Cu privire la atribuirea responsabilităților pentru conducerea managementului evidenței personalului. Ordinul privind atribuirea sarcinilor de personal este un exemplu. Ordin privind atribuirea atribuțiilor de contabil șef către contabil

Ordinul de a impune atribuții unui angajat a devenit recent un lucru obișnuit în aproape orice întreprindere. Nu este greu să întocmești un astfel de document. Trebuie doar să urmați cu strictețe o anumită secvență de acțiuni și să nu încălcați Codul Muncii.

Motivele emiterii comenzii

Există situații în care unul dintre angajați lipsește de la locul de muncă dintr-un motiv sau altul. Dar întreprinderea nu ar trebui să schimbe de această dată ritmul obișnuit de lucru sau să se oprească cu totul. Ieșirea din această situație ar fi un ordin de atribuire a atribuțiilor acestui angajat altcuiva. Dar înainte de asta, angajatorul trebuie să decidă de către cine și în ce mod vor fi îndeplinite aceste atribuții. Există trei opțiuni complet diferite:

Puteți transfera temporar unul dintre colegii dvs. în funcția de angajat absent.
Atribuiți-i atribuțiile unui alt angajat, iar el trebuie să-și facă și treaba.
Invitați o persoană din exterior. El va înlocui temporar angajatul principal.

Alegerea ar trebui să fie făcută de conducerea întreprinderii și numai după aceea să se întocmească un ordin de atribuire a atribuțiilor. Doar doi factori pot influența luarea deciziilor: resurselor de muncă(disponibilitatea angajaților care pot îndeplini funcții suplimentare) și capacități materiale (efectuarea de plată parțială sau integrală).

Instrucțiuni pas cu pas

Există mai multe motive pentru care angajatorul decide că o anumită gamă de responsabilități va fi îndeplinită de un alt angajat în viitor:

Angajatul principal este absent în acest moment pentru un motiv întemeiat (vacanță, călătorie de afaceri și altele).
Este necesar să se îndeplinească atribuțiile corespunzătoare postului (profesiei), care nu se află în tabelul de personal.
Angajatul combină munca în diferite profesii.

În fiecare dintre aceste cazuri, următoarele acțiuni ar trebui efectuate pe rând:

Șeful departamentului trebuie să întocmească un memoriu adresat directorului întreprinderii, în care să prezinte în detaliu motivele care l-au determinat să ia decizia corespunzătoare.
Coordonează problema cu managementul.
Obțineți acordul scris de la angajat.
Serviciul de personal emite un ordin corespunzător prin care se atribuie atribuții către angajat specific.

Pentru a rezolva o astfel de problemă fără a crea conflicte, este necesar să urmați o secvență strictă a acestor acțiuni.

Măsura necesară

Destul de des, la întreprinderi se dezvoltă un alt tip de situație. De exemplu, în tabloul de personal al firmei nu există nici una sau alta unitate (sau personalul este foarte mic), iar atribuțiile care corespund acestei specialități trebuie îndeplinite. Ce ar trebui făcut în acest caz? Cum să legitimezi situația? Această problemă poate fi rezolvată cu ușurință. Este necesar doar să aveți la îndemână un exemplu de comandă pentru atribuirea sarcinilor. Este compus, în principiu, în mod arbitrar. Deja în titlul comenzii este indicată postul, ale cărui atribuții vor trebui îndeplinite. Urmează partea de constatare, care explică motivul principal. După aceea, partea administrativă stabilește esența problemei. De exemplu:

FEDERAȚIA RUSĂ

SOCIETATE ÎN RĂSPUNDERE LIMITĂ „VETER”

Orașul Samara

La atribuirea sarcinilor unui mecanic

Din cauza absenţei postului de mecanic şef în tabloul de personal al întreprinderii

Eu comand:

Să încredințeze sarcinile mecanicului șef inginerului șef Timofeev A.V.
Îmi rezerv controlul asupra executării acestui ordin.

Director al SRL „Veter” Karpov I. I.

Sunt familiarizat cu comanda:

Inginer șef __________ Timofeev A.V.

Data Semnătura

Dacă se stabilește o anumită suprataxă pentru îndeplinirea atribuțiilor, atunci acest fapt este reflectat în ordin ca un paragraf separat.

Obligatiile casierului

Dacă personalul nu are o unitate de casierie, atunci comanda poate arăta astfel. Dar sunt adesea situații când pozitie vacanta disponibil, dar conducerea nu se grăbește să o asume lucrător individual... În acest caz, se întocmește un ordin ușor diferit de atribuire a atribuțiilor casierului unui alt specialist (contabil). De fapt, aceasta va fi o combinație de profesii (articolul 60.2 din Codul Muncii al Federației Ruse), prin urmare, succesiunea acțiunilor ar trebui să fie următoarea:

Angajatorul ofera in scris specialist specificîn plus, efectuează munca de casier și primesc acordul scris de la acesta.
Se emite un ordin corespunzător care indică valoarea plății.
Se întocmește un acord suplimentar la cel încheiat anterior contract de munca(la acord).
Salariatul ia cunoștință cu fișa postului a casierului și încheie un acord de răspundere integrală.

Merită să ne amintim că îndatoririle unui casier în niciun caz nu pot fi îndeplinite de un contabil șef, deoarece „Regulamentul privind contabilii șefi” nu permite acestor specialiști să combine sarcinile legate de responsabilitatea personală pentru bani gheatași activele materiale disponibile la întreprindere.

Munca altcuiva pentru o vreme

Dacă unul dintre angajați lipsește de la locul de muncă de ceva timp, atunci atribuțiile sale pentru această perioadă sunt atribuite unui alt membru al echipei. Acest lucru se datorează de obicei unei boli, vacanțe sau călătorie de afaceri... Există două soluții posibile la această problemă:

Transfer temporar într-o funcție înlocuită. Salariatul i se plateste un salariu conform noua profesie cu păstrarea tuturor suprataxelor (cu excepția alocațiilor personale). Ca urmare, suma nu trebuie să fie în niciun caz mai mică decât aceasta salariu mediu pe fostul loc muncă.
Executarea temporară a sarcinilor împreună cu îndeplinirea locului de muncă principal. În acest caz, cuantumul plății se stabilește ca procent din salariul pentru noua specialitate.

Atât în primul cât și în cel de-al doilea caz, trebuie întocmit un ordin de repartizare temporară a sarcinilor (sau transfer) care să precizeze în detaliu următoarea informație: perioada de îndeplinire a sarcinilor suplimentare, plata care se datorează pentru această muncă și motivul absenței salariatului principal.

În fiecare organizație, există situații în care este necesară înlocuirea unui angajat temporar absent - vacanță, boală, călătorie de afaceri. În acest caz, se emite un ordin de atribuire a sarcinilor unui alt angajat care va presta munca unui coleg în timpul absenței acestuia.

Cum să aranjezi

Foarte des, înregistrarea atribuțiilor unui angajat absent se efectuează conform regulilor art. 60.2 din Codul Muncii al Federației Ruse.

În acest caz:

munca suplimentara se efectueaza in timpul programului de lucru;
întocmit printr-un acord suplimentar la contract de muncă;
suprataxa se stabileste prin acord;
nu se face o înscriere în cartea de muncă.

Nu este legal să emiteți o comandă și să solicitați lucrări suplimentare, mai ales fără plată. În acest caz, atât termenul, cât și cantitatea de muncă suplimentară trebuie convenite cu angajatul. Însă angajatul are dreptul de a refuza devreme în orice moment, dând un preaviz de trei zile. De asemenea, angajatorul poate anula comanda. O cerință obligatorie este consimțământul angajatului. Articolul prevede un exemplu de ordin de atribuire a atribuțiilor, care trebuie, de asemenea, întocmit.

Exemplu de comandă pentru atribuirea sarcinilor

Și întrucât se întâmplă în mod necesar situații cu absența unuia dintre angajați, procedura de înlocuire a atribuțiilor în unele cazuri poate fi imediat indicată în fișa postului. În acest caz, angajatul va fi înștiințat imediat despre necesitatea înlocuirii unui anumit angajat; gama de sarcini care vor trebui îndeplinite în absența acestuia putând fi stabilită în prealabil.

Această opțiune practic nu necesită modificări administrative și organizatorice suplimentare din partea șefului, deoarece angajatul face munca altcuiva împreună cu a lui, înăsprind programul și stabilind priorități. Dar, în funcție de volumul de muncă al angajatului, sfera atribuțiilor transferate, perioada de absență (de exemplu, mai mult de un an, dacă este concediu de maternitate) puteți utiliza alte opțiuni - combinație internă sau transfer temporar.

Job part-time sau transfer

Combinație internă reglementate de prevederile cap. 44 din Codul Muncii al Federației Ruse și poate fi întocmit și în cazul în care un angajat trebuie să îndeplinească sarcinile altor persoane în plus față de locul de muncă principal.

Care sunt caracteristicile? Este necesar să se încheie un contract de muncă separat, care să indice toate condițiile. Iar munca se va plati in functie de inlocuirea postului proportional cu timpul, volumul sau alte conditii specificate in contract. Diferența fundamentală față de opțiunea de mai sus este că munca va fi efectuată dincolo de ora principală, dar nu mai mult de 4 ore pe zi, adică această opțiune va fi convenabilă dacă funcțiile pot fi clar delimitate, iar angajatul, după ce a terminat locul de muncă principal, începe munca salariatului absent. Cu toate acestea, angajatorul va trebui să țină evidența orelor de lucru sau alți indicatori necesari și, dacă dorește angajatul, să facă o înscriere în carnetul de muncă.

Transfer temporar, reglementat de art. 72.2 din Codul Muncii al Federației Ruse este cea mai importantă opțiune în această situație. Salariatul va presta numai munca angajatului absent, adică acest lucru este posibil în cazul în care munca salariatului absent nu poate fi combinată cu locul de muncă principal, când munca principală poate fi transferată altui salariat sau încetarea din această muncă va cauza mai puține prejudicii angajatorului decât neexecutarea muncii angajatului absent... Și în cazul în care absența unui angajat are loc în mod deliberat pe termen lung, - călătorie lungă de afaceri, concediu pentru creșterea copilului și alte motive.

Un astfel de transfer se întocmește ca un acord adițional la contractul de muncă, plata se face în conformitate cu salariul bazat pe Pozitie noua... Mai mult, pentru rezilierea anticipată transfer temporar este necesar acordul părților, acesta nu poate fi anulat unilateral.

Comun pentru toate cazurile de înregistrare a unui înlocuitor este necesitatea consimțământului angajatului, determinând cantitatea de muncă și valoarea remunerației pentru îndeplinirea sarcinilor suplimentare.

În articol, vă vom spune cum secretarul să pună bazele viitorului departament de resurse umane și arhiva documentelor privind personalul, cum să-și formalizeze responsabilitățile de întreținere. administrarea resurselor umaneși să respecte minimul cerut de legislația muncii.

SECRETAR-PERSONAL: REPARTEREA RESPONSABILITĂȚILOR

Potrivit primei părți a art. 60.2 din Codul Muncii al Federației Ruse, este posibil să se impună salariatului sarcini suplimentare care nu sunt prevăzute de contractul de muncă numai pentru plată suplimentară.

Nu o poți „face” pe secretară doar cu noi responsabilități. Atribuirea acestora se formalizează prin ordin. Mai mult, vă recomandăm să pregătiți două comenzi. În prima (organizațională), este necesară desemnarea unui angajat responsabil cu menținerea managementului evidenței personalului (Exemplul 1).

În al doilea (în ceea ce privește personalul) - să atribuiți responsabilități, să prescrieți suma plății și să acordați acordul angajatului (Exemplul 2). Aceste comenzi conțin date cu caracter personal, dar „categoriile de greutate” ale informațiilor personale din ele sunt disproporționate: faptul că un angajat este angajat în gestionarea evidenței personalului nu este un secret (acest lucru cu greu poate fi ascuns altora), ci cantitatea acestuia. remunerația este închisă informatii personale că cei din afară nu trebuie să știe. Ambele comenzi sunt emise în aceeași zi.

DOCUMENTE-CADRU OBLIGATORII

Există documente pe care fiecare organizație trebuie să le aibă - orice verificare le va cere mai întâi. Dacă secretarul este acum responsabil cu gestionarea evidențelor personalului, atunci această recrutare obligatorie va trebui asigurată în cât mai repede posibil... Iată o listă a acestor documente sub forma unui tabel cu explicații. Nu vom numerota documentele - gradul de obligație al acestora este același și este cel mai mare.

Această listă nu este exhaustivă. Deci, dacă activitatea principală a organizației este producția, atunci, cel mai probabil, va fi necesar să se elaboreze un program de schimb, să se aprobe standardele de producție, o listă de posturi și profesii cu conditii nocive muncă, muncă în care dă dreptul la concediu suplimentar, și asta nu este tot. Numai elaborarea acestor documente ar trebui să nu mai fie un secretar cu atribuții de ofițer de cadre repartizate, ci o întreagă echipă, care include un economist al muncii și un specialist în protecția muncii.

Poate secretarul să dezvolte toate LNA-urile enumerate pe cont propriu? Probabil da. Dar este mai bine nu singur, ci în tandem cu contabilul șef sau cu șeful organizației. În primul rând, acest lucru se aplică acelor LNA care stabilesc procedura de salarizare a lucrătorilor.

DOCUMENTE DE PROTECȚIA DATELOR PERSONALE

Angajatorul este obligat să asigure siguranța informațiilor personale ale angajaților în conformitate cu Legea federală nr. 152-FZ. Nu este suficient să aprobi regulamentul privind datele cu caracter personal.

Suplimentar necesar:

Permisiuni scrise ale angajaților de a-și prelucra datele personale;

Obligații scrise ale angajaților care prelucrează datele cu caracter personal ale colegilor cu privire la nedezvăluirea acestora;

Un mod special de stocare a documentelor care conțin date personale.

Dacă respectați cu strictețe litera legii, atunci mai întâi angajatul trebuie să dea permisiunea de a-și prelucra propriile date personale și abia apoi cererea de angajare. Aceasta este o chestiune voluntară, dar în practică este imposibil să aplici pentru un loc de muncă fără permisiune. Prin urmare, o astfel de permisiune este dată de toți angajații organizației, fără excepție. Nu există o formă stabilită pentru aceasta, dar o puteți folosi pe cea din Exemplul 3.

Informațiile personale ale colegilor, de regulă, sunt prelucrate de secretarul responsabil cu administrarea resurselor umane și de contabilul șef. Aceștia sunt cei care trebuie să dea obligația de a nu dezvălui informații despre angajați (Exemplul 4).

COMENZI PERSONALE

Documentul principal, care reflectă decizii de managementșeful personalului, - un ordin. Ordinele oficializează recepții și concedieri, vacanțe și promovări, repartizarea sarcinilor și trimiterile către călătorii de afaceri etc. Prin urmare, comenzilor de personal li se acordă un loc central în departamentul de personal și în arhive.

Cele mai comune tipuri de comenzi pentru personal au formulare gata făcute pe care ofițerul de personal le poate completa doar:

Ordin privind angajarea unui angajat (formular unificat Nr. T-1 *);

La transferul unui angajat la un alt loc de muncă (formular nr. T-5 *);

La acordarea concediului salariatului (formular nr. T-6 *);

La încetarea (încetarea) a unui contract de muncă cu un angajat (concediere) (formular nr. T-8 *);

Pe direcția angajatului într-o călătorie de afaceri (formular nr. T-9 *);

Cu privire la stimulentele angajaților (formular nr. T-11 *).

Majoritatea ofițerilor de personal din Rusia folosesc forme unificate: ofițerii de personal înșiși, lucrătorii și (mai important) inspectorii de la inspectoratul de stat de muncă (GIT) sunt obișnuiți cu ei. Decizia de a utiliza forme unificate de documente trebuie consemnată în ordine (Exemplu 5).

Dezvoltarea propriilor forme de documente poate fi comparată cu invenția roții. Dar dacă există o dorință, atunci formularele elaborate ar trebui să conțină nu mai puține informații decât cele aprobate de Comitetul de Stat pentru Statistică.

Formularele de comandă unificate sunt mai mult decât suficiente pentru ca secretarul de resurse umane să oficializeze acțiuni standard de personal. Dar există și alte comenzi pentru personal: sunt întocmite sub formă de comenzi pentru activitatea principală și nu au nicio formă unificată. De exemplu, un ordin care atribuie responsabilități pentru conducerea gestionării înregistrărilor de personal (vezi Exemplul 2). Și poate exista și un ordin de schimbare a numelui, de stabilire a unei indemnizații, de revocare sau de amânare a concediului. Aceste documente, întocmite sub forma unei comenzi pentru activitatea principală, rămân comenzi pentru personal: conțin date personale și sunt stocate în termenele stabilite pentru comenzile pentru personal.

Stocarea comenzilor pentru personal... Comenzile pentru personal din prima zi de existență a organizației trebuie separate de comenzile pentru activitățile de bază. Acest lucru se datorează, în primul rând, diferitelor perioade de depozitare. Potrivit paragrafului „a” al art. 19 din Lista documentelor tipice de arhivă de management generate în cursul activităților agentii guvernamentale, corpuri administrația localăși organizații, indicând perioadele de depozitare (aprobate prin ordin al Ministerului Culturii al Rusiei din 25.08.2010 nr. 558, cu modificările ulterioare la 16.02.2016; denumită în continuare Lista 2010) comenzile pentru activitățile de bază sunt stocate permanent. Ordine de personal - 5 ani (clauza „b” (2) din Lista 2010) sau 50 de ani (clauza 2 al art. 22.1). Lege federala din 22 octombrie 2004 Nr. 125-FZ „Cu privire la afacerile de arhivă în Federația Rusă", astfel cum a fost modificat prin din 18.06.2017; în continuare - Legea federală nr. 125-FZ).

În al doilea rând, atunci când organizația este lichidată, comenzile privind personalul vor fi transferate în custodia statului. Probabilitatea ca comenzile pentru activitățile principale să intereseze Fondul de arhivă al Federației Ruse este foarte mică, așa că cel mai probabil vor fi distruse.

Nuanțele formării cazurilor... Ordinele de personal se formează în cazuri în cursul anului calendaristic. Ar trebui să existe cel puțin două cazuri: primul - cu o perioadă de valabilitate de 5, al doilea - 50 de ani. În viitor, când vor fi mai multe comenzi pentru personal, va crește și numărul de cazuri. De exemplu, se vor forma cazuri separate: „Ordine de acordare a concediului anual plătit”, „Ordine de admitere, concediere, transfer de salariați”, „Ordine de acordare de concediu pentru creșterea copilului” etc. Cu toate acestea, în primii ani de activitate ai organizației, sortimentul de subiecte de comandă nu este de obicei prea divers, așa că se pot face două lucruri:

Cazul 1 - comenzi pentru acordarea de concedii anuale platite, concedii studentesti, cca acțiune disciplinară, despre călătorii de afaceri de scurtă durată (perioada de depozitare - 5 ani);

Cazul 2 - ordine de admitere, transfer, concediere, prime, concediu pentru creșterea copilului, concediu fără plată (perioada de păstrare - 50 de ani).

CONTRACTE DE MUNCĂ, CARTE PERSONALE, CARTE DE MUNCĂ

Contractele de muncă ale angajaților, cărțile personale și carnetele de muncă ale acestora sunt documente de birou ale ofițerului de personal. Despre ele nu am vorbit la secțiunea „Acte obligatorii privind personalul”, pentru că nu sunt locale reguliși documente care se referă personal la fiecare angajat. Toate acestea sunt necesare:

Contract de munca - in conformitate cu art. 56 din Codul Muncii al Federației Ruse;

Carnet de muncă - în conformitate cu Regulile de întreținere cărți de muncă;

Cartea personală a salariatului - necesitatea menținerii acestuia este indicată de clauza 12 din Regulile de păstrare a carnetelor de muncă.

Cardul personal (formular unificat nr. T-2) se introduce concomitent cu admiterea angajatului în organizație. Conține datele personale ale angajatului, toate informațiile despre mișcările sale în organizație, vacanțe, premii etc.

Contractul de munca, cartea personala si carnetul de munca sunt documente valabile pe toata perioada de activitate a angajatului in organizatie. Dacă un angajat lucrează într-o organizație timp de 20 de ani, contractul de muncă, cartea de muncă și cartea personală de 20 de ani sunt chestiuni transferabile. Acestea sunt închise de serviciul de birou numai după ce angajatul este concediat.

Deși aceste trei documente sunt valabile, ele se află la ofițerul de personal și sunt stocate așa cum ar trebui să fie stocate pentru documentele care conțin date personale (mai multe despre aceasta mai jos).

Contractele de muncă și cardurile personale închise de muncă de birou sunt trimise spre păstrare la arhivă de către personal. Carnetele de muncă sunt returnate angajaților la concediere. Desigur, există și excepții când, din diverse motive, un angajat demisionat nu și-a luat cartea de muncă - asta se întâmplă din când în când. Trebuie amintit că o carte de muncă este un document care poate fi returnat, iar un angajat (sau rudele acestuia) îl poate solicita teoretic pe toată perioada de păstrare a acestui document, iar perioada este de 50 de ani (clauza 2 din articolul 22.1 din Federal Legea nr. 125-FZ) ... Prin urmare, cărțile de lucru uitate nu sunt în niciun caz legate împreună.

Nuanțele formării cazurilor... Contractele de muncă și cardurile personale din arhivă formează cazuri care se numesc „Contracte de muncă ale lucrătorilor disponibilizați” și „Cartele personale ale lucrătorilor disponibilizați”. Aceste cazuri se formează în volume în același mod: mai întâi după anii de concediere, iar apoi alfabetic după numele foștilor angajați.

ARHIVA DOCUMENTE PERSONALE: PUNEREA FUNDEI

În conformitate cu art. 17 din Legea federală nr. 125-FZ, organizația este obligată să păstreze documentele asupra personalului. În timp ce secretarul îndeplinește numai în plus sarcinile unui ofițer de personal, desigur, el nu va putea menține pe deplin o arhivă de personal. Ulterior, atunci când organizația crește la departamentul de personal, specialiștii se vor ocupa de acest lucru. Dar până atunci, secretarul va trebui să respecte cerințele minime obligatorii:

Asigurați un mod special de stocare pentru documentele personalului finalizat în munca de birou (aceasta este baza viitoarei arhive);

Formează cazurile pe ani în conformitate cu perioadele de depozitare;

Să întocmească secțiuni anuale ale inventarelor de cazuri de către personal.

Respectăm un regim special de păstrare a documentelor care contin date personale. Regimul special presupune excluderea accesului la acestea de către persoane neautorizate. Dacă fiecare metru de spațiu de birou își merită greutatea în aur, iar arhiva în sine este încă mică, funcțiile de depozitare pot fi preluate de un dulap metalic obișnuit, încuiat cu o cheie. Această piesă de mobilier este ieftină, ocupă puțin spațiu și își face față perfect sarcinilor. De asemenea, ar trebui să păstreze documente de personal valabile, inclusiv carnete de muncă, deoarece acesta este un document de raportare strict (clauza 42 din Regulile de păstrare a carnetelor de muncă). Ar trebui să existe mai multe chei pentru cabinet: una pentru secretară, cealaltă, de exemplu, pentru contabilul șef.
Formăm cazuri pe ani... Am vorbit despre formarea cazurilor pe ani în conformitate cu perioadele de păstrare de mai sus. La fel se formează dosare cu ordine de personal și acte ale salariaților disponibilizați (contracte de muncă și legitimații personale).
Întocmim un inventar de cazuri pentru personal... În ceea ce privește inventarierea cazurilor de către personal, acesta este obligat să îl păstreze prin clauza 4.12 din Regulile de organizare a depozitării, achiziției, contabilității și utilizării documentelor din Fondul de arhivă al Federației Ruse și a altor documente în autoritățile de stat, locale. guverne și organizații (aprobat prin ordin al Ministerului Culturii din Rusia din 31.03.2015 nr. 526). Ele oferă și forma acestui document (Anexa nr. 15) (Exemplul 6). Regulile de completare a inventarului de cazuri pentru personal sunt disponibile așa cum este descris în paragrafe. 8.1-8.4 secțiunea 8 „Întocmirea și executarea inventarului” Recomandări metodice"Comanda documentele de management depozitare permanentă și personal „2. Să le rezumăm pe scurt:

Secțiunea anuală a inventarului pentru anul trecut se întocmește anual;

Toate secțiunile anuale ale inventarului alcătuiesc un singur inventar de cazuri pentru personal;

Numerotarea cazurilor în inventar este continuă și parcurge toate secțiunile anuale de la înregistrarea nr. 1 până la înregistrarea nr. 9999 (dacă secțiunea anuală pentru anul 2015 s-a încheiat la nr. 13, atunci secțiunea anuală a inventarului pentru anul 2016 începe de la nr. . 14);

Fiecare unitate de depozitare este înscrisă în inventar sub propriul număr de serie; unitate de depozitare - 1 volum; volumul nu trebuie să conțină mai mult de 250 de coli de documente;

Fiecare secțiune anuală a listei de cazuri este aprobată de CEO.

Dacă volumele documentației de completat sunt impresionante sau au crescut și personalul existent nu poate face față, atunci este necesar un ordin de numire a unui responsabil cu munca de birou. Se atașează o mostră și un formular al acestei lucrări.

Fișiere

În cele mai multe cazuri, în organizatii mici secretarul se ocupă de munca de birou. Dar uneori organizația nu are deloc un secretar, dar este nevoie de o persoană care să întocmească documente care sunt fundamental importante pentru companie, sau există un secretar, dar nu poate face față volumului de documentație care trebuie completat , procesate, trimise etc.

Orice angajat al organizației poate fi numit responsabil, la discreția șefului.

Combinație și suprataxă

Dacă o astfel de comandă este o modalitate de a crește salariile unui angajat pentru un număr sporit de sarcini, ar fi o încălcare indicarea unei anumite sume în comandă.

Pentru a elibera corect din punct de vedere legal o astfel de indemnizație și pentru o creștere a muncii prestate, trebuie să semnați două documente: un ordin de numire plus un ordin de stabilire a unei indemnizații personale (se referă la categoria documentelor privind personalul).

Comanda nu ar trebui să indice valoarea primei, deoarece aceasta va constitui dezvăluirea de date personale (și, în majoritatea cazurilor, angajatul nu își dă consimțământul atunci când aplică pentru un loc de muncă). Acesta este motivul pentru care este necesar un al doilea document. La urma urmei, ordinul de numire a unei persoane responsabile cu munca de birou este ținut ca o comandă pentru activitatea principală, iar datele sale sunt disponibile pentru toată lumea.

Schimbarea angajatului

Există situații în care o comandă necesită modificări ale acesteia. De exemplu, un specialist existent pleacă, pleacă la o promovare etc. Și o altă persoană vine în locul lui. Un nou venit ar trebui să fie la curent cu responsabilitățile sale, să emită un document privind corectarea comenzii și să obțină semnătura unui angajat „proaspăt”. Deci ordinul va fi obligatoriu din punct de vedere juridic.

Corectarea în timp util a acestui tip de document reprezintă o scădere a probabilității ca un manager să primească un avertisment sau să fie tras la răspundere administrativă sub forma unei amenzi.

Componentele comenzii

Documentul nu are o formă unificată, dar trebuie neapărat să menționeze:

Numele organizației, detalii.
Data semnării.
Oraș.
În ce scop este emis ordinul. Formularea liberă este implicită. În eșantion, sună ca „optimizarea fluxului de lucru la birou”. Această expresie este cea mai comună și logică în această situație.
De la ce data angajatul incepe sa indeplineasca aceste atributii. Se înțelege că acestea sunt responsabilități suplimentare, iar sarcina asupra salariatului desemnat crește.

Ce fel de responsabilități sunt atribuite.
Cine va îndeplini aceste atribuții în absența temporară a celui desemnat. Dacă nu există un astfel de angajat, atunci ei scriu pur și simplu că managerul va semna instrucțiunea corespunzătoare.
Dacă există o suprataxă pentru taxe, managerul se referă la intern program de lucru organizatii. Nu este de dorit să indicați suma în text.
Cine are controlul asupra implementării paragrafelor din document.

Lucrarea se completează cu semnăturile celui desemnat, șef al organizației. Și avem nevoie și de „autografe” ale tuturor celor menționate în ordinul de numire a responsabilului cu munca de birou.

Lista responsabilităților

Cel mai cel mai bun mod când organizaţia are Descrierea postului pentru acest post. În ordin, este suficient să dați un link către această lucrare, iar în instrucțiunea în sine - să prescrieți toate responsabilitățile pe care le asumă angajatul desemnat. Dar dacă nu există, atunci puteți enumera aceste responsabilități direct în ordine (din fericire, implică o formă gratuită de prezentare).

Pentru informația dumneavoastră! O altă opțiune de a enumera responsabilitățile angajatului este de a accepta instrucțiunile administrative, în care este specificată funcționalitatea angajatului.

Cazuri de utilizare

În organizațiile mari, există și un ordin separat pentru numirea unei persoane responsabile cu administrarea resurselor umane. Acest lucru se datorează faptului că personalul de acolo este mai mare, prin urmare, cantitatea de documentație care trebuie completată asupra personalului. Fiecare organizație are dreptul de a determina în mod independent numele și numărul de posturi. De asemenea, trebuie avut în vedere faptul că numirea unei persoane responsabile cu munca de birou va fi relevantă în organizațiile cu mai multe sucursale. Este o greșeală să crezi că dacă există un secretariat în organizația-mamă unități structurale nu este nevoie să vă faceți griji cu privire la păstrarea a tot felul de hârtii.

Pentru a stabili la nivel legal responsabilitatea pentru menținerea diferitelor tipuri de documente în atribuțiile șefului unei anumite unități, există un ordin de numire a unei persoane responsabile cu munca de birou, un eșantion din care este disponibil pentru descărcare. În partea de sus a paginii.

Aspecte legale

Inițial, șeful este responsabil pentru fluxul de documente și munca de birou. Și angajatul desemnat este responsabil numai pentru procesul de conduită a acestuia. Adică aspecte precum personalul, salariul, numărul de servicii de management al biroului sunt determinate în totalitate de șef. Subordonatul doar conduce, menține funcționalitatea sistemului de management al documentelor.

În 2016, articolul 15.11 din Codul administrativ al Federației Ruse a fost modificat. Se spune că pedeapsa pentru depozitarea incorectă a documentelor (și aceasta face parte din documente) va reveni persoanei responsabile sub forma unei amenzi, iar în cazul încălcărilor repetate - descalificare. Există sintagma „oficial”. Poate fi atât un lider, cât și un angajat al organizației sale.

Dacă managerul a semnat un ordin privind numirea unei persoane responsabile cu munca de birou și documentul este obligatoriu din punct de vedere juridic, atunci persoana desemnată este responsabilă pentru toate încălcările care pot fi dezvăluite în timpul inspecțiilor.

Companiile cresc și se dezvoltă ca un organism viu, în cadrul căruia au loc diverse schimbări. Lucrătorii de diferite niveluri pot fi bolnavi, se pot muta în altă regiune sau se pot afla în statutul de turist sau de călătorie de afaceri.

Motivele absenței unui angajat de la serviciu pot fi diferite - gospodărie sau producție... În acest moment, producția nu ar trebui să reziste, este nevoie de o înlocuire urgentă și o comandă care să indice că în timpul absenței oficial, salariatul sau lucratorul, atributiile acestuia vor fi indeplinite de o alta persoana.

Legislația muncii, prevederile și actele sale actuale reglementează mișcările interne sau externe ale personalului atât în întreprinderile private, cât și în întreprinderile de stat.

Fiecare caz posibil este prevăzut în un anumit document legislativ, cu o indicație clară a modului în care managerul ar trebui să acționeze în raport cu personalul său.

Perioadele de timp diferite pot afecta fluxul de producție al evenimentelor dintr-o organizație în moduri diferite, iar conducerea trebuie să decidă cum să înlocuiască cel mai eficient angajatul.

Asta ajuta urmând instrucțiunile:

Artă. 60.2 Codul Muncii al Federației Ruse vorbește despre posibilitatea combinării profesiilor cu o creștere a volumului de muncă prestată. In cazul in care specialistul principal lipseste, colegul sau poate indeplini functiile necesare intreprinderii impreuna cu locul de munca principal, fara a-l parasi.
Există o nevoie de producție atunci când trebuie să păstrați un loc pentru un anumit angajat, dacă este obligat să nu se prezinte la serviciu. Efectuarea pe termen lung a sarcinilor la un alt loc de producție permite șefilor să folosească articolul 72.2 pentru o perturbare temporară între posturi, de exemplu, să mute unul timp de un an pentru a elabora măsurile necesare pentru întreprindere și, în schimb, să pună un specialist competent.
Procedura de impunere a anumitor responsabilitatile locului de munca, combinația de profesii și plata pentru funcții suplimentare sunt stabilite în articolul 151 din Codul Muncii al Federației Ruse.

Transferurile de personal cu obligațiile unuia dintre salariați de a presta munca celuilalt se efectuează după ordinul superiorului și deplin acord între persoanele implicate în procedură.

Motive pentru publicare

Dreptul muncii descifrează clar conceptul de obligații suplimentare. În primul rând, acesta este un salariu separat pentru funcțiile atribuite care nu sunt prevăzute în contractul de muncă, pe lângă locul de muncă principal. Pentru astfel de sarcini, ei atrag persoane fără restricții speciale.

Liderul decide independent ce factori sunt importanți, cui să desemneze să efectueze acțiuni din cercul subordonaților săi, bazându-se pe:

volumul de muncă;
o experienta;
calitate profesională;
educaţie.

Condiția principală pentru efectuarea lucrărilor suplimentare este aprobarea scrisă a punctelor de producție între părți. Înregistrare documentară este acordul lucrătorului și ordinul de la angajator.

Cauze care încurajează angajatorul să ia diferite măsuri legale:

angajatul este absent pt temeiuri legale, dar temporar nu poate presta muncă, pentru că este bolnav sau este în vacanță, iar apoi procesul este repartizat între colegii săi sau repartizat unuia dintre ei;
procedura de producție este fezabilă de către un anumit specialist, dar postul nu este asigurat de stat (dacă există un profesionist cu astfel de aptitudini pe această întreprindere, profesia sa poate fi combinată cu cea principală);
Codul Muncii al Federației Ruse permite creșterea volumului de muncă pentru o persoană care este capabilă să îndeplinească, pe lângă îndatoririle sale, altele în funcție de specialitatea sa (un exemplu este reducerea unui loc de muncă și impunerea de operațiuni suplimentare asupra altui muncitor calificat).

Pentru astfel de decizii pot servi obligatiile asumate de salariat de a le indeplini in timpul programului principal de lucru cu plata suplimentara. Calculul se face pe baza salariului sau rata tarifarăși proporționalitatea performanței serviciului ca procent.

Instrucțiuni pas cu pas

Oricare ar fi motivul pentru care managerul este forțat să înceapă schimbări de personal, pentru el ea este întotdeauna importantă și necesară pentru munca eficientaîntreprinderilor. O bună conducere necesită aderență reglementarile legaleși excepții în compania situațiilor conflictuale.

Prin urmare, trebuie să urmați într-o secvență strictă, aplicând următoarele puncte în acțiune:

întocmit notificare de la un superior de statut inferior la un superior în funcție, conturând motivele care au determinat să se ia anumite măsuri cu remanierea personalului;
solicita aprobarea problemei la conducerea companiei;
ia o decizie scrisă a angajatului de a-și asuma obligații suplimentare;
creați și transmiteți către serviciul de personal ordine asupra modificărilor care au avut loc.

Ar trebui luat în considerare dacă angajatul s-a schimbat functii de munca, trebuie să creați acord suplimentar cu denumirea:

termenii de prezență în această poziție;
efectuarea anumitor acțiuni;
suma plății;
conditii de producere temporara pe perioada de valabilitate a comenzii.

Ordinul în general se întocmește cu atribuirea unui număr de ordine, fixându-l într-o carte specială și trimițând copii către departamentul de personal și contabilitate. De asemenea, angajatul este obligat să semneze documentul nou creat, prin aceasta demonstrează că a luat cunoştinţă în timp util de modificările intervenite şi total de acord cu ei.

Măsura forțată în cadrul unei singure poziții și temporară

Interesele femeilor sunt protejate de stat. Ei își păstrează locurile de muncă în timpul sarcinii și concediului parental, care este reglementat. Durata fiecăruia exemplu individual poate diferi de ceilalți și este posibil ca mamele să nu fie întotdeauna capabile să planifice din timp pentru durata îngrijirii lor.

Managerul poate numi o altă persoană în funcția sa în baza unui contract de muncă pe durată determinată după ce acesta emite un ordin de concediu de maternitate. În acest caz, puteți utiliza calificările unui angajat al întreprinderii sau le puteți accepta de la un specialist.

Considera toate nuanțeleîn cursul modificărilor, deoarece este necesar să se convină asupra procedurii de îndeplinire a funcțiilor, a plăților suplimentare și a faptului că angajata îi poate lua locul în orice moment convenabil pentru ea.

Pentru asta există contract pe termen fix , indica faptul ca este valabil doar pentru perioada unei anumite concedii si absenta din institutia salariatei pe motiv de sarcina.

Concedierea unui înlocuitor nou angajat are loc cu o zi înainte ca salariatul să părăsească locul de muncă fără trei avertismente zilnice prealabile necesare în alte cazuri de muncă.

Pur și simplu, problema este rezolvată în timpul dezvoltării masa de personal , dacă nu există locuri de muncă, dar trebuie să lucrați. De exemplu, o afacere mică nu poate păstra unități separate în departamentul de contabilitate, iar uneori contabilul șef și casierul sunt o singură persoană.

Domeniul de activitate permite îndeplinirea tuturor funcțiilor profesionale pe schimb, iar șeful este obligat să justifice prin comandă utilizarea unei astfel de măsuri într-un anumit moment de producție.

Ordin nu are o formă clară, antreprenorul său întocmește în mod arbitrar cu indicarea motivului care a influențat folosirea combinării mai multor sarcini într-o singură poziție.

Nuanțe de compilare și eșantion

Fiecare firmă folosește formele lor de întocmire a comenzilor... Legislația nu are restricții stricte în acest sens, acestea sunt întocmite pe antet sau realizate pe baza unor mostre de personal general.

Regulat un capac, stabilit pentru toate documentele, include numele întreprinderii cu codul său digital denumire TIN, informații de contact. După desemnarea documentului cu cuvântul „Comandă”, există o descriere a sarcinilor cu o dată și un număr de serie, se precizează motivul publicării unui astfel de document.

Apoi vine intrarea:

numele angajatului și lista solicitata lucrări pe care le va efectua cu definirea unui termen, dacă este posibil;
volumele de sarcini îndeplinite;
Metode de plata;
autoritatea de supraveghere asupra indeplinirii conditiilor din prezentul document.

Va fi necesar să se indice ce a apărut baza de numire, conținutul acordului suplimentar va servi ca anexă.

Combinație și combinație

Codul Muncii reglementează procesele din companiile care desfășoară joburi interne de profesioniști HR cu fracțiune de normă. In acest caz, salariatul va trebui sa faca, pe langa munca sa, si lista de atributii ale altei persoane stabilita de manager.

Pentru utilizarea legală a acestei prevederi este necesară întocmirea contract separatși în ea indicați toate punctele principale de participare în Procese de producție... Conducerea este obligată să ia în considerare totul și să facă plata.

Particularitatea acestei acțiuni este că angajatul nu trebuie să stea mai mult de 4 ore și să lucreze după încheierea locului de muncă principal. Spre deosebire de combinarea posturilor, un angajat își îndeplinește funcțiile în cadrul zilei lucrătoare.

Caracteristici pentru regizor

Vine un moment când liderul însuși este absent. Dacă compania are o practică de a îndeplini sarcini într-o astfel de perioadă ca director adjunct, atunci pe lângă ordin, va fi util procura legalizată ca să nu se oprească activitati financiare organizatii.

Caracteristica tuturor prevederilor această direcție faptul că angajatul poate refuza să efectueze sarcini suplimentare, iar conducerea nu are dreptul să-l pedepsească pentru aceasta sau să-l concedieze pentru neascultare.

Ar putea fi util să citiți: