Rusiei din 21 august 1998 nr. 37).

Pentru determinarea numărului de personal al instituției de învățământ preșcolar se folosesc documente normative privind munca și organizarea muncii. Raționalizarea muncii lucrătorilor de birou, inclusiv calcularea nivelurilor de personal ale acestora, se realizează pe baza următoarelor documente:

Norme intersectoriale extinse de timp pentru lucrul pe suport documentar al managementului. M., 1995.

Standarde de timp pentru lucrul pentru îmbunătățirea suportului de documentare pentru managementul ministerelor, departamentelor, întreprinderilor și organizațiilor. M, 1992.

Limite de timp pentru lucrul pe tehnologia de arhivare automată și suport pentru documentație pentru organele de conducere. M., 1993.

Norme de timp pentru lucrul pe suport documentar al structurilor administrative ale organelor executive federale. M., 2002.

De regulă, determinarea mărimii unității nu este responsabilitatea serviciului PEI în sine - această activitate este efectuată de departamentele de muncă și salarii sau de unitățile economice, dar, dacă este necesar, astfel de calcule pot fi făcute și de către angajații din Serviciul PEI. Reglementările muncii menționate mai sus conțin instrucțiuni privind aplicarea în practică a acestor documente.

5 Calificări ale serviciului PEI

1.6 Sarcina și funcțiile serviciului DOW

Sarcinile principale ale serviciului DOE includ următoarele, și anume:

-îmbunătățirea formelor și metodelor de lucru cu documentele;

-asigurarea unei proceduri unificate de documentare, organizare a muncii cu documente; construirea sistemelor de regăsire a informațiilor, controlul execuției și pregătirea documentelor pentru transferul în arhivă în conformitate cu reglementările aplicabile;

-reducerea documentelor;

-unificarea formelor de documente;

-elaborarea și implementarea documentelor normative și metodologice pentru îmbunătățirea suportului documentar al managementului în organizație, diviziile sale structurale;

-introducerea celor mai recente tehnologia Informatiei a lucra cu documente.

Funcțiile tipice ale serviciului DOW includ tipuri diferite lucrări, care pot fi împărțite în tehnologice, organizatorice, metodologice, de control.

Caracteristicile tehnologice includ:

-implementarea procesării inițiale (de redirecționare) a documentelor primite;

-înregistrarea documentelor de intrare, ieșire și interne;

-efectuarea de informații și lucrări de referință asupra documentelor organizației;

-producerea documentelor dactilografiate (dactilografiare pe computer);

-copierea, replicarea și reproducerea operațională a documentelor;

-elaborarea și proiectarea formularelor de documente;

-pregătirea documentelor pentru trimitere.

Printre funcțiile organizatorice ale serviciului DOE se numără:

-intocmirea raportului catre conducerea documentelor primite;

-organizarea examinării în timp util a documentelor de către conducerea organizației;

-reglementarea executării documentelor, trecerea și executarea documentelor la termen;

-organizarea depozitării documentelor în divizii structurale;

-organizarea muncii arhivei în conformitate cu regulile, instrucţiunile şi instrucțiuni Rosarchive;

-pregătirea avansată a angajaților serviciului de evidență și arhivă;

-organizarea locurilor de muncă pentru angajații serviciului de birou, inclusiv posturi de lucru automatizate (AWP), condiții de muncă pentru angajații serviciului de birou;

-organizarea muncii de birou la cererea cetățenilor;

-dezvoltarea (împreună cu diviziunile structurale relevante ale organizației) a măsurilor de îmbunătățire a formelor și metodelor de lucru cu documentele.

Funcțiile de control includ:

-controlul executării corecte a documentelor depuse spre semnare conducerii (adică documente de ieșire și interne);

-controlul asupra termenelor de executare a documentelor;

-controlul asupra corectitudinii înregistrării și formării în direcțiile structurale ale organizării dosarelor de arhivat;

-organizarea controlului asupra muncii cu documente în diviziile structurale;

-sintetizarea informațiilor despre progresul și rezultatele execuției documentelor, informarea sistematică a conducerii asupra acestor aspecte;

-asigurarea stocării dosarelor și a utilizării operaționale a informațiilor documentare.

Funcțiile metodologice îndeplinite de serviciul DOW includ:

-elaborarea unui nomenclator al afacerilor organizației, instrucțiuni pentru munca de birou, o foaie de formulare de documente și alte documente locale de reglementare care stabilesc sistemul de lucru de birou al organizației;

-examinarea valorii științifice și practice a documentelor;

-desfășurarea de ședințe și consilierea în probleme legate de competența serviciului clerical.

Scopul activității serviciului DOW este de a organiza suport documentar eficient pentru gestionarea activităților întreprinderii. În consecință, principalele sarcini ale serviciului DOW sunt:

în organizarea, implementarea, operarea, îmbunătățirea sistemului integrat de suport documentar pentru managementul întreprinderii;

în optimizarea formelor şi metodelor de lucru cu documentele pe baza unei politici informaţionale unificate şi tehnologii moderne prelucrarea informațiilor documentate;

in cuvenit organizatorice si metodologiceîndrumări privind respectarea procedurii stabilite de lucru cu documentele diviziilor structurale și oficiali intreprinderi:

în controlul efectiv asupra respectării procedurii stabilite de lucru cu documentele diviziilor structurale și ale funcționarilor întreprinderii.

2. Reglementarea activităților serviciului de gestionare a documentelor

Serviciul de management al documentelor (DOE) și angajații săi își desfășoară activitățile pe baza următoarelor documente organizatorice și juridice:

· prevederi privind unitatea structurală;

· descrierea postului;

· instrucțiuni de afaceri.

Cadrul de reglementare pentru elaborarea reglementărilor privind serviciul de documentare suport pentru management și fișele de post ale angajaților săi este foarte limitat. În conformitate cu aceasta, în procesul de creare a unui regulament privind serviciul unei instituții de învățământ preșcolar, puteți utiliza Sistemul de management al documentației de stat.

Principalul document de reglementare pentru elaborarea fișelor de post este Directorul de calificare pentru funcțiile de manageri, specialiști și alți angajați, aprobat prin decret al Ministerului Muncii și Dezvoltării Sociale. Federația Rusă 21 august 1998 Nr. 37, care cuprinde caracteristicile de calificare ale posturilor.

Caracteristica de calificare a fiecărui post are trei secțiuni:

Secțiunea „Responsabilitățile locului de muncă” stabilește principalele funcții de muncă ce pot fi încredințate în totalitate sau parțial salariatului care ocupă această funcție, ținând cont de omogenitatea tehnologică și interconexiunea muncii, permițând specializarea optimă a angajaților. Aceste funcții sunt transferate în a doua secțiune a fișei postului cu același titlu „Responsabilitățile postului”.

Secțiunea „Trebuie să știi” conține cerințele de bază pentru un angajat în ceea ce privește cunoștințele speciale, precum și cunoștințele actelor legislative și de reglementare, reglementărilor, instrucțiunilor și altor materiale de orientare, metode și mijloace pe care un angajat trebuie să le aplice atunci când efectuează atributii oficiale. Aceste cerințe sunt transferate în prima secțiune a fișei postului „Dispoziții generale”.

În secțiunea „Cerințe de calificare”, nivelul formare profesională angajatul necesar pentru îndeplinirea sarcinilor de serviciu prescrise și cerințele pentru experiența în muncă. Nivelurile de pregătire profesională necesare sunt acordate în conformitate cu Legea Federației Ruse „Cu privire la educație”. Aceste cerințe sunt transferate în prima secțiune a fișei postului „Dispoziții generale”.

La elaborarea instrucțiunilor adecvate, trebuie să se țină cont de faptul că, din moment ce caracteristicile de calificare specificate în Directorul de calificare pentru posturile de manageri, specialiști și alți angajați se aplică angajaților organizațiilor, întreprinderilor, instituțiilor și organizațiilor, indiferent de apartenența lor la industrie și departamentele. subordonarea, ele prezintă cele mai caracteristice pentru fiecare post de muncă. Prin urmare, la elaborarea fișelor de post, este permisă clarificarea listei de lucrări care sunt caracteristice funcției corespunzătoare în condiții organizatorice și tehnice specifice și se stabilesc cerințele pentru pregătirea specială necesară a angajaților.

Pentru posturile de angajati ai serviciului PEI, Anuarul prevede urmatoarele caracteristici de calificare. (Atasamentul 1).

Postului se poate adăuga titlul de „senior” cu condiția ca salariatul, alături de îndeplinirea atribuțiilor prevăzute de funcția deținută, să conducă artiștii aflați în subordinea acestuia. O indicație în denumirea „lider” se stabilește atunci când salariatului i se atribuie funcțiile de lider și executor responsabil într-una din domeniile de activitate ale organizației sau responsabilitatea de coordonare și conducere metodologică a grupurilor de executanți.

1 Instrucțiuni pentru documentația suport al conducerii

La pregătirea textului instrucțiunii privind suportul documentar al conducerii, se recomandă, de asemenea, utilizarea documentelor standard relevante ca bază, de exemplu, Instrucțiunea privind munca de birou în organisme federale putere executiva.

(Aprobat prin Ordinul Arhivei Federale din 27 noiembrie 2000 nr. 68.)

2 Instrucțiuni pentru tipurile (zonele) de activități ale serviciului PEI

Instrucțiuni privind tipul de activitate - un document de reglementare care stabilește procedura de desfășurare a oricărei activități (procedura de aplicare a prevederilor altor acte juridice de reglementare pentru implementarea unor astfel de activități) de către funcționarii (diviziunile structurale) ale întreprinderilor (organizații, instituții). Procedura generală și regulile de emitere a instrucțiunilor pentru tipul de activitate sunt definite în paragraful 4.2 din Instrucțiunile standard pentru munca de birou.

3 Instrucțiuni de organizare a locurilor de muncă pentru personalul instituției de învățământ preșcolar

Instrucțiunea este semnată de șeful unității structurale relevante responsabilă de elaborarea documentului și aprobată de șeful întreprinderii.

Aprobarea documentului trebuie făcută sub forma unei ștampile de aprobare sau prin eliberarea unui document administrativ privind aprobarea acestuia.

Numerotarea paragrafelor și subparagrafelor din document trebuie făcută cu cifre arabe.

4 Documente de planificare și raportare pentru serviciul PEI

Asigurarea planificării și raportării, și în timp util și pregătire corespunzătoare documentele relevante - planuri, rapoarte - este una dintre principalele responsabilități ale șefului serviciului DOW al întreprinderii. ÎN caz general un plan de lucru este un document care definește componența și conținutul principalelor activități (sarcini), a căror implementare este încredințată angajatului (unitatea structurală, întreprinderea condusă de acesta), termenii, locurile și cei responsabili pentru implementarea acestora într-o anumită perioadă de timp (în timpul zilei, săptămânii, lunii, trimestrului etc.)”.

Datele inițiale pentru planificarea activităților serviciului DOW pentru anul calendaristic următor sunt:

indicatorii financiari si dezvoltare economicăîntreprinderi pentru perioada planificată;

principalele rezultate ale activităților instituției de învățământ preșcolar din perioada trecută;

scopurile și obiectivele serviciului PEI care decurg din conținutul secțiunilor relevante ale documentelor de planificare pe termen lung și mediu (inclusiv planuri de afaceri, programe). Dezvoltare organizaționalăîntreprinderi etc.).

Planificarea individuală a muncii de către angajații serviciului instituției de învățământ preșcolar se realizează pe baza planurilor unităților structurale relevante și luând în considerare instrucțiunile superiorilor lor direcți. Documentul principal de planificare munca individuala angajatul este un plan de lucru personal.

Formularele documentelor de planificare și raportare privind activitățile serviciului PEI sunt aprobate de șeful întreprinderii pe baza unei depuneri corespunzătoare din partea șefului serviciului PEI. Un exemplu de plan de lucru pentru șeful serviciului instituției de învățământ preșcolar este prezentat pe un CD și un exemplu de raport privind lucrul cu contestatii scrise cetățeni – în Anexa 6 la acest manual.

5 Documente pentru îmbunătățirea activităților serviciului PEI

Un grup special în documentația organizatorică și administrativă a serviciului DOE este format din documente privind îmbunătățirea activităților sale. Îmbunătățirea activităților serviciului PEI presupune implementarea sistematică a unui set de măsuri menite să obțină mai mult performanta ridicata funcționarea tuturor diviziilor structurale (zonele de lucru) ca parte a serviciului instituției de învățământ preșcolar și a serviciului în ansamblu. Conținutul activităților este determinat în funcție de direcția în care se concentrează eforturile de management ale conducerii serviciului PEI. Cu toate acestea, în practică, desfășurarea unor astfel de evenimente este asociată cel mai adesea cu introducerea în activitățile zilnice ale serviciului de noi documente normative și metodologice (organizatorice și administrative) privind anumite aspecte ale suportului documentar pentru management.

elaborarea de noi documente (clarificarea existente) normative și metodologice (organizatorice și administrative) ale întreprinderii pe probleme de învățământ preșcolar;

schimbări în fluxul de lucru existent al întreprinderii, ținând cont de noile cerințe pentru organizarea acesteia;

instruirea personalului serviciului instituției de învățământ preșcolar și, după caz, a altor funcționari ai întreprinderii admiși să lucreze cu documentația de conducere;

furnizarea de documentație relevantă pentru diviziile structurale ale întreprinderii.

6 Fișele postului pentru personalul de service PEI

„Instrucțiunea de muncă este un document de reglementare care reglementează activitățile unui anumit funcționar (categorii de angajați – conducere, specialiști, interpreți etc.) al unei întreprinderi (organizație, instituție) și stabilește procedura de aplicare de către aceste persoane a prevederilor a altor acte juridice de reglementare.Procedura generală și regulile de formalizare a instrucțiunilor oficiale sunt reglementate de paragraful 4.2 din Instrucțiunile Oficiului Model.

Fișa postului trebuie să fie semnată de persoana responsabilă cu desfășurarea acesteia și aprobată de șeful întreprinderii - sub forma unei ștampile de aprobare sau prin eliberarea unui document de aprobare administrativă. Titlul textului fișei postului se formulează în cazul dativ, de exemplu: „Instrucțiune către metrolog-șef”.

Cerințe pentru fișele postului anumite categorii angajații sunt reglementați de reglementările departamentale relevante și documentele organizatorice și administrative. Deci, în conformitate cu Anexa 2 la Anexa 12 din GSDOU, secțiunea din fișa postului „Dispoziții generale” stabilește:

sarcinile unui angajat (de exemplu, pentru un funcționar - primirea, înregistrarea documentelor primite și expedierea documentelor);

procedura de ocupare a unui post, adică cine numește și eliberează acest angajat;

cerințele profesionale și angajatul (nivel de educație, experiență în muncă etc.);

principalele documente și materiale după care trebuie să se ghideze angajatul în activitățile sale.

În secțiunea din fișa postului „Funcțiile angajaților” sunt definite:

subiect de referință sau domeniu de activitate atribuit salariatului;

o listă de tipuri de lucrări care compun îndeplinirea funcțiilor atribuite (de exemplu, înregistrarea documentelor poate include completarea cardurilor, menținerea unui dulap de dosare, eliberarea de certificate etc.).

În secțiunea din fișa postului „Atribuțiile salariatului” sunt indicate caracteristicile activității:

legate de intocmirea documentelor, primirea, prelucrarea si emiterea informatiilor;

care implică utilizarea obligatorie a anumitor forme și metode de lucru (de exemplu, control periodic asupra formării cazurilor în diviziile structurale, briefing-uri etc.);

solicitarea respectării termenelor de implementare a acțiunilor specifice;

referitoare la ordinea de executare a ordinelor;

afectând standarde etice care trebuie respectat în echipă.

În secțiunea din fișa postului „Drepturile angajaților”, drepturile salariatului sunt determinate pentru îndeplinirea funcțiilor care îi sunt atribuite și îndeplinirea atribuțiilor. Secțiunea din fișa postului „Relații” indică departamentele și angajații de la care contractantul primește și cărora le transferă informații, structura și termenii de transmitere a acestora, cine este implicat în executarea anumitor documente, cu cine sunt coordonați etc. .

În secțiunea din fișa postului „Evaluarea muncii”, sunt enumerate criterii care permit aprecierea gradului în care un angajat își îndeplinește funcțiile și obligațiile, folosește drepturile etc.

3. Structura și numărul de membri ai serviciului suport documentație de management

1 Structura serviciului DOW

O problemă importantă în înființarea muncii de birou într-o organizație este determinarea structurii serviciului de suport pentru documentația de management, componența sa oficială și numerică.

Structura serviciului de gestionare a documentelor depinde de volumul fluxului de lucru, precum și de tehnologia de lucru cu documente și poate fi reprezentată de următoarele unități structurale:

Secretariat;

-expediție (în expediție pot fi alocate grupuri pentru procesarea corespondenței de intrare și de ieșire, documente confidențiale, un grup de curierat etc.);

-subdiviziune (departament, grup) pentru înregistrarea și contabilitatea documentelor;

-subdiviziune (departament, grup) pentru controlul executării documentelor;

-subdiviziune (departament, grup) pentru lucrul cu apeluri cetăţenilor;

-subdiviziune (departament, grup) pentru producerea documentelor (fostul birou de masini);

-departamentul de îmbunătățire a muncii de birou;

-birou de copiere și reproducere;

-grup de protocol;

-echipa editorială;

Recepţie;

Arhiva.

Într-o organizație mare, cu un volum mare de flux de lucru, pot exista toate departamentele de mai sus care fac parte din serviciul de gestionare a documentelor.

În organizațiile mai mici, cu o cantitate nu atât de mare de flux de documente, este posibil să combinați mai multe funcții într-o unitate sau în loc de unități structurale, munca corespunzătoare este efectuată de angajați individuali; într-o firmă mică, un secretar face de obicei toată munca .

Metoda de stabilire a structurii organizatorice a Serviciului de management al evidențelor (DOE), în funcție de volumul fluxului de lucru, a fost formulată în Unitatea sistem de stat managementul înregistrărilor (Departamentul principal de arhive din cadrul Consiliului de Miniștri al URSS, 1974). Conform acestei metode, toate organizațiile, instituțiile, întreprinderile, în funcție de volumul circulației documentelor, sunt împărțite în patru categorii:

Deci, conform clasificării de mai sus, dacă volumul fluxului de documente al unei instituții este mai mare de 10 mii de documente pe an, atunci pentru organizarea eficientă a muncii cu documente, este necesar să se creeze un serviciu de gestionare a documentelor ca unitate separată.

În ciuda faptului că această metodă de stabilire a structurii organizatorice a serviciului PEI a fost propusă în urmă cu mai bine de 30 de ani, în general ea este aplicabilă și astăzi. Deci, de exemplu, Bobyleva M.P. în cartea sa „Fluxul de lucru eficient: de la tradițional la electronic” oferă următoarea dezvoltare a structurii organizaționale a serviciului DOE, în funcție de volumul fluxului de lucru (prezentat în tabelul 1).

Tabelul 1 Dezvoltarea structurii organizatorice a serviciului PEI, în funcție de volumul fluxului de lucru

Volumul circulației documentelor, mii de documente pe an Forme organizaționale de serviciu DOU mai puțin de 10 de obicei unul sau doi secretari ai șefului organizației de la 10 la 25 serviciul este formalizat organizațional; se cere un grup de muncitori cu repartizarea responsabililor pentru anumite domenii de activitate (specializarea salariatilor) de la 25 la 50 se creeaza o unitate care cuprinde mai multe domenii de lucru (prelucrare si inregistrare documente, control asupra executiei, arhivare etc. .) de la 50 la 100 o structură mai dezvoltată, în cadrul căreia au formalizat organizatoric toate domeniile principale de lucru; gradul de specializare a muncii angajaților este în creștere, pe măsură ce o zonă independentă (unul sau mai mulți specialiști), se evidențiază reglementarea corporativă și îmbunătățirea instituției de învățământ preșcolar, inclusiv pe baza automatizării peste 100; utilizarea sistemelor automatizate

2 Numărul de membri ai serviciului de gestionare a documentelor

Numărul și gama de posturi ale lucrătorilor de birou depind în primul rând de funcțiile atribuite, volumul de muncă efectuat de această unitate și tehnologia adoptată (nivelul de automatizare și mecanizare a muncii cu documente).

În perioada de dezvoltare în țara a Sistemului Unificat de Evidență de Stat la sfârșitul anilor 1960, Institutul de Cercetare a Muncii a propus o metodologie de calcul a numărului de personal de evidență pe baza volumului de circulație a documentelor și a numărului total de angajați din instituţiilor. Formula părea destul de simplă:

populatie= 0,00016 x D0,98 x R 0.1

Simplitatea calculării acestei formule a dus la repetarea ei repetată în manualele educaționale și de referință pentru munca de birou. Totuși, a fost conceput pentru ministere și comitete de stat și s-a bazat pe tehnologia documentelor dactilografiate cu retipăriri multiple de texte la pregătirea unui document și un grad scăzut de mecanizare a muncii manageriale care exista în acei ani. Calculul după această formulă va da o compoziție cantitativă semnificativ supraestimată a serviciului de birou, care nu corespunde noilor tehnologii și productivității muncii crescute în domeniul managementului. Astăzi, această formulă este interesantă doar pentru istoria muncii de birou.

Un calcul mai realist al numărului de personal de birou se realizează pe baza complexității tipurilor de muncă efectuate conform formulei elaborate de Biroul Central al Standardelor Muncii și aplicată în toate colecțiile de standarde de timp pentru munca de birou, inclusiv ultima unu - „Standarde de timp pentru lucrul la structurile de management de suport documentar în organele executive federale”, aprobate prin Decretul Ministerului Muncii și Dezvoltării Sociale al Federației Ruse din 26 martie 2002 nr. 23.

Metoda de calcul în ele este aceeași. Pentru a calcula numărul necesar de personal, intensitatea muncii fiecărui tip de muncă standardizată și nestandardizată se determină separat. Pentru tipurile de muncă standardizate, standardele de timp au fost deja calculate și indicate în colecțiile enumerate. Pentru fiecare tip de muncă, timpul standard este determinat de formulă

H vr = H × LA,

Unde H vr

K este un coeficient care ține cont de costurile organizaționale și întreținere loc de muncă, odihnă, pauze de cultură fizică și nevoi personale, % din timpul operațional.

Conform rezultatelor analizei hărților, fotografiilor și fotografiilor timpului de lucru, K este luat egal cu 1,1

Apoi, se determină intensitatea anuală de muncă a muncii normalizate (T) în ore, ținând cont de fiecare tip de muncă efectuată după formula:

T n = H vr × V eu,

Unde H vr - timpul petrecut pentru efectuarea unui anumit tip standard de muncă, h;

V i - volumul unui anumit tip de muncă efectuat pe an.

Intensitatea anuală de muncă a muncii nestandardizate în ore este determinată prin metoda expertizei, ținând cont de volumul muncii prestate conform formulei:

T nn = H ннj × V j,

Unde H nnj - complexitatea muncii nestandardizate de un anumit tip,

V j - volumul anual de tipuri de muncă nestandardizate.

Intensitatea totală anuală a muncii atât a operațiunilor standardizate, cât și a celor nestandardizate se calculează prin formula:

T despre = T n + T nn

Cunoscând intensitatea totală anuală de muncă a muncii prestate de serviciul de birou, calculați câți muncitori sunt necesari pentru a efectua această muncă după formula:

Unde F n - un fond util al timpului de lucru al salariatului pe an.

Exemple de calculare a numărului de lucrători de birou pot fi luate din aceleași colecții de standarde de timp ale Biroului Central pentru Standarde de Muncă.

Exemple de calcul al numărului de lucrători de birou (tehnologii tradiționale)

Calculul numărului de angajați se bazează pe intensitatea planificată a muncii prestate pe parcursul anului.

Nr. p/p Tipul muncii efectuate Număr standard Unitate de volum de lucru Cantitatea de muncă pe an Timp normativ pe unitatea de volum de muncă, pers. -h. Timpul petrecut pers. - partea 1 Întocmirea și menținerea nomenclatorului dosarelor organizației 3.1.1.2200 posturi 2002302302 Prelucrare documente primite 3.1.2.110 documente 144000.781123.23 Prelucrare documente trimise 3.1.2.210 execuție documente 10063.1.210. de acte 1500.7010.513 subdiviziuni 3.1.5.710 cauze1003.20 3.20Total7377.4 T n - intensitatea muncii a muncii, calculată conform standardelor de timp date în colecție, ținând cont de coeficientul K \u003d 1.1, luând în considerare timpul alocat întreținerii organizatorice și tehnice a locului de muncă, odihnă (inclusiv pauze de cultură fizică și nevoi personale) -8115.1 ore om.

T nn - intensitatea muncii neprevăzută în colectare - 114,2 ore om. (determinat de experți).

F n - fond de timp de lucru util de un angajat pe an, ore, (se presupune că este în medie egal cu 1910 ore).

Să mai dăm un exemplu de calcul al numărului de angajați ai serviciului de birou, dat în standardele de timp agregate intersectoriale pentru lucrul pe suport documentar pentru management:

Calculul numărului de salariați ai instituției de învățământ preșcolar (birou) s-a făcut pe baza intensității efective de muncă a muncii prestate în anul trecut.

T n - intensitatea muncii a muncii, calculată conform standardelor de timp date în colecție, ținând cont de coeficientul K \u003d 1.1, luând în considerare timpul alocat întreținerii organizatorice și tehnice a locului de muncă, odihnă (inclusiv pauze de cultură fizică și nevoi personale) - 11698,5 ore om.

T nn - complexitatea muncii neprevazute in colectie - 98,8 persoane. -h. (determinat de experți).

F n - Fond de timp de lucru util de un angajat pe an, ore, (se presupune că este în medie egal cu 2006 ore).

Și, în sfârșit, să luăm exemplele date în cele mai recente standarde de timp din 2002.

Calculul numărului standard de angajați ai serviciului de documentare, oferind un set de sarcini „Contabilitatea și înregistrarea documentelor”

Denumirea lucrăriiUnitate de măsură Volumul anual de lucru Rata timpului, h.. Tabel nr. Intensitatea muncii normative, partea 1. Menținerea unui fișier de control Un RKK 108600, 151816292. Înregistrare în cartea contabilă a documentelor transmise O înregistrare 60000.04402403. Inventarul documentelor primite Un inventar 1200.234027.6 4. Completarea registrului Un registru 37330.1940709.275. Prelucrare telegramă O telegramă 6500.113471.56. Distribuirea documentelor Destinatar unic60000.02321697. Înregistrarea actelor primite ale organului colegial 2 l.48000,0316728. Inregistrarea comenzilor interne 2 l.1200.08164.89. Contabilitatea comenzilor organului colegial Un document 1200,07158,410. Contabilitatea deciziilor (hotărârilor) organului colegial Un document 1201151211. Contabilitatea telegramelor organului colegial O telegramă 1500.05157.512. Contabilitatea rapoartelor unui organ colegial Un raport 60 0,481528,813. Contabilitatea inventarierii actelor organului colegial Un inventar 4200.121550.414. Contabilitatea scrisorilor de sesizare a organului colegial O scrisoare12600.05156315. Contabilitatea deciziilor organului colegial Un document 1200.08159.6Total: 3002.87

Card de înregistrare (RKK) - un card de înregistrare și control care are un formular special conceput pentru înregistrare și servește la înregistrarea și controlul documentelor primite, nu mai mult de 1500 de caractere.

L - foaie (l.) - o unitate de măsură pentru volumul textului dactilografiat pe o foaie de hârtie, dimensiunea 210x297 mm (format A4) imprimată pe o singură față, pe care sunt plasate 38 - 41 de linii (2450 de caractere) la 1,5 intervale cu numărul de 60 - 64 de caractere tipărite pe rând (în condiții automatizate - 2 KB).

T n - costuri de timp calculate conform standardelor de timp - 3002,87 ore.

F n - norma timpului de munca pe salariat pe an - se ia conditionat egal cu 2000 ore.

T nn - 438.9 - costuri de timp neprevăzute de norme, care au caracter unic (determinate de expert);

T despre = 3002,87+ 438,9 = 3441,77 ore

Exemplul de calcul 2

Calculul numărului de personal cheie al lucrătorilor serviciului de documentare

Denumirea lucrării Unitatea de măsură Volumul anual de muncă Norma de timp, parte Nr. din tabel Intensitatea muncii normative 1. Contabilitatea automată a volumului fluxului de documente al instituției 100 documente 200000,153202. Înregistrarea automată a documentelor primite 10 documente 250000 ,405410003. Contabilitatea automată a numărului de documente primite 100 documente 65000,05523,254. Control automat al executării documentelor primite 10 documente50000,756350------10. Contabilitatea automată a numărului de documente interne trimise100 documente150000.04516Total:10545

T n - costuri de timp calculate conform standardelor de timp - 10545 ore.

T nn - costuri de timp neprevazute de norme, care au caracter unic - 1096,8 ore (determinate de experti);

F n - norme de timp de lucru a unui salariat pe an, ore - se ia conditionat egal cu 2000 de ore.

După cum puteți vedea din exemplele de mai sus, metodologia este calculată la fel, dar luați standardele de timp din colecția pe care o utilizați și calculați singur tipurile de lucrări nestandardizate prin evaluări ale experților.

Pe lângă angajații incluși direct în personalul serviciului de evidență, fiecare unitate structurală poate avea un secretar care desfășoară activități de birou în departament. În lipsa unui astfel de șef de unitate, acesta trebuie să numească unul dintre angajații compartimentului responsabil cu evidența.

Astfel, numărul total de angajați implicați în serviciile de birou din organizație va fi suma numărului obișnuit de angajați ai serviciului de birou și a tuturor angajaților altor departamente cărora le sunt încredințate funcții de birou.

Concluzie

Examinând materialul pe tema lucrării de curs, se pot trage următoarele concluzii:

În conformitate cu cerințele sistemului de stat al instituțiilor de învățământ preșcolar, sprijinul documentar al managementului la întreprinderile moderne ar trebui să fie realizat de un serviciu special - serviciul de sprijin pentru managementul documentar (serviciul instituțiilor de învățământ preșcolar). Un astfel de serviciu funcționează la întreprindere ca o unitate structurală independentă, condusă de șeful serviciului și subordonată direct șefului întreprinderii.

Principalele sarcini ale serviciului DOE sunt:

introducerea în întreprindere a unei proceduri unificate de lucru cu documente în conformitate cu GSDOU și alte documente de reglementare, metodologice și organizatorice și administrative;

implementarea managementului metodologic al organizării muncii cu documente în diviziile structurale ale întreprinderii;

asigurarea controlului efectiv asupra respectării procedurii stabilite de lucru cu documentele;

perfecţionarea formelor şi metodelor de lucru ale funcţionarilor întreprinderii cu documente.

Pentru a obține un efect economic este importantă în primul rând calitatea informației, care este determinată de cantitatea, eficiența, gradul de complexitate. Dacă întreprinderea nu are o lucrare clară cu documentele, atunci, ca urmare, managementul se deteriorează, deoarece depinde de calitate și fiabilitate, eficiența primirii și transmiterii informațiilor, setarea corectă a serviciului de referință și informare și organizarea precisă a căutării, păstrării și utilizării documentelor.

Lista surselor și literaturii utilizate

Surse

GOST R 51141-98 Lucrări de birou și arhivare: termeni și definiții. - M: Editura de standarde, 1998.

DR-191-98. Unificarea textelor documente de management. Ghid pentru VNIIDAD FAS RF. - M.: VNIKDAD, 1998.

Instrucțiune tipică privind munca de birou în organele executive federale (aprobat prin ordin al Serviciului Federal de Arhivă al Rusiei din 27 noiembrie 2000 nr. 68). - M., 2001.

Sistem de stat de documentare suport pentru management. Dispoziții de bază. Cerințe generale pentru documente și servicii de suport pentru documentație. Aprobat de Colegiul Arhivei Principale a URSS la 27 aprilie 1988.

Literatură

Belov A.N. Hârtii și flux de documente: Proc. Alocație. - M .: Eksmo, 2007

Basakov M.I. Munca de birou și corespondența în întrebări și răspunsuri: manual.- Rostov n/D .: Phoenix, 2004

Galahov V.V. Lucrări de birou: mostre, documente, organizarea și tehnologia muncii. - M.: OOO „TK Velby”, 2005

Demin Yu.M. Lucrări de birou: Pregătirea documentelor de birou. - Sankt Petersburg: Peter, 2004

Krylova I.Yu. Documentatia activitatilor de management: Proc. indemnizatie. - Sankt Petersburg: Presa de afaceri, 2004

Kuznetsova T.V. Lucrări de birou: Organizarea și tehnologiile suport pentru managementul documentar. - M.: Unitate-Dana, 2003

Kuznetsova T.V. Hârtii: Manual / T.A. Bykova, L.M. Vyalova, L.V. Sankin; Sub total ed. prof. TELEVIZOR. Kuznetsova. - Ed. a II-a, revizuită. si suplimentare - M.: MTsFER, 2006.

Rogojin M.Yu. Manual de muncă de birou. - Sankt Petersburg: Pmter, 2006

Spivak V.A. Documentarea activităților de management: Lucrări de birou - Sankt Petersburg: Peter, 2005

Steniukov M.V. Lucrări de birou: Note de curs. - M.: Anterior, 2005

Yankova V.F. Cum să organizezi afaceri. - M.: MTsFER, 2004.

Directorul de calificare al posturilor de manageri, specialiști și alți angajați, aprobat prin Decretul Ministerului Muncii al Federației Ruse din 21 august 1998 nr. 37. - Dispoziții generale.

Atasamentul 1

Caracteristicile de calificare ale posturilor de angajati ai serviciului de gestionare a documentelor

Categoria de salariat după natura muncii Titlul funcției Caracteristicile de calificare ale conducătorilor de posturi șef de atribuții arhive: · conduce activitatea de organizare și întreținere a arhivelor la o întreprindere, instituție, organizație; · asigură, în conformitate cu procedura stabilită, primirea, înregistrarea, sistematizarea, păstrarea și utilizarea documentelor; · supraveghează lucrările de întocmire a unui aparat de referință care facilitează contabilizarea și utilizarea documentelor de arhivă; · acordă asistență metodologică în găsirea documentelor necesare; · instruiește angajații diviziilor structurale cu privire la procedura de formare, întocmire și depunere a dosarelor la arhivă; · controlează termenul de primire a documentelor finalizate prin munca de birou în arhivă; · asigură lucrările de examinare a valorii documentelor de arhivă, formarea documentelor pentru păstrare permanentă și temporară; · supraveghează lucrările de întocmire a inventarelor dosarelor pentru transferul documentelor către arhivele statului, întocmind acte privind distrugerea documentelor ale căror termene de păstrare au expirat; · exercită controlul asupra stării documentelor, oportunității restaurării acestora, respectării condițiilor din incinta arhivei, necesare pentru asigurarea securității documentelor; · organizează lucrări de evidență a fluxului documentar și a numărului de cazuri, eliberând certificate de arhivă pe baza datelor disponibile în documentele de arhivă; · întocmește raportarea necesară; · participă la elaborarea reglementărilor și instrucțiunilor pentru păstrarea evidenței și organizarea arhivelor. trebuie știut: · hotărâri, ordine, ordine, alte acte de conducere și de reglementare ale organelor superioare și ale altor organe referitoare la activitatea arhivelor; · · procedura de prelucrare a documentelor care intră în arhivă și sistemul actual de clasificare a acestora; · · bazele organizării producției, muncii și managementului; · legislatia muncii; · · · media educatie profesionalași experiență în muncă de birou de cel puțin 2 ani. · organizează munca biroului; · asigură procesarea la timp a corespondenței de intrare și de ieșire, livrarea acesteia la destinație; · urmărește termenele de executare a documentelor și a acestora design corect; · organizează lucrări de înregistrare, contabilitate, depozitare și transfer către diviziile structurale relevante a documentelor lucrărilor curente de birou (inclusiv ordinele și instrucțiunile conducerii), cu privire la formarea dosarelor și depunerea acestora; · elaborează instrucțiuni de evidență la o întreprindere, instituție, organizație și organizează implementarea acestora; · ia măsuri pentru a oferi lucrătorilor de birou instruirea necesară și materiale de referinta, precum și inventar, utilaje, echipamente de birou, mijloace tehnice de muncă managerială; · efectuează managementul metodologic al organizării muncii de birou pe divizii, control asupra formării corecte, păstrării și predării la timp a dosarelor la arhivă, întocmirea adeverințelor privind respectarea termenelor de executare a documentelor; · asigură tipărirea și reproducerea documentelor de birou; · participă la pregătirea ședințelor convocate de conducere și organizează întreținerea acestora, înregistrarea documentelor de călătorie, înregistrarea angajaților care sosesc într-o călătorie de afaceri; · supraveghează lucrătorii de birou. trebuie știut: · · Sistemul de stat unificat al muncii de birou; · · structura întreprinderii, instituției, organizației; · · scheme de flux de lucru; · procedura de intocmire a nomenclatorului cazurilor, inventarelor cazurilor de depozitare permanenta si temporara, raportari stabilite; · calendarul și procedura de depunere a dosarelor la arhivă; · sisteme de organizare a controlului asupra executării documentelor; · echipamente de birou și alte mijloace tehnice de muncă managerială; · fundamentele economiei, organizarea producției, munca și managementul; · legislatia muncii; · regulamentul intern al muncii; · regulile și reglementările privind protecția muncii. cerinte de calificare: · studii medii profesionale fără a prezenta cerințe de experiență în muncă sau studii profesionale primare și experiență de muncă în specialitate de cel puțin 3 ani. · asigură efectuarea la timp și de înaltă calitate a lucrărilor de copiere și duplicare, inclusiv microfilmarea documentației tehnice pentru toate diviziile structurale ale unei întreprinderi, instituții, organizații; · organizează recepția documentației tehnice și de serviciu pentru copiere, reproducere, contabilizare pentru primirea materialelor de la departamente; · determină consumul de materiale şi eliberarea produse terminate Clienți; · întocmește grafice pentru implementarea lucrărilor de copiere și duplicare; · distribuie munca între artiști în conformitate cu specialitatea și calificările acestora și instruiește angajații; · determină nevoia biroului de echipamente, materiale și asigură pregătirea cererilor pentru primirea acestora; · controlează timpul și calitatea lucrărilor de copiere și duplicare, precum și caracterul complet al materialului predat clienților; · participă la elaborarea instrucțiunilor, regulilor și altor documente de reglementare privind tehnica efectuării lucrărilor de copiere și duplicare; · ia măsuri pentru îmbunătățirea organizării muncii angajaților biroului, introducerea unor tehnici și metode avansate de lucru în scopul reducerii costurilor, consumului de materiale, îmbunătățirii utilizării echipamentelor și creșterii productivității muncii; · asigură securitatea documentației acceptate la muncă; · controlează starea locurilor de muncă, echipamentelor și repararea acestora la timp, respectarea regulilor de funcționare a echipamentelor și protecția muncii la efectuarea lucrărilor de copiere și duplicare; · studiază cauzele defectelor în efectuarea lucrărilor de copiere și duplicare și ia măsuri pentru prevenirea acestora. trebuie știut: · rezoluții, ordine, ordine, alte documente de guvernare și de reglementare ale autorităților superioare privind efectuarea lucrărilor de copiere și duplicare; · metode și mijloace de efectuare a lucrărilor de copiere și duplicare; · proiectare, principii de funcționare, reguli de instalare și funcționare a echipamentelor de copiere și duplicare; · tipuri de materiale utilizate la copierea și duplicarea lucrărilor, proprietățile acestora și specificații; · standarde, instrucțiuni și alte linii directoare pentru pregătirea documentației tehnice; · norme și prețuri pentru efectuarea lucrărilor de copiere și duplicare; · avansate domestice şi experiență străină efectuarea de lucrări de copiere și duplicare; · bazele organizării muncii; · legislatia muncii; · regulamentul intern al muncii; · regulile și reglementările privind protecția muncii. cerinte de calificare: · studii medii profesionale fără a prezenta cerințe de experiență în muncă sau studii profesionale primare și experiență de muncă în specialitate de cel puțin 3 ani. · supraveghează activitatea biroului de dactilografiere; · acceptă material pentru tipărire, îl distribuie între dactilografe, ține evidența producției, livrează lucrările finalizate; · asigură controlul asupra timpului și calității lucrărilor dactilografiate, siguranța documentelor și fonogramelor acceptate; · asigură dactilografelor mijloacele tehnice și materialele necesare pentru lucru; · monitorizează starea mașinilor de scris, înregistratoarelor de voce și ia măsuri pentru eliminarea defecțiunilor acestora; · în timpul liber din sarcinile de mai sus, efectuează lucrări dactilografiate. trebuie știut: · rezoluții, ordine, ordine, alte documente de guvernare și de reglementare ale organelor superioare și ale altor organisme referitoare la păstrarea evidenței; · principalele prevederi ale Sistemului unificat de evidență de stat; · dactilografiat; · procedura de contabilizare a lucrărilor dactilografiate; · reguli de ortografie și punctuație; · ordinea de aranjare a materialului la tipărirea diverselor documente; · standardele sistemului unificat de documentație organizatorică și administrativă; · reguli de operare pentru mașini de scris, înregistratoare de voce; · bazele organizării muncii; · legislatia muncii; · regulamentul intern al muncii; · regulile și reglementările privind protecția muncii. cerinte de calificare: · studii medii profesionale fără a prezenta cerințe de experiență în muncă sau studii profesionale primare și experiență de muncă în specialitate de cel puțin 3 ani. · supraveghează activitatea expediției; · organizează activitatea de primire, prelucrare, trimitere la destinație a mărfurilor, documentelor și corespondenței primite, asigurând siguranța și livrarea la timp a acestora către destinatari; · întocmește instrucțiuni pentru escorta mărfurilor și documentele care trec prin expediție; · participă la verificarea integrității ambalajului (recipientului) și a prezenței atașamentelor în conformitate cu documentele însoțitoare, dacă este necesar - la întocmirea rapoartelor privind lipsa sau deteriorarea constatată; · ia măsuri pentru asigurarea lucrătorilor expediției cu mijloace de mecanizare a forței de muncă, inventariere, echipamente speciale, monitorizează buna funcționare a acestora și starea tehnică sănătoasă; · exercită controlul asupra disponibilității modalităților de transport necesare, organizării corespunzătoare a transportului, efectuarea operațiunilor de încărcare și descărcare, amplasarea și aricarea mărfurilor, documentelor și corespondenței, executarea corectă a documentației de recepție; · organizează lucrările de evidență, întocmirea rapoartelor stabilite, întocmirea certificatelor privind respectarea termenelor de livrare; · asigură modul necesar de depozitare și siguranță a mărfurilor, documentelor și corespondenței în timpul transportului acestora. trebuie știut: · rezoluții, ordine, ordine, alte documente de guvernare și reglementare ale autorităților superioare legate de organizarea muncii de birou; · structura întreprinderii, instituției, organizației; · recepții și metode de prelucrare a corespondenței; · organizarea muncii de birou; · organizarea operațiunilor de încărcare și descărcare; · procedura de primire și livrare a mărfurilor; adresele furnizorilor principali de marfă, depozitele acestora; · formulare de documente pentru recepția și expedierea mărfurilor și regulile de executare a acestora; · procedura de întocmire a cerințelor de transport, caracteristici de transport, depozitare și depozitare a materialelor expediate; · procedura de înregistrare a expeditorilor și destinatarilor mărfurilor, documentelor și corespondenței, organizarea controlului asupra livrării acestora; · raportare stabilită; · mijloace de mecanizare a muncii; · echipamente speciale și inventar; · fundamentele economiei, organizarea muncii și managementul; · legislatia muncii; · regulamentul intern al muncii; · regulile și reglementările privind protecția muncii. cerinte de calificare: · învățământ profesional primar fără cerințe pentru experiență de muncă sau secundar (complet) educatie generalași experiență de lucru ca expeditor de cel puțin 1 an. · dezvoltă și implementează procese tehnologice de lucru cu documente și informații documentare bazate pe utilizarea organizațională și informatică(contabilitatea, controlul executiei, stocarea operationala, lucrarea de referinta); · participă la planificarea, organizarea și îmbunătățirea activităților serviciului suport documentație de management, monitorizează starea muncii de birou; · întocmește propuneri de asigurare a condițiilor de lucru ergonomice, raționalizării locurilor de muncă pentru angajații serviciului de gestionare a documentelor; · dezvoltă sisteme de documentare unificate și tabele de documente pentru diverse scopuri și niveluri de management, clasificatoare ale informațiilor documentelor; · organizează implementarea sistemelor de documentare; · ia măsuri pentru eficientizarea compoziției documentelor și indicatorilor de informații, reducerea numărului acestora și optimizarea fluxurilor de documente; · participă la selecția documentelor transferate pentru păstrarea de stat, organizarea depozitării și examinarea valorii documentelor; · participă la stabilirea obiectivelor, proiectarea, operarea și îmbunătățirea (în ceea ce privește suportul informațional) a sistemelor informatice automatizate și a sistemelor de control, precum și la dezvoltarea celor mai noi tehnologii informaționale (inclusiv fără hârtie) bazate pe utilizarea tehnologiei computerului și a microprocesoarelor; proiectarea si actualizarea bazelor de date si a bancilor de date; · studiază și generalizează cea mai bună experiență internă și străină în domeniul suportului documentației pentru management, elaborează documente normative și metodologice pe probleme de suport documentar; · participă la selecția, plasarea și pregătirea avansată a personalului serviciului suport documentație de management. trebuie știut: · acte legislative și de reglementare, hotărâri, ordine, ordine, alte documente de guvernare și de reglementare ale autorităților superioare referitoare la documentația suport pentru conducere; ·