Alegerea unui sistem ERP pentru întreprindere. Sistemele ERP: ce este în termeni simpli, avantajele și dezavantajele ERP, o privire de ansamblu. Cine alege un sistem ERP

Abrevierea ERP provine din expresia engleză planificarea resurselor intreprinderiiceea ce înseamnă literalmente planificarea resurselor întreprinderii. În teorie, un astfel de sistem este o strategie generală pentru companie, care ia în considerare următoarele domenii:

Control resurse financiare - raportare fiscală; contabilitate, planificarea bugetară;
Managementul resurselor umane;
Gestionarea activelor;
Interacțiunea cu partenerii și contabilitatea istoricului tranzacțiilor cu clienții.

Din punct de vedere practic, vorbind despre Sisteme ERP afaceri înseamnă software să automatizeze fiecare dintre zonele enumerate, precum și alte procese ale companiei pentru a le aduce într-o bază de date comună interconectată necesară funcționării întreprinderii.

În cuvinte simple, sistemele ERP sunt un set de activități care includ: modele de gestionare a fluxului de informații la întreprindere, echipamente pentru stocarea și procesarea acestuia, software, departament IT și specialiști suport tehnic, precum și direct către utilizatori.

Construirea unui sistem IT pentru planificarea resurselor întreprinderii

Ca software complex, sistemul ERP constă din următoarele elemente:

Platformă - mediul principal (kernel) care asigură funcționarea componentelor programului, precum și funcționalitatea de bază (informații de referință, funcții) ale companiei. Aceasta este baza sistemului, fără de care munca sa este imposibilă.
Instrumente de gestionare a datelor - aceasta include stocarea pe server, programe pentru prelucrarea informațiilor și transferul acestora pentru funcționarea modulelor.
Pluginuri - programe independente unele de altele care se conectează la platformă și utilizează bazele de date principale în activitatea lor. Prezența modulelor independente care pot fi deconectate și conectate fără a perturba funcționarea întregului complex diferențiază sistemele ERP de alte tipuri de software utilizate în automatizarea proceselor de afaceri.

Modulele conectate la platforma principală a sistemului de planificare a resurselor de producție sunt împărțite în mod convențional în trei grupe:

Intern - programe utilizate în cadrul întreprinderii, la care au acces angajații.
Extern - programe la care au acces clienții și partenerii (de exemplu, zona personală reseller dropshipper).
Conectori - programe pentru conectarea cu alte produse software care nu fac parte din sistemul ERP, dar sunt utilizate de companie în activitățile sale. Fac schimb de date.

De unde să obțineți un sistem ERP pentru o întreprindere

Există trei moduri de a achiziționa software de planificare a resurselor:

Crearea propriului produs... Deseori se dovedește a fi o metodă irațională, deoarece lipsa unei abordări profesionale poate duce la o situație în care va fi luată în considerare o singură direcție, care nu va da un efect tangibil. În același timp, sistemul introdus în acest mod este de obicei dificil de înlocuit sau completat.
Achiziționarea unei platforme gata făcute și implementarea acesteia în întreprindere... Aici trebuie să faci alegerea potrivita conform activităților companiei dumneavoastră. Produsele de înaltă calitate și bine cunoscute sunt destul de scumpe și necesită sprijin constant de la dezvoltator.
Dezvoltarea profesională a sistemelor ERP individual pentru companie... Doar 20% din programele create pe piața internă sunt integrate cu succes în activitatea întreprinderilor. Acest lucru înseamnă că riscul unei companii de a primi un produs de calitate scăzută la un cost umflat este destul de mare.

Cum se alege și se implementează un sistem ERP

Nu există un sistem unic de planificare a resurselor care să se potrivească tuturor companiilor. Pentru fiecare producție este selectat cel mai optim produs al acestuia, care este apoi ajustat în timpul procesului de implementare.

Tipuri de sisteme ERP pentru întreprinderi

Clasificarea sistemelor ERP se realizează în funcție de mai mulți parametri, a căror luare în considerare vă va ajuta în alegerea produsului potrivit. Deci, în conformitate cu scopul propus, pot fi specifice industriei și generale. Prima opțiune este potrivită pentru companiile foarte mari, precum și pentru întreprinderile care produc un produs unic sau utilizează metode de afaceri nestandardizate.

Prin tipul de organizare, se disting sistemele cu următoarele formate:

Public - Mulți utilizatori au acces la funcționalitatea generală a programului, dar datele dvs. sunt disponibile numai angajaților companiei dvs.
Privat - programul este izolat și poate fi schimbat și rafinat pentru sarcinile companiei.
Hibrid - o combinație de două tipuri.

După tipul de stocare a informațiilor:

Nor - bazele de date sunt amplasate pe servere externe.
Intern - datele sunt stocate pe propriul server al companiei.

După formatul interfeței utilizator:

Staționar (desktop) - software-ul pentru conectarea la baze de date este instalat pe un computer și poate funcționa independent de Internet utilizând numai comunicații interne.
Browser (funcționează numai online) - accesul la sistem se realizează prin intermediul site-ului web al companiei și a contului personal al unui angajat, client sau partener.

După arhitectura software:

Modular - constau din multe componente (module) concepute pentru a rezolva diverse probleme.
Monolitic - programe cuprinzătoare unificate.

După clasa de licență pentru utilizare:

Proprietate - software închis, pentru utilizarea căruia trebuie să plătiți pentru o licență.
Sursa deschisa - software open source gratuit.

Greșeli în alegerea unui sistem de planificare a resurselor

Alegerea greșită a sistemului de management al întreprinderii ERP nu numai că implică costuri suplimentare, dar poate afecta negativ și funcționarea întreprinderii. Pentru a evita greșelile, trebuie să le cunoașteți pe cele principale:

Lipsa unui obiectiv corect ales și clar formulat... Este important să înțelegem că ERP ar trebui să îmbunătățească performanța companiei adoptând aspectele pozitive și compensând cele negative. Prin urmare, atunci când alegeți, este necesar să determinați exact ce efect din implementare ar trebui obținut. Dacă obiectivul dvs. este să optimizați afacerea în ansamblu, nu veți obține rezultatul dorit. Toate sarcinile trebuie specificate în termenii de referință (TOR). În acest caz, sistemul trebuie să fie adaptat companiei și nu invers. Este greșit să reconstruiți complet o afacere, mai ales dacă este profitabilă, pentru a se potrivi unui sistem ERP.
Alegerea greșită a metodologiei pentru rezolvarea sarcinilor atribuite... Fiecare sistem ERP este construit pentru o anumită zonă a afacerii. Poate fi adaptat pentru zona de producție sau exclusiv pentru comerț.
Vizualizare unilaterală a selecției sistemului... Echipa de specialiști care alcătuiește misiunea tehnică, alegerea și controlul procesului de implementare a sistemului ar trebui să includă reprezentanți din diferite departamente ale companiei (IT, vânzări, personal, producție). În caz contrar, produsul final va fi selectat din punctul de vedere al confortului unui singur link de utilizatori și nu va aduce eficiența necesară întreprinderii în ansamblu.
Calificări insuficiente ale dezvoltatorului și ale specialiștilor care implementează implementarea... Procesul de creare și integrare a unui sistem de planificare a resurselor este costisitor și multe companii, în efortul de a reduce costurile, apelează la firme cu puțină experiență sau utilizează sisteme ERP gratuite, ceea ce este destul de riscant.
Nivel scăzut de control asupra procesului de integrare a programului în sistem.
Complexitatea interfeței... Dacă programul este prea complex pentru o înțelegere intuitivă, s-ar putea să vă confruntați cu problema necesității de a instrui personalul pentru a lucra cu acesta. De asemenea, crește riscul de erori accidentale de introducere a datelor, ceea ce implică o planificare incorectă și toate consecințele care rezultă.

Ce funcții ar trebui să ofere un sistem de planificare a resurselor

Instrumentul principal în planificarea afacerii care vă permite să luați o decizie este raportarea documentației. Ea este cea care stă la baza ERP, care, la rândul său, ar trebui să ofere capacitatea de a analiza datele din rapoarte din diferite poziții. Prin urmare, un sistem ERP eficient trebuie să aibă o serie de următoarele funcții:

Asigurarea unui flux de documente convenabil... Scopul principal al sistemelor ERP este de a furniza documentație rapidă (facturi, facturi, rapoarte, prețuri), precum și operațiuni ulterioare cu acestea (căutare, acces, redirecționare, editare).
Planificare... Algoritmul sistemului, în special pentru producție, ar trebui să permită planificarea plăților, livrărilor, funcționarea depozitului, modificările sezoniere și volumele de producție. Pentru fiecare companie, planificarea producției este individuală și legată de strategia calendaristică volumetrică.
Transparența informațiilor... Programul ar trebui să înregistreze toate tranzacțiile, părțile, volumele și datele de performanță ale acestora, ceea ce va face munca companiei mai transparentă pentru analiză.
Control acces pentru diferite niveluri... Deoarece sistemul acoperă o cantitate foarte mare de informații despre activitatea companiei, dintre care majoritatea ar trebui să rămână închise angajaților de niveluri inferioare, clienților și partenerilor, ar trebui să vă permită să închideți o parte din date pentru utilizatorii cu permisiuni diferite.
Rețea de date unificată... Sistemul ERP trebuie să ofere posibilitatea de a urmări separat toate procesele (de exemplu, tranzacții) la toate nivelurile, de la achiziționarea de materii prime și producție, până la înregistrarea vânzărilor și plata impozitelor.
Contabilitatea personalului... Programul ar trebui să prevadă posibilitatea monitorizării numărului de personal, planificarea programului ieșirilor și a orelor lucrate, luând în considerare nivelul calificărilor angajaților și programarea vacanțelor, promovarea cursurilor de formare. De asemenea, un sistem eficient de planificare prevede posibilitatea de a calcula salariile și bonusurile, luând în considerare forma remunerației.
Colaborați cu furnizorii... Funcționalitatea sistemului ar trebui să vă permită să stocați și să procesați baza furnizorilor, să trimiteți cereri de disponibilitate, să planificați formarea comenzilor, să eliberați fond de rulment și să plătiți facturi, să controlați procesul de livrare și să țineți evidența achizițiilor.
Lucrați cu clienții... Sistemul ar trebui să permită contabilitatea completă a datelor pentru fiecare client, indiferent de câte persoane juridice sunt incluse în structura acestuia din urmă. Aceasta implică nu numai capacitatea de a oferi clientului să lucreze prin propriul cont, ci și stocarea datelor privind tranzacțiile finalizate, creanțe, planificarea livrării, procesarea facturilor, istoricul cooperării. Acest lucru vă permite să studiați cererea și nivelul profitului primit de la fiecare client.
Service și reparații... Dacă vorbim despre producție, această parte a programului ar trebui să prevadă planificarea inspecției tehnice a echipamentelor, programul de reparații programate, modernizarea sau înlocuirea echipamentelor întreprinderii. Pentru întreprinderile comerciale, sistemul ar trebui să prevadă posibilitatea contabilității serviciu bunuri vândute și reparații în temeiul obligațiilor de garanție.

Caracteristici ale implementării ERP

Sistemul de planificare a resurselor funcționează cu baze de date, dintre care, de regulă, există multe. Informațiile în sine pot fi în diferite medii, inclusiv documentație pe hârtie și, prin urmare, transferul lor în format electronic este o lucrare imensă. Datele în sine sunt împărțite în două grupuri:

Important - informații care stau la baza activităților companiei. Acestea sunt date despre managementul muncii și producției, raportarea departamentului de vânzări și a ofițerilor de personal. Acestea trebuie să fie utilizate în sistemul ERP fără eșec.
Sunt comune - informații relevante pentru companie specifică, care nu este folosit de companie tot timpul, dar este și important. Aceste date sunt adăugate la sistem după cum este necesar sau la cererea conducerii companiei.

Un ERP ideal ar trebui să includă abilitatea de a utiliza tot felul de date, dar în practică, pentru a simplifica procesul de implementare, sunt luate în considerare mai întâi cele importante, apoi cele generale sunt integrate treptat.

Pe baza datelor care ar trebui utilizate și a funcționalității necesare a sistemului, se întocmește o sarcină tehnică. Este un document oficial (instrucțiune) care demonstrează ce sarcini și obiective trebuie atinse în procesul de implementare. Pe baza TOR, este elaborat un calendar pentru lucrările de integrare.

Există trei strategii pentru implementarea unui sistem de planificare a resurselor întreprinderii:

Integrare pas cu pas - mai întâi, principalele module sunt lansate în funcțiune (de exemplu, contabilitatea financiară, contabilitatea și fluxul de documente), iar apoi, după depanarea muncii lor, restul sunt introduse treptat. Această metodă consumă foarte mult timp și nu poate fi demonstrată imediat. Este adesea folosit de companii atunci când dezvoltă un sistem pe cont propriu.
Implementare complexă - sistemul este aplicat în toate direcțiile simultan și în totalitate și apoi se efectuează depanarea treptată a lucrului. Această metodă vă permite să integrați rapid un sistem de planificare a resurselor întreprinderii. Se folosește la achiziționarea de software gata pregătit.
Metoda combinată - Implementarea sistemelor ERP are loc simultan în toate domeniile de activitate, dar în etape. Această strategie vă permite să minimizați timpul de implementare cu cea mai mică pierdere a calității muncii. Această metodă este folosită cel mai adesea de companiile private care oferă servicii pentru dezvoltarea de software individuale.

Cum funcționează un sistem ERP și cine are nevoie de el

Având în vedere complexitatea și costul ridicat, implementarea ERP va fi adecvată numai pentru companiile mari, unde cantitatea de date pentru contabilitate este foarte mare și necesită sistematizare. Astfel de sisteme demonstrează o eficiență ridicată pentru producția pe scară largă, în diverse corporații și exploatații. Dacă compania nu produce o gamă largă sau se angajează în fabricarea de loturi mici, nu are nevoie de un sistem atât de serios de planificare a resurselor și va încetini procesul și va duce la pierderi inutile.

Singura excepție, potrivit experților agențiilor de consultanță, este utilizarea sistemelor ERP de către companiile mici care operează într-un mediu foarte competitiv, în care automatizarea tuturor proceselor creează un avantaj suplimentar.

Pentru a înțelege dacă aveți nevoie de un astfel de sistem, trebuie să calculați rentabilitatea implementării acestuia. Poate fi determinat de diverși parametri (scăderea stocurilor, viteza de producție, reducerea personalului, creșterea productivității muncii) și, ca rezultat, pentru întreprindere însăși, ar trebui să aducă profit suplimentar sau, cel puțin, să reducă costurile.

O prezentare rapidă a ERP-urilor populare

Cel mai adesea, principalele sisteme ERP ale companiilor sunt produse finite ajustate pentru activitățile întreprinderii. Pot fi plătite sau gratuite. Cu o implementare adecvată, puteți obține eficiență în ambele cazuri.

Produse gratuite populare:

ERPNext - un program minimalist pentru munca unui antreprenor privat (IE). Principalul dezavantaj este spațiul limitat pe disc, care poate fi mărit contra unei taxe suplimentare.
Galaxy ERP - dezvoltat pentru piața internă și vă permite să luați în considerare modificările frecvente ale legislației.

Programe cu plată:

SAP ERP este unul dintre cele mai populare sisteme care oferă funcționalități largi și o interfață ușor de utilizat.
1C: Enterprise este un sistem destul de popular și accesibil care oferă un număr mare de soluții specializate.
OpenBravo ERP - un program pentru nivelul mediu cu scalare convenabilă și costuri accesibile.

Pro și contra ERP

Majoritatea neajunsurilor sistemelor ERP provin din principalele sale calități, întrucât principalele probleme cu care se confruntă companiile atunci când implementează un program sunt asociate cu greșeli atunci când decid asupra necesității de utilizare și alegerea directă a software-ului.

Dezavantaje ale integrării sistemului de planificare a resurselor

În ciuda faptului că scopul sistemelor ERP este de a îmbunătăți procesul de producție, acestea au dezavantajele lor. Printre acestea din urmă:

Complexitatea programului și, ca rezultat, costuri ridicate de achiziție și implementare.
Cerințe sporite pentru echipamente de stocare și prelucrare a datelorinclusiv servere pentru stocarea copiilor de rezervă. Trebuie să fie fiabil și rapid, ceea ce determină costul ridicat.
Nevoia de protecție suplimentară a datelor, control atent al sistemului de securitate și configurarea ierarhiei de acces. Stocarea informațiilor în format electronic, și mai ales cu accesul la rețea, crește riscul de furt sau distrugere (intenționată sau accidentală) a documentelor importante.
Dependența de aprovizionarea cu energie a companiei... Dacă sunt în birouri, depozite sau există o problemă cu rețeaua electrică din zona de vânzări a companiei, compania ar putea să nu mai funcționeze complet.

Avantajele practice ale unui sistem ERP

Implementarea unei strategii și software pentru contabilitate și planificarea resurselor este metodă eficientă pentru a obține îmbunătățiri în companie, care are următoarele avantaje:

Capacitatea de a se integra în diferite tipuri de producție și adaptarea rapidă la o gamă largă de activități ale întreprinderii. Sistemul ERP este potrivit pentru complexe industriale, organizații bancare, întreprinderi comerciale, sectoare de servicii.
Sprijinirea metodelor de planificare în diferite domenii ale companiei.
Capacitatea de a construi o întreprindere virtuală.
Contabilitate financiară de înaltă calitate pentru toate departamentele.
Capacitatea de a gestiona corporații cu un număr mare de divizii internaționale și angajați la distanță.
Scalabilitate și flexibilitate pentru implementare în întreprinderi de diferite dimensiuni.
Abilitatea de a lucra cu alte programe și aplicații utilizate în întreprindere.
Integrarea datelor într-un singur sistem, care le face disponibile mai multor departamente.

Înțelegând caracteristicile sistemului ERP, ce este acesta în cuvinte simple și cum să alegeți pentru întreprinderea dvs., vă veți putea avertiza împotriva achiziționării greșite a unui produs scump de care nu aveți nevoie, alegând cel mai eficient, veți să poată implementa corect implementarea, să sporească eficiența și profitul companiei.

Acest articol este dedicat problemelor de implementare pe întreprinderile interne sisteme moderne de control integrate (IMS). Mai exact, ne vom concentra asupra criteriilor de selecție pentru sistemele din clasa ERP care pot fi utile atât pentru potențialii consumatori ai unor astfel de sisteme, cât și pentru furnizori.

În funcție de gradul de utilizare a conceptelor, metodelor și mijloacelor standard, se poate efectua următoarea clasificare a generațiilor de sisteme de control automatizate.

Prima generație:

a) utilizarea modelelor individuale de procese de afaceri pentru întreprinderi individuale sau tipurile acestora;

b) utilizarea fișierelor plate (sau SGBD ierarhizate) și 3GL, în stilul IBM 360/370.

Exemple: sisteme unice companii metalurgice USX și British Steel, care operează numai într-o anumită instalație.

A doua generație:

a) utilizarea unui model tipic de procese de afaceri MRP / MRP II pentru orice tip de întreprindere;
b) vezi punctul 1. b plus utilizarea propriilor instrumente de dezvoltare din clasa 4GL.

Exemple: sisteme de bază ale companiilor , SAP și Baan.

A treia generație:

a) dezvoltarea modelului ERP (clauza 2a). Aplicarea SGBD relațional de la producători de vârf (, Ingres etc.) pe baza standardelor SQL internaționale;
b) refuzul utilizării instrumentelor individuale de dezvoltare (utilizarea instrumentelor unificate bazate pe SQL, inclusiv formulare standard de ecran, rapoarte etc.);
c) trecerea de la ideologia mainframe-ului la ideologia „client / server” și a bazelor de date distribuite.

Exemple: sisteme de bază din Oracle, ESI / Technology, IFS; adaptarea noilor versiuni ale sistemelor de a doua generație în ceea ce privește utilizarea unora dintre capacitățile DBMS relaționale tipice, menținând în același timp propriile instrumente de dezvoltare și suport.

A 4-a generație:

a) transferul funcțiilor, procedurilor, declanșatoarelor tipice de la nivelul aplicației la nivelul SGBD (folosind capacitățile unei noi generații de SGBD relaționale de la producători importanți);
b) utilizarea automatizării de proiectare și programare (CASE) pentru a sprijini „proiectul electronic” în toate etapele ciclului său de viață;
c) continuarea standardizării și specializării funcțiilor de afaceri cu alocarea de instrumente pentru a sprijini depozite de date, OLAP și sisteme de sprijin pentru decizii în module de aplicații independente;
d) folosind interfața grafică, inclusiv interfața web.

Exemple: noi dezvoltări de la Decade Financials și Alcie, complet construite pe Designer / 2000 și Developer / 2000; noi versiuni ale sistemelor ERP de la Oracle, ESI / Technology, IFS. Este important să rețineți că au început să apară dezvoltări interne axate pe tehnologia a 4-a generație - acestea sunt sistemele K * 3 și BOSS CORPORATION.

A 5-a generație:

a) tastarea ulterioară a metadatelor, structurilor logice ale bazelor de date și descrierile funcțiilor de afaceri pe baza standardelor STEP și CORBA (inclusiv UML);
b) alocarea subsistemelor independente orientate obiect pentru gestionarea datelor produselor, precum și a tehnologiilor bazate pe standardele STEP și CORBA (sisteme PDM de a doua generație);
c) crearea unui depozit de componente standard ale obiectelor și funcțiilor de afaceri pentru „asamblarea” sistemelor de aplicații și „re-asamblarea” acestora (pentru „reinginerizarea proceselor de afaceri” la implementarea unui sistem ERP);
d) alocarea subsistemelor independente orientate pe obiecte de întreținere și administrare a serviciilor pe baza ideologiei ORB și DCOM.
e) utilizarea rețelelor corporative și globale pentru a crea industrii și întreprinderi „virtuale”.

Dezvoltarea sistemelor de generația a 5-a abia începe:

a fost organizată o alianță între Oracle și Metaphase și Sherpa pentru a integra sistemul Oracle ERP cu sistemele PDM Metaphase și Sherpa;

siemens Nixdorf dezvoltă o interfață între ERP R / 3 de la SAP și sistemul PDM de la Metaphase;

separarea unui modul PDM independent de sistemul ERP al companiei IFS;

achiziționarea de către Baan a BA Intellegence, unul dintre producătorii de sisteme PDM.

Criterii de alegere

Criteriul 1. Locul produsului software de bază printre cele cinci generații de sisteme de control integrate.

Cu cât numărul generației este mai mare, cu atât este mai ușor să instalați, să configurați și să utilizați sistemul, cu atât este mai puțin necesară participarea personală a dezvoltatorului și / sau a partenerilor săi la punerea în funcțiune și în special în timpul funcționării. De exemplu, Oracle subliniază în mod specific capacitatea de auto-dezvoltare a aplicațiilor de către client utilizând instrumentele standard de dezvoltare Designer / 2000 și Developer / 2000.

Conceptele de „grad de modularitate” și „grad de scalabilitate” sunt, de asemenea, strâns legate de generarea produsului de bază al sistemului ERP. De exemplu, mijloacele de interacțiune cu modulele suplimentare ALE și XMA de la SAP și Baan, precum și mijloacele de a furniza o interfață cu sisteme externe BAPI și BPC au fost recent dezvoltate special ca produse separate. În același timp, IFS Messaging (MHS) sau Oracle Open Interface a fost inițial un mecanism universal unic pentru sincronizarea atât a modulelor native, cât și a mesageriei cu module „străine”.

Un exemplu de modularitate și scalabilitate este utilizarea sistemului IFS într-o fabrică de mobilă, ale cărei procese de afaceri asigură un set limitat de funcții acoperite de „logistică” (mișcarea materialelor, achiziții, vânzări, înregistrări contabile automate, solduri, rapoarte) , și aproximativ 40 de terminale, funcționarea sistemului este susținută de patru angajați ai sistemului de control automat și știu „doar” instrumentele standard ale DOS, SCO UNIX și Oracle. Pe de altă parte, sistemul este operat și la gigantul Volvo cu fabrici împrăștiate peste tot în lume, unde, pe lângă setul „standard” de module ERP, se folosește un subsistem puternic de gestionare a reparațiilor (Întreținere), fiind implementat la MMK. În ambele cazuri, același software este utilizat pentru a sprijini integrarea managementului ERP.

La întreprinderile rusești, este logic să introducem mai activ noi tehnologii - acestea nu au „presiunea de încărcare” a sistemelor MRP din a doua generație.

Pe lângă descrierea evoluției ISU dintr-o perspectivă de dezvoltare instrumente este util să discutăm noile tendințe în standardizare, specializare și cooperare în ISU, care depășesc deja cadrul sistemelor de generația a 5-a:

se extind blocurile funcționale „la nivelul întregului sistem” (flux de lucru, web, DataWarehouse, EDI etc.), utilizate (de exemplu, Oracle) în toate modulele ERP „tradiționale”;

a început dezvoltarea unor standarde unificate pentru organizarea interacțiunii între diferiți furnizori de sisteme ERP (de exemplu, asistența din partea a zece producători de frunte de specificații uniforme ale Open Application Group - OAGIS;

extinderea funcționalității a început să corespundă nivelurilor 3 și 4 ale modelului de cinci niveluri al managementului întreprinderii de către S. Beer, de exemplu, declarația lui Baan privind MRP-III (Planificarea resurselor bănești), care implică includerea teoriei Goldratt a Metodologia constrângerilor (TOC) (http://www.goldratt.com).

Criteriul 2. Numărul de funcții de afaceri care urmează să fie automatizate.

Foarte des acest criteriu este folosit cu o anumită conotație mitologică (mai mult este mai bine). Prin urmare, este logic să luăm în considerare mai multe detalii despre aspectele sale.

Pe de o parte, numărul funcțiilor de afaceri care urmează să fie automatizate nu poate fi un criteriu determinant din următoarele motive:

majoritatea sistemelor integrate bazate pe standardele MRP / ERP au un set de bază tipic de funcții de afaceri automatizate;
sarcina principală a managerilor ruși este să simtă tehnologie nouă management integrat - poate fi rezolvat de aproape orice sistem MRP (deși la un preț diferit);
studierea tuturor funcțiilor de afaceri oferite de principalii producători străini (SAP, Oracle, PeopleSoft, Baan) este imposibilă fără a-și stăpâni setul de bază și durează mult (5 ani sau mai mult).

Puteți spune chiar că bogăția funcțiilor în combinație cu instrumente depășite, structura de date logice „proaste”, absența „elementelor standard” general acceptate este pur și simplu dăunătoare pentru neofiții de la ISU. Astfel, bogăția externă a funcțiilor ascunde emoțional evaluarea reală a consecințelor utilizării mijloacelor nestandard proprii ale furnizorului.

Pe de altă parte, trebuie să începeți să implementați noi capacități analitice cât mai curând posibil pentru astfel de funcții alocate în subsisteme separate, cum ar fi lucrul cu depozite de date, OLAP, sisteme de asistență pentru decizie (DSS) și funcții analitice de nivel superior (de exemplu, un modul "Avertisment automat" Oracle (Alert).

Criteriul 3. „MONO” și „MULTI” - se concentrează pe furnizorul SGBD.

Declarația de independență a sistemului MRP / ERP față de un SGBD specific este necesară în primul rând pentru dezvoltatori și nu pentru clienții care doresc să implementeze sistemul. Această independență se datorează în mare parte rămășițelor sistemelor MRP de a doua generație, când dezvoltatorii foloseau doar propriile instrumente și instrumente de administrare a bazelor de date.

În procesul general de evoluție IT, astfel de furnizori nu vor putea folosi pe scară largă capacitățile noilor generații de SGBD și mijloace moderne dezvoltare. Accesați sistemele MRP / ERP din a 4-a generație pentru furnizorii axați pe mai multe SGBD (cu propriile lor fonduri proprii administrare și dezvoltare) va fi mai dificil decât pentru furnizorii MONO. De asemenea, va fi dificil pentru furnizorii MULTI să treacă la un cadru MRP / ERP orientat pe obiecte de generația a cincea.
Din punctul de vedere al „furnizorilor” de sisteme ERP, există o relație inversă între MONO și MULTI. Deci, atunci când vă concentrați asupra MULTI, va exista o legătură mai strânsă cu „proprietarul” decât atunci când vă concentrați asupra MONO-ului furnizorului, deoarece este necesar să stăpâniți nu numai instrumentele de dezvoltare „comerciale” standard, ci și instrumentele specifice furnizorului ERP dat. .

Criteriul 4. Ușurința de rusificare a sistemului în timpul implementării și întreținerii.

Acest criteriu necesită acordarea de preferință sistemelor care au instrumente pentru setarea în tabel a conceptelor traductibile cu regenerarea automată a formelor de ecran, a meniurilor etc. într-o altă limbă. Chiar dacă sistemul ERP a fost deja localizat, este necesar să se țină seama de costurile forței de muncă pentru dezvoltarea sistemului și adaptarea noilor sale versiuni.

Criteriul 5. Experiența echipei de dezvoltatori / furnizori în implementarea practică a sistemelor de management „mari” la întreprinderile CSI.

Disponibilitatea metodelor echipei pentru adaptarea ideologiei MRP / ERP la condițiile rusești se dovedește adesea a fi un factor decisiv în implementarea cu succes - nu este suficient să cumpărați un sistem, trebuie să îl configurați corect și, cel mai important, să îl aduceți la o existență viabilă independentă care necesită un sprijin minim din partea producătorului.

Experiența multora companii ruseștispecializarea în implementarea sistemelor precum „Low End PC” și „Middle PC” pentru sistemele ERP nu este suficientă. Suntem de acord cu concluziile lucrării. Într-adevăr, evoluțiile inovatoare rusești (în ceea ce privește funcționalitatea) nu pot fi realizate „în niciun fel în domeniul sistemelor financiare și economice”. În cel mai bun caz, va trebui întotdeauna să ajungem din urmă și, în cel mai rău caz, vor apărea „profeții din propria țară” care își vor transmite meșteșugurile cultivate în casă ca revelații. Experiența noastră proprie arată că însăși faptul adaptării practice a unui sistem ERP crește deja semnificativ nivelul de înțelegere a proceselor de management la o întreprindere. În același timp, companiile care folosesc instrumente ISU comerciale standard de generația a 4-a, cum ar fi Ost-In sau IT, au un avantaj.

Criteriul 6. Nivelul de informatizare al întreprinderii în momentul instalării sistemului de management integrat.

Cu cât este mai omogen mediul de calcul în întreprindere și cu cât este mai aproape de generațiile de 3-4 sisteme integrate (criteriul 1), cu atât este mai ușor să implementați un sistem MRP (în industria metalurgică CSI, un astfel de mediu s-a dovedit astăzi fie Oracle). În schimb, atunci când sunt în funcțiune sisteme eterogene, este foarte dificil, dacă nu imposibil, să implementăm un sistem integrat fără a reface fundamental sistemele vechi. Mai mult, indiferent de produsul pentru care companie a fost aleasă și ce resurse este gata să aloce pentru implementarea produsului său.

Criteriul 7. Flexibilitatea politicii de preț a furnizorului.

Luarea în considerare a acestui criteriu face posibilă reducerea costurilor directe ale sistemului. Flexibilitatea prețurilor furnizorilor depinde în mare măsură de gradul de modularitate al sistemului și de scalabilitatea acestuia (a se vedea criteriul 1).

În general, vă recomandăm să vă concentrați asupra soluțiilor standard tipice în sens larg. Acest lucru va permite, pe de o parte, să stăpânească fără mari dificultăți tehnologii moderne management, iar pe de altă parte, pentru a atinge un nou nivel de standardizare și integrare, pe care comunitatea mondială l-a abordat astăzi. Există mai multe exemple de un nou nivel de integrare:

alinierea specificațiilor standard OAG pentru sistemele ERP cu OMG Manufacturing Domain Task Force (MfgDTF);
utilizarea Univesal Modeling Language (OMG) în noile instrumente orientate obiect CASE (, Designer / 2000);
munca activă a subcomitetului ISO TC184 / SC4 privind standardizarea „Arhitecturii datelor” a oricărei întreprinderi bazată pe metamodele orientate obiect în cadrul comunității STEP;
armonizarea standardelor CORBA, STEP, PDM.
Aici este posibilă o descoperire în potențialul intelectual
CSI la nivel mondial (cu organizarea adecvată a muncii).

informatii suplimentare

Alegerea unui sistem ERP. Criterii și etape

Etapa evaluării și alegerii unui sistem ERP pentru implementarea într-o organizație este de o mare importanță. O atenție deosebită este necesară pentru a evalua funcționalitatea și fabricabilitatea sistemelor ERP complexe concepute pentru întreprinderile mari distribuite. Cu cât este mai mare întreprinderea și instituția automatizată, cu atât este mai mare costul unei erori la alegerea unui sistem.
Atunci când alegeți un sistem ERP, este necesar să găsiți un compromis atent echilibrat între două cerințe conflictuale pentru un sistem ERP - complexitate și flexibilitate, atât la nivel de funcționalitate, cât și la nivel de tehnologie. Potențiali clienți poate funcționa în moduri diferite, dacă întreprinderea are un proces de producție, atunci poate fi foarte diversă, de la producția personalizată la producția în linie.

În unele cazuri, companiile vor trebui să actualizeze aplicațiile livrate standard pentru a suplimenta funcționalitatea lipsă.
Principalele grupe de criterii pentru alegerea unui sistem ERP:

Funcționalitate cuprinzătoare care acoperă toate procesele de afaceri disponibile;

Funcționalitatea necesară pentru a respecta legislația națională și practica general acceptată de interacțiune între entitățile comerciale;

Funcționalitatea care implementează utilizarea celor mai bune, mai eficiente, dovedite metode de practică mondială de organizare a muncii;

Rezervă de funcționalitate, oferind oportunități pentru schimbări de afaceri și dezvoltare în următorii 5-10 ani;

Ușurință în utilizare;

Instrumente avansate pentru personalizarea proceselor de afaceri;

Simplitatea modernizării și adăugarea funcționalității sistemului prin implementarea de noi procese de afaceri care reflectă specificul unei anumite întreprinderi;

Disponibilitatea instrumentelor pentru simplificarea procesului de implementare;

Integrarea diferitelor componente ale sistemului;

Performanţă;

Scalabilitate;

Utilizarea tehnologiilor IT standardizate pe scară largă;

Disponibilitatea mijloacelor de integrare cu alte aplicații;

Compatibil cu aplicațiile obișnuite de birou;

Disponibilitatea unei tehnologii standard de implementare pentru toți partenerii, asigurând rezultate de implementare garantate;

Mijloace tehnice utilizate pentru operarea sistemului;

Mediul sistemului în care sistemul poate funcționa;

Documentație de înaltă calitate și ajutor contextual în orice situație;

Platforme deschise și interfețe de sistem deschise;

Structura sistemului deschis și codul sursă deschis al tuturor aplicațiilor;

Controlabilitatea și fiabilitatea sistemului;

Ușor de instalat;

Ușurința de gestionare;

Disponibilitatea tehnologiei de instruire pentru a lucra cu sistemul și a materialelor de instruire;

Abilități necesare utilizatorului;

Sustenabilitatea producătorului sistemului;

Investiții anuale în dezvoltarea sistemului;

Prevalența sistemului pe piață, în industrie, în regiune, recenzii ale utilizatorilor;

Prezența furnizorului și a sistemului pe piața locală;

Strategia de dezvoltare și modernizare a sistemului;

Structură și capacități rețeaua partenerilor pentru implementarea sistemului;

Structura și capacitățile sistemului de certificare și instruire;

Prevalența specialiștilor pe piață;

Sistem de asistență tehnică și actualizări;

Frecvența lansării actualizărilor de sistem și a documentației, viteza de reacție la modificările legislației;

Costuri de implementare;

Costuri de operare;

Eficiența economică de la implementare;

Protecția investițiilor în setările și modificările efectuate la actualizarea versiunilor;

Condiții de implementare;

Componența necesară a echipei de implementare.

Fiecare grup poate include un număr diferit de criterii - de la câteva la câteva zeci. Pentru fiecare criteriu, indiferent de grupul din care face parte, trebuie pregătită o întrebare, la care este necesar să se obțină răspunsuri de la potențialii furnizori ai sistemului.
Alegerea intenționată a unui sistem ERP este de a consolida avantajele companiei.

Selecție atentă a celor mai potrivite pentru a acestei întreprinderi sistemul este foarte important, deoarece implementarea unui astfel de sistem are un efect foarte benefic asupra nivelului general de eficiență, eficacitate, funcționalitate încrucișată și colaborare în întreaga întreprindere. Compania trebuie să selecteze un sistem ERP bazat pe criterii predefinite, predefinite, convenite pentru evaluarea sistemelor.
Procesul de selecție trebuie să se desfășoare în conformitate cu principii organizatorice și politica companiei până la luarea deciziei finale.

Este foarte util să folosiți liste de verificare în acest scop. Listele de întrebări furnizate de consultanți trebuie completate sau modificate în funcție de cerințele unei anumite organizații. În plus, în procesul de discuție, astfel de liste joacă un rol important, deoarece ajută la concentrarea asupra problemelor cu adevărat importante.

Procesul de selectare a unui sistem ERP pentru o întreprindere ar trebui să includă următorii pași:

Crearea unei echipe pentru selectarea unui sistem ERP;

Formularea cerințelor funcționale pentru sistemul intenționat, care ar trebui să acopere întreaga întreprindere.

Căutare și selecție primară a sistemelor ERP adecvate.

Pregătiți liste de verificare detaliate pe grupe de criterii și atribuiți-le priorități;

Selectarea acelor sisteme ERP disponibile care îndeplinesc cel mai bine cerințele stabilite conform criteriilor aprobate. De asemenea, compania se poate asocia cu furnizorii oferindu-le liste de verificare;

Evaluarea listei finale a sistemelor ERP în ceea ce privește setul de cerințe descris în secțiunea anterioară;

Selectarea sistemelor ERP pentru demonstrarea muncii, întâlnirea cu furnizorii, efectuarea testelor practice;

Desemnarea furnizorilor pentru efectuarea testelor funcționale și de sarcină, participarea directă la teste.
Procedând astfel, trebuie să utilizați aceleași date furnizate tuturor furnizorilor pentru testare și raportarea ulterioară a rezultatelor.

Combinarea rezultatelor evaluării obținute cu alte evaluări ale sistemelor ERP obținute din surse externe, cu rezultatele testelor, cu date privind costul instalării și operării sistemelor ERP, cu date privind calendarul implementării sistemelor, informații despre experiența și profesionalismul compania furnizor, precum și riscurile asociate cu implementarea fiecăruia dintre sistemele ERP;

O abordare sistematică bazată pe o estimare numerică exactă a parametrilor nu numai că va exclude posibilitatea luării unei decizii eronate, dar va face și motivele evidente. decizia... Raportul de recomandare va oferi o evaluare clară a sistemelor ERP și justificarea unei astfel de evaluări, precum și motivele pentru luarea unei decizii finale. În etapele ulterioare de implementare, va fi evident pentru toată lumea de ce alegerea a căzut pe acest lucru și nu pe un alt sistem ERP. Această abordare va permite în orice moment urmărirea procesului de luare a deciziei finale cu privire la implementarea unui sistem ERP specific în companie.
Echipa de selecție trebuie să includă în mod necesar:

1. subcomandă funcțională;

2. subcomanda tehnică;

3. subcomanda tehnologică;

4. subcomanda comercială.

Sub-echipa funcțională ar trebui să fie compusă din angajați cu o bună cunoaștere a operațiunilor de afaceri ale companiei, tehnologia de producție, puternică și laturile slabe activitățile companiei. pentru că forta motrice Proiectele de implementare a sistemelor ERP sunt utilizatori, se poate recomanda includerea în sub-echipa funcțională a reprezentanților tuturor departamentelor funcționale, care vor participa ulterior la implementarea sistemului.

Este de dorit ca toți acești reprezentanți să aibă experiență în implementarea altor sisteme utilizate anterior.

Membrii echipei tehnice ar trebui să aibă o vastă experiență în proiecte de dezvoltare și implementare pentru aplicații comune, precum și o înțelegere a mediilor de dezvoltare standard și a metodologiilor tradiționale utilizate în ciclu de viață dezvoltare de software. Având experiență în dezvoltarea într-un mediu de sistem ERP va fi un mare beneficiu adăugat. Membrii acestei sub-echipe ar trebui să înțeleagă principalele motive pentru utilizarea unui sistem ERP și că utilizatorii funcționali sunt forța motrice și motrice.

Membrii sub-echipei de tehnologie ar trebui să fie familiarizați cu ultimele progrese în hardware, rețele și sisteme de calcul, în special tehnologia mobilă, scalabilitatea și interoperabilitatea rețelelor de calculatoare.

Pentru a lua decizii în cunoștință de cauză cu privire la infrastructura pentru implementarea unui sistem ERP, aceștia trebuie să fie familiarizați cu standardele moderne și cu protocoalele de transfer de date. Competența acestei sub-echipe include, de asemenea, o prognoză aproximativă a sarcinii pe sistem și reacția posibilă a sistemului, probleme de compatibilitate, modernizare, trafic de rețea în local și rețele globale.

Membrii sub-echipei de tehnologie ar trebui să fie familiarizați cu sistemele de arhivare, backup și recuperare a datelor pierdute, precum și familiarizarea cu pregătirea camerei, cablarea, instalarea și asistența diferitelor dispozitive tehnice.

Membrii sub-echipei comerciale ar trebui să aibă abilități în negocierea cu furnizorii, elaborarea și încheierea contractelor, definirea termenilor și condițiilor pentru livrări, criteriile de acceptare și procedurile de aprobare; să înțeleagă aspectele legate de asigurarea calității, termenii de plată, condițiile de licențiere, diferențele dintre versiuni și versiuni, complexitatea legală și impozitul etc.

Avantajele și dezavantajele sistemului ERP selectat pe baza informațiilor colectate pe baza unei liste convenite de criterii de evaluare.

Tabelul caracteristicilor comparative ale sistemelor ERP.

Estimarea costului implementării sistemelor ERP comparabile și a beneficiilor care vor fi obținute ca urmare a implementării.
Estimarea costurilor trebuie făcută pe baza informațiilor colectate cu privire la costurile echipamentelor, software-ului, direct către sistemul ERP, crearea rețelei, instalarea, instruirea personalului, precum și informații despre costul contractului de asistență tehnică, costul de servicii de consultanță în timpul instalării, costuri de comunicare etc. .d.

Un program aproximativ al proiectului de implementare, indicând datele etapelor principale

Grupul de criterii „nevoile organizației” poate include:

Respectarea proceselor de afaceri ale organizației. Sistemul ERP trebuie să poată fi personalizat la procesele organizației. Acest criteriu determină flexibilitatea sistemului ca răspuns la schimbările din activitățile companiei.
Scalabilitate. Un sistem ERP ar trebui să permită replicarea soluțiilor la mai multe departamente sau mai multe tipuri de activități ale companiei. De asemenea, trebuie să se poată adapta la scara organizației.
Coerența cu strategia organizației. Sistemul ERP este operat pe o perioadă lungă de timp. Prin urmare, ar trebui să ajute la implementarea planurilor strategice ale companiei. Alegerea sistemului trebuie efectuată ținând seama de perspectivele de dezvoltare.
Disponibilitatea soluțiilor din industrie. Procesele unei organizații depind de industria și piața în care operează. Atunci când alegeți un sistem, trebuie luați în considerare acești factori.

Grupul de criterii „tehnologii aplicate” poate include:

Arhitectura software. În funcție de necesitățile și capacitățile organizației, este necesar să selectați arhitectura software adecvată a sistemului ERP, de exemplu, „servicii cloud”, arhitectură „client-server” sau arhitectură „orientată obiect”.
Arhitectura tehnică. Acest criteriu de selecție este interconectat cu cel anterior. Alegerea unei arhitecturi tehnice poate necesita organizarea să actualizeze canalele de comunicare, hardware și facilitățile computerului.
Tehnologia de implementare a sistemului ERP. Acest criteriu depinde de furnizorul de servicii. De regulă, marii producători de sisteme ERP se oferă să aplice tehnologia de implementare a acestora software... Astfel de tehnologii sunt disponibile de la SAP, ORACLE, Microsoft etc.

Grupul de criterii „funcționalitate” poate include:

Compoziția modulelor. Alegerea modulelor sistemului ERP trebuie efectuată în funcție de nevoile actuale și viitoare ale organizației. Sistemul ar trebui să poată extinde funcționalitatea.
Integrare. La alegerea unui sistem, este necesar să se ia în considerare posibilitatea integrării cu sistemele de control existente în zone interconectate.
Vizibilitate. Un element esențial al funcționalității sistemului ERP este simplitatea interfeței și confortul utilizatorilor. Atunci când alegeți, este necesar să luați în considerare posibilitatea de a personaliza interfața în funcție de nevoile utilizatorilor.
Respectarea cadrului de reglementare. Sistemul ERP afectează multe domenii ale întreprinderii, care sunt reglementate de lege. Prin urmare, un criteriu important de selecție va fi capacitatea sistemului de a se adapta la cerințele legislației locale.

Grupul de criterii „sprijin” poate include:

Ciclul de sprijin. Atunci când alegeți un sistem ERP, este necesar să determinați cât timp furnizorul va sprijini sistemul. Este posibil să treceți la o nouă versiune a sistemului ERP, există posibilitatea de a îmbunătăți sistemul pentru nevoile organizației.
Prezența unui serviciu de asistență. Pe parcursul muncii, utilizatorii sistemului ERP vor avea întotdeauna întrebări și dificultăți. Pentru muncă eficientă este important ca furnizorul să se asigure că utilizatorii sistemului sunt sprijiniți.
Experiență de implementare. Acest criteriu este legat de activitatea furnizorului sistemului ERP. Este necesar să se acorde atenție numărului de implementări de succes ale sistemelor ERP de la un anumit furnizor.

Grupul de criterii „costul de proprietate” poate include:

Costul software-ului. Pentru ca sistemul ERP să funcționeze, o organizație trebuie să cumpere licențe pentru al utiliza. Atunci când alegeți, trebuie să țineți cont de metoda de calcul a costului acestor licențe (de exemplu, pentru un grup de utilizatori sau pentru unul la locul de muncă etc.).
Costul hardware-ului. Costurile hardware pot varia semnificativ în funcție de arhitectura utilizată. Este posibil ca organizația să fie nevoită să achiziționeze echipamente pentru server, să actualizeze flota de facilități de calcul.
Costul întreținerii. Acest criteriu este, de asemenea, semnificativ în ceea ce privește costul achiziționării unui sistem ERP.
Costul actualizării și actualizării. Pentru unii furnizori de ERP, costul actualizărilor și actualizărilor poate egala sau depăși prețul inițial de achiziție.

Implementarea sistemului ERP

Implementarea sistemului ERP este de obicei un proces lung și complex. Fiecare producător major de sisteme ERP și-a dezvoltat propriile tehnologii și metode de implementare. Aceste tehnici sunt oarecum diferite unele de altele, dar procedura generală este practic aceeași. În plus, procedura de implementare a unui sistem ERP poate diferi în funcție de arhitectura software și hardware a sistemului ERP. Aceste tehnici merită acordate atenție atunci când alegeți un furnizor de servicii.

O organizație care a decis să implementeze un sistem ERP, din partea sa, trebuie să întreprindă o serie de acțiuni implementarea cu succes proiect de implementare.

Aceste acțiuni includ:

1. Pregătirea implementării. În etapa de pregătire a organizației, este necesar să se determine principalele obiective pentru care sistemul ERP va fi implementat. Acest lucru vă va permite să înțelegeți clar rezultatele și așteptările de la implementarea sistemului ERP. Deoarece implementarea unui sistem ERP este un proiect destul de costisitor, este necesar să se estimeze bugetul estimat pe care organizația îl poate aloca pentru implementare. De asemenea, în această etapă, persoana responsabilă pentru proiect este determinată, iar specialiștii cheie (membrii echipei de proiect din organizație) sunt identificați, se determină ordinea interacțiunii lor.

2. Analiza afacerii. Aceste acțiuni sunt printre cele mai critice din întregul proiect. De regulă, un sistem ERP ar trebui să funcționeze timp de zece ani sau mai mult. Prin urmare, este necesar să se determine perspectivele dezvoltării atât a organizației în sine, cât și a pieței pentru o perioadă lungă de timp.

În această etapă, organizația ar trebui să evalueze:

perspective de dezvoltare a pieței și a companiei de câțiva ani;
compoziția și posibilitatea dezvoltării proceselor de afaceri ale organizației;
nevoile de automatizare.

3. Alegerea unui sistem ERP. Selectarea sistemului ar trebui să se bazeze pe nevoile de afaceri actuale și viitoare. Atunci când evaluați diferite opțiuni, este necesar să vă ghidați după criteriile specificate mai sus (criterii pentru selectarea sistemelor ERP). Pentru a alege sistemul care se potrivește cel mai bine nevoilor afacerii, este recomandabil să selectați cel puțin 3 variante de sisteme de la diferiți producători.

4. Alegerea unui furnizor. De regulă, există mulți furnizori ai aceluiași sistem ERP pe piață. Acestea sunt companii furnizori sau integratori de sisteme. Acestea oferă o serie de servicii pentru implementarea tehnică a unui sistem ERP. Atunci când alegeți un furnizor de sistem ERP, trebuie să acordați atenție specializării sale. Există trei tipuri de specializare a furnizorilor.

Fiecare tip de furnizor are propriile sale avantaje și dezavantaje:

specializarea orizontală. Aceste companii au un număr mare de clienți care lucrează în diverse industrii. De obicei, acești furnizori au servicii de asistență extinse. Cu toate acestea, abordarea lor de implementare este „tipică” pentru toți clienții.
specializarea verticală. Acești furnizori sunt specializați în deservirea clienților din cantitate limitata industrii (de la una la trei). Acest lucru le permite să creeze soluții special adaptate la specificul industriei. Abordarea implementării unor astfel de companii este „ascuțită” pentru o anumită industrie.
specializare orientată spre client. Acești furnizori, de regulă, implementează sistemul ERP în funcție de nevoile clientului. La implementare, ei iau ca bază funcționalitatea de bază a sistemului ERP și îl modifică pentru a se potrivi condițiilor de afaceri ale clientului. Această opțiune are un dezavantaj semnificativ asociat cu actualizările sistemului și stabilitatea activității sale.

5. Managementul proiectului. Persoana responsabilă de implementarea sistemului ERP și specialiștii organizației trebuie să gestioneze proiectul în cadrul companiei. Aceștia trebuie să mențină un plan de proiect, să controleze calendarul, bugetul, domeniul de activitate, respectarea obiectivelor de implementare. O altă sarcină importantă în managementul proiectului este coordonarea interacțiunii angajaților organizației cu reprezentanții furnizorului (echipa de implementare de la furnizor).

6. Testarea. Chiar și cu cele mai multe o mai bună organizare implementare, există riscul de erori în sistem. Prin urmare, în timpul punerii în funcțiune a funcționalității sistemului ERP, este necesar să se prevadă testarea obligatorie a activității proceselor, departamentelor și modulelor sistemului ERP. In cel mai bun mod testarea este executarea unei lucrări paralele în vechiul sistem și în sistemul ERP implementat. Acest lucru va scăpa de greșelile de bază.

7. Instruiri și educație. Formarea angajaților este o condiție prealabilă Funcționarea sistemului ERP. În funcție de complexitatea sistemului, poate dura câteva săptămâni. Înainte de a începe instruirea, trebuie să vă asigurați că sistemul ERP a fost testat. Una dintre opțiunile proaste este atunci când un furnizor de servicii combină testarea și instruirea utilizatorilor. În această variantă, angajații organizației (viitorii utilizatori ai sistemului) acționează ca testeri ai sistemului.

8. Punerea în funcțiune. Punerea în funcțiune este un pas important în implementarea unui sistem ERP. Există două opțiuni pentru punerea în funcțiune a sistemului: lansarea sistemului simultan în întreaga organizație și punerea în funcțiune. A doua opțiune este mai preferabilă, deoarece vă permite să treceți treptat la noi condiții de muncă. În cazul unor erori sau probleme la locul de muncă, va fi afectată doar o parte a afacerii (procese sau divizii individuale) și nu întreaga organizație.

Principalele greșeli la implementarea unui sistem ERP

Implementarea unui sistem ERP este una dintre cele mai dificile, consumatoare de timp și costisitoare sarcini pentru a îmbunătăți performanța. În cursul implementării, apar întotdeauna probleme și erori, într-un anumit grad sau altul, afectând calendarul, costul și eficacitatea proiectului.

Principalele greșeli ale proiectului de implementare a sistemului ERP includ:

slaba planificare. Pentru implementarea cu succes a proiectului, implementarea sistemului ERP trebuie planificată cu atenție. Planificarea slabă duce adesea la pierderea priorităților, confuzie cu automatizarea proceselor, slabă înțelegere a stării actuale și viitoare a proceselor.
evaluarea insuficientă a furnizorilor sistemului ERP. Organizațiile lucrează slab la problema alegerii furnizorilor de sisteme ERP. Drept urmare, alegerea se face în favoarea furnizorilor care au oferit cel mai mic preț. Adesea, furnizorul scade prețul pentru a obține cel puțin un client și pentru a stabili implementarea unui nou sistem pentru el. Ca rezultat, după finalizarea proiectului, se poate dovedi că funcționalitatea sistemului ERP este sever limitată sau sistemul funcționează cu erori.
lipsa de înțelegere a nevoilor. Începând cu implementarea unui sistem ERP, multe organizații nu înțeleg ce funcții și module au nevoie, ce nevoi ale organizației pot fi automatizate prin intermediul sistemului ERP. Acest lucru duce la faptul că sunt introduse multe funcții și module inutile și neutilizate, sau invers, funcțiile necesare sunt aplicate într-o măsură limitată.
lipsa de înțelegere a timpului și a costurilor resurselor. De obicei, organizațiile subestimează timpul și resursele necesare pentru implementarea unui sistem ERP. Acest lucru duce la așteptări mari din partea sistemului. Angajații organizației încep să creadă că sistemul ERP va începe să funcționeze integral într-un timp scurt și că nu va fi nevoie de mult efort pentru a lucra.
lipsa de personal calificat în echipa de implementare. O greșeală obișnuită a proiectelor de implementare a sistemului ERP este de a atrage interpreți simpli către echipa de proiect. Echipa de proiect din partea organizației ar trebui să includă specialiști cu înaltă calificare (angajați cheie) în fiecare domeniu al activităților organizației: finanțe, management, achiziții, producție, depozit etc.
lipsa priorităților. Organizațiile nu acordă prioritate obiectivelor înainte de a începe un proiect. Acest lucru duce la faptul că, în timpul implementării unui sistem ERP, trebuie să rezolvați multe sarcini, trecând constant între ele. Ca urmare, timpul de implementare crește, apar erori și probleme suplimentare.
angajații nu sunt instruiți. Insuficient sau absență completă instruirea angajaților este o cauză comună a implementării eșuate a sistemului ERP. Angajații nu înțeleg cum să lucreze în sistem și acest lucru provoacă respingere. Sistemul va fi revendicat, funcționalitatea acestuia va fi utilizată într-o măsură limitată.
subestimând acuratețea datelor. Sistemul ERP se bazează pe prelucrarea datelor. Prin urmare, acuratețea și eficiența sistemului vor depinde de fiabilitatea și acuratețea datelor care sunt introduse în sistemul ERP. Pentru a reduce erorile, este necesar să introduceți inițial date fiabile și exacte în sistem. Personalul care lucrează cu sistemul trebuie să verifice cu atenție datele înainte de a le introduce în sistem.
utilizarea aplicațiilor învechite. O altă problemă care duce la eficiența scăzută a implementării sistemului ERP este utilizarea continuă a aplicațiilor învechite. Lucrarea este duplicată în sistemul ERP și în aplicațiile vechi. Organizațiile continuă să le folosească pentru că plătit pentru sprijinul lor și reînnoirea licenței. Acest lucru duce la faptul că tranziția la locul de muncă în sistemul ERP este întârziată.
nu se efectuează testarea eficientă a sistemului. Adesea, furnizorii de sisteme ERP oferă testări pe un număr limitat de utilizatori. O astfel de testare nu va putea identifica toate defectele și nu vă va permite să simulați încărcarea reală a utilizatorului.
lipsa unei strategii de întreținere și modernizare. Dacă o companie nu dezvoltă o strategie pentru menținerea și modernizarea sistemului ERP, atunci va deveni rapid depășită. Partea tehnică (hardware) a sistemului ERP necesită modernizare, deoarece în timp, cantitatea de date crește și este necesară o nouă putere de calcul. Partea software trebuie actualizată constant în conformitate cu cerințele în schimbare ale legislației și ale pieței.

Problemele de implementare de mai sus sunt cele mai frecvente și întâlnite frecvent. În plus față de cele de mai sus, există întotdeauna probleme specifice fiecărei întreprinderi sau organizații specifice. „O metodă eficientă de evitare sau minimizare a pierderilor din astfel de erori este pregătirea și planificarea atentă a fiecărei etape a proiectului de implementare a sistemului ERP.

Cum se alege o soluție ERP? Ce întrebări ar trebui adresate reprezentanților companiilor ERP (și la ce întrebări aveți dreptul să primiți răspunsuri complete și cuprinzătoare), cum să nu fiți induși în eroare atunci când prezentați o soluție ERP? Cum se aduce implementarea unui sistem ERP la concluzia sa logică?

Voi încerca să răspund la aceste și la alte întrebări din acest articol. Se va concentra pe capacitățile fundamentale care, în opinia mea, ar trebui să fie satisfăcute de soluțiile ERP pentru întreprinderi mici și mijlocii - segment al IMM-ului.

A considera afaceri mari Nu voi fi în acest articol, deoarece întreprinderile mari au, de obicei, specialiști cu înaltă calificare în personalul lor, care sunt capabili să evalueze sistemele existente pe piață, le „încearcă” la infrastructura existentă la întreprindere și organizează o licitație, în care parametrii viitorului sistem sunt clar definiți. Sau, în general, este angajată o companie de consultanță pentru a selecta o soluție ERP.

În medie, suma "A eșuat" Proiectele IT din Rusia astăzi reprezintă aproximativ un sfert din totalul lor. Dar cred că nu mă voi înșela dacă voi numi implementările ERP una dintre cele mai eșuate, iar aici este deja un procent de succes implementările nu depășesc 15-20%. De ce eșuează proiectele de automatizare a afacerii?

Lipsa unui obiectiv clar stabilit de client
Alegerea greșită a soluției ERP
TK slab formulat
Calificare scăzută a specialiștilor care implementează soluția, atât din partea clientului, cât și din partea contractantului
Resursă administrativă insuficientă din partea clientului.

Sunt sigur că atât potențialii clienți ai implementării, care nu vor să-și plătească banii pentru promisiuni goale, cât și companiile IT, obosite să ascundă timid „poveștile de succes” aproape terminate pe masă, sunt interesați să îmbunătățească această situație. Prin urmare, scopul meu este să maximizez cunoștințele potențialilor clienți ai sistemelor ERP, atunci riscul de eșec în timpul implementării va scădea semnificativ. În acest articol vom vorbi despre alegerea unei soluții, și anume, cum să reduceți numărul de erori atunci când alegeți o soluție ERP. În articol, voi formula cerințele funcționale minime, în opinia mea, a căror prezență va permite clientului să fie sigur că fundamentul funcțional al sistemului este suficient de puternic și, potențial, sistemul este capabil să rezolve multe probleme.

Primul lucru care trebuie făcut chiar înainte de a începe să căutați un sistem ERP este să vă dați un răspuns clar la întrebarea „De ce am nevoie de asta?” Cu alte cuvinte, articulați în mod clar obiectivul care trebuie atins. Deci, atunci când acceptați un sistem de la un furnizor, este dificil să puneți „căpușe”: acest lucru este decis, acest lucru este decis, dar acest lucru nu este.

Desigur, există o serie de capabilități funcționale care trebuie să fie în sistemul ERP, altfel implementarea nu va da rezultatul dorit și ne vom opri asupra acestor capabilități mai jos. Dar, pe lângă capacitățile standard, sistemul ar trebui să poată rezolva acele sarcini care sunt inerente companiei dvs. și configurarea (și, în cele mai multe cazuri, pentru a fi sincer, dezvoltarea) unor astfel de capabilități, de regulă, ocupă majoritatea timpul proiectului. Și dacă reprezentanții unei companii ERP încearcă să vă convingă că trebuie să reconstruiți afacerea pentru un sistem ERP, atunci aceasta este o prostie, pentru că pentru un efect maxim sistemul ar trebui să absoarbă tot ce este mai bun în afaceri și să ofere companiei tot ce are mai bun.

Cine alege un sistem ERP?

Nu este nevoie să vă fie frică de sistemele ERP și să credeți că este ceva foarte complex. În niciun caz nu trebuie să aveți încredere în alegerea unui sistem ERP doar administratorilor de sistem sau doar managerilor de vânzări etc. Fiecare dintre ei va alege un sistem numai în conformitate cu acele criterii care îl interesează, în primul rând, pe el însuși. Mai mult, cerințele fiecăruia se pot contrazice. În timp ce sistemul ERP trebuie să îndeplinească cerințele întregii afaceri în ansamblu. Prin urmare, alegerea unui sistem ERP este o sarcină, dacă nu a primei persoane a companiei (dar în întreprinderile mici și mijlocii) numai prima persoană), apoi cel puțin una dintre primele persoane. Numai șeful (sau managerul de top) al companiei poate formula fără echivoc și în mod consecvent sarcini și obiective. Mulți lideri spun: „Nu înțeleg nimic despre asta”. Ce este? Un sistem ERP este o reflectare a afacerii dvs., structura acestuia trebuie să fie ușor de înțeles de o persoană, cunoscând legile a lui afaceri (și în niciun caz piața tehnologia Informatiei). Alegând o mașină, este posibil să nu știm cum este totul aranjat acolo în detaliu și, cu toate acestea, abordăm alegerea unei mașini complet armată, știind exact ce caracteristici ar trebui să aibă, cât ar trebui să coste etc., și suntem fără teamă de această alegere. De asemenea, trebuie să abordați alegerea unui sistem ERP, adică știind clar ce cerințe trebuie să îndeplinească și ce funcționalitate trebuie să aibă. Și nu ezitați să formulați aceste cerințe într-un limbaj simplu și ușor de înțeles. Și, apropo, cereți răspunsuri în aceeași limbă.

Sistem ERP: pentru cine?

Sistemul ar trebui să fie simplu și evident, deoarece angajații dvs. vor trebui să lucreze cu el, care înțeleg „acest lucru” chiar mai puțin decât dvs. Astfel, dacă sistemul ERP nu este clar și nu este evident, atunci acesta este deja un motiv de gândire. Când conduceți o mașină și trebuie să faceți dreapta, pur și simplu rotiți volanul în partea dreaptă și nu contează pentru voi ce se întâmplă „în interior”. La fel, munca în program nu ar trebui să împovăreze utilizatorul cu termeni și concepte de neînțeles, bife și butoane nesfârșite. Ușurința de utilizare facilitează foarte mult procesul de instruire a utilizatorilor.

Scopul implementării

Trebuie să fiți clar ţintă proiect de implementare. Scopul nu trebuie să fie vag, ci complet clar. Scopul nu poate fi „optimizarea proceselor de afaceri”, „îmbunătățirea performanței companiei” etc. Astfel de obiective nu pot fi „resimțite”, așa că după lansarea sistemului va fi imposibil să înțelegem dacă obiectivele au fost atinse sau nu. Scopul, de exemplu, poate fi construirea unor situații financiare consolidate (situații financiare foarte specifice) bazate pe automatizarea unor procese de afaceri specifice (subliniez). Scopul poate fi implementarea unui sistem de planificare a resurselor și a unor indicatori (din nou specifici) etc. Dacă automatizați lanțul de aprovizionare și finanțarea, dar nu aveți rapoarte financiare și de gestionare clare, atunci nu va exista niciun rezultat, deoarece nu va exista feedback și nu veți putea influența procesul. Situația din companie va fi de neînțeles, luarea deciziilor în timp util va fi dificilă.

Desigur, în mod ideal, trebuie să aveți la îndemână cerințele formulate (o descriere a proceselor de afaceri cu cerințe de raportare și capabilități de sistem), dar acest lucru este extrem de rar. În multe companii, există nu numai un document care descrie procesele de afaceri, ci chiar o înțelegere a modului în care acestea (aceste procese de afaceri) funcționează în general și cine este responsabil pentru ce. Prin urmare, înainte de a începe să alegeți o soluție ERP, trebuie să vă formulați criterii clare pentru evaluarea implementării, astfel încât, în funcție de rezultatele sale, să vă puteți spune „Am primit (am) ceea ce am vrut (am dorit)”. Este demn de remarcat faptul că, începând procesul de implementare a unui sistem ERP, în orice caz, va trebui să participați la dezvoltare termeni de referinta (TOR), unde vă veți descrie procesele de afaceri împreună cu furnizorul sistemului ERP. Nu merită automatizarea proceselor de afaceri fără o sarcină tehnică, deoarece în acest caz, riscurile de implementare nereușită cresc semnificativ, deoarece nu există un document conform căruia ați putea accepta sau nu acceptarea lucrării terminate. În plus, dacă nu ai idee ce vrei să obții în cele din urmă, este puțin probabil să fii mulțumit de rezultat.

Sistemul ERP - un instrument pentru luarea deciziilor

În opinia mea, orice soluție ERP este, în primul rând, un instrument de luare a deciziilor. Pe ce bază se iau deciziile? Pe baza rapoartelor. Aceasta înseamnă că unul dintre tipurile de criterii. Raportarea. Sistemul ar trebui să ofere rapoarte complete despre activitățile companiei, care sunt, de exemplu, „Profit și pierdere”, „Flux de numerar”, „Sold” și multe alte rapoarte de management. Dacă aceste rapoarte reflectă imaginea reală a stării de fapt, atunci puteți înțelege cu ușurință problemele companiei și veți avea ocazia să influențați situația. Și dacă în timpul prezentării vi se spune că în versiunea demo aceste rapoarte pur și simplu nu sunt configurate, nu credeți. Dacă sunt în sistem, vor fi afișate mai întâi. Rapoartele trebuie să furnizeze nu numai numere, ci și instrumente pentru analiza lor. Există diferite modalități de a analiza cifrele raportului și nu mă voi concentra aici. Principalul lucru este că aveți posibilitatea de a verifica toate numerele direct din raport, adică detaliați fiecare cifră până la datele primare direct din raport. În caz contrar, nu veți fi sigur de exactitatea datelor. Raportarea ar trebui să fie transparentă.

Raportarea trebuie să reflecte principalele aspecte ale activităților companiei, să fie simplă și ușor de înțeles. Ar trebui să fie complet și automat compilat de sistemul dvs. ERP. Dacă datele din raportarea activităților companiei provin din exterior, prin procedura de export / import sau, și mai rău, manual, atunci cineva din companie trebuie să facă în mod constant acest lucru (să mențină formatul, modificările etc.), ceea ce înseamnă pierzând timp și bani ... Opțiunea ideală este atunci când toate activitățile companiei sunt desfășurate în sistemul ERP, iar pe baza acestor date, sistemul însuși construiește rapoarte.

Este important nu numai să cunoașteți indicatorii de performanță, ci și să puteți analiza dinamica și structura acestora. Indicatorii sunt necesari nu doar pentru a-i privi, ci pentru a lua decizii pe baza analizei lor care pot schimba acești indicatori. Un lucru este când vedeți că creanțele clienților în această lună sunt de 1.000.000 de ruble și altul când vedeți că la începutul anului erau 2.000.000 de ruble și apoi au scăzut treptat. Deci deciziile pe care le luați pentru a o reduce, muncă.

Ce rost are valoarea conturilor de primit dacă nu știți ce clienți și pentru ce tranzacții l-au format? Aceasta înseamnă că sistemul ar trebui să poată detalia toate numerele din diferite secțiuni.

Este important să cunoaștem nu numai dinamica modificărilor indicatorilor de performanță ai companiei, ci și structura acestor indicatori. Adică să poți evalua „ gravitație specifică»Fiecare componentă (bunuri, clienți, manageri, contracte (proiecte) etc.) în diferiți indicatori. Acest lucru va permite luarea unor măsuri eficiente pentru optimizarea relațiilor cu clienții și ajustarea gamei de produse. Cunoscând clienții „lideri” și „persoane din afară”, puteți lua decizii cu privire la acțiunile vizate pentru a îmbunătăți situația sau a o păstra. Același lucru este valabil și pentru mărfuri. În această zonă, puteți face multe „descoperiri minunate”: se întâmplă adesea ca mărfurile care aduc cel mai mare profit să lipsească în mod regulat din depozit și, dimpotrivă, există mărfuri în depozit care nu aduc profit.

Exemplu de declarație de profit și pierdere:

Structura de raportare ar trebui să fie personalizabilă, deoarece compoziția indicatorilor din fiecare companie poate diferi. În plus, ar trebui să fie posibil să adăugați indicatori în timpul funcționării, în deplasare. Mai mult, sistemul ar trebui să vă permită să faceți acest lucru rapid și, de preferință, fără a implica un dezvoltator.

Am vorbit despre raportarea financiară, acum vom vorbi despre raportarea operațională. Raportarea operațională ar trebui să permită monitorizarea proceselor de afaceri. Un exemplu simplu este că clientul dvs. a comandat un produs de la dvs. Îi livrezi la comandă. Ca parte a acestei livrări, există o mulțime de parametri pe care trebuie să îi controlați și să luați măsuri imediate pentru a corecta situația în cazul în care ceva nu merge bine. Pentru a livra marfa clientului la timp, este necesar ca logisticienii dvs. să o comande la furnizor la timp, furnizorul vă facturează la timp, îl plătiți la timp, furnizorul vă expediază marfa la timp etc. . Și toți acești parametri trebuie monitorizați constant, altfel problemele nu pot fi evitate. Și sistemul ERP ar trebui să vă permită să faceți acest lucru. Cu astfel de oportunități, puteți îmbunătăți în mod constant calitatea companiei dvs.

Cel mai important punct este contabilitatea de la capăt la cap. Sistemul ar trebui să vă permită să luați în considerare mărfurile, în funcție de toți parametrii de care aveți nevoie. Ce inseamna asta? Aceasta înseamnă că trebuie să puteți urmări istoricul oricărei expedieri. Ați expediat marfa către client, iar sistemul ar trebui să arate care este expedierea din care transport, cine este furnizorul și unde se află restul transportului. Fără un astfel de sistem, nu veți primi formarea corectă a facturilor în contextul încărcăturii declaratie vamala (CCD), deoarece dacă transportul conține aceleași bunuri, dar din loturi diferite (bunurile au fost achiziționate de la furnizori diferiți), atunci bunurile trebuie împărțite în linii diferite în factură, deoarece au CCD-uri diferite. Un caz și mai dificil este contabilizarea numerelor de serie ale produselor. Necesitatea acestuia apare atunci când o companie furnizează echipamente care trebuie întreținute în garanție, individual pentru fiecare produs. Cum poți fi sigur că acest produs a fost achiziționat de la tine? Numai seria.

Funcții care ar trebui să fie în sistemul dvs. ERP

V-am spus despre principiile sistemului ERP, acum este timpul să descrieți funcționalitatea la care aveți dreptul să vă așteptați.

Fluxul de documente... În esență, o afacere este circulația banilor, a mărfurilor și a documentelor. Comenzi, contracte, oferte, facturi, facturi, acte, cereri etc. Sistemul ar trebui să permită realizarea tuturor acestor documente nu numai rapid, ci și funcțional. Un lucru este când puteți imprima doar un document și altceva când îl puteți salva în diferite formate (pdf, doc, jpeg, xls etc.) și îl puteți trimite clientului prin e-mail. Aceasta înseamnă că sistemul trebuie să aibă un editor de rapoarte modern încorporat. Orice document trebuie să aibă o cale pe care trebuie să o parcurgă fără greș (de exemplu, un contract pentru furnizarea de bunuri trebuie să treacă printr-un avocat, verificându-i alfabetizarea și „capcanele”, director comercial, și abia după aceea ajungeți la către CEO pentru semnătură). Ceea ce este foarte important, pe parcursul traseului, sistemul trebuie, conform anumitor reguli, să restricționeze accesul utilizatorilor la un document sau proces (pentru a evita scurgerile de informații de la companie, pentru a se proteja împotriva modificărilor după aprobare) și a traseului documentului. în sine trebuie să fie configurabil flexibil.

Lucrați cu clienții... Întâlnești în mod constant o situație în care clientul tău are mai multe entități juridice, ceea ce înseamnă că te confrunți cu problema înțelegerii decontărilor reciproce pentru client în ansamblu. Astăzi clientul dvs. a cumpărat bunuri de la dvs. pentru una dintre persoanele sale juridice, iar mâine pentru alta. Cu toate acestea, controlul creanțe de încasat, volumele vânzărilor, veniturile etc. nu doriți pentru persoanele juridice ale clienților dvs., ci pentru client în ansamblu. Trebuie să înțelegeți în mod clar pentru fiecare client ce parte din profit (și alți indicatori) a fost generată pentru companie de către acest client (și nu entitate client). Atât în \u200b\u200btermeni absoluți, cât și în termeni relativi.

Cardul clientului trebuie să fie informativ, adică ar trebui să conțină nu numai informații de contact pentru client, ci și toate informațiile privind decontările și documentele reciproce. Cu alte cuvinte, cunoscând clientul, trebuie să puteți vedea toate facturile, plățile pentru acestea, expedierile etc., fără a face rapoarte complexe (și uneori de neînțeles) pentru acest lucru.

Unit sistem informatic ... Toate informațiile corporative sunt o singură serie de date interconectate, deci este extrem de incomodă atunci când informațiile despre lucrul cu clienții sunt într-un sistem, iar informațiile despre gestionarea aprovizionării se află în altul. Un sistem ERP este, în primul rând, un spațiu de informații unificat pentru întreprinderea dvs. Procesele de afaceri sunt inseparabile, ceea ce înseamnă că managementul lor ar trebui să fie inseparabil. Situația în care este necesar să se urmărească tranzacția de la momentul încheierii contractului până la livrarea bunurilor către client apare constant, iar sistemul ar trebui să permită urmărirea acestui lanț.

Transparenţă... Sistemul ERP ar trebui să facă toate procesele de afaceri ale companiei transparente. Iată un exemplu simplu. Ați încheiat un contract pentru furnizarea unui anumit produs. După finalizarea tranzacției, ar trebui să vedeți:

Când și ce contract a fost încheiat
- când și ce facturi sunt emise clientului
- când și cum sunt plătiți
- când și de la cine au fost comandate bunurile
- când și cum sunt plătite facturile furnizorului
- când, în ce depozit și în ce foi de parcurs v-a fost livrat acest produs
- când încărcătura este livrată clientului, în funcție de care facturi de parcurs, din ce depozit.

Aceasta este o tranzacție atât de simplă încât ar trebui să puteți reproduce de la început până la sfârșit în orice moment. S-ar părea că totul este foarte simplu, dar în realitate apar dificultăți cu astfel de situații.

Colaborați cu furnizorii... Lucrul cu furnizorii implică formarea comenzilor către furnizori, contabilitatea facturilor furnizorilor, facturilor și a altor documente. De asemenea, sistemul ar trebui să vă permită să înregistrați ofertele furnizorilor pentru comenzile dvs. (pentru a putea alege cel mai bun furnizor conform diferiților parametri). Cu toate acestea, această oportunitate este convenabilă de utilizat atunci când vine vorba de specificații mari, iar dacă comanda dvs. constă din mai multe articole, atunci pur și simplu nu este fezabil din punct de vedere economic să introduceți toate ofertele în sistem, deoarece această sarcină necesită și timp. Când lucrați cu furnizorii, ar trebui să puteți urmări fiecare tranzacție de la momentul comenzii până la momentul în care bunurile ajung la depozit: când sunt comandate bunurile, ce factură (sau facturi) ați primit ca răspuns la comandă, când și cum ați plătit pentru aceasta, ce facturi și când v-au fost livrate bunurile. Sistemul ar trebui să permită fixarea punctelor de localizare a încărcăturii atunci când vine vorba de livrări pe termen lung. Și, desigur, controlați toate costurile suplimentare de livrare și includeți-le în costul mărfurilor. În ceea ce privește planificarea, un instrument competent de planificare a aprovizionării va reduce semnificativ stocurile din depozite fără a pierde din vânzări, ceea ce înseamnă eliberarea fond de rulment, care în situația actuală cu împrumuturile este foarte important.

Service și reparații... În zilele noastre, există din ce în ce mai puține companii care se ocupă doar de comerț. De regulă, toată lumea încearcă să ofere clienților servicii pentru întreținerea și reparația echipamentelor.

Trebuie să puteți gestiona și planifica vizitele inginerilor, să urmăriți piesele de schimb și să găsiți rapid piesele de care aveți nevoie. De multe ori nu este atât de ușor să înțelegem ce piesă de schimb pentru care echipament și sistemul trebuie să rezolve această problemă. Este indispensabil să se ia în considerare numerele de serie (din fabrică) ale echipamentelor în furnizarea de servicii de reparații și întreținere.

Primirea echipamentului într-un spital, trimiterea acestuia către organizații de reparații externe, înlocuirea echipamentului către un client, efectuarea examinărilor experților, toate aceste funcționalități sunt necesare în cazul în care compania dvs. oferă servicii pentru reparația și întreținerea echipamentelor clienților.

Dacă furnizați servicii clienților dvs., este util să vedeți cum este procesată o astfel de tranzacție. Modul în care este încheiat contractul, modul în care echipamentul deservit este înregistrat în acesta, modul în care se formează facturile și actele de muncă efectuate. Solicitați să vedeți această funcționalitate. Mulți oameni spun despre asta, dar, de fapt, există câteva soluții ERP.

Control acces utilizator... Alegând un sistem ERP, ar trebui să reprezentați deja nivelurile aproximative de acces pentru utilizatorii dvs. și nu ezitați să solicitați să arătați exact cum este reglementat accesul utilizatorilor la secțiunile de sistem, la documente, la clienți etc.

Tot ceea ce vi se arată în timpul prezentării ar trebui să vă fie clar. Dacă ceea ce vi s-a arătat nu vă este clar, atunci asta nu.

Sistemul ar trebui să permită delimitarea accesului la nivel de secțiuni, elemente de meniu, butoane. Să luăm o listă de clienți (sau poate o listă de salarii). Nu doriți ca toată lumea din această listă să vadă toate intrările, nu-i așa? Aceasta înseamnă că sistemul ar trebui să permită determinarea algoritmilor pentru accesul utilizatorului la liste, de exemplu, de către departament sau de către manager.

Pe ce se bazează sistemul de control al accesului? Cum este configurat accesul? Trebuie să configurați accesul pentru fiecare utilizator specific al sistemului? Dacă da, aceasta este o cale fără fund. Rolurile funcționale ar trebui organizate, accesul la acestea ar trebui să fie clar configurat și definit, iar apoi aceste roluri pot fi legate de utilizator (sau chiar mai bine de structura personalului companiei).

Planificare. Ar trebui ca sistemul să permită planificarea activităților companiei? Fara indoiala. Cu toate acestea, majoritatea întreprinderilor mici nu au nevoie de acest lucru, pur și simplu pentru că sistemul de planificare în sine este, de asemenea, un anumit cost care nu va da întotdeauna roade. Dar dacă nu aveți nevoie de el acum, vă poate fi util mai târziu. Deci, verificați instrumentele și capacitățile de planificare. În ceea ce privește planificarea financiară, sistemul ar trebui să permită planificarea indicatorilor de performanță nu numai în echivalent brut, ci și pe divizii, tranzacții și clienți. Un sistem de control al decalajului de numerar va ajuta la prevenirea situațiilor în care sunt necesari bani, dar nu sunt disponibili. Cu toate acestea, nu este ușor să implementați un astfel de sistem la o întreprindere, deoarece trebuie să planificăm literalmente fiecare plata, iar acest lucru nu este întotdeauna posibil. În ceea ce privește planificarea aprovizionării cu produse (materii prime), această problemă este un ordin de mărime mai complicat decât planificarea financiară, atât în \u200b\u200bceea ce privește cerințele, cât și în ceea ce privește complexitatea implementării. Acum nu mai vorbesc despre sistemul de comandare a mărfurilor, când soldurile au atins stocurile de siguranță, ci despre planificarea reală, în care algoritmii de planificare iau în considerare timpii de livrare, transportul, sezonalitatea, livrările actuale și alte criterii. Cred că nu mă voi înșela dacă spun că doar una din douăzeci de companii care au întreprins implementarea planificării aprovizionării o vor aduce la concluzia sa logică. Dar merită să ne uităm la instrumentele care se află în sistem și, de preferință, să ne informăm despre ce algoritmi funcționează planificarea, cum sunt furnizate exact planificarea achizițiilor pentru companie în ansamblu și livrarea bunurilor către depozite. Depinde de dvs. să decideți dacă acești algoritmi sunt potriviți pentru compania dvs. specială. Dar voi repeta încă o dată: implementarea unei planificări de achiziții pe deplin funcționale într-o companie (în special în companiile cu un sortiment mare) este o sarcină descurajantă, care este adesea rezolvată de-a lungul anilor.

Producție. Totul aici este destul de individual, deoarece fiecare afacere de producție are propriile sale caracteristici, care sunt foarte greu de formulat. Dar, cel puțin, produsul software ar trebui să permită programarea volumetrică, să formeze sarcini de schimbare, să ia în considerare materiile prime, să formeze costul produselor, să stabilească rutele produselor. Restul funcționalității trebuie studiată individual și cu atenție pentru fiecare caz.

Managementul personalului. Managementul resurselor umane nu este doar o listă de angajați, ci este și structura companiei, a acesteia masa de personal, tot felul de comenzi, rapoarte, contracte de muncă etc. Și, desigur, salariul, ale cărui algoritmi iau deseori forme atât de bizare încât pare imposibil să-l automatizeze deloc. Cel mai dificil lucru în algoritmii de calcul al salariilor este calcularea bonusurilor pentru angajați, iar aici sistemul ar trebui să permită stabilirea calculului automat al bonusurilor pentru diferiți angajați pe baza diferiților indicatori financiari. Cu alte cuvinte, unii angajați ar trebui să primească 10% din profit (sau venituri) pentru un anumit grup de rubrici atunci când planul este îndeplinit (sau fără plan), iar alții 15%. Aparent, algoritmi mai complecși vor trebui rafinați individual.

Un sistem ERP bine gândit vă va permite, de asemenea, să țineți evidența candidaților la posturi vacante, iar când trebuie să închideți un post vacant, puteți contacta o persoană despre care știți deja multe, care a fost intervievată în compania dumneavoastră.

În descrierea funcțiilor, îmi termin povestea despre alegerea unui sistem ERP. După ce am descris capacitățile sistemelor din această clasă, trebuie să spun separat: atunci când alegeți un sistem ERP, alegeți nu numai un produs software, ci și persoane care vă vor ajuta să îl implementați și să îl susțineți. Prin urmare, conversațiile dvs. cu un reprezentant al companiei nu ar trebui să ia forma unui monolog pe două fețe, în care fiecare parte vorbește despre ceva diferit și într-o limbă pe care o înțelege. Trebuie să vorbiți „aceeași limbă” și să vă înțelegeți reciproc.

Ar putea fi util să citiți: